Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico

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1 Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR EL COBRO DE DEUDAS A MIEMBROS JUBILADOS Y BENEFICIARIOS Diciembre 2007

2 PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR EL COBRO DE DEUDAS A MIEMBROS JUBILADOS Y BENEFICIARIOS TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN...1 Página II. DEFINICIONES...1 III. DISPOSICIONES GENERALES...1 IV. INSTRUCCIONES...3 V. ENMIENDAS E INTERVENCIONES...4 VI. VIGENCIA...4 ANEXOS A - Primera Carta de Cobro de Deuda B - Segunda Carta de Cobro de Deuda C - Tercera Carta de Cobro de Deuda D - Acuerdo de Pago de Cuenta por Cobrar a Miembro Jubilado o Beneficiario E - Solicitud Creación de Cuenta por Cobrar Nómina de Jubilados

3 PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR EL COBRO DE DEUDAS A MIEMBROS JUBILADOS Y BENEFICIARIOS I. INTRODUCCIÓN Este procedimiento tiene el propósito de establecer el proceso para cobrar las deudas a miembros jubilados y beneficiarios que surgen de pagos de beneficios o pensión duplicados y cobro indebido de beneficios. II. DEFINICIONES A. Acuerdo de Pago Pagos parciales que el Miembro Jubilado o Beneficiario se compromete a realizar para abonar a la deuda. B. Autoridad Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico. C. Beneficiario Cualquier persona que recibe una pensión del Sistema que no es miembro jubilado. D. Miembro Jubilado Cualquier miembro separado del servicio y con derecho a una pensión del Sistema. E. Sistema Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica. III. DISPOSICIONES GENERALES A. El Departamento de Pensiones y Beneficios del Sistema tiene la responsabilidad de gestionar cualquier deuda que surja por un pago incorrecto que incluirá, pero sin limitarse a: pagos de pensión duplicados o cobro indebido de beneficios por miembros jubilados o beneficiarios del Sistema. Además, descuento autorizado por el Miembro por deuda o uso incorrecto del plan médico. B. El Supervisor de la, con la aprobación del Gerente del Departamento de Pensiones y Beneficios, podrá aceptar pagos parciales si el caso no fue referido a los abogados. Los pagos serán formalizados con el Miembro Jubilado o Beneficiario a través de un Acuerdo de Pago. C. El Gerente del Departamento de Pensiones y Beneficios refiere a los abogados del Sistema, por conducto del Administrador del Sistema, aquellos casos que luego de agotar los recursos administrativos, no logra cobrar la deuda.

4 Procedimiento para Procesar el Cobro de Deudas a Miembros Jubilados y Beneficiarios Página 2 D. Cuando la deuda se refiera al abogado para acción judicial y el Miembro Jubilado o Beneficiario solicite un Acuerdo de Pago, el abogado coordinará su aprobación con el Gerente del Departamento de Pensiones y Beneficios. El Miembro Jubilado o Beneficiario será responsable de los honorarios de abogado, del pago de los costos y otros gastos que incurra el Sistema en estas gestiones de cobro. E. La es responsable de verificar el cumplimiento con los acuerdos de pago. Si el Miembro Jubilado o Beneficiario incumple con uno de los plazos del plan de pago y/o está protegido bajo la Ley de Quiebras, se referirá nuevamente a los abogados para la acción correspondiente. F. El Sistema realizará una llamada telefónica al Miembro Jubilado o Beneficiario o lo cita a una reunión para notificarle que existe una deuda y discutir la forma de pagar la deuda y envía una notificación escrita al Miembro Jubilado o Beneficiario (Anexo A). Esta notificación debe enviarse certificada con acuse de recibo en los próximos 5 días laborables e incluirá la siguiente información: 1. Descripción de la deuda con el Sistema; 2. Un requerimiento inequívoco al Miembro Jubilado o Beneficiario que deberá pagar el total de la deuda o formalizar un Acuerdo de Pago no más tarde del día 30 de la notificación; 3. Se le notifica, además, al Miembro Jubilado o Beneficiario en esta carta que si la deuda continúa, se informará dicho atraso a la agencia de reporte de crédito correspondiente. G. Cuando el Miembro Jubilado o Beneficiario interesa formalizar un plan de pago para satisfacer la deuda se completará el formulario Acuerdo de Pago de Cuenta por Cobrar (Anexo D), el cual será firmado por el Miembro Jubilado o Beneficiario y el Supervisor de la o Supervisor designado. H. La misma carta mencionada en la Disposición F, deberá enviarse en una segunda ocasión (Anexo B). De no responder el Miembro Jubilado o Beneficiario a los 15 días de la segunda carta certificada con acuse de recibo, se le enviará al Miembro Jubilado o Beneficiario una tercera carta certificada con acuse de recibo donde se le notifica que es la carta final de la gestión extrajudicial y que de no recibir el pago en 7 días laborables, el caso se referirá a los abogados (Anexo C). Además, se informará dicho atraso a las agencias de informe de crédito.

5 Procedimiento para Procesar el Cobro de Deudas a Miembros Jubilados y Beneficiarios Página 3 I. El Administrador del Sistema tiene 7 días laborables para evaluar las gestiones de cobro realizadas y referir a un abogado para el trámite legal o recomendar al Comité de Asuntos Económicos e Inversiones llevar la deuda como una cuenta incobrable. J. La Junta de Síndicos, en aquellos casos que se justifique, aprueba llevar las cuentas incobrables contra el Fondo General del Sistema. IV. INSTRUCCIONES A. Persona que Realiza el Proceso Oficinista Orientador y Procesador de Pensiones y Beneficios Instrucciones 1. Determinar la deuda a cobrar. 2. Notificar al Miembro Jubilado o Beneficiario la naturaleza o concepto de la deuda y la cantidad de la misma a través de tres cartas de cobro, de ser necesario. a. En la primera carta, notificar que existe una deuda (Anexo A). Supervisor Oficinista Orientador y Procesador de Pensiones y Beneficios b. En la segunda carta, indicar que no se recibió el pago (Anexo B). c. Prepara la tercera carta para la firma del Gerente e informa que si permanece la deuda, se tomarán acciones legales para el cobro (Anexo C). 3. Formaliza, de ser necesario, un Acuerdo de Pago con el Miembro Jubilado o Beneficiario, (Anexo D). Si el Miembro Jubilado o Beneficiario no contesta la notificación de deuda, el Acuerdo de Pago se realizará por la cantidad máxima permitida por ley. 4. Procesar el descuento en el Sistema de Nómina.

6 Procedimiento para Procesar el Cobro de Deudas a Miembros Jubilados y Beneficiarios Página 4 Persona que Realiza el Proceso Supervisor Instrucciones 5. Notificar al Supervisor de la Sección de Informes Financieros el importe de la deuda, el Acuerdo de Pago y la fecha de comienzo de los descuentos (Anexo E) para su registro en los libros de contabilidad. B. Sección Informes Financieros Persona que Realiza el Proceso Supervisor Sección de Informes Financieros Especialista en Sistemas Contables Supervisor Sección de Informes Financieros Especialista en Sistemas Contables Instrucciones 6. Entregar la notificación del Acuerdo de Pago al Especialista en Sistemas Contables para crear una cuenta por cobrar y registrarla en los libros de contabilidad. 7. Preparar el jornal para contabilizar la cuenta por cobrar en el mayor general de cuentas Oracle GL y entregar al Supervisor de la Sección de Informes Financieros para aprobación. 8. Aprobar el jornal y entregar al Especialista en Sistemas Contables para registrar en el Oracle GL. 9. Registrar el jornal en el Oracle GL y en el Subsidiario de Cuentas por Cobrar. 10. Actualizar mensualmente el subsidiario con los descuentos realizados. V. ENMIENDAS E INTERVENCIONES A. La Junta de Síndicos aprueba enmiendas a este Procedimiento. B. La Oficina de Auditoría Interna de la Autoridad verifica el fiel cumplimiento de ese procedimiento. VI. VIGENCIA Este procedimiento entra en vigor inmediatamente. Recomendado: Otoniel Cruz Carrillo Administrador

7 Procedimiento para Procesar el Cobro de Deudas a Miembros Jubilados y Beneficiarios Página 5 Aprobado en la reunión ordinaria de la Junta de Síndicos del 28 de diciembre de 2007 mediante la Resolución Anexos (5)

8 ANEXO A FECHA: CERTIFICADA CON ACUSE DE RECIBO Estimado(a) señor(a): RE: DEUDA Le informamos que tiene una deuda con el Sistema de Retiro de $. por Deberá enviar de inmediato cheque o giro postal a la siguiente dirección: SISTEMA DE RETIRO DE LOS EMPLEADOS DE LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA PO BOX SAN JUAN, PR De necesitar información adicional o si interesa formalizar un acuerdo de pago, puede comunicarse con al, no más tarde de 30 días de la fecha del envío de esta carta. Cordialmente, Supervisor(a)

9 ANEXO B FECHA: CERTIFICADA CON ACUSE DE RECIBO Estimado(a) señor(a): RE: Deuda Según le informamos en la carta del, usted adeuda al Sistema de Retiro $ por. Deberá enviar de inmediato cheque o giro postal a la siguiente dirección: SISTEMA DE RETIRO DE LOS EMPLEADOS DE LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA PO BOX SAN JUAN, PR De necesitar información adicional o si interesa formalizar un acuerdo de pago, puede comunicarse con al, no más tarde de 15 días de la fecha de envío de esta carta. Cordialmente, Supervisor(a)

10 FECHA: ANEXO C CERTIFICADA CON ACUSE DE RECIBO Estimado(a) señor(a): Mediante cartas del y del, le notificamos sobre la deuda con el Sistema de Retiro por (concepto). De no recibir el pago por $ antes del (fecha dentro de 7 días laborables), se declarará vencida la totalidad de la deuda y referiremos su caso a nuestros abogados para el trámite de cobro y usted será responsable del pago de honorarios de abogado, costas y otros gastos para este cobro. Además, notificaremos sobre estos atrasos a la agencia de informe de crédito. Para evitar estos trámites, deberá enviar de inmediato cheque o giro postal a la siguiente dirección: SISTEMA DE RETIRO DE LOS EMPLEADOS DE LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA PO BOX SAN JUAN, PR De necesitar información adicional o si interesa formalizar un acuerdo de pago, puede comunicarse con al. Cordialmente, Gerente Departamento de Pensiones y Beneficios

11 ANEXO D AEE Rev. 11/07 Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico ACUERDO DE PAGO DE CUENTA POR COBRAR A MIEMBRO JUBILADO O BENEFICIARIO Nombre Cantidad de la Deuda Fecha Núm. De Miembro Jubilado o Beneficiario Concepto de la Deuda* Reconozco la deuda mencionada y acepto pagar la misma al Sistema de Retiro de la siguiente manera: Descuentos de $ que comienzan en hasta, y un último descuento de $ en. Firma del Miembro Jubilado o Beneficiario Firma del Supervisor Fecha Fecha Nota: Favor devolver este documento firmado al Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico. *De este caso haberse referido a los abogados, se incluirán los honorarios ANEXO de E abogados, costas y otros gastos.

12 ANEXO E de de Supervisor Sección de Informes Financieros Supervisor Cuentas por Cobrar Nómina de Jubilados y Beneficiarios Solicitamos la creación de una cuenta por cobrar y su registro en los libros de contabilidad para el acuerdo de pago del siguiente miembro jubilado o beneficiario: Nombre Número de Miembro Jubilado o Beneficiario El total de la deuda es de $ por. El Acuerdo de Pago es de descuentos de $, comenzando en hasta, con un último descuento de $ en.

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