PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO LIQUIDACION DE VACACIONES. Realizar la liquidación de las vacaciones a los empleados de la Corporación.

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Realizar la liquidación de las vacaciones a los empleados de la Corporación. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplicará a todos los empleados de la Caja de Compensación Familiar. 3. FUNCIONES Subdirector Administrativo y Financiero: Aprobar el pago de vacaciones a los empleados de la Corporación. de : Autoriza la solicitud de vacaciones y diligencia el formato de solicitud de vacaciones en el cual se le da respuesta al empleado. Auditor Interno: Auditar comprobantes de vacaciones de Dependencia Interesada: Realizar la programación de ( ): Efectuar la liquidación de las vacaciones en el sistema. Secretaria ( ): Recibir los formatos de solicitud de vacaciones y clasificar según el mes de disfrute para cada empleado. 4. DEFINICIONES Liquidación: Cálculo matemático para determinar el valor correspondiente a las Vacaciones: Prestación legal que recibe el trabajador en tiempo de descanso remunerado, para disfrutar después de un tiempo de servicio. ELABORÓ Vo. Bo. REVISÓ AUTORIZÓ APROBÓ DOCUMENTO Área Calidad Comité de Procesos Director Administrativo Consejo Directivo CONTROLADO Cargo: División Nombre: Carlos Cargo: Planeación Nombre: Héctor Nombre: Henry de Andrés Mesa Barbosa Corporativa Orlando Solano Novoa Rojas Betancourth Nombre: Jorge Nombre: Jaime Arturo Leyva Pedraza Alejandro Delgado Cifuentes Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)

2 Página 2 de 5 5. DESARROLLO 1. Elaborar programación 2. Enviar listados de trabajadores. Elabora en el mes de enero la programación de vacaciones de los trabajadores de la Dependencia y envía a la. La Secretaria en el mes de diciembre de cada año elabora oficio remisorio con firma del de la, adjunta con la programación de vacaciones de trabajadores. Para luego enviarla a cada uno de los s de Dependencia de la Corporación. Dependencia Interesada 1. Formato programación de Secretaria 2. Oficio remisorio. 3. Diligenciar el El de la Dependencia establece en común acuerdo con el trabajador la fecha para el disfrute de las vacaciones en el listado de trabajadores de la anterior actividad. Realiza la programación en el formato y la devuelve a la. 4. Recibir los Formatos. Recibe los Formatos de los funcionarios para programación de vacaciones y efectúa la clasificación según el mes escogido las cuales se podrán reprogramar máximo una vez. Secretaria 3. Consolidación de vacaciones mes a mes. 5. Enviar oficio y Se envía al trabajador el oficio junto con el Formato PD F02 Solicitud de vacaciones, permisos, licencias, tiempo compensatorio con sesenta (60) días de anticipación al disfrute del tiempo programado firmado por el de la División de. Junto con el oficio de aviso de la fecha de vacaciones con un mes de anticipación firmado por el de la. Secretaria 4. Oficio. 6. Diligenciar el Diligencia el Formato de solicitud de vacaciones en original y copia, lo firma y solicita la firma de aprobación a su Inmediato o al Subdirector de la respectiva Dependencia y lo envía a la los quince (15) primeros días del mes anterior al periodo programado para el disfrute de las 5. Formato Solicitud de vacaciones, permisos, licencias, tiempo compensatorio.

3 Página 3 de 5 7. Revisar y firmar el Formato de solicitud. 8. Dar respuesta al Formato solicitud de 9. Liquidar las 10. Revisar y firmar el comprobante. 11. Auditar la liquidación de Revisa y firma el Formato autorizando la solicitud de vacaciones y lo entrega a la Secretaria de la quien diligencia el espacio reservado para el trabajador y le hace entrega del original del desprendible al empleado quien firma al recibirlo y se envía copia correspondiente a la Dependencia interesada. Diligencia el espacio reservado del Formato de solicitud de vacaciones para la. Entrega el original del desprendible al empleado, quien debe firmar el original del cuerpo del formato, la copia del desprendible se entrega en la Dependencia Interesada. Recibe de la Secretaria de el Formato PD F02 Solicitud de vacaciones, permisos, licencias, tiempo compensatorio debidamente diligenciado y autorizado y solicita por medio de memorando a las Dependencias las novedades de los empleados. Ingresa los datos de las novedades y la información pertinente del trabajador al sistema. Ordena al sistema la liquidación de las vacaciones en original y cuatro copias y la entrega al de la Gestión Humana. Revisa y firma el comprobante de Lo envía a Auditoria Interna, mediante el Formato PD F01 Recibo de Documentos, junto con los soportes de novedades: el formulario de solicitud de vacaciones y la hoja de vida. Efectúa la auditoria del comprobante de vacaciones y la devuelve junto con los documentos de novedades anexos a la. Archiva una copia del formato comprobante de Secretaria Auditoria Interna Secretaria 6. Comprobante de 7. Autorización de descuento por nómina. 8. Formato Recibo de Documentos Auditor Interno

4 Página 4 de Deshojar y enviar 13. Revisar y ordenar el pago. 14. Enviar comprobante de 15. Validar y garantizar la liquidación y disfrute de las vacaciones Separa de la hoja de vida el comprobante de vacaciones y lo envía a la Subdirección Administrativa y Financiera en original y tres copias, previo registro en el Formato PD F01 Recibo de Documentos. Revisa el comprobante de vacaciones y con su firma ordena el pago. Envía la liquidación a la. Realiza el deshoje, registra en el Formato PD F01 Recibo de Documentos envía original y copia del comprobante de vacaciones a la Tesorería para el respectivo giro ver procedimientos PD Pago de Egresos con Cheques y PD Pago por Transferencia. Al le entrega copia del comprobante de vacaciones, para que la archive en novedades. La otra copia la archiva en la hoja de vida del trabajador con el formato de solicitud de El de la debe monitorear con cada jefatura el disfrute del descanso del periodo de vacaciones de los trabajadores con el fin de evitar el pago de compensaciones. Dependencia Interesada Secretaria N/A (Subdirección Administrativa y Financiera) Secretaria N/A

5 Página 5 de 5 6. RELACIONADOS No. Código del Registro INFORMACION GENERAL Presentación ( Marque con una x) Título del Registro Físico Electrónico 1. Formato Libre Comprobante de 2. PD F01 3. PD F02 4. Formato Libre 5. Formato Libre Autorización descuento por nómina. Formato de solicitud de vacaciones, permisos, licencias, tiempos compensatorios. Formato programación de Consolidación de vacaciones mes a mes. 6. Formato Libre Oficio. 7. Formato Libre Memorando remisorio. 8. PD F01 Recibo de Documentos Dependencia de Almacenamiento ALMACENAMIENTO EN EL SITIO DE TRABAJO Ubicación Responsable (Cargo) Indización Tiempo Archivo Cronológico 1 Año