TUTORIAL DIGITAR DOCUMENTO RECIBO CAJA (RC1)

Transcripción

1 Fecha: 23/07/2015 V.2 Responsables: FA Vo.Bo.: PG TUTORIAL DIGITAR DOCUMENTO RECIBO CAJA (RC1) Ver.6 Objetivo Aprender a digitar Recibos de Caja en el Módulo Gestión administrativa del sistema Mekano ERP. Ruta de Acceso Menú «Gestión», Opción «Movimiento Gestión» DESCRIPCIÓN El recibo de Caja o comprobante de ingreso, es un documento contable que se utiliza para registrar el ingreso de efectivo o cheques a la empresa por concepto de abono o pago total de una factura de venta a crédito. En Mekano este documento viene predefinido con el código [ RC1 ] y con los atributos básicos para su elaboración desde el módulo Gestión, los cuales activan de forma automática aplicaciones dentro del programa como la tesorería y la cartera; los demás atributos se parametrizan cuando se incorporan otros módulos adicionales que ofrece el aplicativo. AMBIENTE DE TRABAJO Para que un usuario pueda ingresar a esta ventana, según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, es indispensable que en su perfil tenga habilitado el menú «Gestión» y la opción «Movimiento Gestión», asimismo, según los procesos que vaya a ejecutar, deberá contar con los permisos atribuidos previamente por el usuario Supervisor (ver «Perfiles» ). Además recuerde que para elaborar documentos como Recibos de Caja, el perfil del usuario debe tener activo el documento [ RC1 ] o el que corresponda, desde la ventana Documentos Disponibles. ELABORACIÓN RECIBO DE CAJA Adicionar : Para digitar una factura de Venta ingrese al menú «Gestión», «Movimiento Gestión» seleccione el tipo de documento establecido para elaborar Recibos de Caja; para ingresar al comprobante oprima la tecla [ Enter ], o las teclas [ CTRL + N ]. También puede ingresar dando clic en el botón [ Nuevo ].

2 A continuación el sistema habilita la ventana «Terceros» donde usted podrá consultar y/o crear al vuelo el cliente relacionado con el comprobante. El sistema permite realizar la búsqueda a través de distintos parámetros: Nombre, código, razón comercial, entre otros, seleccione el proveedor y para continuar oprima la tecla [ Enter ]. DIGITACIÓN ENCABEZADO DEL COMPROBANTE Después de seleccionar el cliente el sistema activa la ventana de movimiento en la cual debe digitar los datos del encabezado del comprobante solicitados de acuerdo a la parametrización del tipo de Documento. No olvide que Mekano permite establecer valores por defecto con el fin de agilizar el proceso.( Ver Valores por Defecto Documentos ). Toda la información correspondiente al tercero aparecerá en la el encabezado al momento de la digitación del Recibo de Caja. Para continuar con la digitación se recomienda avanzar con la tecla [ENTER] y el sistema se ubica en el campo respectivo, diligencie los siguientes campos: Escenario NIIF Prefijo Número Fecha Sucursal Vendedor Sede Nota Se utiliza cuando van a intervenir conceptos de Normas Internacionales Código del prefijo asociado a la transacción, el sistema asigna el prefijo por defecto _, en caso de requerir cambiarlo use la búsqueda asociada al campo colocando % y presionar tecla [ENTER] ; si el prefijo no existe, puede crearlo al vuelo, basta con digitar un punto (.) y darle [ENTER], el sistema lanza automáticamente una ventana para crear el código y nombre del nuevo prefijo. Número que identifica el comprobante, aparece en negativo(automático del sistema), si se va a manejar consecutivo automático debe estar configurado el generador por «Parámetros» <Documentos><Consecutivos> el consecutivo automático se generará cuando se presione la tecla [F7] para terminar. Fecha del Recibo de Caja, el formato de fecha es dd/mm/aaaa. Código de la sucursal asociada al tercero al cual se le está realizando el recibo de Caja. Este campo sólo será obligatorio si el tercero tiene asignadas sucursales por <Parámetros> <Terceros>, ubicándose sobre Tercero <Detalles> <Sucursales> Código del empleado responsable del Recibo de Caja. En caso de no conocer el código, se puede hacer uso de la búsqueda digitando parte del código o nombre del empleado o la ayuda % luego [ENTER]. Código de la sede asociada al Tercero Datos Empresa. Este campo sólo será obligatorio si el tercero tiene asignadas Sedes por <Parámetros> <Terceros>, ubicándose sobre Tercero <Detalles> <Sucursales> Campo que permite asignar una descripción general del Recibo de Caja.

3 Se puede establecer el Prefijo, el Escenario, el Vendedor, Nota como datos constantes estableciéndose en la ruta <Parámetros> <Valores por defecto> se ubica sobre el documento y se aplican los valores más usados, también pueden establecerse por cada Usuario. DIGITACIÓN REGISTROS DE MOVIMIENTO Una vez digitada la Nota del encabezado oprima [ENTER], se activará la banda de registros de movimiento, con un registro por cada factura o comprobante que a la fecha del recibo de caja aparece con un saldo por cobrar al tercero; es de aclarar que las facturas aparecen en orden de fecha, desde la más antigua hasta la más reciente. se recomienda avanzar con la tecla [ENTER] y el sistema se ubica en el campo respectivo. Los campos que ha tener en cuenta en la banda de registros son: Tipo Prefijo Número Fecha Vence Cartera Código del tipo de documento del comprobante o factura que se está abonando o cancelando. Este campo no se puede modificar, el sistema lo asigna automáticamente Código del prefijo del comprobante o factura que se está abonando o cancelando. Este campo no se puede modificar, el sistema lo asigna automáticamente. Número del comprobante o factura que se está abonando o cancelando. Este campo no se puede modificar, el sistema lo asigna automáticamente. Fecha del comprobante o factura que posee saldo en cartera. Fecha de vencimiento del comprobante o factura que posee saldo en cartera. Saldo de la factura.

4 Condicionado Interés Abono Documento Banco Procesar Saldo Valor del descuento por pronto pago calculado según el % o valor de descuento condicionado asignado en el comprobante a cancelar; de igual forma valida que el pago se esté realizando antes de la fecha de vencimiento asignada a la factura. Este descuento se calcula automáticamente pero puede ser digitado o modificado al momento de cancelarse. Valor de interés de mora nominal que incrementará el valor de la caja pero no afectará la factura o el comprobante que se está cancelando. Valor correspondiente al total a pagar o abono a descontar del saldo de cartera, queda registrado cuando se digita el valor y presionando la tecla [ENTER] Es un campo de tipo informativo, donde se pueden colocar datos adicionales como: número de cheque, plaza, número de autorización para la Tarjeta, etc. Código de la caja o el banco a afectar en la transacción. Para asignar la caja o el banco al cual se le hará el ingreso, utilice la búsqueda asociada al campo con la tecla [ENTER] ; como el sistema asigna automáticamente la mayoría de los datos, se recomienda asignar una caja o banco por defecto al documento desde los valores por defecto en <Parámetros> <Valores por Defecto> en la Columna Banco Campo quedará marcado cuando se procesa el valor abonado ya sea en el campo Abono o Total por Distribuir y después presionando la tecla [ENTER] Valor que queda después de aplicar el Abono, Interés, o Valor Condicionado. Se puede ingresar los valores en cada campo, también ingrese el monto del abono en el campo Total por Distribuir y oprima la tecla [ENTER], el sistema distribuirá el monto en la columna Abono en cada una de las facturas, de tal forma que empieza a asignar el valor en la factura con la fecha más antigua; en el caso de que el monto supere el saldo de la factura, el sistema asignará el valor restante en la siguiente factura teniendo en cuenta la fecha.

5 Una vez distribuido el monto, oprima el botón Limpiar, así el sistema eliminará de pantalla las facturas que no se incluirán en el pago o abono y que no tengan marcado procesar. Si el total a distribuir no es correcto y el sistema ya realizó la asignación del abono en las facturas, asigne en el campo Total por Distribuir el valor cero (0) y oprima [ENTER] nuevamente para eliminar el valor de la columna Abono y quedará sin marcación campo Procesar. Si lo que requiere es cargar nuevamente todas las facturas, con el valor Total por Distribuir en cero (0), oprima [ENTER], seguido del botón Limpiar, quedará sin bandas de registros de movimiento. Para que vuelvan a aparecer facturas ubíquese en Nota y oprima la tecla [ENTER] o en el botón Movimiento Termine la edición presionando la tecla [ENTER]. Finalmente, guarde los registros con la tecla [F3] o con el Botón Totaliza en la parte superior.

6 Use la tecla [F6] o el botón Vista Previa para obtener una vista previa del comprobante. Si desea imprimir y terminar el comprobante use la tecla [F7] o el botón Imprimir, esta función activará el motor de impresión, si oprime la opción aceptar el sistema enviará a impresión y bloqueará el documento, es decir, el documento se oculta de pantalla para evitar modificaciones y sólo podrá verse nuevamente al desbloquearla con las teclas [CTRL]+[F3] o el botón Desbloquea desde el documento correspondiente; pero si oprime la opción cancelar el sistema bloqueará únicamente la cotización sin generar una impresión. EDITANDO EL RECIBO DE CAJA Para editar la información del comprobante utilice la tecla [F2]; ubíquese en el campo que requiere modificar y efectúe el cambio correspondiente, se recomienda avanzar con la tecla [ENTER] y el sistema se ubica en el campo respectivo. Guarde con la tecla [F3] o con el Botón Totaliza en la parte superior. Es de aclarar que solo podrá modificar registros que no se encuentren bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el comprobante con las teclas [CTRL]+[F3] o el botón Desbloquea desde el documento correspondiente.

7 Tenga en cuenta de leer Mensaje en rojo. Se diligencia el Número del Recibo de Caja y se digita la Clave de desbloqueo, siempre y cuando no sea fecha inferior a la Fecha de Cierre permitirá desbloquear presionando la tecla [ENTER]. Los comprobantes desbloqueados se visualizarán en la ventana Comprobantes, para editar comprobante ingresar presionando la tecla [ENTER]. ELIMINANDO EL RECIBO DE CAJA Para eliminar el comprobante de cotización utilice la tecla [SUPR] o el botón ( ) ubicado en la ventana Comprobantes, aparece mensaje Eliminar Registro?, se confirma dando clic en OK. Debe tener en cuenta que se debe borrar primero el movimiento.

8 Cuando tiene movimientos internos aparece el mensaje Registro restaurado por dependencia. Para borrar movimientos internos se debe colocar en campo Total por Distribuir el valor cero (0), oprima [ENTER], seguido del botón Limpiar, quedará sin bandas de registros de movimiento, seguido dar clic en tecla [Esc]. y se puede proceder a eliminar. MANEJO DEL BOTÓN AUTOMÁTICOS Para visualizar el comportamiento de la contabilidad en el Recibo de Caja. Acceso rápido presionar la combinación de teclas [CTRL]+[8] Para visualizar la distribución de los Centros de Costos por cada cuenta usada que maneja dicho atributo. Acceso rápido presionar la combinación de teclas [CTRL]+[9] Para cambiar el tercero. Acceso rápido presionar la combinación de teclas [CTRL]+[T] TRUCOS DE MANEJO Cuando se digita en el campo Fecha un dato y aparece mensaje La fecha del comprobante es inferior a la fecha de cierre, verificar fecha de cierre por <Consultas>, <Reconstruir><Cierres>.

9 Puede crear Prefijos al vuelo, con solo digitar (.) punto y oprimir la tecla [ENTER]. Al terminar un comprobante con [F7], informará modo de impresión y bloqueará en pantalla el comprobante para evitar modificaciones. Si el total a distribuir no es correcto y el sistema ya realizó la asignación del abono en las facturas, asigne en el campo Total por Distribuir el valor cero (0) y oprima [ENTER] nuevamente para eliminar el valor de la columna Abono y quedará sin marcación campo Procesar. Si lo que requiere es cargar nuevamente todas las facturas, con el valor Total por Distribuir en cero (0), oprima [ENTER], seguido del botón Limpiar, quedará sin bandas de registros de movimiento. Para que vuelvan a aparecer facturas ubíquese en Nota y oprima la tecla [ENTER] o en el botón Movimiento. TUTORIALES RELACIONADOS Bloqueo y Desbloqueo de Comprobantes. Borrar Comprobantes. Impresión. Digitación de Comprobantes (FV1, otros) TECLAS DE FUNCIÓN [F1]: Ayuda en Línea. [F3]: Guardar los registros. [F2]: Editar los registros. [F7] : Imprimir [CTRL]+[T]: Cambiar Tercero [CTRL]+[N]: Nuevo Comprobante Ver aquí teclado completo Barra de Funciones (ver ilustración)

10 PASO A PASO PARA CREAR UNA DEVOLUCIÓN VENTA CONTADO (DV2) 1. Ingrese por <Gestion><Movimiento Gestión> 2. Sobre el documento RC1 use la combinación de teclas [CTRL]+[N] 3. Digitar encabezado 4. Digitar movimiento 5. Guarde con la tecla [F3]. 6. Imprima y Finalice con [F7]. CUESTIONARIO Cómo borrar un Recibo de Caja? a. Colocar en Total por Distribuir cero (0), oprima [ENTER], seguido del botón Limpiar, luego en Comprobantes tecla [Supr]. b. Presionar Opción Automáticos en la parte Superior y luego dar Click en botón Borrar Comprobante. c. Presionar Tecla tecla [Supr] en cada registro, luego en Comprobantes tecla [Supr] d. En la ventana de Comprobantes presionar [Supr]