PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS LICITACIÓN DEL CONTRATO DE SUMINISTRO Y SERVICIOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN LABORATORIO DE HERRAMIENTAS DE EFICIENCIA PRODUCTIVA DEL SECTOR DE LA MADERA Y EL MUEBLE DE ANDALUCÍA POR PROCEDIMIENTO ABIERTO SUJETO A REGULACIÓN ARMONIZADA (PA. 02/2014) 1

2 LOTE 1. ADQUISICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES. ERP. Pag. 3 LOTE 2. SOFTWARE DE CONTROL DE MÉTODOS Y TIEMPOS. Pag. 43 LOTE 3. IMPLANTACIÓN DE UN SOFTWARE DE GESTIÓN DE ALMACÉN CAÓTICO Y DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE IDENTIFICACIÓN RFID Pag. 52 LOTE 4. SOFTWARE DE GESTIÓN DE COSTOS.. Pag. 63 2

3 LOTE 1. ADQUISICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES. ERP Valor estimado del contrato Lote 1: Plazo máximo de ejecución Lote 1: 11 meses Tipo de contrato: suministro 1. SITUACIÓN ACTUAL IAT cuenta con una serie de soluciones software que, aunque cubren sus necesidades de manera general, no constituyen una solución integral: diferentes aplicaciones estándar de mercados integrados con un conjunto de aplicaciones desarrolladas a medida para distintos procesos. Existe integración entre las distintas aplicaciones, lo que permite compartir la información y la automatización de procesos, aunque no al nivel que IAT necesita, dificultando la trazabilidad de los procesos, la escalabilidad de la solución y la integridad y seguridad de la información. El proceso de crecimiento, acuerdos con otras empresas y la internacionalización de IAT ha provocado una importante dispersión geográfica y unas necesidades colaborativas que hacen que el control de la información y la documentación devenga en un elemento fundamental para su gestión. Es por ello por lo que se pretende sustituir las aplicaciones actualmente en producción por un sistema ERP (Enterprise Resource Planning). El software de Planificación de Recursos Empresariales es una herramienta para la gestión integral de la empresa, llevando a cabo la racionalización y la integración entre procesos operativos y flujos de información dentro de la empresa con el objetivo de obtener sinergias entre los recursos que constituyen la compañía, así como posibilitar una mejor gestión y control de los mismos. Las aplicaciones ERP ofrecen un soporte común, de forma que cada empresa pueda configurar la solución que mejor se adapte a sus procesos de negocio, proporcionando un alto grado de flexibilidad a la empresa y mejorando los siguientes aspectos de la misma: Optimización de los procesos empresariales Facilitando el trabajo de los usuarios, evitando las tareas repetitivas y operaciones innecesarias o redundantes y optimizando los costes de todos los procesos. 3

4 Integridad de la información Posibilitando el acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna, evitando la duplicidad de la información y asegurando la calidad de la misma. Distribución de la información Compartiendo información entre todos los componentes de la organización adecuándose a los niveles de seguridad exigibles por cada empresa y cumpliendo los requisitos legales, así como incorporando herramientas que apoyen la toma de decisiones por parte de la Dirección de la organización. Incremento de la productividad Reduciendo los tiempos y costes de los procesos, mejorando los procesos de trabajo de la organización e incrementando la eficacia del manejo de la información. Con este nuevo sistema se pretende agilizar y mejorar la eficiencia, trasparencia y trazabilidad de los procesos y documentos Sistemas de información de IAT A continuación se enumeran las principales aplicaciones utilizadas por IAT para la gestión de sus procesos: MONITOR INFORMÁTICA: Software comercial para la gestión de nóminas. Software comercial de contabilidad (contabilidad general, analítica, impuestos, e inmovilizado) y Ventas. SGP: Sistema de Gestión de Proyectos. Dispone de un módulo de Clientes y de un módulo de informes. Permite el seguimiento técnico y económico de proyectos así como la gestión de toda la documentación asociada a cada uno de ellos. SGC: Sistema de Gestión de Compras. Permite realizar las compras de objetos/servicios según el procedimiento de IAT, desde la solicitud de pedido al control de recepción. ENDALIA: Sistema para la gestión de RRHH, formación, gestión de competencias del personal de IAT y la gestión/justificación económica de viajes (asociados o no a proyectos). Software comercial para el de control de presencia del personal de IAT. 4

5 METACUADRO: Sistema que permite tanto la definición de nuevos cuadros de mando como la gestión y consulta (en función de usuarios/perfiles) de los cuadros creados. Los indicadores pueden ser manuales o automáticos. VIGIATE: Sistema de vigilancia tecnológica de IAT, basada en Alfresco. PROPUESTAS DE MEJORA: Sistema que procesa todo el ciclo de vida dentro de una propuesta de mejora dentro de la organización. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Sistema que gestiona todos los mapas de proceso de IAT y su información asociada. SISTEMA DE GESTIÓN: Contiene información referente al sistema de gestión de IAT, recursos tecnológicos y formatos. SGI: Sistema de Gestión de Infraestructuras, basado en GLPI, utilizado para la gestión de incidencias mediante tickets, inventariado automático de equipos y gestión de reservas de salas y dispositivos. SGF: Sistema para la Gestión de Formación, realiza una completa gestión y control de la formación ofertada por IAT a sus clientes. FONDO DOCUMENTAL: La aplicación Fondo Documental le permite localizar documentos dentro del fondo documental de IAT, ya sean libros, revistas, artículos, CDs o documentos digitales. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO DEL LOTE 1 El objeto del presente pliego es fijar las bases y condiciones técnicas que deben regir la contratación del proyecto Desarrollo de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) para el Instituto Andaluz de Tecnología, que ofrezca soporte a las operaciones de IAT y permita agilizar sus procesos mediante la automatización e integración de los mismos. Para optar a la adjudicación del presente contrato las empresas interesadas deberán proponer un sistema ERP y un proyecto de implantación del mismo en el que se desarrolle una propuesta integral a partir de los requerimientos que se describen en este pliego y que de forma resumida comprenden los siguientes trabajos: Redacción del proyecto. Suministro, instalación y configuración de las aplicaciones informáticas. Integración de las nuevas aplicaciones con las ya existentes. Carga y enlace de datos. Formación para usuarios de la aplicación. Soporte post-arranque durante al menos un año desde la entrega 5

6 Dentro del alcance del proyecto se deben incluir los servicios de implantación del ERP, incluyendo el análisis, diseño, desarrollo, puesta en marcha, formación y soporte, así como el estudio de todos los procesos involucrados y la propuesta de reingeniería de procesos que permitan mejorar la eficiencia de los mismos, adaptándose a las recomendaciones de los estándares de calidad de gestión de procesos. Un punto a destacar dentro del objeto de este pliego es el análisis y explotación de la información relativa a todos los procesos que se incluyen dentro del sistema ERP. Se deben proporcionar las herramientas y mecanismos necesarios para poder realizar un seguimiento del cumplimiento de los procesos, así como obtener de una forma ágil y autónoma los informes necesarios para dar respuesta a las necesidades de información de los distintos perfiles de usuario asociados a los diferentes procesos. Se han de incluir en la oferta del proyecto la implantación de los portales necesarios para dar soporte a todos los usuarios del sistema ERP, así como un gestor documental que integre la documentación asociada a los procesos del sistema ERP y al sistema de vigilancia tecnológica de IAT. Durante el desarrollo del proyecto el personal de IAT estará completamente involucrado a todos los niveles y participará de manera activa tanto como sea necesario para garantizar el éxito del proyecto, si bien el licitante deberá responsabilizarse de la planificación, realización y seguimiento de las tareas técnicas necesarias, incluyendo la instalación del aplicativo, el diseño y modelado, la parametrización, conversión y migración de datos, realización de prototipos, desarrollos y adaptaciones, formación, arranque y soporte con el objetivo de entregar a IAT el sistema plenamente operativo. 3. CONTENIDO Y ALCANCE DEL PROYECTO 3.1. Consideraciones Previas Los licitantes deberán proponer una solución compuesta por una aplicación comercial estándar con más de 10 años en el mercado, los add-on de especialización para el sector, la arquitectura de implementación del sistema (módulos, BD, etc.), las licencias necesarias y los servicios asociados para el análisis, diseño, desarrollo la instalación, parametrización, personalización, puesta en marcha, formación y soporte, así como el estudio de todos los procesos involucrados y la propuesta de reingeniería de procesos que permitan mejorar la eficiencia de los mismos. A continuación se describen las necesidades que deben ser solucionadas por el nuevo sistema. Estos requerimientos servirán de base para la elaboración del proyecto básico, así como para realizar su validación una vez construido. 6

7 Para una adecuada gestión de la organización, IAT requiere la incorporación en la solución ERP de los siguientes procesos: Gestión Comercial / CRM. Gestión de Proyectos. Gestión de Compras. Gestión Financiera. Gestión Post-venta. Gestión de Calidad. Gestión de Formación Gestión de RRHH. Gestión Documental y Vigilancia tecnológica Gestión de Incidencias y Ticketing Módulo de informes y Business Intelligence A la hora de adjudicar el contrato IAT podrá ajustar la contratación definitiva de forma que recoja total o parcialmente los requerimientos deseados. Los trabajos descritos en la presente licitación no pretenden ser una relación exhaustiva de las características de los servicios a contratar, sino las líneas generales demandadas por IAT para este proyecto. Los licitadores podrán mejorar los requisitos mínimos aquí descritos en sus ofertas, lo cual se valorará positivamente durante la evaluación técnica de las mismas Características del sistema a) Modularidad El ERP ha de estar diseñado de manera que permita la eliminación o agregación de funcionalidades a la plataforma a medida que se vayan detectando nuevas necesidades en la organización a lo largo del tiempo. b) Escalabilidad Permitirá la adaptación a los distintos escenarios que puedan plantearse en el futuro, permitiendo el crecimiento de la plataforma tanto funcionalmente como en número de usuarios y en volumen de información, sin que exista pérdida de integridad o rendimiento de los servicios. c) Sostenibilidad económica y técnica Permitirá que con recursos técnicos y humanos limitados, pueda mantenerse la continuidad y evolución del sistema. 7

8 d) Usabilidad La plataforma ha de ser compatible, como mínimo, con los navegadores más utilizados en la actualidad (Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera e Internet Explorer). Los portales de acceso de los usuarios deberán poseer un diseño basado en Responsive Design para su adaptación a cualquier dispositivo desde el que se acceda (incluyéndose dispositivos IOS y Android). La plataforma ha de ser rápida, intuitiva y de fácil de usar. e) Fiabilidad La plataforma debe diseñarse con un alto nivel de tolerancia a fallos y disponibilidad 24x7x365. f) Integridad: Garantizando la unicidad de la información y su calidad y consistencia, permitiendo su acceso homogéneo y coherente desde los distintos módulos y puntos de vista. g) Flexibilidad Incorporando características y mecanismos que le permitan adaptarse fácilmente a las características específicas de IAT, así como a su evolución a lo largo del tiempo. h) Seguro Debe permitir la gestión de usuarios y grupos con mecanismos de autenticación flexible, basados en estándares e integrados con otros sistemas (LDAP, Microsoft AD, etc.). Para aquellos segmentos de información sensible debe permitir mantener registros de auditoria y encriptación de la información. i) Multi-idioma a nivel de interfaz de usuario y gestión de datos maestros. j) Interoperable con otras plataformas y sistemas. 8

9 3.3. Requisitos generales a) Estructura organizativa El sistema ERP debe ser flexible y adaptarse a las modificaciones en las estructuras tanto jerárquica como de organización de costes, manteniendo la integridad de los datos ante cualquier cambio que en estos ámbitos pudieran realizarse. b) Imagen corporativa El sistema ERP deberá adaptar su interfaz gráfica a la imagen corporativa de IAT (colores, logos, etc.). Será necesario presentar un prototipo del diseño gráfico que deberá ser aprobado por IAT. c) Idioma Tanto el sistema ERP como sus actualizaciones deberán utilizar por defecto el idioma español. El uso de cualquier otro idioma deberá ser autorizado por IAT. d) Consultas e informes El sistema ERP deberá incorporar la funcionalidad de búsqueda y consulta, así como la obtención de aquellos informes y estadísticas que se establezcan de uso frecuente y necesario, permitiendo diferentes criterios de selección, ordenación, agrupación, detalle, totalización y presentación. Los resultados obtenidos deberán poder ser exportados en formatos compatibles con otras aplicaciones informáticas (hojas de cálculo, PDF, HTML, etc.). Se realizarán los informes personalizados que defina IAT. El sistema deberá disponer de un módulo de consulta y una herramienta para el desarrollo de informes personalizados orientados al usuario final, sin necesidad de conocimientos de programación, que le permita explotar información no planeada y que puedan ser integrados en forma natural al resto de los informes estándar o definidos por el usuario. El sistema debe ofrecer todos los informes financieros y fiscales necesarios para cumplir la legislación aplicable a IAT y definidos en el Plan General Contable. 9

10 e) Inteligencia de negocio Se deben proporcionar los mecanismos necesarios para poder realizar estudios multidimensionales que permitan realizar análisis de la información relativa a los procesos del sistema ERP. Se deben diseñar los cuadros de mando necesarios en función de los distintos niveles de responsabilidad existentes en IAT, incluyendo aquellos indicadores clave de negocio que permitan evaluar el cumplimiento de los procedimientos definidos en los procesos de gestión de IAT. f) Rendimiento Se estima que el número máximo de usuarios concurrentes será de aproximadamente 132 (cifra qué podrá aumentar en los años sucesivos), por lo que el dimensionamiento de la plataforma tecnológica se realizará para que el rendimiento del sistema con este número de usuarios sea óptimo. g) Gestor documental El gestor documental debe estar completamente integrado con el sistema ERP, de modo que se pueda asociar uno o varios ficheros en cualquier tipo de formato, subir, consultar, gestionar y validar/ aprobar los documentos. El gestor documental debe incluir en su funcionalidad la posibilidad de definir flujos de trabajo tanto para la publicación de los documentos como para su revisión y aprobación. Se debe proponer una estructura de organización del Gestor documental eficiente, optimizando el rendimiento y dando respuesta a los requisitos de seguridad. El gestor documental debe permitir la firma digital de documentos añadidos, tanto la firma del propio documento como un metadato que incluya la firma del documento, tanto para documentos añadidos manualmente como mediante sistemas automáticos o documentos escaneados. El gestor documental debe gestionar la autorización de acceso a los documentos basándose en la estructura de seguridad de IAT y debe proporcionar los mecanismos necesarios para el registro de los accesos a los documentos con objeto de realizar auditorías. Así mismo, el gestor documental debe mantener un historial de documentos en aquellos casos que se considere oportuno. 10

11 Debe permitir la realización de búsquedas y filtrados, basadas tanto en los metadatos asociados a los documentos como en su contenido, de forma que permita la localización eficiente de todo tipo de documentos. Se proporcionará un sistema de alertas frente a modificaciones de documentos o de su estado. Debe proporcionar informes estadísticos de uso y auditoría. h) Flujos de trabajo Todos los procesos y procedimientos que se definan dentro del ámbito de este pliego deben estar soportados por un sistema de gestión de Workflows centralizado, que permita la gestión flexible de los mismos, de modo que sea posible la modificación de los estados del workflow por parte de un administrador del sistema. El workflow vendrá definido por un conjunto de acciones y eventos relacionados. Se debe mantener un histórico del comportamiento del workflow que permita el seguimiento de todos los pasos seguidos para un proceso concreto. Debe poder consultarse el estado de cualquier petición, y modificar el estado del workflow por parte de un administrador, permitiendo posicionar el workflow en un punto concreto. i) Notificaciones y avisos El sistema ERP debe proporcionar los mecanismos necesarios para definir alertas y notificaciones en función de reglas definidas por IAT. Cuando se cumplan estas reglas, el sistema deberá remitir las notificaciones electrónicas a las listas de distribución establecidas. Las notificaciones podrán incluir envío de correo electrónico y/o asignación de tarea para su resolución. 11

12 3.4. Requisitos técnicos Entorno Tecnológico IAT ha establecido las siguientes directrices en la implantación del nuevo ERP: Los sistemas operativos de las máquinas clientes serán: Windows XP, Windows 7, Windows 8.1. El licitador deberá proponer a IAT la estrategia de distribución del cliente y dimensionamiento de los PC para dichos clientes. Dicha estrategia deberá ser validada por IAT. El sistema ERP deberá poder ejecutarse en alguno de los entornos de virtualización más extendidos (VMWARE, CITRIX, RED HAT, Hyper V, etc.). El licitador aportará la plataforma tecnológica (sistema operativo, base de datos, etc.) a excepción de los servidores, así como las licencias pertinentes. El licitador deberá especificar las necesidades hardware de los servidores (procesador, memoria, disco, etc.) para el correcto despliegue de la solución propuesta, justificando el dimensionado de cada máquina. Se deberá incluir la instalación de al menos 2 entornos del sistema (para desarrollo/pruebas y para producción) así como su integración con el sistema de correo electrónico para el envío de mensajes, y con la herramienta de copias de seguridad Entornos de Trabajo Para el correcto funcionamiento y gestión del ciclo de desarrollo el licitador configurará los siguientes entornos: Pruebas y Preproducción. Utilizado para la realización de pruebas de despliegue e implantación, pruebas de actualización de software base y para la corrección de incidencias que necesiten datos actualizados. Producción. Utilizado para la explotación de la aplicación por parte de los usuarios finales. Respaldo. Entorno para la utilización como entorno de producción ante contingencia grave del entorno de producción. 12

13 Se gestionarán de la siguiente forma: Se documentarán los procedimientos de promoción de versiones entre entornos. Se identificarán unívocamente: o Las versiones en los entornos de pruebas y explotación. o Los objetos y sus versiones dentro de cada versión global del sistema. Permitirá conocer las incidencias corregidas o modificaciones funcionales implantadas en una determinada versión. Se implantará un sistema para la actualización de todos los datos necesarios para el correcto funcionamiento del sistema ERP desde el entorno de preproducción y pruebas hacia producción (y en sentido contrario si fuese necesario). El adjudicatario instalará una versión de demostración en la sede de IAT en Lucena, pudiendo convertirse IAT en prescriptor de la solución e incluso participar en futuras implantaciones del producto Integración con otros sistemas Se deberán desarrollar los interfaces necesarios para la integración con otros sistemas de IAT. A continuación se indican el conjunto de sistemas con los que deberá intercambiar información: Aplicación de gestión de nóminas Monitor Informática. Módulo de RRHH de Endalia: Sistema para la gestión de RRHH, formación, gestión de competencias del personal de IAT y la gestión/justificación económica de viajes (asociados o no a proyectos). La solución de Endalia soporta las siguientes funcionalidades: o Gestión de Viajes. o Gestión de Competencias. o Gestión de Ausencias y Vacaciones. o Gestión de CV s. o Formación. o Gestión de Empleados. o Gestión de Calendarios. 13

14 Migración, sincronización y conversión de datos El adjudicatario realizará un análisis de la información existente en las aplicaciones actualmente en explotación y que serán remplazadas por el sistema objeto de este pliego para determinar la estrategia de migración. Una vez identificada la información y los formatos en los que se encuentra, el adjudicatario realizará, probará y documentará los procesos necesarios para la migración de la información existente a la nueva estructura y elaborará un plan de migración. El proceso de migración desde las aplicaciones actuales al nuevo sistema a implantar se considera un factor de vital importancia dentro del marco del proyecto. Con el plan de migración se probará la conversión de la información en el sistema de desarrollo adelantándose de esta manera la conversión de la información estática e histórica antes de la puesta en producción Requerimientos de seguridad Requisitos generales La administración de la seguridad deberá de estar basada en roles, con herramientas que faciliten su definición y mantenimiento, así como la asignación de los usuarios o grupos. Debe permitir la definición de roles compuestos y que a un mismo usuario pueda asignarse más que un rol. El sistema debe estar preparado para utilizar los servicios de certificación electrónica prestados por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, incluyendo la firma digital en la validación de los flujos de procesos, documentos e identificación de usuarios. No obstante, éste no será un factor limitante en el uso del sistema que deberá incorporar alternativas de validación distintas Seguridad lógica En el acceso al sistema se hará mediante mecanismos de autenticación basados en estándares (LDAP, Microsoft AD, etc.) El sistema dispondrá de un mecanismo que permita dejar constancia permanente de los accesos al sistema y de acciones de los usuarios en aquellos procesos que IAT considere necesarios. 14

15 Seguridad de la base de datos Ninguna operación del usuario podrá producir una pérdida de la consistencia de los datos almacenados en la base de datos. El sistema permitirá la realización de copias de seguridad (y su recuperación) de forma periódica mediante un sistema libremente configurable por el administrador Requerimientos de rendimiento Se estima que el número máximo de usuarios concurrentes será de aproximadamente 132, por lo que el dimensionamiento de la plataforma tecnológica se realizará para que el rendimiento del sistema con este número de usuarios sea óptimo Requisitos funcionales El ERP propuesto deberá cubrir la mayor parte de los procesos establecidos en IAT para la realización de sus actividades. En el momento de la negociación del contrato IAT podrá ajustar la contratación definitiva de forma que recoja total o parcialmente los requerimientos deseados. Así mismo, el ERP deberá permitir la utilización de la firma electrónica así como dar soporte a la factura electrónica (tanto generadas por IAT como recibidas) en formato Facturae. De manera general el sistema deberá cubrir, al menos, las siguientes funciones: Capital Relacional La solución propuesta por el licitador deberá permitir gestionar todo el capital relacional de IAT y deberá ser lo suficientemente flexible como para atender necesidades futuras. Actualmente, las principales necesidades de IAT en este ámbito se centran en los siguientes aspectos: Gestión de clientes (Empresas, contactos, etc.) Gestión de inscripciones a cursos, jornadas, eventos. Gestión de expertos. Gestión de formadores. Gestión de colaboradores Gestión de proveedores. Gestión de Redes, asociaciones, plataformas, etc. 15

16 Deberá existir la máxima integración de esta información y se evitará la redundancia de la misma, potenciando de esta manera su integridad y la optimización del sistema Gestión Documental Los proyectos, procesos y herramientas de IAT se basan en una correcta gestión y control de la documentación. Es por ello, por lo que se considera un aspecto clave que el ERP propuesto disponga de un potente y único gestor documental que dé cabida a todos y cada uno de los procesos y sistemas que IAT necesita para desarrollar su cometido. Así pues, el gestor documental deberá dar soporte y adaptarse a las necesidades particulares de cada uno estos procesos, resaltando por su especial importancia los que a continuación se exponen 1 : Sistema de Gestión de Proyectos Sistema de Vigilancia Tecnológica Sistema de Gestión Sistema de gestión Documental Fondo Documental Catálogo de Recursos Tecnológicos Gestión Comercial/CRM Gestión de Incidencias y Ticketing Gestión de Formación Gestión del Capital Relacional de IAT Gestión de Compras Gestión de oportunidades multilaterales Propuestas de Mejora Gestión Financiera Funcionalidad básica Los diferentes sistemas o módulos compartirán una serie de requisitos funcionales que se considerarán básicos en el ámbito del ERP, adaptándose en cada caso a las particularidades de los procesos que constituyen los diferentes sistemas. Esta funcionalidad común incluiría lo siguiente: Definición y Gestión de Mensajería. Definición y Gestión de alertas y avisos. Explotación de la información en función de múltiples criterios de búsqueda. Generación de indicadores de seguimiento. Explotación de Datos. Exportación de informes a otros formatos (pdf, xls, etc). 1 Se incluye explicación más detallada en páginas siguientes 16

17 Integración de la información con datos de otros sistemas/módulos. Medición y control de la satisfacción del usuario/cliente. Control de revisiones e identificación unívoca de documentos. Integración con el sistema de propuestas de mejora. Gestión de perfiles y permisos. Clasificación según distintos criterios. Definición y Gestión de workflows. Gestión y uso de plantillas Gestión de Proyectos El gestor de proyectos debe ser un verdadero Project LifeCycle Management (PLM), basado en los estándares internacionales de la Dirección de Proyectos recogidos en la 5ª edición del Project Management Book of Knowledge (PMBOK ) y en la norma ISO :2012 (Directrices para la Dirección y Gestión de Proyectos). Los requisitos mínimos que ha de cumplir el gestor de proyectos se enumeran a continuación: Gestión de porftolios de proyectos atendiendo a diversos criterios de clasificación. Monitorización de los proyectos respecto al cumplimiento del alcance, plazo y coste del proyecto, documentación asociada, etc. Gestión documental de todo el ciclo de vida del proyecto. Permitir el trabajo colaborativo entre todos los miembros del equipo en un proyecto. Explotación de la información, especialmente la relativa a los documentos generados y el conocimiento generado en los proyectos. Gestión de riesgos de un proyecto. Gestión e imputación de los costes directos de un proyecto. Gestión de la planificación temporal de un proyecto y las disponibilidades de los recursos humanos (cargas de trabajo reales/previstas) y de idoneidad de competencias en las actividades requeridas. Generación de informes personalizados El Módulo de Gestión de Proyectos debe dar respuesta a los siguientes grandes grupos de procesos: INICIO, PLANIFICACIÓN, DESARROLLO Y EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL y CIERRE. Integración con ilab, espacio de trabajo colaborativo i-lab, diseñado como medio de interacción y transferencia para facilitar los procesos de innovación y mejora de las empresas de IAT Gestión Comercial/CRM Gestión de datos de clientes (Empresas, contactos, etc.) 17

18 Gestión de acciones comerciales con clientes Gestión de oportunidades Herramientas orientadas a operaciones de comunicación y marketing (Gestión de datos de grupos de interés, listados para exportación/impresión, preparación y envío de ings con opciones avanzadas, personalización por cliente/contacto y herramientas de tracking, etc.) Control de Presencia El ERP debe incluir un sistema de control de presencia, de forma que se puedan registrar las entradas y salidas del personal de IAT en sus diferentes sedes, así como la clasificación de las ausencias. Esta información estará integrada con el ERP y con la aplicación de Recursos Humanos de ENDALIA Metacuadro Definición y gestión de cuadros de mandos. Definición y gestión de indicadores manuales y automáticos (periodicidad de la medición, responsable, valores objetivos, valores de riesgo, alertas, etc.). Gestión de datos históricos. Gestión de perfiles y permisos de cada uno de los cuadros de mando. Generación de alertas y avisos Sistema de Gestión Documental Gestión de la documentación de los procesos IAT (mapa de procesos, subprocesos, esquemas, fichas y documentos y formatos asociados, etc.). Consulta, visualización, creación, edición y eliminación de la documentación de los procesos contemplados en la organización. Herramienta gráfica para la creación de mapas de procesos Sistema de Gestión Gestión documental de la información referente al sistema de gestión de IAT, recursos tecnológicos y formatos. Gestión de relaciones entre documentos. Importación/Exportación de documentos. Integración con el catálogo de recursos tecnológicos de IAT Gestión de Inventario y Ticketing 18

19 Soporte Técnico (HELP DESK) Soporte a los procesos definidos en ITL v3 o ISO Gestión de recursos informáticos. Gestión de licencias de software. Base de conocimientos. Integración con Propuestas de Mejora y Proveedores Gestión de Formación Sistema para la Gestión de Formación, realiza una completa gestión y control de la formación ofertada por IAT. Gestión, seguimiento y control de actividades formativas, jornadas y eventos. Publicación en la web de las actividades para su inscripción por parte de los clientes. Gestión, seguimiento y control de inscripciones (y cobros) Gestión de clientes(inscritos) Relacionado con el CRM Gestión de formadores Gestión de la documentación asociada a los cursos Evaluación y gestión de diplomas Gestión de listas de distribución. Integración con M. Clientes/CRM y M. encuestas de satisfacción Gestión de Formatos. Explotación de la información Gestión de indicadores. Exportación a otros formatos Gestión de Oportunidades Multilaterales Gestión, control y seguimiento del ciclo de vida completa de licitaciones y de su documentación asociada. Seguimiento y gestión de anuncios y licitaciones emitidas por diversas IFIs (Instituciones Financieras Multilaterales). Seguimiento y gestión de manifestaciones del interés en participar en iniciativas. Seguimiento y gestión de presentaciones de ofertas. Integración de la documentación asociada a las diferentes actividades. Optimización de las actividades, difusión eficiente de la información y agilización de las tareas. Integración con otros módulos del sistema para la elaboración de informes y documentación basada en plantillas. Multidioma. Gestión de fichas de referencia de proyectos. 19

20 Gestión de expertos Gestión del Propuestas de Mejora Gestión del ciclo de vida completo de una propuesta de mejora (emisión, planificación de acciones, asignación, evaluación, resolución, etc.). Clasificación de propuestas en diferentes tipologías, Generación automática de propuestas de mejora desde otros módulos del ERP en función de reglas establecidas Gestión del Existencias Gestión de almacenes Clasificación de movimientos de almacén Situación de stock por producto. Trazabilidad de productos. Histórico de movimientos Gestión de Compras Gestión de pedidos, albaranes y facturación. Gestión de proveedores. Gestión de contratos. Gestión de mantenimientos (garantías, SLAs, etc.) Gestión de ventas Gestión de pedidos, albaranes y facturación. Gestión de clientes. Gestión de contratos Módulo Financiero Contabilidad Financiera, la cual deberá cumplir la siguiente legislación: o Real Decreto 1514/2007, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad. o El Real Decreto 1491/2011, de 24 de octubre, por el que se aprueban las normas de adaptación del PGC a las entidades sin fines lucrativos y el modelo del plan de actuación de las entidades sin fines de lucro. o El resto de disposiciones legales vigentes en materia contable, tales como resoluciones del ICAC. Contabilidad Analítica. 20

21 Contabilidad Presupuestaria. Debe ser flexible para ajustarse a los criterios particulares de IAT para la realización de sus presupuestos, así como a sus procesos para la gestión de los mismos (aprobaciones, seguimientos, consultas, etc.). Gestión Financiera, con conexión a entidades bancarias. Gestión Tributaria. Gestión del Inmovilizado Módulo para la elaboración de informes económicos Se desarrollará un módulo específico para la elaboración de los informes económicos requeridos por los distintos grupos de interés de IAT Gestión del Capital Intelectual de IAT Gestión de Publicaciones técnicas de IAT, artículos científicos y técnicos y participación/ponencias en congresos científicos y técnicos Gestión del Catálogo de Recursos Tecnológicos Catalogación y gestión de los distintos recursos tecnológicos de IAT Sistema de Vigilancia Tecnológica Implementación del Sistema de Vigilancia Tecnológica de IAT utilizando el gestor documental propuesto por el licitador Fondo Documental Catalogación y gestión de los documentos dentro del fondo documental de IAT, ya sean libros, revistas, artículos, CDs o documentos digitales. Se implementará utilizando el gestor documental propuesto por el licitador Módulo E-Commerce Módulo integrado con el ERP que permita la venta de los diferentes productos de IAT (Jornadas, cursos, publicaciones, etc.). Debe permitir la edición y gestión de los artículos, permitiendo la agrupación de artículos en categorías. Los artículos se visualizarán en páginas indexables y contendrán características SEO avanzadas y editables. Posibilidad de comprar/contratar directamente. 21

22 Conexión con el portal de formación para articular el pago de inscripciones. Debe permitir la venta a nivel internacional y en diferentes monedas. Pago por tarjeta y PayPal. 4. EJECUCIÓN Y GESTIÓN DEL PROYECTO 4.1 Tareas necesarias para la ejecución de los servicios contratados a) Coordinación, administración, organización y dirección de los diferentes ámbitos del proyecto bajo la dirección de la persona designada por IAT como Director Técnico del proyecto. b) Análisis, diseño, desarrollo, implantación, formación y mantenimiento, así como el estudio de todos los procesos involucrados y la propuesta de reingeniería de procesos. Estos servicios deberán ser prestados por técnicos y consultores expertos, cuya cualificación y experiencia deberán ser acreditadas por la empresa licitante mediante curriculum vitae detallado, acompañado de cuantas referencias y certificaciones sean precisas. c) Diseño e implantación de los flujos de trabajo que dan soporte a los procesos, incluyendo la gestión y validación de los documentos electrónicos y la emisión de avisos y alertas. d) La realización de las interfaces necesarias para la integración con otros sistemas externos. e) El establecimiento de los niveles de seguridad y confidencialidad para la información del sistema, en cumplimiento con la legislación vigente y los niveles de acceso a la información definidos por IAT f) Pruebas unitarias, de integración, de carga y rendimiento. g) Entrega de toda la documentación prevista en este pliego, así como los correspondientes informes de seguimiento, a definir con el equipo técnico de IAT h) Recogida, tratamiento, carga e indexación de los datos para la migración de los contenidos de los sistemas actuales que queden sustituidos por los nuevos que los reemplacen. Por migración de datos se entenderán la carga de datos automática al nuevo sistema así como cualquier actividad destinada a la depuración automática y carga efectiva de dichos datos en la nueva aplicación 22

23 i) Suministro y puesta en marcha de la aplicación en las instalaciones designadas por IAT. La infraestructura hardware y de comunicaciones será puesta a disposición del adjudicatario, no siendo por tanto objeto de la presente licitación. j) Implantación de las medidas necesarias para minimizar el impacto causado por la sustitución de los sistemas actuales por el nuevo ERP. k) Elaboración y puesta en marcha de un procedimiento de salvaguardia de los datos (plan de contingencia). l) El desarrollo y ejecución de un plan de formación que garantice la capacitación funcional y técnica de los distintos perfiles de usuario de la herramienta objeto del presente pliego. m) Soporte y mantenimiento de la plataforma durante el periodo de vigencia del contrato, sin coste adicional. n) Suministro de las licencias de software necesarias para la utilización del ERP, en caso de que se requieran, por parte del adjudicatario, sin coste adicional Planificación La duración del contrato se extenderá desde la adjudicación formal hasta el fin del proyecto, previsto inicialmente para el 31 de diciembre de 2015, considerándose plazo de ejecución del proyecto, las posibles prórrogas y ampliaciones aprobadas, en su caso, por IAT. El adjudicatario se obliga a cumplir los plazos e hitos referidos en el presente pliego. El cumplimiento de estos plazos tiene carácter esencial, no obstante, dicho plazo podrá extenderse si se registran retrasos justificados a juicio de IAT. El adjudicatario deberá presentar una propuesta metodológica lo más detallada posible, con el plan de actividades y metodología a seguir para el análisis, diseño, desarrollo, puesta en marcha, formación y soporte del sistema ERP, cronograma de los trabajos, y mecanismos de seguimiento y control del proyecto. El software deberá contemplar la realización de prototipos del sistema de cara a facilitar las labores de definición y validación de las especificaciones por parte de los usuarios. La ejecución del proyecto constará de, al menos, las siguientes fases: 23

24 Análisis de Requerimientos / Funcional La planificación definitiva del proyecto se determinará una vez mantenida la reunión de lanzamiento, la cual estará orientada a concretar entre el adjudicatario e IAT tanto los objetivos generales del proyecto, como las tareas a desarrollar durante su ejecución. Dicha reunión tendrá lugar en un plazo no superior a una semana a contar a partir de la fecha de adjudicación del contrato. Durante esta fase el personal de IAT proporcionará a la empresa adjudicataria la documentación necesaria para esta fase y transferirá el conocimiento necesario para la ejecución del proyecto. De no existir esa documentación deberá ser identificada en esta fase para solicitarla a quien la posea o construirla de nuevo por la empresa adjudicataria. Se identificará, conjuntamente con la Dirección del proyecto, los usuarios clave que, por su implicación directa en el proyecto o por sus conocimientos, deban participar de manera activa en el mismo a lo largo de su ciclo de vida. Estos usuarios clave recibirán la formación necesaria en función de los roles que deban asumir. Así mismo, se definirá y establecerá cada uno de los comités o grupos de decisión necesarios para asegurar el correcto desarrollo del proyecto en cada una de sus fases. También se definirán las funciones, el sistema de comunicación y los niveles de decisión. Como parte del análisis funcional se realizará un documento detallado para determinar los procesos considerados en el alcance de este proyecto. Este documento deberá ser comprensible para personal no técnico y deberá apoyarse en diagramas de flujo para su mejor comprensión. Este documento de procesos de negocio recogerá claramente los siguientes aspectos: Identificación de los procesos. Mapa de procesos, con su secuencia de interacción. Perfiles y roles de los actores involucrados en cada proceso. Plataforma o módulo que soporta la gestión de cada proceso o fase de un proceso. Detalle de cada proceso, identificando cada una de las fases, condiciones, actores involucrados, interacción con otras fases del mismo proceso u otros, etc. Principales actividades: 24

25 Especificación del Sistema y subsistemas propuestos. Modelos y diagramas necesarios. Interfaces de usuario (pantallas e informes). Elaboración del documento de procesos de negocio Otras especificaciones no funcionales del Sistema (Requisitos de Seguridad y Control. Respaldo y Recuperación de Errores. Requisitos de Rendimiento). Elaboración de un Plan de Gestión de Riesgos, que contemplará todos los aspectos necesarios para la identificación y mitigación de los riesgos asociados al proyecto. Ha de incluir los siguiente aspectos: o Identificación de riesgos o Análisis de riesgos o Gestión de riesgos o Gestión de medidas correctoras y preventivas o Plan de implantación de medidas Productos a obtener: Documentación relativa a: Análisis de requerimientos/funcional (funcionalidad, informes a medida, formularios, conexiones con otros sistemas, procesos de carga/conversión de tablas, datos maestros y movimientos). Análisis de la integración del nuevo sistema con el resto de sistemas a relacionarse. Plan de Desarrollo y Entrega del nuevo sistema. Modelos y diagramas correspondientes a esta fase. Documento de Análisis Funcional. Documento de procesos de negocio. Reprogramación de las siguientes etapas del proyecto. Plan de Gestión de Riesgos Diseño Técnico del Sistema Principales actividades: Diseño de la Arquitectura del Sistema, Diseño Físico de Datos, Entorno Tecnológico del Sistema, Especificación del Plan de Desarrollo e Implantación. Estudio de la estrategia de migración. Procedimientos de operación y administración del sistema. Procedimientos de seguridad y control de acceso. Diseño de interfaz de usuario. 25

26 Productos a obtener: Documentación relativa a: Documento de Diseño Técnico del Sistema, que recoja toda la información detallada. Especificaciones de construcción de los componentes del sistema (módulos o clases). Procedimientos de migración y sus componentes asociados. Definición y revisión del plan de pruebas. Especificación de los requisitos de implantación. Reprogramación de las siguientes etapas del proyecto Parametrización / Construcción / Desarrollo El adjudicatario ejecutará el plan de actuaciones definido en las fases previas y elaborará y entregará periódicamente a IAT, con una frecuencia y un formato previamente acordados, una memoria de actuaciones (informe técnico de seguimiento), que permita valorar los avances en el proyecto y que contemple al menos los siguientes aspectos: Resumen de actividades realizadas. Grado de cumplimiento de los objetivos planificados. Planificación de actividades para el siguiente periodo. Incidencias detectadas durante el periodo. Principales actividades: Programación de los informes a medida, formularios, conexiones, procesos de extracción/carga/conversión de tablas, datos maestros y movimientos. Configuración, adaptación y parametrización del ERP Pruebas de desarrollo. Definición de perfiles de usuario (autorizaciones). Productos a obtener: Manuales de parametrización. Desarrollos resultantes de la construcción: informes a medida, formularios, conexiones con otros sistemas, procesos de carga/conversión de tablas, datos maestros y movimientos. Manuales de construcción y de usuario final. 26

27 Plan de Formación a usuarios finales. Manuales de Formación de usuarios finales. Documento de definición de perfiles de usuarios (autorizaciones). Manuales de explotación del nuevo sistema. Documento de Implantación, estrategia de corte de operaciones. Reprogramación de las siguientes etapas del proyecto Implantación Una vez completado el desarrollo del nuevo sistema, incluyendo toda la documentación y concluidas con éxito las pruebas definidas en el correspondiente plan de pruebas destinadas a certificar que el sistema cumple todos los requisitos funcionales, técnicos, etc., se procederá a la implantación del mismo en el entorno de producción, para lo cual el adjudicatario deberá elaborar un plan de implantación detallado. El adjudicatario se encargará de la instalación y configuración de todo el sistema definido en este pliego en los entornos mencionados, garantizando el correcto funcionamiento de los mismos. Los desplazamientos del personal del adjudicatario a las instalaciones de IAT no supondrán ningún coste adicional (ni en coste, ni en horas). Si durante la fase de paso a producción se pusieran de manifiesto deficiencias, relevantes a juicio del Director Técnico del proyecto, que no hubieran sido descubiertas durante las pruebas, no se procederá al despliegue generalizado del sistema hasta que dichas deficiencias fueran resueltas por el adjudicatario sin coste adicional para IAT y con posibilidad de imposición de las penalizaciones previstas en el en el pliego administrativo si ello supusiera retrasos en los hitos y/o plazos de ejecución del proyecto. Principales actividades: Además de las actividades propias de la implantación del nuevo sistema, se realizarán las pruebas de usuario final. Pruebas finales de conexión y procesos de extracción/carga/conversión. Pruebas de rendimiento y operatividad. Pruebas de control de la integridad de la información. Formación a usuarios finales. Productos a obtener: Puesta en producción del Sistema y documentación completa del nuevo sistema. 27

28 Carga inicial de datos de migración. Documento de detalle de organización del Soporte, para el período de soporte post implantación que realizará el adjudicatario. Se definirá en mayor detalle el plan de soporte, los aspectos organizativos y el procedimiento de resolución de incidencias. Aprobación del proyecto de implantación. Soporte post implantación. Resolución de incidencias post implantación. Informes periódicos de funcionamiento del sistema (funcionales y tecnológicos). Posible formación complementaria no planificada Fin del proyecto A la finalización del contrato, el adjudicatario presentará una memoria final que detalle el alcance efectivo de los trabajos realizados. Una vez certificada la finalización de la fase de implantación, se pondrá en producción el sistema, garantizando un funcionamiento en paralelo con los sistemas actuales de al menos 6 semanas para garantizar su correcto funcionamiento, además de la realización de una batería de pruebas en el entorno definitivo. La puesta en marcha del nuevo sistema es un momento crítico para el éxito del proyecto, por lo que es fundamental que durante esta fase el adjudicatario proporcione soporte, no solo mediante teléfono, correo electrónico u otras herramientas de acceso remoto, sino también soporte directo, con personal desplazado a las instalaciones de IAT, para ayudar in situ a los usuarios y solventar los errores de diseño o implantación que se puedan detectar. Además esta fase debe contemplar la formación a usuarios y la entrega de los manuales correspondientes Productos a obtener: Nuevo Sistema, exento de defectos. Resumen de todas la tareas realizadas. Grado de cumplimiento de los objetivos. Conclusiones del adjudicatario sobre el proyecto y posibles mejoras a introducir para el siguiente ciclo. Toda la documentación requerida, actualizada y exenta de defectos. Formación de los usuarios. Con la suficiente antelación sobre la terminación de la relación contractual con la empresa adjudicataria, ya sea en el caso de la finalización normal del 28

29 contrato o en el caso de que no existiese voluntad y/o entendimiento mutuo sobre la continuidad del servicio, y siempre que resulte procedente, deberá realizarse el traspaso de toda la documentación y del conocimiento desde la empresa adjudicataria al personal interno de IAT o a una tercera empresa, si ha lugar. La duración de este traspaso en ningún caso deberá ser superior a quince días y se deberá mantener y cumplir el nivel de servicio establecido en el contrato con IAT, así como finalizar todos los trabajos y tareas en curso registradas hasta el último día de contrato inclusive Dirección y Equipo Técnico de trabajo Coordinación y seguimiento de los trabajos Se formará un Comité de Dirección para coordinar la ejecución y el seguimiento de los trabajos durante la ejecución del contrato, el cual estará formado por un Director Técnico designado por IAT y un Jefe de Proyecto designado por el adjudicatario. Director Técnico Las funciones del Director Técnico en relación con el presente pliego serán las siguientes: Actuar como interlocutor principal frente al adjudicatario en lo relativo a las cuestiones derivadas de la ejecución del contrato. Velar por el adecuado cumplimiento de los objetivos y servicios contratados. Marcar las directrices de los trabajos a realizar, siendo estas directrices de obligado cumplimiento por parte del adjudicatario. Proponer las modificaciones convenientes o, en su caso, proponer la suspensión de los trabajos si existiese causa suficientemente justificada. Emitir las certificaciones parciales de recepción de los servicios contratados. Vigilar el cumplimiento de las medidas de protección de datos personales, confidencialidad, custodia de la documentación y de cualquier otra normativa de aplicación al proyecto. Convocar reuniones periódicas de seguimiento con el fin de determinar, analizar y valorar las incidencias que, en su caso, se produzcan durante la ejecución del contrato. Incorporar al equipo de trabajo a las personas que estime necesarias para verificar y evaluar todas las actuaciones a su cargo. 29