Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes de contratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte

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1 Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes de contratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte Universidad de Sevilla Tecnocom

2 Estudio comparativo de herramientas ECM Francisco José Domínguez Mayo

Realizar un análisis comparativo de las soluciones software que

3 INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS Estudiar la situación actual de las entidades públicas que demandan soluciones para la gestión documental. Realizar un análisis comparativo de las soluciones software que proporcionan soporte al proceso de gestión documental. Herramientas ECM (Enterprise Content Management) 1

4 METODOLOGÍA Estudiar la situación actual de las entidades públicas que demandan soluciones para la gestión documental. Reuniones con entidades públicas que tenían experiencia en temas de gestión documental. Muchos temas por resolver y poco consenso Se hizo un estudio de la normativa local, autonómica y europea relativo a normas ENI, interoperabilidad, y todo lo referente a normativa que afectaba a la gestión documental. 2

Muchos temas por resolver y poco consenso Se hizo un estudio de la normativa local, autonómica y europea

5 METODOLOGÍA Realizar un análisis comparativo de las soluciones software que proporcionan soporte al proceso de gestión documental. Organización Contexto Organización Modelo de Caracterización? 3

6 METODOLOGÍA 4

METODOLOGÍA Conjunto de fases que aseguran una mejora continua de la calidad Basado en estándares de calidad y buenas prácticas existentes Protocolos y métodos de actuación para cada fase Plantillas

7 METODOLOGÍA Conjunto de fases que aseguran una mejora continua de la calidad Basado en estándares de calidad y buenas prácticas existentes Protocolos y métodos de actuación para cada fase Plantillas para la caracterización o definición del modelo de calidad Métodos Multi-Criterio para la obtención y calculo de preferencias QuEF (Quality Evaluation Framework) Herramienta para la automatización de la gestión de la calidad 5

caracterización o definición del modelo de calidad Métodos Multi-Criterio para la obtención y calculo de

METODOLOGÍA: ESTRATEGIA MÉTODOS DE TRABAJO Adaptación de la propuesta Kitchenham and Charters Realización de revisiones sistemáticas en el contexto de Ingeniería del Software

8 METODOLOGÍA: ESTRATEGIA MÉTODOS DE TRABAJO Adaptación de la propuesta Kitchenham and Charters Realización de revisiones sistemáticas en el contexto de Ingeniería del Software Ampliamos el espectro, poniendo el foco sobre el estudio del estado del arte en los sistemas y herramientas que nos ocupan en este estudio. FASES DEL TRABAJO BASADA EN TRES ACTIVIDADES 6

Ampliamos el espectro, poniendo el foco sobre el estudio del estado del arte en los

METODOLOGÍA: ESTRATEGIA 3 ACTIVIDADES PREGUNTAS INVESTIGACIÓN A RESOLVER FUENTES DE INFORMACIÓN + CRITERIOS DE PRESELECCIÓN RQ1.- Qué herramientas ECM existen? RQ2.

9 METODOLOGÍA: ESTRATEGIA 3 ACTIVIDADES PREGUNTAS INVESTIGACIÓN A RESOLVER FUENTES DE INFORMACIÓN + CRITERIOS DE PRESELECCIÓN RQ1.- Qué herramientas ECM existen? RQ2.- Cómo se adaptan a las directrices generales de la administración pública andaluza en general y a los expedientes de Contratación de Servicios y Obras de Infraestructuras Transporte? RQ3.- Cuál es la herramienta ECM más adecuada para ser usada en este contexto? RQ4.- Qué puntos de mejora son necesarios para que la herramienta resultante de RQ3 se adapte a este contexto? Funcionalidad básica (CORE) Gestión de documentos Gestión de registros Workflow/BPM Procesamiento imágenes Interoperabilidad Gestión contenido web Contenido colaborativo Posicionamiento en mercado 7

RQ3.- Cuál es la herramienta ECM más adecuada para ser usada en este contexto? RQ4.

10 METODOLOGÍA: ESTRATEGIA 3 ACTIVIDADES RESULTADO PRELIMINAR Modelo de Calidad + preferencias 10 grupos de características 8

11 METODOLOGÍA: DISEÑO ESQUEMA DE CARACTERIZACIÓN MULTIOBJETIVO Valor Riesgo e Incertidumbre Costes 9

de nuevas características en el modelo ya que puede ocurrir que estos

12 METODOLOGÍA: TRANSICIÓN CAMBIOS EN EL MODELO DE CARACTERIZACIÓN La consideración de nuevos ECMs en la evaluación conlleva la inclusión de nuevas características en el modelo ya que puede ocurrir que estos nuevos ECM posean características que los ECM considerados no poseían. 10

METODOLOGÍA: OPERACIÓN 2 ACTIVIDADES CRITERIOS DE EXCLUSIÓN Y EVALUACIÓN EXCLUSIÓN DocuWare: a priori se adecúa a los aspectos requeridos en el estudio, pero ha sido muy complejo estimar el coste y

13 METODOLOGÍA: OPERACIÓN 2 ACTIVIDADES CRITERIOS DE EXCLUSIÓN Y EVALUACIÓN EXCLUSIÓN DocuWare: a priori se adecúa a los aspectos requeridos en el estudio, pero ha sido muy complejo estimar el coste y encontrar un soporte del proveedor. KnowledgeTree, Nuxeo y MSharePoint: no proporciona soporte por alguna de las características básicas requeridas. EVALUACIÓN Evaluación múltiple: 3 equipos Optimización multiobjetivo: cada característica tiene un peso relativo asignado que posteriormente es evaluado en conjunto con el resto. Composición de preferencias: la evaluación fluctuará entre [1..4] EJECUCIÓN SOBRE LA MUESTRA SELECCIONADA Revisión Académica Revisión Comercial Modelo de Características y Subcaracterísticas 11

EVALUACIÓN Evaluación múltiple: 3 equipos Optimización multiobjetivo: cada característica tiene un peso relativo asignado que posteriormente es evaluado en conjunto con el resto.

14 METODOLOGÍA: OPERACIÓN ESTUDIO MULTIOBJETIVO RIESGOS E INCERTIDUMBRE / VALOR COSTE / VALOR COSTE RIESGO INC. 0,82 ; 1,00 ECM 0,99 ; 0,53 IBM FILENET 0,61 ; 0,47 1,00 ; 0,52 NUXEO 0,94 ; 0,45 / 0,94 ; 0,43 ECM 0,99 ; 0,30 IBM FILENET 1,00 ; 0,29 0,82 ; 0,19 VALOR VALOR RIESGO / COSTE RIESGO INC. 0,61 ; 0,95 NUXEO / COMPETITIVIDAD 0,47 ; 0,95 NUXEO / ECM 0,45 ; 0,43 IBM FILENET 0,52 ; 0,29 ECM 0,53 ; 0,30 0,1 ; 0,19 COSTE 12

0,99 ; 0,30 IBM FILENET 1,00 ; 0,29 0,82 ; 0,19 VALOR VALOR RIESGO / COSTE RIESGO INC.

15 METODOLOGÍA: OPERACIÓN ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN 13

16 METODOLOGÍA: OPERACIÓN ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN 1. Orientación al usuario/personalización 2. Capacidad de captura, acceso, recuperación y visualización 4. Workflows 3. Ciclo de vida documental 14

17 METODOLOGÍA: OPERACIÓN ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN 5. Administración electrónica 6. Interoperabilidad 7. Seguridad / Control de acceso y actividad 8. Arquitectura 15

18 METODOLOGÍA: OPERACIÓN ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN 9. Menor Coste (TCO) 10. Soporte, manuales y roadmap RESULTADO FINAL 16

19 METODOLOGÍA: MEJORA CONTINUA ESTUDIO DE CLASIFICACIÓN Y PONDERACIÓN RESULTADO FINAL Independencia del gestor documental. La elección en el proyecto piloto se realizó en un marco concreto de evaluación 17

20 METODOLOGÍA: MEJORA CONTINUA PUBLICACIONES EN CONGRESOS Y REVISTAS CIENTÍFICAS M.J. Escalona, J.A. García-García and F. J. Dominguez-Mayo and I. Ramos, "Technical Tool Surveys and Comparative Studies: A Systematical Approach", 23rd International Conference on Information Systems Development (ISD2014). F.J. Domínguez-Mayo, J.A. García García, M.J. Escalona, M. Mejías. Evaluating Enterprise Content Management Systems based on a Quality Evaluation Framework, submitted F.J. Domínguez-Mayo, M.J. Escalona, M. Mejías, M. Ross, G. Staples. A Quality Management based on the Quality Model Life Cycle. Computer Standards and Interfaces, Volume 34, Issue 4, June 2012, Pages , ISSN , Alba, M., Ramírez, M., Pavon, I., Sanchez, N., García-García, J.A. Comparativa de Herramientas ECM en el marco de la e-administración. V Congreso Internacional de Computación y Telecomunicaciones, pp ISBN: Centralizar la gestión de la calidad en el Modelo Sistematizar los protocolos y métodos de gestión de la calidad Mejorar la eficiencia y eficacia en la evaluación Reducir costes Asegurar la mejora continua de la calidad Todo esto es extensible a cualquier entidad 18

J. Escalona, M. Mejías. Evaluating Enterprise Content Management Systems based on a Quality Evaluation Framework, submitted F.J. Domínguez-Mayo, M.J. Escalona, M. Mejías, M. Ross, G. Staples.

21 METODOLOGÍA: MEJORA CONTINUA 19

22 Esta investigación ha sido parcialmente financiada por el proyecto MeGus Mecanismos guiados en etapas tempranas para la mejora de Software (TIN C3-3-R) del Ministerio de Economía y Competitividad y por el proyecto THOT. Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes de contratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte del Programa Operativo FEDER de Andalucía

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