PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD - PINAR PARA EEP
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- Carla Sosa Sáez
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1 PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ENTIDAD - PINAR PARA EEP INTRODUCION El presente plan fine los lineamientos y las actividas para garantizar el acuado manejo los archivos EEP para dar cumplimiento a las normas y técnicas vigentes en archivística en especial, a la Ley (Ley General Archivos), Ley (Ley Comercio Electrónico), a las parámetros establecidos por el Archivo General La Nación y normas ICONTEC, todo ntro l marco la Oficina Papel exigió por la Presincia la Republica. 2. EQUIPO COORDINADOR DE TRABAJO - Subgerente Logística - Comité Interno Archivos - Responsable l Proceso Gestión - Proveedor Servicios: COES LTDA - Responsable l Sistema Gestión Calidad. 3. DIVULGACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO - Elaboración y divulgación. - Capacitación por penncias. 4. ACTIVIDADES A EJECUTAR: 4.1. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Unificando los Unificar el manejo Julio software gestión corresponncia en Diciembre documental y el solo software Comercial Capacitando al personal en normas y técnicas para el manejo la Capacitar a todo el corresponncia: personal en el manejo GTC 185 Con base y Julio las el Acuerdo 060 l Diciembre comunicaciones AGN oficiales y actos administrativos Directiva Presincial *Implementación instructivos Todas las Depenncias Todas las Depenncias * * Sistemas Cada funcionario * Responsable Gestión
2 4.2. ARCHIVOS DE GESTIÓN Julio En cada puesto -Actualizar las TRD Diciembre las penncias Enviando los -Efectuar las expediente al archivo transferencias primarias central bidamente - Aplicar las TRD - con inventariados cada uno el fin evacuar cada estos. Utilizando Julio uno los puestos formato único Diciembre (vigencia inventarios EEP. anteriores) NOTA: No documentales FUID incluye los archivos. especializados tales Suministrando al como: Hojas vida Cliente y Procesos l con Cajas Archivo Pare. Inactivo, carpetas y ganchos Plásticos Dotando cada puesto con carpetas colgantes, Organizar archivos carpetas en Julio Gestión - Aplicar las En cada puesto Propalcote, ganchos Diciembre TRD - en cada puesto plásticos y separadores temáticos Levantar inventarios cada puesto con los expediente vigencia gestión para manejo los Archivos Gestión Aplicando formato Julio FUID y apoyados en el Diciembre software gestión documental Software sarrollado Julio Diciembre En cada puesto las penncias la EEP. - CERO K CERO K 4.3. ARCHIVOS ESPECIALIZADOS: Archivo Contrato y Convenios l Área Jurídica virtual. gestión ok para manejo l Archivo Especializado Contratos Oficinas Jurídica Archivo Historias Laborales Activas Diseñar y poner en marcha la organización Aplicando la Circular AGN Para el Oficinas Talento Humano
3 y automatización l archivo especializado Historias Laborales - Activas manejo las historias laborales escáner e impresora código barras materiales para Archivo Carpetas propalcote, Separadores temáticos, Ganchos Plásticos gestión para manejo l Archivo Especializado Historias Laborales Oficinas Talento Humano Archivo Especializado Hoja Vida Cliente con personal necesario para ejecutar esta actividad Diseñar y poner en marcha la y automatización l archivo especializado Hoja Vida Clientes 2013 con barras, Lector Código Barras con materiales para Archivo Adhesivos códigos barras Levantando el inventario físico los expedientes. Rotulando expedientes con adhesivo con código barras Área Comercial gestión para manejo l Archivo Especializado Hoja Vida Clientes 2013 Área Comercial * Contratista
4 4.4. ACTIVIDADES ARCHIVO CENTRAL Aplicar actividas archivísticas a los expedientes transferidos según ítem No.4.2 Efectuado la clasificación, Ornación (Primer nivel y segundo nivel, limpieza, expurgo, foliación), Descripción Archivística Definitiva Cambio Unidad Conservación en carpetas propalcote blanca 320 grs. enero diciembre Inventarios sintéticos finitivos. barras (1) - Escáner mediano volumen (2) s Computo Dotar el Archivo Central Lector Código Barras Julio materiales para Archivo Adhesivos códigos barras gestión para manejo l Archivo Central Software sarrollado Julio 4.5. ACTIVIDADES ARCHIVO CENTRAL - ELABORAR LAS TVD Elaborar las TVD acuerdo a la metodología establecida por el AGN Aplicando el Acuerdo AGN para la elaboración las TVD Efectuado la Preclasificación documental, la Pre- Ornación (Primer nivel), Pre-Descripción Archivística * Contratista Pre-inventarios sintéticos
5 La valoración Presentación las tvd al comité archivos para su aprobación gestión para manejo l Archivo Central con TVD y la eliminación carpetas que perdieron su valor secundario y que cumplieron su tiempo retención. Software sarrollado 4.6. ACTIVIDADES ARCHIVO CENTRAL - APLICAR LAS TVD Aplicando el Acuerdo AGN para la elaboración las TVD Aplicar las TVD acuerdo a la metodología establecida por el AGN Efectuado la clasificación, Ornación (Primer nivel y segundo nivel, limpieza, expurgo, foliación), Descripción Archivística Definitiva Cambio Unidad Conservación en carpetas propalcote blanca 320 grs. Inventarios sintéticos finitivos.
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