PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIÓN DE VIÁTICOS NO JUSTIFICADOS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIÓN DE VIÁTICOS NO JUSTIFICADOS 1

2 REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIÓN DE VIÁTICOS NO JUSTIFICADOS 2

3 PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIÓN DE VIÁTICOS NO JUSTIFICADOS No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2013 primera edición MF y logotipo MF son marcas registradas Documento propiedad de: MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR. República del Ecuador. Edición: Cubierta: Composición y diagramación: Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Ministerio de Finanzas del Ecuador Autor: Ing. Luis Alberto Fiallos Pazmiño Analista de Estados Financieros Normativa Contable Revisado: Dra. Sonia Proaño Directora Nacional de Estados Financieros Aprobado: Eco. Magdalena Vicuña Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental Fecha: 18/07/2013 3

4 ÍNDICE Contenido ANTECEDENTE... 5 BASE LEGAL... 7 ÁMBITO DE APLICACIÓN... 7 PROCEDIMIENTO

5 PROCEDIMIENTO PARA LA RECAUDACIÓN DE VIÁTICOS ANTECEDENTE NO JUSTIFICADOS El Acuerdo Ministerial Nº MRL , de 29 de Mayo de 2013, estipula lo siguiente: El presente reglamento tiene por objeto establecer la normativa técnica y procedimientos que permitan a las instituciones del Estado proceder a los pagos correspondientes por concepto de viáticos, movilizaciones, subsistencias y alimentación cuando las y los servidores y las y los obreros públicos se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo, dentro del país para prestar servicios institucionales o a desempeñar inherentes a sus puestos, por el tiempo que dure la prestación o desarrollo de aquellos, desde la fecha de salida hasta su retorno. Articulo15.- De los responsables de las unidades internas.- Para la obtención de la autorización de viáticos subsistencias movilizaciones o alimentación, el responsable de cada unidad o proceso cumplirá con el siguiente procedimiento: 1. Por necesidades institucionales previamente planificadas, el responsable de cada unidad o proceso interno podrá solicitar a la máxima autoridad o su delegado, con 72 horas de anticipación la autorización para la prestación de servicios institucionales derivados del desempeño del puesto, fuera del domicilio y/o lugar habitual de trabajo, dentro del país, en el formulario de solicitud disponible en la página web wwwrelacioneslaborales.gob.ec 2. Autorizada la prestación de servicios institucionales, se remitirá la documentación correspondiente a la unidad financiera, o quien hiciere sus veces, la cual verificará la disponibilidad presupuestaria. De existir los fondos realizará el cálculo de los viáticos, movilizaciones y/o subsistencias de los días que efectivamente sean autorizados y procederá con la entrega de dichos valores con por lo menos un día de anticipación a la salida de tas y los servidores y las y los obreros. De no existir disponibilidad presupuestaria, la solicitud y autorización de servicios institucionales quedarán insubsistentes. En caso de existir recursos se procederá inmediatamente al cálculo y entrega del 100% del valor determinado a que hubiere lugar y el boleto o pasaje correspondiente para la movilización de las y los servidores y las y los obreros del sector público o la disposición de la utilización del trasporte institucional según corresponda Artículo 22.- De la responsabilidad del pago de viáticos.- Las y los servidores de la unidad financiera o quien hiciere sus veces, encargados del control y respectivo desembolso de los valores por conceptos de viáticos, subsistencias, movilización y 5

6 alimentación, así como las y los servidores que los recibieron, serán solidariamente responsables del estricto cumplimiento del presente reglamento. Artículo 23.- Del informe del cumplimiento de servicios institucionales.- Dentro del término de cuatro días posteriores al cumplimiento de los servicios institucionales fuera del domicilio y/o lugar habitual de trabajo, las y los servidores y las y los obreros del sector público presentarán a la máxima autoridad o su delegado, con copia al jefe inmediato, un informe de las actividades y productos alcanzados. Se utilizará obligatoriamente para el efecto el formulario disponible en la página web En el informe constarán: 1. La fecha y hora de salida y llegada del y al domicilio y/o lugar habitual de trabajo; 2. La enumeración de las actividades y productos alcanzados en el cumplimiento de servicios instituciones; 3. El listado detallado y respaldado con las facturas o notas de venta originales que justifican los gastos realizados; y, 4. La autorización hacia la institución por parte de la y el servidor y de la o el obrero a fin de que se puedan descontar a favor de la entidad pública aquellos valores que se determinen en la liquidación de viáticos y subsistencias. La autorización se emitirá respecto a la siguiente remuneración mensual unificada que le corresponda recibir tras la entrega del informe. Artículo 24.- Liquidación de viáticos, subsistencias y/o alimentación. Respecto a los valores entregados se deberá justificar el 70% del valor total del viático o subsistencia en gastos de alojamiento y/o alimentación, según corresponda, mediante la presentación de facturas, notas de venta o liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios, previstos por el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, expedido por el Servicio de Rentas Internas SRI. Un 30% no requerirá la presentación de documentos de respaldo y sobre su importe se imputará presuntivamente su utilización Los valores debidamente respaldados, según lo previsto en este reglamento, serán asumidos por la institución; aquellos valores que no cuenten con los justificativos debidos se entenderán como no gastados, por lo que la o el servidor y la o el obrero deberá restituirlos a la institución mediante el descuento de estos de su siguiente remuneración mensual unificada. Articulo 26.- Exclusiones.- Los valores por concepto de viáticos, subsistencias, alimentación o movilización según sea el caso, sirven para cubrir exclusivamente los gastos personales de la o el servidor y la o el obrero público Las facturas, notas de venta o liquidaciones de compra de bienes v prestación de servicios, presentados como sustento para la liquidación correspondiente, constarán emitidos a su nombre y solo podrán reflejar sus gastos propios. No se cubrirán bajo ningún concepto los costos de bebidas alcohólicas. 6

7 BASE LEGAL La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en concordancia con el artículo 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas que señala: Art Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable. Art Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas que operan con el sistema E-SIGEF. Art. 2. Ámbito.- Esta Norma es de aplicación obligatoria a todas las instituciones del Estado determinadas en el artículo 3 de la Ley Orgánica del Servicio Público. (Acuerdo Ministerial 97, MRL). 7

8 PROCEDIMIENTO 1) A través del modulo de Administración de Fondos, la entidad debe constituir el fondo de viatico por subsistencia y/o alimentación, de la o el servidor, la entidad tiene que observar el instructivo de Administración de Fondos que le sirve como guía metodológica para el efecto. Código Cuenta Debe Haber Anticipo de Viáticos, Pasajes y Otros de Viaje Institucional XXX Recursos Fiscales XXX Ruta: Administración de Fondos - Creación de Fondos Globales - Creación Fondos Globales - Unidades Responsables del Fondo 2) La entidad aplicará lo estipulado en el Artículo 23 Del informe del cumplimiento de servicios institucionales (Acuerdo Ministerial 97 del 29 de Mayo de 2013), cada funcionario custodio del viático presentará el respectivo informe de servicios institucionales. 3) A continuación la entidad procederá a rendir el fondo de viáticos, según la base legal que corresponda; Artículo 24 Liquidación de viáticos, subsistencias y/o 8

9 alimentación (Acuerdo Ministerial 97 del 29 de Mayo de 2013), se justificará el 70% del valor total del viático o subsistencia en gastos de alojamiento y/o alimentación, mediante la presentación de facturas, notas de venta o liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios, previstos por el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, expedido por el Servicio de Rentas Internas. Ruta: Administración de Fondos Rendición de Fondos - Creación de Rendiciones de Fondos - Fondos Globales Nota: Por el valor del 30% la entidad no requerirá la presentación de documentos de respaldo y sobre su importe se imputará presuntivamente su utilización Los valores debidamente respaldados, según lo previsto en este reglamento, serán asumidos por la institución; 4) La entidad procederá a liquidar el fondo, generando la cuenta contable Por recuperación de fondos, y cerrando la cuenta contable xx Fondos a Rendir Cuentas que corresponda, reflejando en el auxiliar 2 el responsable del fondo. Ruta: Administración de Fondos Liquidación de Fondos - Unidades Administrativas - Fondos Globales. 9

10 5) Para aquellos valores que no cuenten con los justificativos se entenderán como no gastados, lo que implica la restitución de estos fondos a la institución mediante el descuento por medio de la remuneración mensual unificada. Por lo que la entidad al generar el CUR de Nomina (ESIPREN) aplicará el código de deducción 841 Recaudación de Viáticos no Justificados, el cual se encuentra vinculado con la cuenta contable Descuentos y Retenciones Generados en Gastos Administración Pública. 6) Una vez aprobado el CUR generado en nomina (ESIPREN), la Subsecretaría del Tesoro de la Nación realizará los pagos correspondientes al código de deducción 841, y reflejará el mismo en la cuenta de registro de la entidad en el banco corresponsal. 7) La entidad revisará su cuenta de registro en el banco corresponsal y procederá a la recaudación respectiva por cada funcionario responsable del fondo entregado, a través de las clases de registro DFRA, después de la trasferencia realizada por el Tesoro de la Nación, finalizara el proceso de liquidación de los fondos. Código Cuenta Debe Haber Recursos Fiscales XXX Por recuperación de fondos XXX 10

11 Para este proceso el funcionario debe ingresar por la siguiente ruta: Contabilidad - Registro de Operaciones no Presupuestarias Recaudación y Pago de CxC y Fondos de Terceros Recaudación 11

12 8) En el caso de que los valores devueltos corresponda a un viático que se pagó con recursos de una asistencia técnica (fuente 701), la recaudación se realizará como un fondos de terceros con la clase de registro DDIR, tipo de transacción 66 Código Cuenta Debe Haber Recursos Fiscales XXX Depósitos de Intermediación XXX Para este proceso el funcionario debe ingresar por la siguiente ruta: Contabilidad - Registro de Operaciones no Presupuestarias Recaudación y Pago de CxC y Fondos de Terceros Recaudación 9) A continuación la entidad deberá devolver los valores recibidos a la cuenta monetaria de asistencia técnica donación que corresponda, utilizando la clase de registro RDDI, tipo de transacción 60. Código Cuenta Debe Haber Depósitos de Intermediación XXX Fondos a Otorgarse Administración Pública Central XXX El funcionario responsable del modulo de tesorería, debe registrar la cuenta monetaria de asistencia técnica donación que corresponda, en el catálogo de cuentas de beneficiarios, procedimiento que será autorizado por la Subsecretaria del Tesoro de la Nación. En la instancia de autorizar el pago, la entidad deberá direccionar a la cuenta monetaria de donación que corresponda. Para este proceso el funcionario debe ingresar por la siguiente ruta: Contabilidad - Registro de Operaciones no Presupuestarias Recaudación y Pago de CxC y Fondos de Terceros Devolución Fondos 10) Una vez que el valor devuelto se refleje en el control de ingresos de la cuenta de la donación, procederá a la recaudación respectiva por cada funcionario responsable del fondo entregado utilizando la clase de registro asociada a la cuenta de la donación. 12

13 La recaudación se realizará con la clase de registro RVTE RECUPERACION DE VALORES CONTABLES DE FONDOS INSTITUCIONALES CUENTAS TE Código Cuenta Debe Haber Recursos Fiscales XXX Depósitos de Intermediación XXX Para este proceso el funcionario responsable de la entidad debe ingresar por la siguiente ruta: Contabilidad - Registro de Operaciones no Presupuestarias Recaudación y Pago de CxC y Fondos de Terceros Recaudación 13