Definición de una base de datos. Un manejador de base de datos es un programa que permite administrar y organizar una serie de datos.
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- Andrés Alcaraz Ayala
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2 Definición de una base de datos. Un manejador de base de datos es un programa que permite administrar y organizar una serie de datos. Utilidad de una base de datos Ahora bien, en las bases de datos electrónicas la información se ingresa se guarda y se administra en computadoras mediante programas especializados. Las tres cosas básicas que debe permitir una base de datos son: introducir datos Almacenarlos recuperarlos.
3 Componentes de una base de datos Un dato: es la unidad o cantidad mínima de información que almacenamos para una referencia futura. Un campo: Es la pieza más pequeña de información de la que se compone una base datos. Un registro: Es un conjunto de campos. Una tabla: La denominación de tabla se debe a su organización de filas y columnas. (Martins, 2004).
4 En este esquema podemos ver los componentes de una base de datos.
5 Pasos para diseñar una base de datos: Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos. Determinar los campos que se necesitan en las tablas. Identificar los campos con valores exclusivos. Determinar las relaciones entre las tablas. Realizar bocetos de los formularios e informes y comprobar si muestra los datos que desea. Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos.
6 Modelo de base de datos Existen distintos modos de organizar la información y representar las relaciones entre los datos en una base de datos. Modelo Jerárquico de datos: una clase de modelo lógico de base de datos que contienen una estructura arborescente (en forma de árbol u organigrama). Modelo de datos en Red: un modelo típico de base de datos que es útil para describir una relación muchos a muchos. Modelo Relacional de Datos: una clase de modelo lógico de base de datos en donde estos son tratados como si se almacenaran en tablas de doble entrada.
7 Acerca de Microsoft Access El programa especializado en base de datos que utilizaremos para nuestro curso es Microsoft Access. Para definir qué es Microsoft Access diremos que es un sistema de administrador de base de datos relacionales, diseñado especialmente para utilizarse en los sistemas operativos Windows 98 en adelante
8 1) Desde el botón 2) Programas 3) Microsoft Office 4) Microsoft Access ó Desde el icono de Access 2003
9 Una vez que inicializamos Microsoft Access 2003, hacemos clic sobre la opción Crear un archivo nuevo y a continuación sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la derecha de la pantalla.
10 Si este panel no está visible podemos utilizar en el menú Archivo de la barra de menús la opción Nuevo...
11 A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.
12 Creación tablas de Lo primero que debemos crear es una tabla que, como vimos, es el verdadero soporte que contiene a los datos.
13 Aparecerá la ventana de Diseño de tabla:
14 Vamos llenando las celdas definiendo cada una de las columnas que compondrá la tabla:
15 Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro tipo Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo
16 A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
17 Diseño de tablas En este tema lo dedicaremos a describir los ajustes que se pueden aplicar al diseño inicial de una tabla. Nuevos campos: Si queremos agregar un nuevo campo en nuestra tabla tenemos que seleccionar la tabla a modificar y tenemos que pasar a la Vista Diseño haciendo clic sobre el icono Eliminar campos: Para eliminar un campo seleccionamos el campo a eliminar y pulsamos la tecla SUPR del teclado; Access pedirá la confirmación.
18 Eliminar registro: Si lo que queremos es eliminar un registro entero: El registro quedará seleccionado. Pulsar la tecla SUPR del teclado o el icono Desplazamiento de registros: Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de desplazamiento: para ir al primer registro de la tabla para ir al registro anterior en la tabla. para ir al registro siguiente en la tabla. para ir al último registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.
19 Para guardar una tabla, podemos hacer clic sobre el botón Guardar Como nuestra tabla aún no tiene nombre asignado, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo. Escribir el nombre de la tabla y hacer clic sobre el botón Aceptar.
20 Access permite cambiar la visualización de los datos de una base de datos siempre que esto no afecte a su organización física en la propia base de datos, de modo que podamos organizar los datos para que presenten un aspecto más significativo.
21 Los registros pueden ser ordenados alfabéticamente, por número, por fecha o por una determinada característica, como por ejemplo: si se trata del nombre. El orden de los registros puede ser ascendentes (A-Z, 0-9) o descendente (Z-A, 9-0).
22 Realizar búsqueda Muchas veces necesitaremos buscar algún registro conociendo el valor de alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra disposición la herramienta Buscar de Access. Hacer clic sobre el botón
23 Buscar y reemplazar: En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar. En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto toma el campo donde tenemos el cursor en ese momento.
24 Para que los datos de una tabla sean de utilidad, se deberá incorporar una nueva tabla a la base de datos estableciendo enlaces lógicos o relaciones con las demás tablas. Base de datos relacional: Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla.
25 Tipos de relaciones Se pueden distinguir tres tipos de relaciones: Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla. Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y un registro de la otra tabla puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla. Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.
26 Para crear relaciones en Access 2003 primero deberemos ir al menú Herramientas, y elegir la opción Relaciones... O bien hacer clic sobre el botón
27 Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formarán parte de la relación a crear
28 Ahora aparecerá la ventana Relaciones con las tablas añadidas en el paso anterior.
29 Una consulta es un objeto en donde se definen criterios de selección y ordenamiento para mostrar la información de las tablas de una manera determinada.
30 Los diferentes tipos de consulta. Existen varios tipos de consultas: Consultas de selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Consultas de acción: Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas
31 Creación de una consulta. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en el lateral izquierdo de la ventana Base de datos. Esta es la pantalla que nos aparece:
32 Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. Creación de un formulario Para crear un formulario tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Formularios seleccionado.
33 Los informes o reportes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos Creación de un informe tenemos que posicionarnos en la ventana Base de datos con el objeto Informes seleccionado.
34 Para comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresión definitiva. Hacemos clic sobre el botón
35 Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro de Access. Imprimir directamente Si nos encontramos en la ventana Base de datos: Seleccionar la ficha del objeto Informes. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. Hacemos clic sobre el botón
36 Abrir el cuadro de diálogo Imprimir Si nos encontramos en la ventana Base de datos. Seleccionar la ficha del objeto Informes. Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo
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