Creación de un informe trimestral en Windows Ms Word

Transcripción

1 Optimice sus informes personalizados usando datos de Excel Creación de un informe trimestral en Windows Ms Word El ejercicio consiste en crear un informe trimestral de rendimiento personalizado. Para esto debe seguir los siguientes pasos: I.- Abra la aplicación Ms Word. II.- Abra el archivo informe trimestral.doc desde la carpeta de recursos y revíselo. Para ello: 1.- Desde el menú archivo seleccione la opción Abrir. 1. Menú Archivo 2. Opción Abrir 2.- Aparece el cuadro de diálogo Abrir. En Buscar en: indique la carpeta dónde se encuentra el documento. Luego seleccione el documento y haga clic en Abrir. 1. Indique la carpeta 2. Seleccione el documento 3. Clic en Abrir Red de Profesores Innovadores 1

2 III.- Abra el archivo Notas.xls desde la carpeta de recursos y revíselo. Es importante que conozca el nombre de los campos (primera fila) para seleccionarlos correctamente al momento de realizar la combinación. Una vez revisado cierre el documento. Nombres de campos IV.- Para comenzar el proceso, visualice en pantalla el documento principal de combinación INFORMES TRIMESTRALES.doc. Desde el menú Herramientas debe seleccionar la opción Combinar correspondencia. 1. Menú Herramientas 2. Combinar correspondencia 1.- Aparecerá un cuadro de diálogo que indica los pasos para combinar correspondencia. Red de Profesores Innovadores 2

3 2.- Haga clic en crear en el paso 1 y selecciona Cartas modelo... Clic en Crear Se desplegará un nuevo cuadro de diálogo en el que debe hacer clic en Ventana activa, ya que va a utilizar el documento INFORME TRIMESTRAL que se encuentra abierto. Ventana activa 3.- Volverá al cuadro de diálogo Combinar correspondencia. Ahora haga clic en Obtener datos y selecciona Abrir origen de datos para indicar la ubicación de la base de datos (documento de Excel). Red de Profesores Innovadores 3

4 4.- En el cuadro de diálogo que se despliegue busque en la carpeta de herramientas el archivo NOTAS.xls, selecciónelo y haga clic en Abrir. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo que le indicará que está abriendo una hoja de cálculo, haga clic en Aceptar. 5.- Luego se desplegará un cuadro de dialogo en el que debe hacer clic en Modificar documento principal. Esto permitirá ingresar los datos de la base de datos en tu informe original. V.- Insertar campos de combinación. 1.- Al hacer clic en el paso 3 Combinar los datos con el documento, volverá al documento INFOME TRIMESTRAL en el cual estará activa la Barra de herramientas de Combinar correspondencia. Red de Profesores Innovadores 4

5 2.- Ahora tiene que completar los datos del informe con los campos de la base de datos. Para ello ubique el curso en el lugar que tienes que insertar el dato, en este caso en la celda que llevará el nombre del alumno. Haga un clic en Insertar campo de combinación y luego seleccione APELLIDO. 2. Insertar campo de 3. Seleccionar campo 1. Ubicar el punto de inserción Después de realizar el paso anterior, debería observar lo siguiente en tu documento. 3.- Repita el procedimiento con cada uno de los campos, tenga la precaución de dejar un espacio entre el apellido y el nombre. Al finalizar el proceso su documento debiese verse así: Red de Profesores Innovadores 5

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7 4.- Para ejecutar la combinación haga clic en Combinar en la Barra de herramientas de combinar correspondencia. Aparecerá un cuadro de dialogo en el que debe hacer clic en Combinar. 1. Clic en Combinar 2. Clic en Combinar Con el último clic se generará automáticamente un tercer documento con el nombre Carta modelo 1. Si los pasos se han realizado correctamente, encontrará los 10 informes con los datos adecuadamente insertados. Ahora puede guardar los informes e imprimirlos. Red de Profesores Innovadores 7

8 5.- Desde el menú Ver seleccione la opción Zoom y escoja Varias páginas. Podrá observar la totalidad de los documentos generados. Red de Profesores Innovadores 8