PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES CORRESPONDIENTE AL CONTRATO 300/2014/00422

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1 Página: 1 de 16 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARTICULARES CORRESPONDIENTE AL CONTRATO 300/2014/00422 TÍTULO DEL CONTRATO: SERVICIO DE SOPORTE ACTUALIZACIÓN DE LA PLATAFORMA DOCUMENTUM 7.1. PARA LA 1. OBJETO DEL CONTRATO El objeto de este contrato es la prestación de asistencia técnica y soporte para la instalación del software de gestión documental EMC Documentum en la versión 7.1 o superior del producto y la actualización, para cada entorno, de todos los repositorios documentales ya existentes de la versión 6.5 SP2 a la nueva versión. Este software forma parte de las arquitecturas de software corporativas definidas en IAM. Las funcionalidades de gestión documental proporcionadas por el software EMC Documentum dan soporte a diferentes proyectos de IAM entre los que caben destacar: Archivo Electrónico, Digitalización de Facturas y +TIL entre otros. 2. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL CONTRATO La actualización del software consistirá en: Instalación de la nueva versión de los productos software de EMC Documentum. Actualización de los repositorios de Documentum actualmente existentes en cada uno de los entornos (desarrollo, preproducción y producción) a la nueva versión. 2.1 Situación actual de la plataforma de gestión documental Actualmente existen tres entornos: desarrollo, preproducción y producción. La actualización se llevará a cabo en cada uno de los entornos mencionados para todos los repositorios existentes. A continuación se detalla la arquitectura de cada uno de los entornos. El software objeto de actualización se detalla en el apartado 2.2 del presente pliego. 1 de 16

2 Ar quit e ct ur a de la Pla t a f or m a de Ge stión Docum e nt a l EN TORN O DE DESARROLLO : de 16 Página: 2 de 16

3 Página: 3 de 16 Ar quit e ct ura de la Pla t a f or m a de Ge st ión Docum e nt a l EN TO RN O DE PREPRO DUCCI ÓN : de 16

4 Página: 4 de 16 Ar quite ct ur a de la Pla t a for m a de Ge st ión Docum e nt a l EN TORN O DE PRODUCCI ÓN : de 16

5 Página: 5 de 16 Esquema conceptual de producción Existen tres tipos de aplicaciones que utilizan Content Server: Docbases 6 repositorios C.S 6.5 Sin Alta RDBMS Application 1 r_object_id Application 2 r_object_id Disp. (Oracle 10.2) WS IAM NAS. DFC. SAP Repsitory Facturas Application N. r_object_id AS4SAP 6.5 HTTP ArchiveLin SAP ECC 6.0 k Webtop (WDK App) Webtop Webtop (WDK App) (WDK App) 1. Aplicaciones que acceden por una capa de servicios común desarrollado a medida en IAM (WS), con las siguientes características: Esta capa de servicios es utilizada por n aplicaciones. Las aplicaciones almacenan el r_object_id de las carpetas y de los documentos así como la relación entre los mismos Aplicaciones WebTop que acceden a través de DFCs. Utilizan documentos virtuales. Publicación con IDS en Opentext. 5 de 16

6 Página: 6 de El sistema de digitalización de facturas. Hace uso de los componentes Archive Services for SAP y Content Services for SAP. WDK sobre Webtop 6.5 SP2 En SAP se almacena la DRL (Documentum Resource Locator) Documentum. Ocupación aproximada de los repositorios de producción Se adjunta una tabla con la información aproximada del volumen y ocupación de los repositorios de producción. Datos aproximados Repositorio 1 Repositorio 2 Repositorio 3 Repositorio 4 Repositorio 5 Repositorio 6 de Total Número de Objetos Documentos Carpetas Ocupación (KB) ACLs Relación de productos SW La relación de productos a actualizar a la versión 7.1 de Documentum es la siguiente: Documentum Content Server 6.5 SP2 Documentum Administrator 6.5 SP2 Documentum Foundation Services 6.5 SP2 Documentum Index Server 6.5 SP2 Documentum Advanced Transformation Services 6.5 SP2 Documentum Audio/Video Transformation Services 6.5 SP2 Content Storage Service 6.5 SP2 6 de 16

7 Página: 7 de 16 La relación de productos a actualizar a la versión 6.7 SP2 (debido a la no existencia en la versión 7.X) de Documentum es la siguiente: Documentum WebTop 6.5 SP2 Documentum Interactive Delivery Services Accelarated (IDSx) Source y Target 6.5 SP2 Los productos de integración con SAP se actualizarán a la versión 7 (o superior). Archive Services for SAP 6.7 SP1 Content Services for SAP 6.7 SP1 2.3 Requerimientos obligatorios en la actualización La actualización deberá cumplir los siguientes requerimientos: Mantenimiento del r_object_id : las aplicaciones cliente están almacenando el r_object_id (metadato de identificación del objeto nativo de Documentum) en sus propias bases de datos. Por lo tanto es requisito obligatorio para la actualización mantener el r_object_id de todos los objetos documentales. Actualización de producción fuera del horario laboral: las tareas necesarias para la actualización del entorno de producción deberán ser llevadas a cabo fuera del horario laboral, teniendo que realizarse todas ellas durante un solo fin de semana. 3. CONDICIONES GENERALES 3.1 PLANIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES A continuación se muestra un diagrama de Gantt con la planificación estimada de las diferentes fases que se deben llevar a cabo para la realización del proyecto de actualización: 7 de 16

8 Página: 8 de 16 sep 2014 Id. Nombre de tarea Comienzo Fin 31/8 1 Inicio de Proyecto 01/09/ /09/2014 1d 2 Instalación y configuración del entorno de pruebas /laboratorio 02/09/ /09/2014 1s 3 Actualización del entorno de desarrollo 09/09/ /09/2014 1s 4 Pruebas del entorno de desarrollo 16/09/ /09/2014 2s 5 Actualización del entorno de preproducción 23/09/ /09/2014 1s 6 Pruebas del entorno de preproducción 30/09/ /10/2014 2s 7 Pruebas de carga y estrés 07/10/ /10/2014 1s 8 Instalación infraestructura del entorno de producción 07/10/ /10/2014 1s 9 Planificación Puesta en Producción 14/10/ /10/2014 4d 17/10/ /10/2014 3d 21/10/ /11/2014 2s 31/10/ /11/2014 1s 3d Actualización del entorno de producción : Corte de servicio Transferencia tecnológica y comprobación entorno productivo Formación oct 2014 nov 2014 Duración 7/9 14/9 21/9 28/9 5/10 12/10 19/10 26/10 2/11 Leyenda Empresa adjudicataria y Dirección Proyecto IAM Empresa adjudicataria y Sistemas del IAM Equipos de Desarrollo del IAM Equipos de Desarrollo del IAM y Sistemas IAM (pruebas de carga) Empresa adjudicataria, Sistemas del IAM y equipos de Desarrollo del IAM Empresa adjudicataria 3.2 DESCRIPCIÓN DE LAS FASES DEL PROYECTO El proyecto de actualización del software y migración de los repositorios se llevará a cabo siguiendo las siguientes etapas: Inicio de proyecto En esta fase se concretará el alcance de las tareas definidas en la planificación y los recursos necesarios del IAM y de la empresa adjudicataria para llevarlas a cabo. Tiempo estimado: 1 día. Implicados: empresa adjudicataria y dirección del proyecto del IAM Instalación y configuración del entorno de pruebas/laboratorio. 8 de 16 9/11

9 Página: 9 de 16 Se instalará un entorno de pruebas/laboratorio en la infraestructura del IAM, formado por dos servidores virtuales (uno para el software de Content Server y otro para el despliegue de la consola de administración y Webtop 6.7 SP2) con el fin de asegurar: Correcta instalación del software: para ello se instalará la versión de Content Server 7.X Correcta actualización de los repositorios: se copiarán los repositorios de la versión de Content Server actual (CS 6.5 SP2) de producción en el nuevo entorno, con una cantidad de almacenamiento reducido (entorno al 10% para el caso de los repositorios de mayor volumen) y se actualizarán para subirlos a la nueva versión. Este entorno servirá como punto de control ante cualquier incidencia que pueda surgir a la hora de la actualización real de los entornos existentes (desarrollo, preproducción y producción). Tiempo estimado: 7 días. Implicados: empresa adjudicataria y departamento de sistemas del IAM Actualización del entorno de desarrollo El entorno de desarrollo se generará desde cero con la versión 7 de Content Server y productos asociados, y se copiarán en el mismo los repositorios de Content Server desde el entorno de desarrollo actual, duplicando el almacenamiento NAS del entorno y después se actualizarán a la versión 7.0. Una vez el entorno tenga la versión 7.0, se actualizará al completo a la versión 7.1 o superior (en el último nivel de parcheado publicado). Para los productos de integración con SAP, se generará un entorno nuevo en el que se instalará la versión 7.0 (o superior) y realizará la configuración necesaria con el entorno de SAP del IAM y con la nueva versión de Content Server instalada en el entorno de desarrollo. Tiempo estimado: 7 días. Implicados: empresa adjudicataria y departamento de sistemas del IAM. 9 de 16

10 Página: 10 de Pruebas del entorno de desarrollo Una vez instalado el entorno de desarrollo se deberá acometer por parte de los equipos de desarrollo de IAM la actualización de DFCs / WDK de las aplicaciones, así como el despliegue de la capa de servicios común IAM (WS) en un entorno adecuado para la realización de las pruebas. Posteriormente se deberán llevar a cabo las pruebas de funcionamiento de las aplicaciones contra la nueva versión de Documentum. A partir de este punto, los desarrollos realizados para el entorno de Documentum versión 6.5 se debe paralizar hasta la puesta en producción del nuevo entorno. Tiempo estimado: 14 días. Implicados: equipos de desarrollo del IAM Actualización del entorno de preproducción El entorno de preproducción se generará desde cero con la versión 7 de Content Server y productos asociados, y se copiarán en el mismo los repositorios de Content Server desde el entorno de preproducción actual, duplicando el almacenamiento NAS del entorno y después se actualizarán a la versión 7.0. Una vez el entorno tenga la versión 7.0, se actualizará al completo a la versión 7.1 o superior (en el último nivel de parcheado publicado). Tiempo estimado: 7 días. Implicados: empresa adjudicataria y departamento de sistemas del IAM Pruebas del entorno de preproducción Una vez instalado el entorno de preproducción se deberá acometer por parte de los equipos de desarrollo de IAM la actualización de DFCs / WDK de las aplicaciones, así como el despliegue de la capa de servicios común IAM (WS) en un entorno adecuado para la realización de las pruebas. Posteriormente se deberán llevar a cabo las pruebas de funcionamiento de las aplicaciones contra la nueva versión de Documentum. Tiempo estimado: 14 días. Implicados: equipos de desarrollo del IAM y departamento de sistemas del IAM (para las pruebas de carga y estrés de las aplicaciones). 10 de 16

11 Página: 11 de Pruebas de carga y estrés En el entorno de preproducción adicionalmente a las pruebas funcionales, se deberán llevar a cabo pruebas de carga y estrés de las aplicaciones. Tiempo estimado: 7 días. Implicados: equipos de desarrollo del IAM y departamento de sistemas del IAM (para las pruebas de carga y estrés de las aplicaciones) Instalación de infraestructuras del entorno de producción En el entorno de producción se instalarán las infraestructuras necesarias para la puesta en producción del sistema. Tiempo estimado: 7 días. Implicados: equipos de desarrollo del IAM y departamento de sistemas del IAM (para las pruebas de carga y estrés de las aplicaciones) Planificación puesta en producción Antes de dar inicio a las actuaciones de actualización de este entorno se definirá y aprobará por parte de IAM y del adjudicatario el plan de corte de operaciones que minimice el impacto de dicha actualización en el servicio de producción de las aplicaciones, teniendo en cuenta que deberán ser llevadas a cabo fuera del horario laboral y realizarse todas ellas durante un sólo fin de semana. Las tareas a llevar a cabo en este entorno son las siguientes: Previas al corte de servicio: o Instalación del software Content Server 7.0 y productos asociados, en la nueva infraestructura destinada al entorno de producción. o Revisión y configuración de la seguridad de los nuevos servidores para permitir las conexiones necesarias con el resto de la infraestructura del IAM. Planificación de la puesta en producción: 11 de 16

12 Página: 12 de 16 o Determinar la planificación de las tareas a realizar durante el corte de servicio. o Determinar los responsables de cada una de las tareas a realizar durante el proceso y la forma en que se debe validar si la migración es correcta para poder abrir el uso en producción del nuevo sistema. o Determinar la planificación de los despliegues que se deben realizar, en el entorno productivo, de las aplicaciones que dependen de Documentum para que conecten con el nuevo entorno. Tiempo estimado: 4 días. Implicados: empresa adjudicataria, departamento de sistemas del IAM y equipos de desarrollo del IAM Actualización del entorno de producción: corte del servicio El corte de servicio en el entorno de producción se levará a cabo durante el fin de semana para afectar lo menos posible a los servicios y consistirá en las siguientes tareas: Durante el corte de servicio: o Parada del entorno de producción de Documentum actual. o Copia (solo BBDD) de todos los repositorios existentes en el entorno de producción actual al nuevo entorno. o Mover los puntos de montaje de los recursos de almacenamiento NAS actuales al nuevo entorno de Documentum. o Actualización de los repositorios en la nueva infraestructura a Documentum 7.0. o Actualización del entorno a la versión 7.1 o superior (en el último nivel de parcheado publicado). o Comprobación de la actualización realizada. o Soporte al despliegue de las nuevas versiones de las aplicaciones que se vean afectas por la actualización de Documentum. Tiempo estimado: 3 días (fin de semana; 17, 18 y 19 de octubre). 12 de 16

13 Página: 13 de 16 Implicados: empresa adjudicataria y departamento de sistemas del IAM Transferencia tecnológica y comprobación del nuevo entorno productivo La empresa adjudicataria, deberá entregar la documentación suficiente y normalizada, según los estándares del IAM, para garantizar la correcta transferencia del conocimiento sobre las tareas realizadas durante la actualización, infraestructuras montadas y configuraciones aplicadas en los entornos al equipo de Tecnología del IAM. Así mismo, deberán revisar el correcto funcionamiento del nuevo entorno durante los primeros días de su funcionamiento y dar el soporte necesario para solventar las dudas que sobre el funcionamiento de la nueva versión de la plataforma pudieran surgir. Adicionalmente, se desmontarán los entornos de desarrollo, preproducción y producción de Documentum 6.5 y se liberarán los recursos que ya no sean necesarios. Tiempo estimado: 14 días. Implicados: empresa adjudicataria y departamento de sistemas del IAM (para desmontar los entornos anteriores y liberar los recursos) Formación La empresa adjudicataria, deberá impartir al menos 3 jornadas de formación sin coste adicional, de 5 horas cada una, en dos convocatorias diferentes a lo largo de dos semanas consecutivas, para capacitar al personal de Sistemas de IAM en las labores de administración y mantenimiento del nuevo entorno de Documentum. A título orientativo, un posible índice de las actividades de formación en la nueva versión de Documentum 7.1 o superior sería: ÍNDICE 1. Introducción, conceptos básicos y definiciones 2. Arquitectura de componentes software Documentum 13 de 16

14 Página: 14 de Introducción a objetos y tipos documentales 4. Búsquedas en el repositorio 5. Usuarios, grupos y seguridad en Documentum 6. Objetos Personalizados en Documentum 7. Introducción a las DFCs (Documentum Foundation Classes) 8. Gestión de sesiones 9. Entidades principales 10. Creación de Objetos 11. Obtención de Objetos 12 Introducción a DQL (Documentum Query Language) Tiempo estimado: 10 días. Implicados: empresa adjudicataria. 4. EQUIPO DE TRABAJO Para la ejecución del presente contrato, la empresa adjudicataria constituirá un equipo de trabajo cuyos componentes serán expertos en los productos sobre los que se prestará el servicio. El equipo de trabajo presentado por la empresa adjudicataria, deberá estar formado al menos por los siguientes perfiles profesionales: 1 Jefe de Proyecto ( a tiempo parcial) 1 Consultor de Tecnologías EMC Documentum 1 Técnico de Sistemas La dedicación conjunta al proyecto del Consultor de Tecnologías EMC Documentum y del Técnico de Sistemas deberá ser como mínimo el equivalente a una persona/ jornada completa. El jefe de proyecto designado por el contratista será el único interlocutor con el responsable del contrato propuesto por IAM, y será obligación de la empresa contratista el designar un sustituto para los casos de ausencia de éste. 14 de 16

15 Página: 15 de PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL El Director de Sistemas y Tecnologías de IAM propondrá un responsable del contrato cuya función principal será la de supervisar que se llevan a cabo las tareas objeto del pliego. Las posibles modificaciones en la planificación de las tareas y/o en el equipo de trabajo propuesto por el adjudicatario, requerirán de la aprobación previa del responsable del contrato por parte de IAM. El equipo de trabajo destinado por el adjudicatario para la ejecución del proyecto deberá desarrollar las tareas objeto del pliego en las instalaciones de IAM de C/ Albarracín 33, ya que es en esas dependencias dónde están ubicados los servidores y bases de datos sobre los cuales se deberá actuar para lleva a cabo el proyecto. Por otra parte, no se considera adecuado asignar una dependencia independiente y aislada para la ubicación del equipo de trabajo del proyecto propuesto por el adjudicatario, ya que la mayor parte de las tareas descritas en las fases de programa de trabajo requieren de una estrecha colaboración entre los equipos de desarrollo y sistemas de IAM y el propio equipo de trabajo propuesto por el adjudicatario. La jornada laboral hace referencia a 8 horas de trabajo dentro del horario habitual de IAM (7:30 a 17:00 horas), excepto en las actividades programadas para el fin de semana de corte del servicio (3 jornadas; viernes/ sábado/domingo). En este último caso, la jornada laboral de 8 horas de trabajo se ajustará al horario que se estime más adecuado para la consecución de los objetivos definidos en esta tarea de actualización del entorno productivo Documentum. La presente contratación no creará vinculación laboral alguna entre el personal que se destine a la ejecución del contrato e IAM. Dicho personal estará expresamente sometido al poder direccional y de organización de la empresa adjudicataria en todo ámbito y orden legalmente establecido, siendo por tanto ésta la única responsable y obligada al cumplimiento de cuantas disposiciones legales en materia laboral resulten aplicables. La empresa adjudicataria deberá dotar a sus trabajadores de algún tipo de distintivo de identificación que sea fácilmente visible, durante el tiempo de permanencia en las instalaciones de IAM, en el que debe constar el nombre del trabajador y el de la empresa adjudicataria. 15 de 16

16 Página: 16 de 16 A la extinción del contrato de servicios, no podrá producirse en ningún caso la consolidación de las personas que hayan realizado los trabajos objeto del contrato como personal del Organismo Autónomo contratante. El plazo de ejecución de los trabajos será de 70 días, que se ejecutarán principalmente de manera secuencial, salvo en lo referente a la formación y la adaptación de los desarrollos y aplicaciones. 6. CALIDAD Se establecerán controles sobre la actividad desarrollada y los productos obtenidos dentro del marco del programa de calidad de IAM. 6.1 Garantía de los trabajos El adjudicatario se compromete a garantizar los trabajos realizados durante 1 año contado a partir de la entrega del proyecto, y a realizar las modificaciones y cambios que sean necesarios para la correcta ejecución del proceso de migración de la plataforma Documentum. 6.2 Documentación de los trabajos Como parte del objeto de trabajo del contrato, el adjudicatario se compromete a generar y facilitar a los responsables del proyecto de IAM toda la información y documentación que estos soliciten, para disponer de un pleno conocimiento técnico de las tareas realizadas en el proceso de migración. Esta documentación será propiedad de IAM y se entregará formalmente a la finalización del proyecto. 7. COSTE DEL SERVICIO El presupuesto para esta contratación asciende a la cantidad de ,00 IVA excluido, a lo que corresponde por IVA (21%) ,00, obteniéndose un total de ,00 IVA incluido, para un periodo de ejecución de 70 días. CONFORME EL ADJUDICATARIO 16 de 16

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