GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Documento 1. Serie Documental: HISTORIAS LABORALES.

Transcripción

1 GUIA DE SERIES DOCUMENTALES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Documento 1. Serie Documental: HISTORIAS LABORALES. Elaborado: Diciembre de 2004 Última revisión y ajuste: Noviembre 15 de (Documento elaborado por Secretaria General- Unidad de Archivo Nivel Nacional - Alex Francisco Vargas, Abogado, Esp. Derecho Público, Msc. Administración Pública. Contratista años ) Contenidos: 1. Presentación y justificación. 2. Marco normativo básico. 3. Definición de la serie documental. 4. Clasificación. 5. Contenidos. 6. Organización técnica. -Ordenación. -Depuración. -Selección y valoración. -Tiempos de Retención. 7. Unidades de conservación. 8. Soportes-Digitalización-Sistemas de Información. 9. Acceso y seguridad. -En archivos de gestión. -En archivos satélites. 1. Presentación y justificación. Las Historias Laborales, junto con las Académicas y las Clínicas son los expedientes que condensan gran parte de la historia pública 1 y privada de las personas que han construido la esencia de la Universidad en sus tres estamentos, además se integran a la historia del surgimiento y desarrollo de las ciencias y las artes en el país, sin olvidar que son un componente excepcional del bienestar físico y espiritual de los seres humanos vinculados a la Universidad (pues permiten desarrollar sus derechos a la seguridad social, la educación, la recreación, el libre desarrollo de la personalidad, al trabajo). 1 Historia a la que el Estado ha otorgado además un valor legal pues a través de ellas se comprueban y efectivizan derechos y se controla la actividad del aparato administrativo. Estas series comparten una naturaleza mixta pues si bien contienen documentos privados (producidos por particulares) también se nutre de gran cantidad de tipos documentales públicos, por ello y en virtud del principio de protección de los derechos fundamentales de las personas como obligación del Estado, consideramos que el tratamiento de acceso por particulares de la serie es del orden de documento reservado, sólo por autoridades judiciales, entes de control, el titular y terceros debidamente autorizados. 1

2 2. Marco normativo básico. Constitución Nacional Arts. 1,2,15,16,25,26,27,48,49,53,54,67,123. Ley 80 de Ley 443 de Ley 190 de Ley 594 de Ley 734 de Ley 909 de Decretos 760,770,785,1227,1228 de Decreto 1945 de Decreto 2232 de Decreto 2272 de Decreto 1568 de Decreto 1049 de Acuerdo 073 de 1995 del C. S. U. Acuerdo 035 de 2002 C. S.U Acuerdo 67 de 1996 C. S. U. Acuerdo 16 de 2005 C. S. U. Resolución 454 de 1998 Rectoría. 3. Definición de la serie documental. Existen múltiples definiciones de la Historia laboral según el aspecto(s) que buscan priorizar o destacar, desde el punto de vista de la seguridad social se encuentra entre otras la siguiente definición: Un documento que nos sirve para acreditar un derecho ante el seguro social 4. Una definición más orientada a explicitar su origen e inicio señala: Son expedientes que se conforman como resultado de la relación laboral de los servidores públicos con el Estado 5. Una centrada en sus contenidos puede ser de la siguiente manera: La Hoja de Vida de los servidores públicos o de los contratistas de la administración, contendrá las modificaciones sucesivas que se produzcan a lo largo de toda la 2 Parcialmente derogada por la ley 909 de Si bien la ley expresamente señala que la normatividad general de empleo público no se aplica a los entes universitarios autónomos excepto de manera supletoria, es necesario analizarla pues la normativa interna de la Universidad seguramente será ajustada en varios aspectos con base en estas directrices externas. 4 OSSA, Valencia Luis Felipe. En ponencia titulada La Historia laboral y el régimen de seguridad social publicada en Archivos de Historias laborales- memorias Seminario del Sistema Nacional de Archivos. Archivo General de la Nación de Colombia, Bogotá. año P AVILÉS, Carmen Teresa y Huertas Javier. En ponencia titulada Historia laboral y código único disciplinario Ibídem. P

3 vida laboral o vinculación contractual, en los términos en que lo establezca el reglamento 6. Finalmente podemos llegar a una definición más archivística que integra varios elementos como la accesibilidad, organización, naturaleza y forma de origen: Es una serie documental de manejo y acceso reservado por parte de los funcionarios de talento humano en donde se conservan cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece entre el funcionario y la entidad. 7 Todas estas definiciones son correctas pero generales y fragmentadas en sus elementos por lo cual propondremos una definición para la Universidad Nacional de Colombia que integre todos los elementos pertinentes, así: Las Historias Laborales son series documentales de acceso reservado que contienen toda la información que se produzca sobre la vinculación y trayectoria laboral de los servidores públicos y de los particulares en los casos que establezca la ley en desarrollo de una relación laboral, legal y reglamentaria o contractual 8 con la Universidad. Se organiza de manera cronológica y corresponde su gestión a las unidades de personal. 4. Clasificación Una primera clasificación surge de la forma de vinculación laboral de las personas con la Universidad, por eso distinguimos entre las Historias Laborales de los Servidores Públicos 9 y las de los Contratistas 10. A su vez, los servidores públicos de la Universidad se dividen en: 4.1. Empleados públicos También llamados funcionarios o personal de planta, son las personas vinculadas a la Universidad a través de una relación reglamentaria (empleo público), sus derechos, deberes y funciones están detalladas en la Ley o en reglamento interno. En la Universidad se dividen en Empleados públicos docentes y empleados públicos administrativos en razón del área de su desempeño. El personal académico o docente se rige por un régimen especial denominado carrera 6 Ley 443 de 1998, Art. 82 que adiciona el artículo 3º de la Ley 190 de (El artículo 82 de la 443 no fue derogado por la Ley 909 de 2004 por expresa disposición del artículo 58). 7 RUGELES, Antonio. En ponencia titulada La historia laboral como parte de la gestión de talento humano Op. Cit. P Aunque los contratistas no tienen vínculo laboral con la entidad ni prestaciones sociales. Art. 32 numeral 3 Ley 80 de 1993, Estatuto Nacional de Contratación Pública. 9 Son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Artículo 123 Constitución Política Nacional. 10 Vinculados a la administración a través del contrato civil de prestación de servicios, bien sea de orden técnico o profesional. Su principal reglamentación se encuentra en la Ley 80 de

4 profesoral y el administrativo por uno denominado sistema de carrera administrativa Empleados públicos docentes Se dividen en las siguientes categorías 12 (estas categorías no constituyen subseries documentales debido a la forma de estructurar la serie adoptada por las TRD de la Universidad, sin embargo como dato adicional de marcación- en la aleta lateral- y ubicación de los expedientes en las gavetas pueden usarse dichas clasificaciones): Instructor asistente, instructor asociado, profesor asistente, profesor asociado, profesor titular. (Existen además docentes no pertenecientes al régimen de carrera como son: profesores expertos, visitantes, especiales, temporales y adjuntos). El nuevo estatuto de personal académico, Acuerdo 016 de 2005 modificó en algunos apartes la clasificación de los docentes, estableció las siguientes: Profesor auxiliar, asistente, asociado y titular (los docentes no pertenecientes a la carrera son: expertos, visitantes, especiales, adjuntos, ocasionales, pasantes posdoctorales) Empleados públicos administrativos Según su forma de ingresar al servicio público y la estabilidad relativa de que gozan se clasifican en empleados de carrera administrativa y empleados de libre nombramiento y remoción Trabajadores Oficiales Hacen parte del personal de planta de la entidad 14. La característica esencial que los diferencia de los empleados públicos es su forma de vinculación y régimen legal aplicable pues ambos aspectos se rigen por la normatividad laboral ordinaria (código sustantivo del trabajo). Los trabajadores oficiales realizan actividades como jardinería, ebanistería y oficios afines. Son en número, una minoría entre los servidores públicos. 11 El régimen actual de carrera profesoral se recoge en el Acuerdo 016 de 2005 del Consejo Superior Universitario C. S. U (y parcialmente en el Acuerdo 035 de 2002 C. S. U), su régimen disciplinario en el Acuerdo 45 de 1986 modificado parcialmente por el Acuerdo 035 de 2002 del C. S. U y la Ley 734 de El régimen de personal administrativo está contenido en el acuerdo 67 de 1996 y la Resolución 454 de 1998 de Rectoría y su régimen disciplinario en el Acuerdo 18 de 1998 del C. S. U. y la Ley 734 de Artículos 2º,10º y 19º del Acuerdo 035 de 2002 del C. S. U. 13 Arts. 3º y 10º Acuerdo 67 de 1996 del C. S. U. Debe aclararse que los funcionarios con nombramientos en provisionalidad no constituyen una categoría de clasificación adicional a los de carrera y a los de libre nombramiento por tanto tampoco subseries ya que así se desprende de los artículos señalados en la presente nota y el artículo 18 º de la misma norma. 14 Arts. 3º y 10º Acuerdo 67 de 1996 del C. S. U. 4

5 4.3. Contratistas. Son personas naturales contratadas por la Universidad bien sea en razón de sus meritos y/ o especialidad técnica o profesional y ante la insuficiencia de número o calificación del personal de planta para desarrollar algunas actividades específicas por regla general diversas de las permanentes de la institución. Su relación con la Universidad es de orden contractual civil y en lo pertinente regulada por la ley de contratación administrativa (contrato de prestación de servicios) por tanto no tienen un vínculo de derecho laboral con la entidad Art. 3º Acuerdo 67 de 1996 del C. S. U. 5

6 Fig. 1. Clasificación del talento humano de la Universidad Nacional de Colombia. (clasificación del personal académico bajo la vigencia del Acuerdo 035 de 2002 C.S.U.) Talento Humano Universidad Nacional de Colombia Servidores Públicos Contratistas Trabajadores Oficiales Empleados Públicos Empleados administrativos Empleados Docentes Carrera Administrativa Libre nombramiento y remoción OCASIONALES Expertos Visitantes DE CARRERA Instructor asistente Instructor asociado Según la clase de nombramiento existen los nombramientos provisionales y los nombramientos en propiedad. Especiales Temporales Adjuntos Profesor asistente Profesor asociado Profesor titular 6

7 Fig. 1. Clasificación del talento humano de la Universidad Nacional de Colombia. (clasificación del personal académico bajo la vigencia del Acuerdo 016 de 2005 C.S.U.) Talento Humano Universidad Nacional de Colombia Servidores Públicos Contratistas Trabajadores Oficiales Empleados Públicos OCASIONALES Empleados Docentes DE CARRERA Empleados administrativo Expertos Profesor auxiliar Carrera Administrativa Visitantes Profesor asistente Libre nombramiento y remoción Especiales Ocasionales Profesor asociado Adjuntos Profesor titular Según la clase de nombramiento existen los nombramientos provisionales y los nombramientos en propiedad. Pasantes posdoctorales 7

8 5. Contenidos 16. SERIE: HISTORIAS LABORALES. SUBSERIES: HISTORIAS LABORALES DE CARRERA ADMINISTRATIVA. (algunos se encuentran con nombramientos provisionales). 1. Formato único de Hoja de vida 17 (formato único del DAFP) (original) 2. Acto administrativo de nombramiento (copia) 3. Oficio de notificación del nombramiento (copia) 4. Oficio de aceptación del nombramiento (original) 5. Documentos de identificación como Cédula de Ciudadanía, Registro Civil de nacimiento, libreta militar 6. Tarjeta profesional 7. Soportes documentales de formación y experiencia según requisitos del cargo (certificados, constancias en original); (actas de grado, diplomas en copia). 8. Soportes documentales de formación adicionales a los mínimos exigidos 9. Acta de posesión (original). 10. Certificado de antecedentes judiciales 11. Certificado de antecedentes fiscales (Original). 12. Boletín de deudores morosos del estado (original). 13. Certificado de antecedentes disciplinarios (original). 14. Declaración de bienes y rentas. (original). 15. Certificado de aptitud laboral (Original). 16. Documentos de afiliación al sistema de Seguridad Social en Salud, pensiones, cesantías, caja de compensación, riesgos profesionales. 17. Actos administrativos que colocan al funcionario en situaciones administrativas como vacaciones, comisiones, encargos, permisos, licencias, etc. 18. Actos administrativos que reconocen distinciones o reconocimientos 19. Resolución de inscripción o ascenso en el escalafón de la carrera administrativa 20. Evaluación del desempeño. (original). 21. Actos administrativos sancionatorios 16 Artículo 82. El artículo 3º de la Ley 190 de 1995, quedará así: Artículo 3º. La Hoja de Vida de los servidores públicos o de los contratistas de la administración, contendrá las modificaciones sucesivas que se produzcan a lo largo de toda la vida laboral o vinculación contractual, en los términos en que lo establezca el reglamento Ley 443 de 1998 Diario oficial. AÑO CXXXIV. N , junio, Pág. 36. Además este tema se encuentra regulado entre otras normas en: Art. 3,13,14, 16 de la Ley 190 de 1995; Circular N 004 de 2003 Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP- Archivo General de la Nación, de fecha junio 06 de 2003; Decreto 2232 de 1995 Art. 1 y El Decreto 1945 de 1995 señala quienes deben diligenciar este formato, concordado con el Decreto 2272 de 1995 Art. 1, Decreto 1049 de 2001 Art. 7 y 8, Ley 190 de 1995 Art. 1 8

9 22. Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad donde consten las razones del mismo. 23. Oficio de información sobre realización de examen médico de retiro. 24. Órdenes de embargo o descuentos 25. Afiliación a organizaciones sindicales HISTORIAS LABORALES DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN. 1. Formato único de Hoja de vida (formato único del DAFP) (original) 2. Acto administrativo de nombramiento (copia) 3. Oficio de notificación del nombramiento (copia) 4. Oficio de aceptación del nombramiento (original) 5. Documentos de identificación como Cédula de Ciudadanía, Registro Civil de nacimiento, libreta militar 6. Tarjeta profesional 7. Soportes documentales de formación y experiencia según requisitos del cargo (certificados, constancias, actas de grado, diplomas) (originales y copias). 8. Soportes documentales de formación adicionales a los mínimos exigidos 9. Acta de posesión (original). 10. Certificado de antecedentes judiciales 11. Certificado de antecedentes fiscales (Original). 12. Boletín de deudores morosos del estado (original). 13. Certificado de antecedentes disciplinarios (original). 14. Declaración de bienes y rentas. (original). 15. Certificado de aptitud laboral (Original). 16. Documentos de afiliación al sistema de Seguridad Social en Salud, pensiones, cesantías, caja de compensación, riesgos profesionales 17. Actos administrativos que colocan al funcionario en situaciones administrativas como vacaciones, comisiones, encargos, permisos, licencias, etc. 18. Actos administrativos que reconocen distinciones o reconocimientos 19. Actos administrativos sancionatorios 20. Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad donde consten las razones del mismo. 21. Oficio de información sobre realización de examen médico de retiro. 22. Órdenes de embargo o descuentos 23. Afiliación a organizaciones sindicales 9

10 HISTORIAS LABORALES TRABAJADORES OFICIALES. 1. Formato único de Hoja de vida (formato único del DAFP) (original). 2. Contrato laboral (Original). 3. Documentos de identificación como Cédula de Ciudadanía, Registro Civil de nacimiento, libreta militar. 4. Soportes documentales de formación y experiencia según requisitos del cargo (certificados, constancias, actas de grado, diplomas) (originales y copias). 5. Certificado de antecedentes judiciales 6. Certificado de antecedentes fiscales (Original). 7. Certificado de antecedentes disciplinarios (original). 8. Declaración de bienes y rentas. (original). 9. Certificado de aptitud laboral (Original). 10. Documentos de afiliación al sistema de Seguridad Social en Salud, pensiones, cesantías, caja de compensación, riesgos profesionales. 11. Actos administrativos que colocan al trabajador en situaciones administrativas (vacaciones, permisos, licencias, etc). 12. Oficio de información sobre realización de examen médico de retiro. HISTORIAS LABORALES DOCENTES DE CARRERA. (Instructor asistente, instructor asociado, profesor asistente, profesor asociado, profesor titular -años 2002 a 2005 bajo la vigencia del Acuerdo 035 ). Según el nuevo estatuto de personal académico: Profesor auxiliar, asistente, asociado y titular (a partir del año 2005 bajo la vigencia del Acuerdo 016). 1. Formato único de Hoja de vida (formato único del DAFP) (original) 2. Acto administrativo de nombramiento (copia) 3. Oficio de notificación del nombramiento (copia) 4. Oficio de aceptación del nombramiento (original) 5. Documentos de identificación como Cédula de Ciudadanía, Registro Civil de nacimiento, libreta militar 6. Soportes documentales de formación y experiencia según categoría del cargo docente (certificados, constancias, actas de grado, diplomas) (originales y copias). 7. Soportes documentales de formación adicionales a los mínimos exigidos 8. Acta de posesión (original). 9. Certificado de antecedentes judiciales 10. Certificado de antecedentes fiscales (Original). 11. Boletín de deudores morosos del estado (original). 12. Certificado de antecedentes disciplinarios (original). 13. Declaración de bienes y rentas. (original). 14. Certificado de aptitud laboral (Original). 15. Documentos de afiliación al sistema de Seguridad Social en Salud, pensiones, cesantías, caja de compensación, riesgos profesionales. 10

11 16. Actos administrativos que colocan al docente en situaciones administrativas como vacaciones, comisiones, encargos, permisos, licencias, etc. 17. Actos administrativos que reconocen distinciones o reconocimientos 18. Programas de trabajo académico. 19. Evaluación del desempeño docente. (original). 20. Actos administrativos sancionatorios (Copia). 21. Acto administrativo de retiro o desvinculación de la entidad donde consten las razones del mismo. 22. Reportes de puntaje (Copia). 23. Informes de actividades (original). 24. Informes de comisiones. 25. Oficio de información sobre realización de examen médico de retiro. 26. Órdenes de embargo o descuentos 27. Afiliación a organizaciones sindicales HISTORIAS LABORALES DOCENTES OCASIONALES. (Expertos, visitantes, especiales, temporales y adjuntos años 2002 a 2005). (expertos, visitantes, especiales, adjuntos, ocasionales, pasantes posdoctoralesaño 2005 en adelante-). 1. Formato único de Hoja de vida (formato único del DAFP) (original) 2. Plan de trabajo (original). 3. Contrato (Original). 4. Solicitud del departamento (Original). 5. Documentos de identificación como Cédula de Ciudadanía, Registro Civil de nacimiento, libreta militar 6. Soportes documentales de formación y experiencia docente (certificados, constancias, actas de grado, diplomas) (originales y copias). 7. Soportes documentales de formación adicionales a los mínimos exigidos 8. Certificado de antecedentes judiciales 9. Certificado de antecedentes fiscales (Original). 10. Boletín de deudores morosos del estado (original). 11. Certificado de antecedentes disciplinarios (original). 12. Declaración de bienes y rentas. (original). 13. Constancia de afiliación al sistema de Seguridad Social en Salud 14. Constancia de afiliación al sistema de pensiones. 15. Constancia de afiliación al sistema de riesgos profesionales opcional o sustituible por carta de no intención de afiliación (original). 16. Actos administrativos que colocan al docente en situaciones administrativas (vacaciones, comisiones, encargos, permisos, licencias, etc). 17. Evaluación del desempeño docente. (original). 18. Informes de actividades. 19. Órdenes de embargo o descuentos 20. Afiliación a organizaciones sindicales 11

12 HISTORIAS LABORALES DE CONTRATISTAS. (Se menciona como subserie pero debe definirse con la unidad de personal de sede y las directivas de este nivel si se conformará como tal o si la información sobre los contratistas la manejará la unidad de contratación). 1. Formato único de Hoja de vida (original) 2. Documentos de identificación (Cédula de Ciudadanía, tarjeta profesional, libreta militar) 3. Soportes documentales de formación y experiencia según requerimientos del contrato. (certificados, constancias, actas de grado, diplomas) (originales y copias). 4. Certificado de antecedentes judiciales 5. Boletín de deudores morosos del estado (original). 6. Certificado de antecedentes disciplinarios (original). 7. Constancia de afiliación al sistema de Salud (original). 8. Constancia de afiliación al sistema de pensiones (original). 9. Constancia de afiliación al sistema de riesgos profesionales opcional o sustituible por carta de no intención de afiliación (original). 10. Contratos (copias). 6. Organización técnica. 6.1 Ordenación. La Historia Laboral se ordenará cronológicamente desde el primer documento producido y hasta el último 18 debe foliarse rigurosamente 19 y llevarse una hoja de control de su contenido (la misma indicará cuales de los documentos (tipos documentales) mencionados existen en cada expediente y el número de préstamos del mismo con folios prestados y devueltos). Sobre la marcación e identificación: A nivel interno institucional puede resultar mucho más cómoda la identificación de cada expediente usando los apellidos y nombres del funcionario o contratista, sin embargo lo más recomendable resulta usar junto a este dato, el número de cédula de ciudadanía para facilitar las interfaces con otros sistemas de información y los reportes al Sistema Único de información de personal S. U. I. P. ya que evita confusiones con homónimos y hace más fácil el acceso en grandes volúmenes de datos. 6.2 Depuración. Se realizará por parte de la oficina de personal una vez el expediente agote su tiempo de retención en el archivo de gestión. En caso de repetidas vinculaciones y desvinculaciones del funcionario, 18 De conformidad con lo expresado por el Archivo General de la Nación y el Departamento administrativo de la función pública en la circular 012 de Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Acuerdo 042 de 2002 Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Utilizar lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA, Minimanual N 4 de Tablas de Retención y Transferencias Documentales (versión actualizada). Bogotá D. C, año 2001, Pág

13 trabajador o contratista se deben retirar del expediente los documentos iguales que se requieren para cada vinculación dejando solo un ejemplar (copias de cédula, libreta militar, copias de diplomas y certificaciones) de igual forma se retirarán documentos que se actualizan periódicamente como el formato de hoja de vida dejando sólo el último o más actualizado y completo. (excepto el formato de declaración de bienes y rentas). 6.3 Trámite y vigencia. Entendemos por tiempo de trámite del expediente el que transcurre cuando el funcionario o contratista se encuentra activo (laborando o prestando servicios) este puede extenderse de uno a muchos años (veinte, treinta o más años). Una vez la persona se desvincula por cualquier razón comenzará a contarse en la misma oficina de personal el plazo de vigencia (Archivo de Gestión). Certificaciones: Estarán a cargo del jefe de la unidad de personal de la sede en la cual reposa la Historia Laboral, en el caso de Sede Bogotá a cargo de los jefes de las Divisiones de Personal Académico y Administrativo. Para la consulta administrativa por parte de las unidades de personal una vez el expediente se encuentre en los Archivos Centrales se aplicarán las disposiciones del reglamento de archivo de la Universidad (Resolución 386 de 2003 o la (s) normas que los modifiquen o sustituyan). 6.4 Tiempos de Retención Archivo de Gestión (Plazo de vigencia): Cinco (5) años. Durante este tiempo se resolverán en la misma Unidad de Personal las solicitudes de certificaciones, constancias, copias y otras presentadas por el titular de la Historia o un tercero debidamente autorizado (por la ley, o por el titular). También se atenderá en este periodo un eventual reingreso o reactivación del vinculo laboral del funcionario con la entidad así como reclamaciones por vía gubernativa y jurisdiccional Gubernativa: Recursos de reposición y /o apelación ante la misma entidad. Jurisdiccional: demandas contencioso administrativas de nulidad y restablecimiento del derecho, laboral ordinaria, acción contractual, las cuales oscilan entre cuatro meses y dos años de conformidad con el Código contencioso administrativo. 13

14 Archivo Central (Plazo precaucional): Será de ochenta (80) años. Este lapso se establece considerando la edad mínima posible de inicio de la actividad laboral (18 años), la edad de pensión y la exigencia legal de cotización al sistema de pensiones (semanas) 21, ya que los principales valores primarios de la serie son de orden legal-probatorio y administrativo (comprobación y reconocimiento de derechos pensionales), liquidaciones financieras (cálculos y expedición de bonos pensionales). Disposición final A esta serie se aplicará el procedimiento de selección 22 pues parte de la misma se destinará para conservación permanente en el Archivo Histórico de la Universidad. El procedimiento lo aplicará cada Unidad de archivo de Sede una vez el Comité de Archivo de sede lo apruebe 23. Se trata de una serie documental de valores secundarios no predecibles 24 ya que contiene información sobre personas cuyas trayectorias no son predecibles, ello unido a la naturaleza académica de la comunidad universitaria y su posición dentro de la educación superior en Colombia permite saber desde ya que algún número de las historias laborales adquirirá valores secundarios que ameriten su conservación en el Archivo Histórico derivado de la trayectoria de docentes, directivos y eventualmente de funcionarios administrativos 25. En su momento, el proceso de selección y valoración se puede apoyar con (i) el concepto solicitado a un grupo de historiadores internos o externos y (ii) un 21 Este plazo prevé que la edad necesaria para pensionarse oscilará en las próximas décadas hacia los setenta a setenta y cinco años (actualmente es de sesenta años para las mujeres y sesenta y cinco para los hombres) y el número de semanas cotizadas que actualmente es de mil (20 años) aumentará, adicionalmente debe cubrirse el plazo de prescripción de derechos laborales (3 años). 22 La selección documental es un proceso técnico por el cual se establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a fines administrativos y cuales de ellos han de conservarse para que sirvan a fines de investigación... La selección documental consiste a su vez en un estudio de valores: el valor para la administración que los produce (valor inmediato o primario) y el valor para la investigación del pasado (mediato o secundario) VÁSQUEZ, Murillo Manuel. Cómo seleccionar documentos de archivo. AD Sidera Editorial. La Calera Córdoba- Argentina. Año P La manera concreta de seleccionar estos documentos es ésta: el archivero y más aún la comisión evaluadora- investiga y enlista todas las personas famosas que hayan podido dejar vestigios documentales en el lote que se está por evaluar. Decide, a continuación, cuales son los papeles más significativos en relación con el motivo de la fama: si es conocido como deportista, guerrillero, sacerdote, escritor o político... pide al computador un listado de estos documentos, tornado del inventario y se procede a separarlos. VÁSQUEZ, Murillo Manuel. Ibídem. [p. p. 126 y 127]. 24 Valor mediato no predecible: Es el que ha de ser detectado en cada acto de selección, porque se basa en el tema o asunto más que en el tipo documental o en una serie. VÁSQUEZ, Murillo Manuel. Op. Cit. Pág Para conservación permanente, por el criterio de importancia, se tienen en cuenta dos casos relacionados con este capítulo: (i) el de personalidades destacadas, (ii) el de documentos importantes de gente común. Personalidades destacadas en el medio social al que pertenezca el archivo, sea un pueblito, una ciudad, provincia o todo el país... VÁSQUEZ, Murillo Manuel. Op Cit. Pág

15 concepto del Consejo Académico de la Universidad 26 (para la valoración de Historias laborales docentes). 7. Unidades de conservación. El expediente presenta tres características que determinan los lineamientos técnicos para las carpetas que los han de resguardar: i) La serie tiene un alto número de expedientes en la Universidad (más de 5.000) y un gran volumen de folios en promedio al interior de cada expediente (200), especialmente en el caso de los funcionarios docentes, ii) Alto nivel de manipulación durante el trámite y en el archivo de gestión iii); y su tiempo de retención en las fases de archivo de gestión y central es muy alto (suman 85 años). Estas condiciones conllevan el diseño de una variante de la carpeta usada en la Universidad para la conservación de los demás expedientes (carpeta con aletas laterales y cordones) en aras de facilitar su consulta y trámite en los archivos de gestión y central, ello sin olvidar que es esencial respetar siempre el orden de producción natural del expediente. El modelo más práctico es el de tapas independientes unidas por gancho legajador de plástico, con cordones de cierre, marbete o pestaña de marcación, la cual se hará con el nombre de la subserie respectiva, el número de identificación personal 27 y el año de producción que será aquel en el cuál el funcionario termine su vinculación con la Universidad (ya que para efectos prácticos allí es cuando comienza su retención en archivo de gestión). Ejm. HISTORIAS LABORALES DE CARRERA ADMINISTRATIVA -C. C Considerando la utilidad que para la consulta representa el dato del nombre y apellidos del funcionario esta información puede registrarse en una pestaña (extensión) de la tapa posterior que sobresaldrá por lo menos dos centímetros en relación con la frontal para este fin (además este diseño es funcional con la clase de muebles usados para guardar los expedientes ya que son de consulta frontal y no superior). Ejm. VARGAS HERNÁNDEZ ALEX FRANCISCO. De igual forma, la cantidad de expedientes sugiere para algunas unidades de personal (P. Ej. Sede Bogotá) el uso de cajas y estantería fija o rodante 28 de dimensiones y capacidad superiores a los que ofrecen los archivadores verticales tipo torre convencionales. 26 Esta es una directriz que puede ser formalizada a través de instrucción impartida por la Secretaría General de la entidad o modificación de la Resolución 085 de 2003 de Rectoría General. 27 Puede ser cédula de ciudadanía C. C, número único de identificación personal NUIP, cédula de extranjería C. E, pasaporte P. P., entre otros. 28 Las empresas productoras de estanterías pueden ofrecer variados modelos (tipo canasta, con entrepaños para cajas) cada unidad de archivo de sede asesorará las oficinas que requieran estas alternativas. 15

16 8. Soportes- Digitalización- Sistemas de información. La Universidad Nacional ha implementado un sistema de información para la gestión de esta serie documental denominado SARA. En este punto distinguimos la noción de gestión para diferenciarla de la conservación pues comúnmente la primera tiene por objetivo la agilización en los trámites y/ o la sistematización de procesos de registro y consulta de datos pero la segunda es la que se enfoca a garantizar en el tiempo la permanencia y acceso al contenido informativo de una o más series implementando nuevas tecnologías. En el caso del sistema de información SARA debe aclararse que la integridad de los expedientes no ha sido modificada, es decir el sistema de información no se encarga de almacenar documentos en hoja electrónica que sustituyan los soportes en papel, registra los datos más relevantes de ciertos documentos como las Resoluciones, Actas, Acuerdos. En caso de optar en un futuro mediato o lejano por un sistema de conservación electrónica de la serie, tendrán que considerarse de manera prioritaria los siguientes aspectos: 1) Los formatos, hojas electrónicas, y demás formas en que se sistematizarían y almacenarían los tipos documentales electrónicos. 2) La seguridad que brinde el sistema de información pues como ya señalamos se trata de una serie con reservas constitucionales y adicional a ello una muestra de ella será transferida al Archivo Histórico de la entidad. 3) Un plan de migración de la información de acuerdo con el avance tecnológico registrado durante el tiempo de conservación (85 años) o de ser el caso analizar la posible conservación en papel a partir del cumplimiento del plazo de gestión de los documentos más relevantes de la serie. (conservación mixta en más de un soporte). 9. Acceso y seguridad La custodia del expediente corresponde a las oficinas de personal de sede de la Universidad 29, así: Sede Bogotá: ( ) La Dirección Nacional de Personal 31 custodia las Historias laborales de personal adscrito a la planta del Nivel Nacional y de la Sede Bogotá, a través de las Divisiones Nacionales de personal académico y de personal administrativo (antes sección de nómina y registro de la División de Personal de la Sede Bogota). La TRD de dicha sección registra a la fecha las subseries: Docentes de carrera, Docentes ocasionales, Funcionarios de carrera 29 Decreto 1049 de 2001 Art. 10, concordado con Ley 190 de 1995 Art. 3, Acuerdo 58 de 1986 del Consejo Superior Universitario (C. S. U) Art. 36 modificado por el Acuerdo 112 de 1987 C. S. U. 30 Indica la fecha de elaboración de la TRD. 31 De conformidad con los Acuerdos 020 y 038 de 2004 del Consejo Superior Universitario por los cuales se modificó la estructura de la Sede Bogotá y el nivel nacional. 16

17 administrativa, Funcionarios de libre nombramiento y remoción, Funcionarios provisionales, Trabajadores oficiales. Medellín (2004) La serie se encuentra en la TRD de la División de Personal con las subseries Ocupacional, Personal docente y Personal administrativo. Manizales: (2004) Se encuentra la serie Historias laborales con subseries: Contratistas, Personal administrativo, Docentes catedráticos y Docentes tiempo completo en la TRD de la oficina de Personal. Palmira: (2004) La serie se encuentra incluida en la TRD de la Oficina de Personal sin subseries. Amazonía (2003) Se encuentran como serie documental en la Unidad Administrativa. Con dos subseries: Personal docente y Personal administrativo. Orinoquía (2003) Revisadas sus TRD, las Historias Laborales Docentes se ubican en la Secretaría de Sede con las siguientes subseries: Personal de Planta y Personal Docente Ocasional. No se registran las Historias Laborales de personal administrativo. Caribe (2003) En la TRD de la Secretaría de Sede se registran las Historias Laborales Docentes solamente. Las historias del personal administrativo no se registran. Ajuste de las TRD. Como observamos, aún las TRD de las sedes tienen disímiles denominaciones bien en la serie o en las subseries, por ello las TRD deben ser ajustadas por cada unidad de archivo para lograr la homologación y correcta organización. Unificación de la serie en Archivos de Gestión. Frente a las Historias Laborales del personal académico debe señalarse que representan un caso particular de custodia documental, pues el actual Estatuto General 32 de la entidad le asigna la responsabilidad de custodia de este expediente a las Secretarías de Facultad y en la práctica ello deriva en una custodia compartida entre estas y las unidades de personal de las sedes encargadas de consolidar y tramitar los aspectos administrativos de la gestión docente; ante esta característica, el procedimiento que hasta la fecha se ha adoptado es que la serie sea transferida en el mismo año (cinco años después de la desvinculación definitiva), desde ambas oficinas (Secretaria de Facultad y Oficina de Personal) al Archivo Central de la sede respectiva en donde se hará el cotejo respectivo de originales, se depurará el contenido de la serie y se unificará para que agote su retención en Archivo Central como parte del archivo de la oficina de personal respectiva. Sin embargo considerando que en el sistema de información SARA se registran y pueden consultar los principales datos de la serie se hace viable que en cada desde, las unidades de archivo y de personal propongan la unificación de la serie en los Archivos de Gestión de la unidad de personal y sea 32 Artículo 40 numeral 4 del Acuerdo 011 de 2005 del C. S.U. incluye como función de las Secretarías de Facultad: organizar y responder por el archivo de la facultad, los libros de actas, los registros de notas de los estudiantes y las hojas de vida del personal académico. 17

18 retirada de las Secretarías de Facultad ya que estas pueden acceder y registrar la información a través de SARA, ello facilitaría el control de los contenidos y evitaría duplicidad de tipos documentales. En razón de la responsabilidad que el estatuto general de forma explicita asigna a las Secretarías de Facultad sería necesario proponer la modificación del artículo 40º numeral 4º del mismo. Las historias laborales deberán ser conservadas en archivadores bien fijos, bien rodantes con sistemas de cerradura que garanticen el acceso exclusivo del personal autorizado por la unidad de personal respectiva, su manipulación debe ser encargada a uno o máximo dos funcionarios 33. En los archivos centrales de sede la responsabilidad de las Historias Laborales recibidas mediante transferencia de archivos de gestión o traslado de fondos documentales acumulados recae en el jefe o coordinador de la unidad de archivo de Sede (se excluye la posibilidad de entregar esta responsabilidad a contratistas o funcionarios de estas unidades los cuales sólo podrán acceder a estos expedientes con la autorización del jefe, siendo enterados de la reserva que recae sobre los mismos). 33 Es necesario que la entidad establezca una directiva al respecto pues sólo debería autorizarse el acceso institucional a esta serie al jefe de la oficina, el (los) funcionarios de la misma unidad autorizados por este, el Rector, Vicerrectores de Sede, oficinas de Investigaciones disciplinarias administrativas y docentes. 18