Codex.pro. Gestión de pagos del centro

Transcripción

1 Codex.pro. Gestión de pagos del centro Índice Codex.pro. Gestión de pagos del centro Introducción Cobro por domiciliación bancaria Instrucciones paso a paso Gestión de pagos externos Procesado de archivos Generación de devoluciones Selección de método de devolución Devoluciones manuales Devoluciones domiciliadas Pagos del alumno Listados Roles asociados a pagos...11 Última actualización de este manual: 22 de febrero de

2 1. Introducción En este manual se documentan todos los procesos en los que intervienen cobros y pagos entre el centro y los alumnos, ya sean relativos a procesos de matriculación u otros conceptos. Codex.pro permite utilizar múltiples sistemas de pago y cobro compatibles con las normas bancarias existentes. Todos los procesos quedan automatizados a través de la aplicación, permitiendo realizar dichas tareas con rapidez y confianza. La persona designada por el centro para supervisar los procesos de pagos y cobros deberá leer con detenimiento este manual para conocer bien el funcionamiento de la aplicación y sus posibilidades, eligiendo la configuración de pagos más conveniente para su centro. 2

3 2. Cobro por domiciliación bancaria Mediante el cobro por domiciliación bancaria, también conocido como remesas, el importe se transfiere de las cuentas corrientes de los alumnos a la cuenta corriente del centro. El cobro por domiciliación sigue la norma bancaria Q Instrucciones paso a paso Para generar un archivo Q19 de orden de domiciliaciones bancarias, hay que entrar en la aplicación, ir a zona "Gestión de pagos/cobros", y pulsar el menú "Domiciliaciones". Le aparecerá seleccionado un proceso de admisión. Si no es con el que quiere trabajar, elija el proceso deseado en el desplegable Proceso de admisión. En la parte de abajo habrá un enlace por cada domiciliación que se pueda efectuar en la fecha actual. Si no aparece la domiciliación deseada, es porque está fuera de plazo, habrá que ir a la configuración de pagos y poner la fecha adecuada. Aparecerá un enlace por cada plazo que se encuentre dentro de fechas, por ejemplo Pago único, Primer Plazo o Segundo Plazo. Pulse sobre el plazo para el cual quiera realizar la domiciliación. Aparecerá una pantalla donde se muestran los pagos que se van a efectuar. Estos datos pueden exportarse a Excel o PDF para revisar que todo es correcto. Es conveniente revisar que los datos son correctos, en especial los importes y las cuentas corrientes de los alumnos. Una vez revisado, se debe pulsar en el botón "Crear archivo de depurado" en el cual se genera un archivo para enviar a la entidad bancaria previamente al archivo de orden de domiciliación. Según la normativa bancaria Q19, antes de efectuar la domiciliación se debe generar un archivo de depuración de datos. Este archivo contiene la información necesaria para que la entidad bancaria pueda validar los datos con anterioridad. Debe generar el archivo de depuración y enviarlo a la entidad bancaria al menos 5 días antes de realizar la domiciliación. Finalmente, cuando el banco nos confirma que el archivo de depuración es correcto, se pulsa en el botón "Generar domiciliación bancaria" y se obtiene el archivo definitivo para enviar a la entidad bancaria. En el momento en que se pulse este botón la aplicación contará tales pagos como efectuados, pues la norma bancaria Q19 no contempla respuesta en el caso de que los pagos se efectúen correctamente. Junto al botón "Generar domiciliación bancaria" hay un campo donde puede escoger la fecha en la que se solicita al banco que ordene los cobros. Si no elige ninguna se pondrá la fecha de finalización del plazo. En el caso de que haya problemas en la domiciliación, la entidad bancaria proporcionará al centro un archivo con la información de los cobros fallidos. Este archivo debe ser procesado en la 3

4 aplicación para actualizar la información de los cobros fallidos. Para ello, utilice la opción Procesar archivos de denegación de domiciliaciones de la sección Archivos. 4

5 3. Gestión de pagos externos Si no usa Codex.pro para automatizar las tareas de pagos, puede configurar el llamado pago externo, de esta forma sólo informará a la aplicación de si un alumno ha pagado o no, pero no utilizará Codex.pro para realizar tal pago. Para procesar los pagos que se realizan de forma externa a la aplicación, hay que entrar en la aplicación, ir a zona "Gestión de pagos/cobros", y pulsar el menú "Pagos externos". Le aparecerá seleccionado un proceso de admisión. Si no es con el que quiere trabajar, elija el proceso deseado en el desplegable Proceso de admisión. Aparecerá un enlace por cada plazo que se encuentre dentro de fechas, por ejemplo Pago único, Primer Plazo o Segundo Plazo. Pulse sobre el plazo para el cual quiera gestionar los pagos externos. Aparecerá una pantalla donde se muestran los pagos externos, en la que en la primera columna se pueden marcar los pagos que se consideran realizados. Una vez haya marcado los pagos externos que quiere marcar como realizados, debe pulsar sobre el botón Guardar. Si por error marca un pago como realizado, en cualquier momento puede desmarcar el pago y volverá a estar Pendiente de pago. Estos datos pueden exportarse a Excel o PDF para revisar que todo es correcto. 5

6 4. Procesado de archivos Los siguientes procesos pago con código de barras según la norma bancaria Q57 pago por domiciliación bancaria según la norma bancaria Q19 devoluciones según la norma bancaria Q34.1 requieren procesar en la aplicación archivos que la entidad bancaria envía al centro. Para procesar los archivos que el banco envía al centro, hay que entrar en la aplicación, ir a zona "Gestión de pagos/cobros", y pulsar el menú "Archivos". El menú de Archivos permite la introducción en la aplicación de los ficheros que envía la entidad bancaria al centro en concepto de gestión de cobros por código de barras, transferencias internacionales y denegación de domiciliaciones. En el apartado Procesar archivos bancarios con pagos, se permite la introducción de archivos que contienen pagos con código de barras según la Norma 57 y archivos específicos para transferencias internacionales. La detección del tipo de archivo se realiza de forma automática, así que no tiene que preocuparse de nada más que de subir el archivo. Una vez se haya leído el archivo, se mostrará una página de previsualización de los resultados, en donde aparecen los registros que se han leído correctamente, los que tienen alguna incoherencia en precio y los que no se han encontrado en la aplicación. En el siguiente paso, se realiza la confirmación de procesado y se realizan todos los cambios que se han indicado en la visualización previa. En el caso de que se haya detectado una incoherencia entre el importe real que hay que el alumno debe pagar y el que se ha recibido en el archivo procesado, se genera un pago o una devolución adicional, según el importe pagado sea menor o igual respectivamente, al importe real. De la misma forma, en el apartado Procesar archivo de denegación de domiciliaciones, se permite la introducción de archivos que contienen pagos que no se han podido domiciliar y que el banco le puede enviar al centro, tras la emisión de una remesa. El procedimiento de previsualización es el mismo que en el caso anterior y se muestran los pagos denegados con los respectivos datos referidos al pago y al alumno, así como el motivo de la denegación. Los pagos denegados se marcan en la aplicación con estado Cancelado por denegación de domiciliación y se incluye el motivo de la denegación. Así, se generan nuevos pagos para permitir realizar el pago denegado. 6

7 5. Generación de devoluciones Codex.pro permite automatizar devoluciones de pagos, es decir, realizar transferencias bancarias del centro a los alumnos. Las devoluciones siguen la norma bancaria Q34.1. Para gestionar las devoluciones a los alumnos que se generan en la aplicación, hay que entrar en la aplicación, ir a zona "Gestión de pagos/cobros", y pulsar el menú "Devoluciones". Le aparecerá seleccionado un proceso de admisión. Si no es con el que quiere trabajar, elija el proceso deseado en el desplegable Proceso de admisión. Aparecerán tres enlaces por cada plazo, por ejemplo Pago único, Primer Plazo o Segundo Plazo Selección de método de devolución En el primer enlace Selección de método de devolución, se muestran los pagos que están Pendientes de devolución y un desplegable con los métodos de pago que tiene configurados en el plazo seleccionado y que son compatibles con el proceso de devolución. Los métodos de devolución que son compatibles con la realización de devoluciones son: 1. Pago externo 2. Domiciliación/Transferencia El procedimiento de selección de método de devolución es el siguiente. 1. Seleccione la forma de pago del desplegable. 2. Marque los pagos que desea devolver con la forma de pago que ha seleccionado, pulsando sobre el recuadro que aparece en la primera columna de la tabla que contiene los pagos. 3. Pulse sobre el botón Actualizar. Si ha marcado devoluciones mediante domiciliación/transferencia, deberá indicar los datos de la cuenta a la que se realizará la transferencia. Para ello, en la última columna de la tabla se indica si el alumno ya tiene los datos cumplimentados o no. Si el alumno no dispone de los datos para realizar la transferencia, pulsando sobre el enlace Editar cuenta bancaria de devolución, podrá introducir los datos necesarios. Si ya dispone de la información necesaria pero desea modificarla, aparecerá el enlace Modificar cuenta bancaria de devolución. En el caso de devolución mediante Pago externo, únicamente ha de marcar la forma de pago porque no es necesaria la introducción de datos adicionales. 7

8 5.2. Devoluciones manuales En el segundo enlace, Devoluciones manuales, se muestran los pagos que están pendientes de devolución que previamente se han seleccionado para devolución con pago externo. En la primera columna de la tabla en la que aparecen las devoluciones, puede seleccionar las que desee marcar como Devueltas y pulsar sobre el botón Procesar. Para consultar las devoluciones efectuadas mediante Pago externo, debe pulsar sobre el segundo enlace Devoluciones manuales y pulsar sobre el botón Ver devoluciones procesadas Devoluciones domiciliadas En el tercer enlace, Devoluciones domiciliadas, se muestran los pagos que están pendientes de devolución que previamente se han seleccionado para devolución por domiciliación/transferencia. En la primera columna de la tabla en la que aparecen las devoluciones, puede seleccionar las que desee marcar como Devueltas y al pulsar sobre el botón Crear archivo de depuración, se generará un fichero de texto que sigue la Norma Bancaria 34.1 para transferencias nacionales e internacionales. La configuración de los parámetros para realizar transferencias se encuentra en la configuración de los métodos de pago de los procesos de admisión. Este archivo se debe enviar a la entidad bancaria con una antelación de al menos tres días a la realización de las transferencias. 8

9 6. Pagos del alumno Para visualizar la contabilidad del alumnado del centro, hay que entrar en la aplicación, ir a zona "Gestión de pagos/cobros", y pulsar el menú "Alumno". El menú de Alumno muestra un resumen de totales de los pagos que ha realizado y que tiene pendientes de realizar cualquier alumno del centro. Se muestran los principales datos del alumno y el resumen contable por proceso de admisión, por lo que si un usuario está matriculado o inscrito en varios procesos de admisión del centro, se mostrará la información desglosada. Esta información por proceso de admisión, es exportable a PDF, Excel y formato CSV, sin más que hacer uso de los iconos disponibles bajo la tabla que contiene la información. Por último, aparece un resumen del balance contable del alumno, que calcula el total de todos los procesos de admisión en los que tiene pagos. 9

10 7. Listados En este apartado encontraremos varios listados. Al igual que en los apartados anteriores, seleccionaremos le proceso de admisión, pulsaremos sobre Modificar y elegiremos el listado que deseemos. Los listados disponibles contiene información de las matrículas o preinscripciones, según el proceso de admisión seleccionado, en los que se detallan los datos de los alumnos, de las asignaturas seleccionadas y de los pagos correspondientes. Existe la posibilidad de obtener un listado conjunto con los datos conjuntos de todos los procesos de admisión de un tipo concreto, inscripción o matriculación. Así mismo, se dispone de varias modalidades de agrupación de información: 1. Una fila por asignatura 2. Una fila por matrícula 10

11 8. Roles asociados a pagos Hay tres perfiles de usuario que pueden acceder a la zona de pagos y cobros. Administrador del centro: tiene acceso a todo lo relacionado con un centro (gestión académica del centro, planes de estudios, usuarios, etc.) y por lo tanto también tiene acceso de lectura y escritura a la zona de pagos y cobros. Gestor de pagos: tiene acceso sólo a la zona de pagos y cobros, pudiendo realizar todas las acciones relacionadas con pagos efectuados. No puede realizar la configuración de pagos asociada a una matrícula o preinscripción, puesto que tal proceso se configura en una única zona. Revisor de pagos: tiene acceso sólo a la zona de pagos y cobros, y el acceso es de sólo lectura, es decir, puede revisar los pagos, cobros y devoluciones efectuados pero sin modificar nada. Si desea que personas de su centro accedan a la aplicación con alguno de dichos roles, póngase en contacto con Dial S.L. 11