UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO SISE UNIDAD DE NEGOCIOS DE SERVICIOS ODONTOLOGICOS INSTITUTO SUPERIOR PEDAGOGICO SISE

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1 UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO SISE UNIDAD DE NEGOCIOS DE SERVICIOS ODONTOLOGICOS INSTITUTO SUPERIOR PEDAGOGICO SISE UNIDAD PECUARIA DE CAPACITACION E INVESTIGACION POLICLINICO FERNANDO CABIESES SERVICIOS CORPORATIVOS MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE BACKUP DE LA INFORMACION 2005 EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO BAJO RESPONSABILIDAD POR TODO EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PRESENTE DOCUMENTO. TODA DIFUSION EXTERNA DEL MISMO DEBERA SER AUTORIZADO EN FORMA ESCRITA POR EL VICEPRESIDENTE EJECUTIVO.

2 Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 2

3 MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE BACKUP DE LA INFORMACION INDICE I. ALCANCES...4 II.- BASE LEGAL...4 III. OBJETIVOS:...5 IV. TERMINOLOGIA...5 V. POLITICAS SOBRE BACKUP DE LA INFORMACION...6 VI. NORMAS SOBRE BACKUP DE LA INFORMACION Normas sobre la Información del Usuario y de la Organización Normas sobre los Equipos de Backup Normas sobre los Servidores de Archivos Normas sobre las Responsabilidades Normas sobre la Seguridad de la Información...9 VII. PROCESO SOBRE BACKUP DE LA INFORMACION...10 ANEXO ANEXO Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 3

4 MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE BACKUP DE LA INFORMACION I. ALCANCES El presente Manual debe ser de conocimiento y aplicación obligatoria de todo el personal que intervenga en el Proceso de Backup de información. II.- BASE LEGAL Para la UCSUR: Decreto Legislativo Nº 882. Ley de Promoción a la Inversión en Educación. Resolución Nº 356. Autoriza nuestro funcionamiento. Estatutos de la Universidad Científica del Sur. Ley Universitaria Reglamento General. Para Instituto SISE: Ley General de Educación Ley de Procedimientos Administrativos Generales. DS ED Reglamento para el otorgamiento, expedición e inscripción del Título a los egresados. RD ED Evaluación Académica de los IST y Escuelas Superiores. DS 005-Reglamento General de los Institutos y Escuelas Superiores. DS ED Modifican el Reglamento de Sanciones e infracciones para las instituciones educativas particulares. DS ED Reglamento de Creación, Autorización de funcionamiento de Instituciones Educativas No Universitarias de Formación Tecnológica. RVM ED Aprueban catálogo Nacional de Títulos y Certificados. RVM ED Aprobar las normas de Revalidación. RD ED Aprueban formatos para revalidación y criterios para la evaluación de infraestructura de Institutos Superiores Tecnológicos. RD ED Aprueban componentes referentes al Sistema Productivo y módulos Educativos asociados de los títulos profesionales del Catálogo Nacional de Títulos y Certificaciones. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 4

5 III. OBJETIVOS: Establecer claramente las políticas, normas y procedimientos sobre el Backup de la Información. IV. TERMINOLOGIA Backup: Copia de seguridad de los ficheros o aplicaciones disponibles en un soporte magnético o en el servidor, con el fin de poder recuperar la información y las aplicaciones en caso de una avería en el disco duro, un borrado accidental o un accidente imprevisto. Es conveniente realizar copias de seguridad a intervalos temporales fijos en función del trabajo y de la importancia de los datos manejados. Iomega REV: Sistema de almacenamiento portátil creado por la compañía Iomega, es un almacenamiento con tecnología de Disco Duro. Las Unidades Iomega REV tiene capacidad nativa de almacenamiento (sin compresión, formateado) y es de aproximadamente 32,5 GB, lo cual permite tener varios cartuchos con diversos tipos de información y de respaldos. Puerto USV: Es un elemento de hardware similar a un enchufe, que permite la salida y entrada de la información del computador mediante la conexión a distintos tipos de periféricos. Tarjeta PCI: Tarjeta de interconexión de componentes periféricos (Peripherical Component Interconnect). Es una tarjeta de expansión que añade funcionalidad al computador. La tarjeta se introduce en una ranura PCI situada dentro del computador. Encriptado: Técnica por la que la información se hace ilegible para terceras personas. Para poder acceder a ella es necesaria una clave que sólo conocen el emisor y el receptor. Se usa para evitar el robo de información sensible, como números de tarjetas de crédito. Virus: Son programas cuya presencia en el ordenador es nociva y cuyas manifestaciones son variadas. Son capaces de pasar de un computador a otro a través de disquetes o de CDs de revista, de líneas de conmutación, etc. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 5

6 V. POLITICAS SOBRE BACKUP DE LA INFORMACION Toda la información importante de cada Usuario (información directamente relacionada con sus labores en la Organización) deberá ser almacenada en el respectivo Servidor de Archivos de su Sede, sin ninguna excepción. Se utilizará Equipos de Backup que garanticen el respaldo de la información de la Organización. Cada Sede contará con un Servidor de Archivos, en el cual se almacenará la data de los usuarios. Este servidor deberá contar con el respectivo software antivirus, el que deberá ser actualizado constantemente. Asimismo, deberá tener instalado el aplicativo de backup para generar las copias de respaldo de información. La información contenida en los servidores y equipos de la Organización es confidencial. Debido a esto, es necesario garantizar que nadie salvo el Responsable de Soporte Técnico de la Sede y la Jefatura de Soporte y Comunicaciones tengan acceso a ésta data. Toda norma establecida en el presente documento podrá ser consultada en el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de la Dirección de Procesos y Tecnología. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 6

7 VI. NORMAS SOBRE BACKUP DE LA INFORMACION 6.1 Normas sobre la Información del Usuario y de la Organización Todos los Usuarios contarán con una carpeta compartida para almacenar su información, a la que él y sólo él tendrá acceso directo. La información almacenada de los Usuarios será sometida periódicamente a auditoría por la Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones, para verificar que no se utilicen los Servidores de Archivo para guardar información que no pertenezca a las actividades laborales del usuario (archivos de música (MP3); vídeos, etc.). En los casos de que sea necesario guardar archivos de música y/o videos se solicitará permiso al Responsable de Soporte Técnico de la Sede. Sólo la información que se encuentre en los Servidores de Archivo será respaldada con los Backups. Una vez por semana se realizará la copia del Archivo de correo electrónico de cada Usuario automáticamente(archivo.pst). El Responsable de Soporte Técnico de la Sede estará encargado de la programación de los archivos de correo electrónico de los usuarios. El backup generado por cada Servidor SQL también deberá ser respaldado, ya sea transfiriéndose la información directamente a la unidad de backup o en su defecto por la red al Servidor de Archivos para su posterior respaldo. 6.2 Normas sobre los Equipos de Backup Los equipos utilizados para ejecutar el respaldo de la información en la Organización son las unidades Iomega REV las cuales están compuestas de la unidad propiamente dicha y de un cartucho removible. El Responsable de Soporte Técnico de cada sede deberá solicitar la compra de los cartuchos (para las unidades Iomega REV) necesarios para respaldar la totalidad de la información de la sede bajo su responsabilidad. 6.3 Normas sobre los Servidores de Archivos Es responsabilidad de cada Responsable de Soporte Técnico de la Sede verificar que el equipo designado como Servidor de Archivos cumpla con los requisitos de hardware necesarios. Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 7

8 Los Servidores de Archivos deberán tener contar con los siguientes requisitos como mínimo: Deberá contar con espacio de disco suficiente para almacenar la información de la sede, así como el backup del Servidor de Base de Datos (si lo hubiese). Deberá contar con un puerto USB versión 2.0 como mínimo, para incrementar la velocidad de transferencia de datos desde y hacia la unidad REV. Dependiendo del equipo utilizado, puede ser necesaria la compra de una tarjeta PCI que cuente con estos puertos. 6.4 Normas sobre las Responsabilidades El Responsable de Soporte Técnico de la Sede tendrá las siguientes obligaciones: Será responsable de la correcta generación de las copias de respaldo de la información de su sede. Esto incluye: Crear tareas programadas para la ejecución del backup. Administrar el software de las unidades REV para la generación de copias de seguridad no programadas. Hacer el requerimiento de los cartuchos que hagan falta para mantener un backup consistente y confiable. Verificar que la copia de respaldo generada sea correcta. Entregar los cartuchos con la data respaldada para su auditoría por la Jefatura de Soporte y Comunicaciones. Generar imágenes de los sistemas críticos en caso de ocurrir alguna eventualidad con los servidores de la Sede. Asegurarse de que la unidad Iomega REV (de ser el caso) sea entregada con prontitud a la sede que necesita efectuar la copia de respaldo. De no efectuarse esto, la Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones determinará y aplicará la sanción correspondiente. El Jefe de Soporte Técnico y Comunicaciones verificará la data respaldada (La fecha de generación del backup y la integridad de la data respaldada). Los Directores de Sede (en el caso de SISE), el Jefe de Administración (en el caso de UCSUR), el Gerente U.N.S.O (en el caso de la U.N.S.O), el Coordinador del Proyecto Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 8

9 ECPP (en el caso de ECPP), el Jefe de la Oficina de Proyección Comunitaria (Policlínico Fernando Cabieses) serán responsables de verificar que se realice el backup de la información de la sede a su cargo según la frecuencia programada. 6.5 Normas sobre la Seguridad de la Información Todo backup realizado deberá ser encriptado para así evitar que en caso de pérdida de un cartucho ésta información pueda ser utilizada. El software de backup soporta añadir la encriptación a las copias de seguridad realizadas. Los cartuchos para el backup de la información deberán contar con una contraseña de acceso y de protección contra escritura independientemente de si se almacena o no la data encriptada. Las contraseñas de acceso serán suministradas por la Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones a cada Responsable de Soporte Técnico de la Sede. Una de las copias de los Backup de información deberá ser resguardada semanalmente en un local diferente de donde se realiza el backup de información de la sede, para protegerlo de incidentes (ver anexo2). Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 9

10 VII. PROCESO SOBRE BACKUP DE LA INFORMACION INICIO: RESPONSABLE DE SOPORTE TECNICO/ PERSONAL ASIGNADO: El usuario al que se realizará el backup es de la Presidencia Ejecutiva o Vicepresidencia Ejecutiva? Si es de la Presidencia Ejecutiva o Vicepresidencia Ejecutiva: Realizar la copia directamente en cartucho encriptado. Entregar el cartucho a la Asistente de la Presidencia o Vicepresidencia Ejecutiva. ASISTENTE DE LA PRESIDENCIA O VICEPRESIDENICA EJECUTIVA: Custodiar los respectivos cartuchos con el backup (copia de respaldo) de información del área. No es de la Presidencia Ejecutiva o Vicepresidencia Ejecutiva: RESPONSABLE DE SOPORTE TECNICO/ PERSONAL ASIGNADO: Realizar la Copia de la Información Funcional de los Usuarios al Servidor de Archivo: Esta tarea deberá ser automatizada en la medida de lo posible. Se debe asegurar que la totalidad de la información del usuario se almacene en el Servidor de Archivos (ya que es el único equipo al que se respaldara con las unidades REV). Hay cambios considerables en la configuración de los Servidores? Nota: Cuando se instalan nuevos aplicativos, hardware, etc. Si hay cambios considerables en la configuración de los Servidores: Realizar la copia de respaldo de la configuración de los Servidores, implica obtener una imagen del sistema actual (de la configuración y aplicaciones actuales) en la Unidad REV. No hay cambios considerables en la configuración de los Servidores: Es fecha programada para la copia del respaldo de los Archivos? Nota: Se realiza con frecuencia variable, se anexa información sobre las frecuencias programadas para cada sede. Si es fecha programada para el respaldo de los Archivos: Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 10

11 Realizar la copia de respaldo (Información generada por los Sistemas Administrativos y Académicos) a la Unidad REV. No es fecha programada para el respaldo de los Archivos: Esperar la fecha programada para la copia de respaldo. DIRECTOR DE SEDE / JEFE DE ADMINISTRACION Verificar que se realice los backup según la frecuencia programada (copias de respaldo) por parte de los responsables. JEFE DE SOPORTE TECNICO Y COMUNICACIONES Supervisar y verificar aleatoriamente los backup respectivos de cada sede de la Organización. La supervisión y verificación de las copias de respaldo se hará en forma sorpresiva y aleatoria. Asimismo, se auditará el contenido de los cartuchos de cada sede para evitar que sea usado para fines no correspondientes a los asignados FIN Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 11

12 7. FLUJOGRAMA DEL PROCESO SOBRE EL BACKUP DE LA INFORMACION RESPONSABLE DE SOPORTE TECNICO / PERSONAL ASIGNADO ASISTENTE DE LA PRESIDENCIA O VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA DIRECTOR DE SEDE O JEFE DE ADMINISTRACION JEFE DE SOPORTE TECNICO Y COMUNICACIONES INICIO NO USUARIO PERTENECE A LA PRESIDENCIA O VICEPRESIDENCI A? SI REALIZAR LA COPIA DIRECTAMENTE EN EL CARTUCHO ENCRIPTADO ENTREGAR EL CARTUCHO A LA ASISTENTE DE LA PRESIDENCIA O VICEPRESIDENCIA CUSTODIAR EL CARTUCHO CON EL BACKUP DE LA INFORMACION DEL AREA REALIZAR EL BACKUP DE LA INFORMACION DE LOS USUARIOS AL SERVIDOR DE ARCHIVOS FIN Esta tarea deberá ser automática en la medida de lo posible NO HAY CAMBIOS CONSIDERABLES EN LA CONFIGURACION DE LOS SERVIDORES? SI Instalación de nuevos aplicativos o hardware REALIZAR EL BACKUP DE LOS SISTEMAS ACTUALES Y CONFIGURACION DEL SERVIDOR A LA UNIDAD REV ES FECHA PROGRAMADA PARA LA COPIA DE RESPALDO DE LOS ARCHIVOS? SI Los días y frecuencia varían dependiendo a la sede NO ESPERAR LA FECHA PROGRAMADA PARA LA COPIA DE RESPALDO REALIZAR EL BACKUP DE LA INFORMACION DE LOS ARCHIVOS Información generada por los Sistemas Administrativos y Académicos VERIFICAR QUE SE REALICEN LOS BACKUPS RESPECTIVOS SUPERVISAR Y VERIFICAR ALEATORIAMENTE LOS BACKUP DE CADA SEDE FIN TODAS LAS UNIDADES DE NEGOCIOS ELABORADO POR : SUPERVISADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA APROBADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA REVISION : CADA 06 MESES DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA FECHA ELABORACION : ENERO 2006 VERSION 1 Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 12

13 ANEXO 1 FRECUENCIA DE LA COPIA DE RESPALDO DE ARCHIVOS EN LAS SEDES Unidad de Negocio Sede Responsable Frecuencia UCSUR Cantuarias Responsable de Soporte Técnico de la Sede Villa Responsable de Soporte Técnico de la Sede U.N.S.O. Responsable de Soporte Técnico de la Sede SISE Santa Beatriz Responsable de Soporte Técnico de la Sede Larco Responsable de Soporte Técnico de la Sede Surco Responsable de Soporte Técnico de la Sede San Juan Responsable de Soporte Técnico de la Sede Corporativo Corporativo Jefe de Soporte Técnico y Comunicaciones Diarios en horas de la noche Diarios en horas de la noche Diarios en horas de la noche Dos veces por semana: Lunes y Martes Dos veces por semana: Miércoles y Jueves Dos veces por semana: Viernes y Sábado Dos veces por semana: Viernes y Sábado Interdiario Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 13

14 ANEXO 2 LUGARES DE RESGUARDO DE LOS BACKUP DE LAS SEDES Sede del Backup Sede del Resguardo Responsable Cantuarias Santa Beatriz Responsable de Soporte Técnico de la Sede Villa Santa Beatriz Responsable de Soporte Técnico de la Sede U.N.S.O. Santa Beatriz Responsable de Soporte Técnico de la Sede Santa Beatriz Surco Responsable de Soporte Técnico de la Sede Larco San Juan Responsable de Soporte Técnico de la Sede Surco Cantuarias Responsable de Soporte Técnico de la Sede San Juan Larco Responsable de Soporte Técnico de la Sede Corporativo Canturias Jefe de Soporte Técnico y Comunicaciones Frecuencia Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 14

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