Escritorio Acepta Manual del usuario Módulo DTE. Actualización y Modificaciones por cambios a la ley de Factura Electrónica indicados en Ley

Transcripción

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2 Escritorio Acepta Manual del usuario Módulo DTE Actualización y Modificaciones por cambios a la ley de Factura Electrónica indicados en Ley

3 Acepta, Acepta.com y Escritorio Acepta son marcas registradas de Acepta com S.A. Todos los derechos son reservados. El presente manual no puede copiarse, ni total ni parcialmente, sin autorización escrita de Acepta. Los derechos del usuario están definidos en el contrato de licencia de software de la plataforma Escritorio Acepta. El logotipo de Acepta es una marca comercial de Acepta com S.A. El uso del logotipo de Acepta no está permitido salvo expresa autorización al efecto por escrito de Acepta com S.A. Este manual se ha confeccionado con la mayor fidelidad respecto de la información que contiene. Acepta com S.A. no se responsabiliza de posibles errores de impresión o copia. Los nombres de otras empresas y productos que pudieren ser mencionados en este manual, son marcas comerciales de sus respectivas empresas. La mención de productos de terceras partes tiene únicamente propósitos informativos y no constituye aprobación ni recomendación respecto de ellos. Asimismo, Acepta com S.A. declara que no tiene responsabilidad alguna de su funcionamiento o del resultado del uso de estos productos.

4 Contenido Prólogo Capítulo 1 Capítulo 2

5 Prólogo Esta guía para el usuario del módulo DTE de Escritorio Acepta, describe la funcionalidad nueva o modificada, derivada de la actualización del portal Escritorio Acepta a la nueva normativa que rige la operación de Factura Electrónica en Chile. En ese contexto, el usuario encontrará en esta guía nuevas funcionalidades, nuevos conceptos y nuevas formas de operar que responden a los cambios introducidos por la ley , respecto de Factura Electrónica. Los cambios mencionados, mayoritariamente están asociados a la necesidad de controlar el momento en que un Documento Tributario Electrónico alcanza su mérito ejecutivo. Es decir, el momento en que alcanza el estado para ser exigible su pago. La nueva normativa establece que a los ocho (8) días de Aceptada por el Servicio de Impuestos Internos (en adelante, SII) una factura electrónica, alcanza mérito ejecutivo de manera automática. Salvo que haya sido Reclamada ante el SII antes de cumplirse los ocho días mencionados o su equivalente a 192 horas. Cabe señalar que, durante el transcurso de los 8 días mencionados, una factura puede ser Aceptada y Acusarse el recibo de las mercaderías o servicios respectivos. Esto permite que un receptor acepte dicho documento y su emisor, a la sazón, el proveedor, pueda disponer su cesión electrónica antes de cumplirse los ocho días o 192 horas desde la aceptación formal del SII. La nueva normativa define respecto del plazo de 8 días que estos son corridos, es decir 192 horas. En segundo término, este plazo se hace efectivo a partir de la fecha y hora en que el SII da por aceptado el documento. Lo anterior implica que el SII, y tomando las palabras usadas en la ley , presume y da como un hecho que alcanzadas las 192 horas (o enterados los 8 días corridos, que son lo mismo), desde que el SII dio por Aceptado o Aceptado con Reparos el documento, este se sanciona como irrevocablemente aceptado por el receptor y las mercaderías o servicios entregados al mismo. Esto, salvo que sea puesto un Reclamo. El Reclamo es aceptado sin negación del SII. Por tanto, una factura electrónica, dado el caso

6 que haya sido aprobada por el SII y alcance los ocho días desde aprobada por el SII, podrá ser Cedida Electrónicamente y exigido su pago al alcanzar el vencimiento. Es decir, su pago es exigible legalmente, ya que tiene mérito ejecutivo. Considerando lo anterior, en caso que antes de cumplirse los 8 días, el receptor de la factura detecte un incumplimiento del proveedor (o emisor), el receptor (cliente) podrá establecer sobre el documento un Reclamo. Este Reclamo quedará registrado formalmente ante el SII. De esta forma el receptor o pagador de la factura, declara que NO pagará el documento en cuestión y por tanto NO podrá alcanzar su mérito ejecutivo, y por ende no podrá ser cedido ni exigido su pago. Para un cliente de Acepta, lo dicho tanto para los documentos emitidos como recibidos respecto de las obligaciones y derechos que respectivamente le correspondan. Además, el usuario de Escritorio y cliente de Acepta, encontrará en esta guía referencias a módulos que son una eficiente ayuda para automatizar algunos procesos relacionados con la gestión y control de emisión o recepción de un DTE. Nos referimos a Controller que permite definir reglas de aprobación o rechazo de documentos recibidos, validar integridad de documentos emitidos respecto de reglas establecidas por su cliente, notificar a personas específicas dentro de su organización cuando se emite o se recibe un documento. O al módulo Portal Proveedores, que permiten que sus proveedores ingresen a Escritorio y vean de primera fuente, qué ocurre con los documentos que le han enviado. En resumen, ayudas para brindarle a usted un mejor control en este nuevo entorno electrónico de operación de su facturación de ventas y de compras. En Acepta, ponemos lo mejor de nuestro conocimiento y capacidad a su servicio en cada solución, y estamos atentos a sus comentarios y sugerencias. Queremos conocer su experiencia.

7 Conceptos Primero veamos las palabras o conceptos que utilizaremos y que son propios de Facturación Electrónica y/o de Escritorio Acepta. Glosario DTE Documento Tributario Electrónico Emisor El emisor corresponde a la empresa que emite un DTE. Receptor El receptor corresponde a la empresa que recibe un DTE. Intercambio entre Contribuyentes Es el nombre que define el Proceso mediante el cual un proveedor envía un DTE a su cliente. Es necesario que esto ocurra para que el cliente se entere que un DTE fue emitido a su nombre y del cual es pagador. Se utilizan casillas de correo para recibir estos documentos. Documentos Recibidos DTE que ha sido ha sido recibido en la casilla de recepción de documentos recibidos. Fue enviado por un proveedor en la modalidad de Intercambio entre Contribuyentes. Se relacionan con documentos de compra o proveedores. Documentos Emitidos DTE enviado a un cliente en la modalidad de Intercambio entre Contribuyentes. Se relacionan con documentos de venta. Aceptación La aceptación de un DTE es un paso opcional de un cliente o receptor. Permite indicar, antes de cumplirse 8 días desde aprobado el documento por el SII, que este será pagado. Pasa a ser un DTE con mérito ejecutivo y es exigible su pago. Reclamo El reclamo de un DTE es un paso opcional de un cliente o receptor. Permite indicar, antes de cumplirse 8 días desde aprobado el documento por el SII, que este NO será pagado. Un DTE Reclamado no alcanza mérito ejecutivo y no es exigible su pago. Solo puede ser realizado antes de cumplirse los 8 días señalados.

8 Iconografía Se han incorporado una serie de Iconos en la fila de cada documento que permiten identificar visualmente el Estado de un DTE. Para los documentos Emitidos Estado Intercambio Enviado Aceptado Rechazado No electrónico Estado Mercadería Ley No aplica Sin Información Aceptado Reclamado Estado SII Aceptado Rechazad o Estado DTE Ley No aplica Sin Información Aceptado Reclamado Para los documentos Recibidos Estado SII Aceptado Rechazado Estado Mercadería Ley No aplica Sin Información Aceptado Reclamado Estado Revisión Revisado No Revisado Estado DTE Ley No aplica Sin Información Aceptado Reclamado

9 Documentos Recibidos Los documentos recibidos de proveedores, se agrupan en la sección Recibidos. En ella se puede visualizar cada documento seleccionando si se quiere listar Todos o seleccionar algunos de acuerdo a los filtros que facilita la pantalla. La barra de botones permite realizar las acciones con los documentos marcados. Se puede marcar Todos o seleccionar algunos. Botón Aceptar DTE realiza la acción de dar por Aceptado ante el SII el DTE seleccionado. Solicitará a continuación la información de aceptación del documento. Botón Reclamar DTE realiza la acción de dar por Reclamado ante el SII el DTE seleccionado. Solicitará a continuación la información de Rechazo del documento.

10 Botón Revisado realiza la acción de marcar como ya revisado el DTE seleccionado. Facilita filtrar posteriormente para no visualizar DTE ya revisado y que no se desea realizar acción de Aceptación o Reclamo. Botón Volver regresa a la pantalla anterior. Botón Resumen regresa a la pantalla de cuadro resumen. Botón Exportar realiza la acción de generar un archivo.csv que puede ser descargado en la sección Reportes. Una vez seleccionado el botón Aceptar DTE se despliega en pantalla el siguiente cuadro, que permite al usuario elegir la alternativa de aceptación del DTE. Cuadro Aceptar DTE Se puede aceptar solamente antes de cumplirse 8 días desde Aprobado por el SII. Permite 2 alternativas de aceptación: o o Aceptación Contenido del Documentos Aceptación o Recibo de Mercadería o Servicio

11 Si el botón seleccionado es Reclamar DTE, se desplegará el cuadro respectivo, donde el usuario debe elegir la alternativa de Reclamo que corresponda a los documentos seleccionados. Cuadro Reclamar DTE Se puede reclamar solamente antes de cumplirse 8 días desde Aprobado por el SII. Permite 3 alternativas de reclamo: o o o Reclamo Contenido del Documentos Reclamo por Falta parcial de Mercadería o Servicio Reclamo por Falta Total de Mercadería o Servicio IMPORTANTE Tanto los documentos Aceptados como Reclamados, una vez realizada la acción correspondiente, no pueden ser modificados en su estado. Es decir, una aceptación queda a firme. Lo mismo ocurre con Reclamo. Acciones por documento Recibido Cada documento recibido tiene en su respectiva fila un botón de Acciones. Estas permiten realizar una de las siguientes: Traza, para visualizar el conjunto de eventos asociados a un documento. Verificar Cesión, permite al usuario consultar al SII si un documento recibido ha sido Cedido por el proveedor.

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13 Documentos Emitidos Los documentos emitidos a clientes, se agrupan en la sección Emitidos. En ella se puede visualizar cada documento seleccionando si se quiere listar Todos o seleccionar algunos de acuerdo a los filtros que facilita la pantalla. La barra de botones permite realizar las acciones con los documentos marcados. Se puede marcar Todos o seleccionar algunos. Botón Cesión realiza la acción de ceder ante el SII el DTE seleccionado. Solicitará a continuación la información para realizar la cesión del documento.

14 Botón Resumen, regresa al cuadro resumen (pantalla anterior) Botón Exportar realiza la acción de generar un archivo.csv que puede ser descargado en la sección Reportes. Cuadro Ceder DTE Se puede Ceder antes de cumplirse 8 días desde Aprobado por el SII, siempre y cuando se cumpla lo siguiente: o o Aceptación del Receptor (pagador) ante el SII. No existe Reclamo del Receptor (pagador) ante el SII. Se puede Ceder después de cumplirse 8 días desde Aprobado por el SII siempre y cuando el DTE no se encuentre Reclamado ante el SII.

15 Acciones por documento Emitido Cada documento emitido tiene en su respectiva fila un botón de Acciones. Estas permiten realizar al usuario: Traza, para visualizar el conjunto de eventos asociados a un documento. Consultar Estado Reclamo es una consulta directa al SII para actualizar la información de traza respecto del estado de Aceptación o Reclamo ante el SII. Esto está disponible durante los primeros 8 días de Aceptado por el SII. Posteriormente se registra automáticamente el estado definitivo a contar del día 9. Envío Mandato, permite volver a enviar un DTE por Mandato. Envío Intercambio, permite al usuario enviar nuevamente un DTE por Intercambio (envía el XML a la casilla oficial ante el SII del receptor) IMPORTANTE Solo los DTE tipo Factura Electrónica Afecta [33], Factura Electrónica Exenta [34] y Liquidación de Factura Electrónica [43] pueden ser Reclamados o Aceptados ante el SII.

16 Cómo puedo saber si? En esta sección revisaremos las opciones de filtros y consultas más comunes y también, aquellas que sugerimos periódicamente realizar debido a la relevancia de conocer el detalle de estado de los documentos, tanto Emitidos como Recibidos. Se presenta a través de preguntas e inicia con: Documentos Recibidos Qué documentos no he recibido y que el SII tiene Aceptados? Según la nueva normativa, estos documentos son válidos al ser Aceptados por el SII y alcanzarán Mérito Ejecutivo al 8vo día de haber sido Aceptados por el SII. Realizar lo siguiente: Dentro de las opciones de filtrado, existe Estado Documento. Estado Documento presenta varias alternativas de filtrado. Seleccione Pendientes de Recepción en Acepta y presione botón Buscar

17 Ello desplegará, en caso de existir para el período buscado, los DTE que existen Aprobados en el SII y que no han sido recibidos por Intercambio, como se muestra a continuación. Estos documentos pueden ser Aceptados o Reclamados, marcando el DTE en la fila respectiva. IMPORTANTE Realizar esta operación diariamente. Se sugiere al menos revisar qué documentos se encuentran en esta situación y contactar al proveedor respectivo. Aunque no haya sido recibido por Intercambio, sea por algún problema que afectó el envío o recepción del documento, estando Aprobado por el SII, al cumplirse los 8 días tendrá mérito ejecutivo y podrá ser exigido su pago. Qué documentos recibidos están próximos a cumplir el 8 vo día? Para ver los documentos que se encuentran próximos a cumplir 8 días desde su aprobación en el SII, Realizar lo siguiente: Qué documentos recibidos ya están Reclamados? Para ver los documentos que han sido reclamados. Dentro de las opciones de filtrado, existe Estado Documento.

18 Estado Documento presenta varias alternativas de filtrado. Seleccione Reclamar Contenido del Documento o Reclamo Parcial de Mercadería o Reclamo Total de Mercadería y presione botón Buscar Ello desplegará, en caso de existir para el período buscado, los DTE que existen Reclamados en el SII. Estos documentos son los que su empresa Reclamó formalmente antes de cumplirse los 8 días desde la Aceptación del SII, por tanto, no tienen mérito ejecutivo. Qué documentos recibidos ya están Aceptados? Para ver los documentos que han sido Aceptados. Dentro de las opciones de filtrado, existe Estado Documento.

19 Estado Documento presenta varias alternativas de filtrado. Seleccione Aceptación Contenido del Documento u Otorga Recibo de Mercadería o Servicio y presione botón Buscar Ello desplegará, en caso de existir para el período buscado, los DTE que existen Aceptados por su empresa en el SII. Estos documentos son los que su empresa Aceptó formalmente antes de cumplirse los 8 días desde la Aceptación del SII, por tanto tienen mérito ejecutivo. Qué documentos recibidos ya pasaron del 8 vo Aceptación o Reclamo previo? día y no tienen Para ver los documentos que alcanzaron sobre el día 8 y por tanto tienen mérito ejecutivo. Realizar lo siguiente:

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