Guía de Administración de LotusLive. LotusLive

Transcripción

1 Guía de Administración de LotusLie LotusLie

2

3 Guía de Administración de LotusLie LotusLie

4 Nota Antes de utilizar este producto y la información a la que da soporte, lea la información contenida en el apartado Aisos en la página 91. Aiso Esta edición se aplica a LotusLie y a todos los releases y modificaciones posteriores hasta que se indique lo contrario en nueas ediciones. Copyright IBM Corporation 2010, 2012.

5 Administración de LotusLie LotusLie cuenta con colaboración en línea y redes sociales en un conjunto de herramientas disponibles en la web. Los representantes del sericio al cliente de IBM pueden ayudarle a la hora de seleccionar los sericios de colaboración y correo más adecuados para su empresa. Los sericios de correo incluyen LotusLie Notes y LotusLie inotes. Los sericios de colaboración incluyen LotusLie Engage, LotusLie Connections, LotusLie Meetings y LotusLie Eents. Cuando decide el número de suscripciones que necesita para cada sericio, tenga en cuenta el número de usuario que tiene. Cuando decida los sericios que a a necesitar, tenga en cuenta los sericios de mensaje existentes, cualquier restricción de seguridad o de red, los orígenes de datos que utiliza y cualquier integración de la aplicación. Para obtener más información sobre los diferentes sericios que ofrecemos, isite LotusLie y haga clic en Sericios. Información relacionada: Guía de inicio para LotusLie Engage y LotusLie Connections Requisitos del sistema para LotusLie Reisión de los requisitos del sistema para utilizar LotusLie. Requisitos del sistema para LotusLie Engage y LotusLie Connections Requisitos del sistema para LotusLie Meetings y LotusLie Eents Requisitos del sistema para LotusLie inotes Requisitos del sistema para LotusLie Notes Personalización de LotusLie para su organización Los administradores pueden cambiar el aspecto de LotusLie. Diseñe una página de organización, establezca una combinación de colores predeterminados, agregue campos a los perfiles de usuario y actualice la configuración personal. Diseño de la página de la organización Cree una página pública que represente la organización. Incluya la información de contacto, archios y una bree descripción. Acerca de esta tarea Esta función se encuentra disponible para LotusLie Engage y LotusLie Connections. Debe haber iniciado sesión con una cuenta de administrador para cambiar estos alores. Procedimiento 1. Haga clic en el nombre de su organización en la barra de naegación para obtener la página de la organización. Copyright IBM Corp. 2010,

6 2. Haga clic en Editar información. a. Añada o modifique información general acerca de la organización. Por ejemplo, escriba un título que se muestre por debajo del nombre de la organización, una bree descripción sobre la organización, información de contacto y el sitio web de la organización. b. Haga clic en Cambiar para sustituir el gráfico predeterminado por un gráfico personalizado cargado. 3. Haga clic en Personalizar tema de la organización para cambiar el aspecto de LotusLie para su organización. Seleccione Cambiar para lo que quiere modificar. Cambie la combinación de colores seleccionando un tema predeterminado. También puede seleccionar la opción del arcoiris para especificar elementos indiiduales. Asimismo, puede agregar un logotipo para la barra de naegación o seleccionar para ocultar una imagen. Estos cambios afectan al aspecto de LotusLie para todos los usuarios. Tareas relacionadas: Cómo agregar el logotipo a la barra de naegación Personalice el sitio agregando el logotipo de la organización a la barra de naegación. Personalizar el logotipo de la barra de naegación no afecta a la imagen que aparece en la página de inicio de sesión. Personalización de la identidad de marca en la página 6 Como proeedor, puede personalizar la información que aparece cuando sus clientes utilizan LotusLie. Al oler a marcar las pantallas que isualizan sus clientes, se identificará el sitio con su organización en lugar de con LotusLie. Cómo agregar el logotipo a la barra de naegación Personalice el sitio agregando el logotipo de la organización a la barra de naegación. Personalizar el logotipo de la barra de naegación no afecta a la imagen que aparece en la página de inicio de sesión. Acerca de esta tarea Añadir un logotipo personalizado a la barra de naegación asocia la organización con la identidad de marca. La personalización del logo se llea a cabo al actualizar el tema de la organización. Puede cambiar el logotipo a traés de la Configuración de organización o editando la página de su organización. Procedimiento 1. Haga clic en Administración > Gestionar organización. 2. Haga clic en Tema. 3. Haga clic en Cambiar en la sección Logotipo y cargue su nueo logotipo. 4. Asegúrese de que no se oculte el logotipo estableciendo Mostrar logotipo como Mostrar. Tareas relacionadas: Diseño de la página de la organización en la página 1 Cree una página pública que represente la organización. Incluya la información de contacto, archios y una bree descripción. Cómo actualizar los perfiles de usuario Agregue campos personalizados al perfil de usuario para capturar información releante a la organización. De manera predeterminada, un perfil de usuario incluye campos para el nombre y otra información de contacto. 2 Guía de Administración de LotusLie: LotusLie

7 Procedimiento 1. Haga clic en Administración > Gestionar organización. 2. Haga clic en Personalización del perfil. 3. Haga clic en Agregar. Especifique un nombre de campo y seleccione el alor de priacidad. Este alor determina quien puede isualizar el campo en los perfiles del usuario. Visible públicamente: cualquiera que pueda er el perfil de usuario puede er este campo personalizado. Usuarios de LotusLie: sólo los usuarios registrados de LotusLie pueden er este campo personalizado. Usuarios de la misma organización: sólo otros miembros de la organización del usuario pueden er este campo personalizado. Contactos de red: sólo los miembros de la organización del usuario y de los contactos de red del usuario pueden er este campo personalizado. Resultados Los campos personalizados se añaden a sus perfiles de usuario como campos opcionales. Cómo configurar la información personal Visualice y actualice la configuración personal, incluido el nombre, niel de acceso, contraseña y entorno local. Acerca de esta tarea Sólo se pueden modificar estas opciones donde ea Cambiar. Procedimiento 1. Haga clic en su nombre en la barra de naegación. 2. Haga clic en Configuración de mi cuenta. 3. Haga clic en Cambiar para actualizar el nombre, contraseña preferencia del idioma o la zona horaria. Creación de anuncios de organización Difunda mensajes a sus usuarios con información que quiere que tengan en cuenta. Los anuncios se muestran en Mi panel de instrumentos para todos los usuarios de la organización. Éstos son diferentes de los anuncios del sistema, que enía el equipo de Soporte para difundir mensajes sobre LotusLie, como por ejemplo notificaciones de operaciones de mantenimiento preistas. Acerca de esta tarea Puede mostrar hasta tres anuncios a los usuarios en el momento que quiera. Puede crear y guardar hasta ocho anuncios. Procedimiento 1. Haga clic en Administración > Gestionar organización. 2. Amplíe la sección con el nombre de la organización y haga clic en Anuncios. 3. Haga clic en Agregar anuncio y rellene los detalles del anuncio. Administración de LotusLie 3

8 Título: Especifique el título del anuncio. Puede utilizar hasta 128 caracteres de un solo byte. Mensaje de texto: Especifique el contenido del anuncio. Puede utilizar hasta 1000 caracteres de un solo byte. Dirección URL: Opcional. Especifique una dirección web para mostrar en el anuncio. Descripción URL: Opcional. Especifique una descripción de la dirección web del anuncio. Caducidad: Opcional. De manera predeterminada, los anuncios no caducan. Para establecer una fecha de caducidad, seleccione Caducará en un fecha seleccionada y especifique la fecha y la hora. La hora y fecha se establecen teniendo en cuenta el huso horario local. 4. Para guardar un anuncio sin difundirlo, haga clic en Guardar. Para guardar un anuncio y difundirlo a todos los usuarios, haga clic en Guardar y habilitar. Resultados Para habilitar un anuncio tras haberlo guardado, haga clic en la flecha hacia abajo para el anuncio apropiado y seleccione Habilitar. Asimismo, un anuncio puede editarse, inhabilitarse o borrarse de este menú. Tareas relacionadas: Suscripción de usuarios a anuncios del sistema El equipo de Soporte crea anuncios del sistema para difundir mensajes sobre LotusLie, como por ejemplo notificaciones de operaciones de mantenimiento preistas. Éstos son distintos de los anuncios que los administradores pueden crear y difundir a los usuarios. De forma predeterminada, los anuncios del sistema se muestran cuando un usuario inicia sesión. Además, los administradores pueden seleccionar que los anuncios del sistema se eníen a cuentas de correo electrónico de usuarios determinados. Suscripción de usuarios a anuncios del sistema El equipo de Soporte crea anuncios del sistema para difundir mensajes sobre LotusLie, como por ejemplo notificaciones de operaciones de mantenimiento preistas. Éstos son distintos de los anuncios que los administradores pueden crear y difundir a los usuarios. De forma predeterminada, los anuncios del sistema se muestran cuando un usuario inicia sesión. Además, los administradores pueden seleccionar que los anuncios del sistema se eníen a cuentas de correo electrónico de usuarios determinados. Acerca de esta tarea Al suscribir a usuarios para que reciban los anuncios del sistema sobre LotusLie por correo electrónico, los administradores pueden asegurarse de que los anuncios del sistema se ean sin tener que confiar en que un usuario inicie sesión en LotusLie. Procedimiento 1. Haga clic en Administración > Gestionar organización. 2. Haga clic en Cuentas de usuario. 3. Haga clic en la flecha al lado del usuario que desea suscribir a los anuncios del sistema. 4. Seleccione Suscribir a anuncios. 4 Guía de Administración de LotusLie: LotusLie

9 Qué hacer a continuación Para eitar que se eníen mensajes de correo electrónico a un usuario que esté suscrito a los anuncios del sistema, haga clic en Administración > Gestionar organización > Cuentas de usuario, haga clic en la flecha al lado del usuario correspondiente y seleccione Anular suscripción a anuncios. Tareas relacionadas: Creación de anuncios de organización en la página 3 Difunda mensajes a sus usuarios con información que quiere que tengan en cuenta. Los anuncios se muestran en Mi panel de instrumentos para todos los usuarios de la organización. Éstos son diferentes de los anuncios del sistema, que enía el equipo de Soporte para difundir mensajes sobre LotusLie, como por ejemplo notificaciones de operaciones de mantenimiento preistas. Cómo trabajar con aplicaciones internas Otorgue a sus aplicaciones internas acceso a LotusLie. Una aplicación interna es una aplicación que utiliza su organización y que no está disponible en LotusLie de forma predeterminada. Si registra estas aplicaciones con LotusLie, las pone a disposición de los usuarios de su organización. Acerca de esta tarea Para trabajar con LotusLie y su aplicación interna, en primer lugar la aplicación debe estar registrada en LotusLie. Los usuarios acceden a la aplicación como de costumbre, pero ahora la aplicación puede interactuar con LotusLie. Por ejemplo, un usuario puede publicar un archio en una aplicación que puede estar disponible desde LotusLie. El registro de aplicaciones se implementa con el protocolo OAuth con pares de clae y secreto. Ambos, OAuth 1.0 y OAuth 2.0, son compatibles. OAuth 2.0 presenta nueas características, como la posibilidad de personalizar cuánto tiempo una aplicación tiene acceso a LotusLie. Cuando caduca el acceso de la aplicación, se solicitará a los usuarios que otorguen a la aplicación acceso a su cuenta de LotusLie. Con OAuth 1.0, el acceso de una aplicación dura unas cuantas horas. Con OAuth 2.0, puede seleccionar otorgar permiso a su aplicación interna durante un máximo de 90 días. Puede seleccionar habilitar el soporte de OAuth 2.0 para su aplicación interna cuando la registre. Procedimiento 1. Haga clic en Administración > Gestionar organización. 2. Haga clic en Aplicaciones internas. 3. Haga clic en Registro de aplicación. OAuth 1.0a se habilita de manera predeterminada. Especifique un nombre y descripción para la aplicación cuando se le solicite. El nombre y descripción de su aplicación puede cambiarse en cualquier momento si hace clic en el menú al lado de la aplicación y selecciona Editar propiedades. El nombre de la aplicación no puede exceder los 50 caracteres, y la descripción de la aplicación no puede exceder los 1000 caracteres. Seleccione Tipo de OAuth para habilitar OAuth 2.0. Si habilita OAuth 2.0, podrá seleccionar la duración de acceso y especificar un URL de deolución de llamada. La opción Duración de otorgamiento de acceso define la caducidad acceso de la aplicación interna a LotusLie. LotusLie utiliza el URL de deolución de llamada para eniar información sensible a su seridor. Es preferible eniar esta información a traés de HTTPS para Administración de LotusLie 5

10 eitar la posibilidad de ser interceptado; no obstante, ambas opciones, HTTP y HTTPS, son compatibles. El usuario olerá a este URL una ez que se haya aprobado o denegado el acceso de la aplicación. Durante el registro, se asignará a su aplicación una clae y secreto. Las aplicaciones registradas se muestran en Aplicaciones internas. Qué hacer a continuación Después de registrar su aplicación, puede que tenga que restablecer su par de clae y secreto. Por ejemplo, restablezca los alores si sospecha que puedan erse comprometidos. Para restablecer la clae y secreto, haga clic en el menú de la aplicación correspondiente y seleccione Restablecer credenciales. Asegúrese de actualizar la aplicación con las nueas credenciales. Para er el par de clae y secreto de OAuth asignado a una aplicación, haga clic en el menú de la aplicación adecuada y seleccione Mostrar credenciales. Para reocar el acceso de su aplicación a LotusLie, haga clic en el menú de la aplicación correspondiente y seleccione Suprimir. Personalización de la identidad de marca Como proeedor, puede personalizar la información que aparece cuando sus clientes utilizan LotusLie. Al oler a marcar las pantallas que isualizan sus clientes, se identificará el sitio con su organización en lugar de con LotusLie. Puede personalizar la información que isualizan los clientes mientras inician sesión en su organización, restablecen su contraseña o isualizan su página de Mi panel de herramientas. Estos cambios hacen que su marca sea isible para los clientes y también afecta a su propia organización. Puede personalizar la siguiente información de identidad de marca: Logotipo de inicio de sesión Cargue una imagen para utilizar como el logotipo que aparece en las páginas de inicio de sesión y de restablecimiento de contraseña. El logotipo de inicio de sesión es la imagen que isualiza un usuario cuando inician sesión en la organización que pertenece a su cliente. Los usuarios que inicien sesión en su organización también podrán er esta imagen. Este logotipo no aparece en la barra de naegación. Si carga una nuea imagen sobrescribirá la imagen actual. Si necesita guardar una copia de la imagen actual, descárguela antes de que cargue una nuea. Vaya a Administración > Gestionar organización > Configuración del sistema > Tema para actualizar el logotipo de inicio de sesión. Información de organización Personalice la información que isualizan los clientes sobre su organización. El nombre de organización especificado aquí aparece en la página que sus clientes utilizan para iniciar sesión en su organización. Los detalles de organización especificados aquí también aparecen cuando se enían correos electrónicos a sus clientes. Por ejemplo, el correo electrónico que se enía cuando se añade un usuario a su organización contiene la información de organización en lugar de la información de LotusLie predeterminada. 6 Guía de Administración de LotusLie: LotusLie

11 Vaya a Administración > Gestionar organización y haga clic en Identidad de marca bajo el nombre de su organización para actualizar la información de organización. La información especificada en Identidad de marca > Cambiar información de organización no afecta al nombre de organización que aparece en la barra de naegación. Para editar el nombre de organización que aparece en la barra de naegación yalolargodetoda la organización, haga clic en Administración > Gestionar organización > Configuración de cuenta de organización. Enlaces Editar los enlaces que aparecen en una organización que pertenece a su cliente. Utilice estos enlaces para dirigir a los usuarios que han iniciado sesión a una organización que pertenece a su cliente, a su información de propiedad. Estos enlaces aparecen en el pie de página de Mi panel de herramientas. Vaya a Administración > Gestionar organización y haga clic en Identidad de marca bajo el nombre de su organización para actualizar los enlaces de su organización. Información de soporte Editar los enlaces que aparecen en su organización y en una organización que pertenece a su cliente. Utilice estos enlaces para dirigir a los usuarios que han iniciado sesión a una organización que pertenece a su cliente, a su información de soporte. El URL de soporte aparece en el menú Ayuda. El URL del Correo electrónico de soporte aparece en el pie de página de Mi panel de herramientas. Vaya a Administración > Gestionar organización y haga clic en Identidad de marca bajo el nombre de su organización para actualizar la información de soporte. Si un cliente especifica un correo electrónico de soporte para su organización en Administración > Gestionar organización > Configuración de sistema > Seguridad, ese URL sobrescribirá al URL que proporcione aquí. Tareas relacionadas: Diseño de la página de la organización en la página 1 Cree una página pública que represente la organización. Incluya la información de contacto, archios y una bree descripción. Configurar cuentas de usuario Para que los usuarios puedan acceder a LotusLie, antes hay que crearles una cuenta. Sólo los administradores pueden agregar cuentas de usuario. Cada cuenta de usuario tiene uno o arios roles asignados a ella que determinan qué puede er o hacer un usuario. Hay arios roles que se pueden asignar a una cuenta de usuario. Un Usuario puede isualizar la página de una organización, añadir archios y acceder a la configuración personal. No podrán acceder a la configuración de la organización, modificar ninguna configuración del sistema como las opciones de seguridad, las opciones del perfil o modificar los logotipos o los temas de la organización. Administración de LotusLie 7

12 Un Desarrollador de aplicaciones tiene el acceso necesario para integrar sus aplicaciones internas de la organización con LotusLie, pero no tiene acceso a otras áreas del administrador. No podrán acceder a la configuración de la organización, modificar ninguna configuración del sistema como las opciones de seguridad, las opciones del perfil o modificar los logotipos o los temas de la organización. Otorgue este rol a un usuario cuando desee darle acceso a Aplicaciones internas para registrar aplicaciones personalizadas mediante OAuth. Un desarrollador de aplicaciones no puede suscribirse a un sericio, a no ser que se le asigne también el papel de usuario. Un Asistente de administrador tiene permisos suficientes para restablecer las contraseñas para los usuarios con suscripciones de colaboración o correo. Asimismo, pueden oler a eniar initaciones a usuarios pendientes. Un asistente de administrador no puede suscribirse a un sericio, a no ser que se le asigne también el papel de usuario. No seleccione ambos roles, el rol de Administrador y el rol de Ayudante de administrador a un único usuario. Un Administrador tiene acceso para modificar toda la configuración de la organización, como la descripción y la información de contacto, la configuración del sistema como las opciones de seguridad, las reglas de compartición de archios y el tema de la organización. También pueden añadir o eliminar usuarios, gestionar roles de usuario, asignar priilegios de administrador o priilegios de asistente de administrador a otros usuarios, habilitar aplicaciones integradas para usuarios y gestionar suscripciones de sericio. Los administradores pueden restablecer las contraseñas para usuarios con suscripciones de correo, pero no para usuarios con suscripciones de colaboración. No pueden subscribirse a un sericio, a menos que se les asigne también el rol de usuario. No seleccione ambos roles, el rol de Administrador y el rol de Ayudante de administrador a un único usuario. Cómo agregar usuarios Para agregar usuarios, debe poseer priilegios de administrador. En caso de que quiera agregar muchos usuarios de una sola ez, póngase en contacto con un representante del sericio de atención al cliente. Antes de empezar Antes de agregar un usuario, determine qué roles les a a otorgar, a qué suscripciones les quiere dar acceso y las direcciones de correo electrónico. Las suscripciones de LotusLie se clasifican como sericios de Colaboración o Correo. Los sericios de colaboración incluyen LotusLie Engage, LotusLie Connections, LotusLie Meetings y LotusLie Eents. Los sericios de Correo incluyen LotusLie inotes y LotusLie Notes. Según los sericios que se hayan seleccionado durante la creación inicial de la cuenta, podría existir más de una manera de notificar al usuario su nuea cuenta. A los usuarios configurados con un sericio de colaboración, los administradores les proporcionan una dirección de correo electrónico que será su Identidad de cuenta. Estos usuarios reciben un correo electrónico de initación en esa dirección. Al configurar una cuenta para un usuario de LotusLie Notes, los administradores deben proporcionar una contraseña temporal con la que el nueo usuario puede iniciar sesión. Los administradores deben notificar esta contraseña temporal a los nueos usuarios de LotusLie Notes. Al configurar una cuenta para usuarios de LotusLie inotes, los administradores tienen la opción de crear una contraseña temporal o asociar esa cuenta de usuario con una dirección de correo electrónico alternatia que sea externa a LotusLie. Se puede eniar un correo electrónico de initación a la dirección de correo electrónico externa. 8 Guía de Administración de LotusLie: LotusLie

13 Procedimiento Para añadir un usuario, haga clic en Administración > Gestionar organización > Cuentas de usuario > Añadir cuenta de usuario y proporcionar la información necesaria para cada sección. 1. Utilice Información básica para definir la información de usuario, asignar roles y añadir contenido personalizado al mensaje de correo electrónico de initación. El rol de usuario se debe seleccionar antes de que el usuario se suscriba a un sericio. Seleccione Asistente de administrador para darle a un usuario la capacidad de restablecer contraseñas para otros o reeniar initaciones pendientes o caducadas. Seleccione Administrador para otorgar a este usuario priilegios de administración. Seleccione Desarrollador de aplicaciones para los usuarios que necesitan registrar aplicaciones internas. 2. Utilice Suscripciones para seleccionar a qué sericios tiene acceso un usuario y asignar cualquier almacenamiento adicional para archios o correo electrónico. Seleccione la suscripción adecuada para asignarla al usuario. Si su organización ha adquirido almacenamiento adicional, podrá asignar la cantidad de almacenamiento para el usuario que está añadiendo. La Cuota de archios le permite asignar el límite de gigabytes que tiene un usuario al cargar archios. La Cuota de correo le permite asignar el máximo de gigabytes disponibles de almacenamiento de correo electrónico para este usuario. El almacenamiento adicional se debe especificar en números enteros, como 1o2. Noutilice fracciones o decimales. Al crear una cuenta de usuario para sericios de correo, existen más opciones que el administrador puede especificar. Inicio de sesión preferido: para usuarios de LotusLie Notes, los administradores deben crear una contraseña temporal que se utiliza para iniciar sesión inicial. Para usuarios de LotusLie inotes, los administradores pueden seleccionar crear una contraseña de inicio sesión inicial o proporcionar una dirección de correo electrónico alternatia a la que eniar la initación. Solo para LotusLie Notes: los administradores pueden especificar el nombre distinguido que a a utilizar. Estos campos son opcionales y si se dejan en blanco, LotusLie Notes intentará definirlos. 3. Utilice Aplicaciones integradas para añadir aplicaciones de terceras partes integradas a una cuenta de usuario. Antes de que una aplicación integrada aparezca como opción en una cuenta de usuario, debe haberse habilitado desde Aplicaciones integradas de terceros. 4. Utilice Identidad de cuenta para especificar la información de cuenta del usuario. El correo electrónico especificado se conierte aquí en el ID con el que el usuario inicia sesión. Se guarda en minúsculas. La dirección de correo electrónico está limitado a 64 caracteres, no se incluyen los nombres de dominio. Debe comenzar por una letra, número o guión bajo, pero también puede contener un periodo o un guión. No puede contener dos periodos consecutios o terminar con un periodo. Para usuarios con suscripción de colaboración, se manda un correo electrónico de initación a la dirección especificada en la Identidad de cuenta. Para usuarios de suscripción de correo creados con contraseñas iniciales, no se enía ningún correo electrónico. En su lugar, los usuarios de LotusLie Notes y LotusLie inotes inician sesión con la contraseña inicial creada por el administrador y la cambian cuando se les solicite. Administración de LotusLie 9

14 Los usuarios de LotusLie inotes pueden crearse con una dirección de correo electrónico alternatia que sea externa a LotusLie. Resultados Una ez se ha creado un usuario, el estado de la cuenta queda como pendiente hasta que el usuario inicie sesión o finalice el registro. Excepto los usuarios que se han añadido con un contraseña temporal, después de crear la cuenta de usuario, ese usuario recibe un correo electrónico de initación que contiene un enlace a la página de registro de su cuenta. A continuación, el usuario debe hacer clic en el enlace y completar el proceso de registro al especificar la información sobre su país, huso horario y opciones de notificación. También se les puede solicitar crear una contraseña. Una ez se ha eniado este registro, el nueo usuario puede iniciar sesión y empezar a utilizar LotusLie. Si su organización ha inhabilitado la erificación de correo electrónico de los clientes, los nueos usuarios no recibirán los mensajes de correo electrónico de initación. Los administradores pueden reeniar initaciones para cuentas pendientes si hacen clic en la flecha al lado del nombre de usuario y seleccionan Reeniar la initación. Haga clic en Reeniar todas las initaciones caducadas para reeniar todas las initaciones caducadas. Qué hacer a continuación Una ez se ha añadido un usuario, su initación tiene estado pendiente. Las initaciones pendientes son initaciones que no se han usado para registrarse en LotusLie y que no han caducado todaía. Una initación pendiente caducará después de aproximadamente 28 días. Una ez ha caducado una initación pendiente, no puede usarse para el registro en LotusLie hasta que el administrador o asistente del administrador la reeníe. Puede comprobar el estado de una initación en cualquier momento yendo a Cuentas de usuario. Tareas relacionadas: Información acerca de los roles en la página 16 Conozca los roles disponibles para las cuentas de usuario. El conocimiento de los distintos roles le ayuda a seleccionar los roles correctos para sus usuarios. Gestionar suscripciones en la página 18 Un administrador puede iniciar pruebas de suscripción gratuitas, comprar nueas suscripciones o actualizar suscripciones de prueba existentes a suscripciones completas mediante la compra de éstas. Las suscripciones de prueba puede que no estén disponibles para su organización. Gestionar usuarios en la página 13 Los administradores pueden eliminar, suspender o editar una cuenta de usuario si hacen clic en la flecha al lado del usuario apropiado. Asimismo, los administradores pueden gestionar las cuentas de usuario oliendo a eniar las initaciones pendientes o isualizando los registros del usuario. Habilitación de aplicaciones de terceras partes integradas Añada soluciones integradas de nuestros clientes de empresa para mejorar la productiidad de los usuarios. Estas ofertas basadas en nube ayudan a su equipo a trabajar de forma más eficiente. 10 Guía de Administración de LotusLie: LotusLie

15 Procedimiento 1. Haga clic en Administración > Gestionar organización. 2. Haga clic en Aplicaciones de terceras partes integradas para isualizar las aplicaciones de terceras partes admitidas. 3. Haga clic en Habilitar en la aplicación adecuada para que esté disponible para los usuarios. Las aplicaciones integradas están inhabilitadas de forma predeterminada. Al seleccionar Habilitar, los administradores pueden habilitar una aplicación integrada para la cuenta de un usuario indiidual o para todas las cuentas de los usuarios. Al seleccionar en la descripción de la aplicación Habilitar para todos los usuarios actuales, la aplicación se habilita para la organización o para todos los usuarios actuales. Para personalizar durante cuánto tiempo tiene acceso una aplicación a LotusLie, defina la Duración de otorgamiento de acceso. LaDuración de otorgamiento de acceso define cuánto tiempo tarda en caducar el acceso de la aplicación integrada a LotusLie. Cuando caduca el acceso de la aplicación, se solicitará a los usuarios que otorguen a la aplicación acceso a su cuenta de LotusLie. 4. Habilite la aplicación para un usuario. Antes de que un usuario puede acceder a una aplicación integrada, un administrador debe habilitar la aplicación en la cuenta de usuario adecuada. a. Haga clic en Administración > Gestionar organización > Cuentas de usuario. b. Seleccione la cuenta de usuario que necesita acceso a la aplicación que ha añadido. Seleccionar la cuenta le permite editar el usuario. c. Haga clic en Editar en la sección Aplicaciones integradas y seleccione la aplicación adecuada. Qué hacer a continuación Cada ez que se habilita una aplicación integrada para una cuenta de usuario, ese usuario recibe un correo electrónico con la notificación. Es posible que se pida una configuración adicional para cada aplicación antes de que esté disponible. Para obtener más detalles, consulte la documentación para la aplicación integrada de terceros. Puede restablecer el acceso que las aplicaciones integradas tienen a LotusLie. Si utiliza una aplicación una ez se hayan restablecido los permisos, se le solicitará que autorice el acceso de la aplicación al contenido de LotusLie. Requisitos de la contraseña Cada usuario debe crear una contraseña al comienzo del inicio de sesión. A los nueos usuarios de LotusLie Notes o LotusLie inotes cuyas cuentas se crearan con una contraseña temporal, se les solicitará que creen una contraseña al principio de la sesión inicial. Esta contraseña debe cumplir unos requisitos específicos de longitud y caracteres. Todas las contraseñas deben ajustarse a estas reglas: La longitud mínima de la contraseña es de ocho caracteres. Deben contar al menos con un carácter no alfabético y al menos cuatro caracteres alfabéticos. No pueden contener tres o más caracteres repetidos o el carácter de espacio Administración de LotusLie 11

16 No pueden coincidir con ninguna de las ocho últimas contraseñas. No pueden contener su nombre o dirección de correo electrónico. Los usuarios de LotusLie, cuyas cuentas se crearon utilizando una dirección de correo electrónico externa, pueden hacer clic en Ha olidado la contraseña? para restablecer su contraseña. Las direcciones de correo electrónico externas están disponibles para usuarios suscritos a un sericio de colaboración o para usuarios que tienen una dirección de correo electrónico externa alternatia especificada en su cuenta. Puesto que las cuentas de los usuarios de LotusLie Notes se crean con una contraseña inicial y sin dirección de correo electrónico externa, sus contraseñas debe restablecerlas un administrador o un asistente de administrador. Los usuarios de LotusLie inotes cuyas cuentas fueron creadas con opción de contraseña también debe restablecer sus contraseñas un administrador o un asistente del administrador. Los usuarios de LotusLie inotes que fueron creados con una dirección de correo alternatia externa pueden pulsar Olidó su contraseña?. Los usuarios que inicien sesión pulsando Utilizar inicio de sesión de mi organización están utilizando una identidad federada y sólo pueden restablecer sus contraseñas siguiendo el proceso de su organización. Los administradores pueden habilitar la configuración de seguridad para controlar la caducidad de la contraseña desde Configuración del sistema > Seguridad. Cuando un usuario inicia sesión con una contraseña caducada, se le solicita que restablezca esa contraseña. Tareas relacionadas: Cómo establecer la caducidad de la contraseña en la página 17 De manera predeterminada, las contraseñas no caducan. Al aplicar un periodo de caducidad de la contraseña le ayuda a asegurarse de que las contraseñas se modifican de manera frecuente. Los administradores pueden establecer el interalo de caducidad de la contraseña para todos los usuarios. Restablecimiento de contraseñas y reenío de initaciones Un usuario con el rol de Asistente de administrador puede restablecer las contraseñas de usuario o reeniar initaciones caducadas o pendientes. Acerca de esta tarea Un asistente de administrador puede ayudar a gestionar los usuarios en una organización por medio del restablecimiento de contraseñas y del reenio de initaciones para que no lo tenga que hacer el administrador. El correo electrónico de initación que se ha reeniado contiene un enlace que el usuario debe seguir para completar su registro con LotusLie. Una ez que el registro se haya completado, un usuario puede iniciar sesión. Procedimiento Restablecer contraseñas de usuario. 1. Haga clic en Administración. 2. Seleccione la flecha al lado del usuario que necesita un cambio de contraseña. También puede hacer clic en el nombre de usuario. 3. Seleccione Restablecer contraseña. Rellene la solicitud para restablecer la contraseña. 12 Guía de Administración de LotusLie: LotusLie

17 4. Comunique al usuario el cambio de contraseña. Al usuario no se le notifica automáticamente que se ha restablecido la contraseña. Asegúrese de comunicarle este cambio al usuario, junto con la nuea contraseña si es necesario. Reenío de initaciones pendientes o caducadas. 1. Haga clic en Administración para acceder a las Cuentas de usuario. 2. Para oler a eniar todas las initaciones caducadas, haga clic en Reeniar todas las initaciones caducadas. También puede reeniar una initación caducada o pendiente a un usuario indiidual si hace clic en su nombre o en la flecha al lado del nombre. Gestionar usuarios Los administradores pueden eliminar, suspender o editar una cuenta de usuario si hacen clic en la flecha al lado del usuario apropiado. Asimismo, los administradores pueden gestionar las cuentas de usuario oliendo a eniar las initaciones pendientes o isualizando los registros del usuario. Tareas relacionadas: Cómo agregar usuarios en la página 8 Para agregar usuarios, debe poseer priilegios de administrador. En caso de que quiera agregar muchos usuarios de una sola ez, póngase en contacto con un representante del sericio de atención al cliente. Reenío de initaciones Un asistente de administrador o administrador puede oler a eniar correos electrónicos de initación pendientes o caducados a todas las cuentas indiiduales o a todas las cuentas de usuarios pendientes. El correo electrónico de initación contiene un enlace que un usuario debe seguir para completar su registro con LotusLie. Una ez que el registro se haya completado, un usuario puede iniciar sesión. Acerca de esta tarea Las initaciones pendientes son initaciones que no se han usado para registrarse en LotusLie y que no han caducado. Una initación pendiente caducará después de aproximadamente 28 días. Una ez ha caducado una initación pendiente, no puede usarse para el registro en LotusLie hasta que el administrador o asistente del administrador la reeníe. Solo los administradores tienen acceso a Administración > Gestionar organización. Procedimiento 1. Los administradores hacen clic en Administración > Gestionar organización. Si es un asistente del administrador, haga clic en Administración. 2. Haga clic en Cuentas de usuario. 3. Vuela a eniar el correo electrónico de initación. Puede añadir contenido personalizado al correo electrónico de initación. Haga clic en Reeniar todas las initaciones caducadas para reeniar el correo electrónico de initación a todas las cuentas caducadas. Haga clic en la flecha al lado de la cuenta de usuario pendiente y seleccione Reeniar la initación para eniar de nueo el correo electrónico de initación a una cuenta de usuario indiidual. Administración de LotusLie 13

18 Cómo editar, suspender y eliminar la cuenta de usuario Los administradores pueden eliminar, suspender o editar una cuenta de usuario si hacen clic en la flecha al lado del usuario apropiado. Procedimiento 1. Haga clic en Administración > Gestionar organización. 2. Haga clic en Cuentas de usuario. 3. Haga clic en la flecha al lado de la cuenta de usuario que quiera editar. Desde aquí puede eliminar, suspender o editar una cuenta de usuario. Al eliminar una cuenta de usuario, puede seleccionar para esos archios del usuario otras cuentas si especifica la dirección de correo electrónico del usuario que debería recibir los archios en el campo Asignar a. Resultados Estas modificaciones no tienen efecto hasta que el usuario eliminado cierre sesión. Cómo restablecer contraseñas de inicio de sesión Un usuario puede restablecer su propia contraseña una ez dentro de un periodo de 24 horas. Un asistente del administrador o un administrador puede restablecer las contraseñas para cualquier usuario en cualquier momento. Acerca de esta tarea Los usuarios de LotusLie, cuyas cuentas se crearon utilizando una dirección de correo electrónico externa, pueden hacer clic en Ha olidado la contraseña? para restablecer su contraseña. Las direcciones de correo electrónico externas están disponibles para usuarios suscritos a un sericio de colaboración o para usuarios que tienen una dirección de correo electrónico externa alternatia especificada en su cuenta. Puesto que las cuentas de los usuarios de LotusLie Notes se crean con una contraseña inicial y sin dirección de correo electrónico externa, sus contraseñas debe restablecerlas un administrador o un asistente de administrador. Los usuarios de LotusLie inotes cuyas cuentas fueron creadas con opción de contraseña también debe restablecer sus contraseñas un administrador o un asistente del administrador. Los usuarios de LotusLie inotes que fueron creados con una dirección de correo alternatia externa pueden pulsar Olidó su contraseña?. Los usuarios que inicien sesión pulsando Utilizar inicio de sesión de mi organización están utilizando una identidad federada y sólo pueden restablecer sus contraseñas siguiendo el proceso de su organización. Siga estos pasos para restablecer la contraseña de cualquier usuario: Procedimiento 1. Haga clic en Administración > Gestionar organización. 2. Haga clic en Cuentas de usuario. 3. Seleccione la flecha al lado del usuario que necesita un cambio de contraseña. 4. Seleccione Restablecer contraseña y especifique la nuea contraseña. Esta es una contraseña temporal que el usuario utiliza la próxima ez que inicia sesión. En ese momento, se le solicita que cree una nuea contraseña. Si está restableciendo una contraseña para un usuario con una suscripción de correo, también puede hacerlo al editar la cuenta de usuario. Haga clic en el nombre de usuario correspondiente en Cuenta de usuario y especifique una contraseña nuea en la sección Suscripciones > Correo. 14 Guía de Administración de LotusLie: LotusLie

19 5. Comunique al usuario el cambio de contraseña. Al usuario no se le notifica automáticamente que se ha restablecido la contraseña. Asegúrese de comunicarle este cambio al usuario, junto con la nuea contraseña si es necesario. Qué hacer a continuación Los administradores pueden habilitar la configuración de seguridad para controlar la caducidad de la contraseña desde Configuración del sistema > Seguridad. Cuando un usuario inicia sesión con una contraseña caducada, se le solicita que restablezca esa contraseña. Cómo ocultar personas del Directorio de la organización De manera predeterminada, los usuarios se agregan al directorio de la organización cuando se actia la cuenta. Los administradores pueden seleccionar la opción que impida isualizar a un usuario en la sección Personas de la página de la organización. Procedimiento 1. Haga clic en Personas y seleccione la organización de la lista. También puede acceder a esta página si hace clic en Gestionar directorio en la página de la organización. 2. Seleccione los nombres de los usuarios que desea ocultar. 3. Haga clic en Ocultar en la página de la organización. Resultados Para mostrar un usuario oculto en el directorio de la organización, seleccione el usuario y haga clic en Mostrar en la página de la organización. Resolución de problemas al iniciar sesión Soluciones para problemas comunes que se detectan durante el comienzo de la sesión inicial o cuando se restablece la contraseña. Tabla 1. Resolución de problemas del inicio sesión Problema Solución posible El usuario no recibe el correo electrónico de confirmación del registro después de haber creado una nuea cuenta en un sericio. Verifique que la dirección de correo electrónico que ha especificado en Cuentas de usuario > Identidad de cuenta es correcta. Verifique que el correo electrónico de confirmación no se encuentra en el filtro SPAM del cliente de correo electrónico. En muchos casos si añade signup@lotuslie.com a la lista de contactos preiene el filtrado SPAM erróneo. Póngase en contacto con el sericio al cliente en support@lotuslie.com. Administración de LotusLie 15

20 Tabla 1. Resolución de problemas del inicio sesión (continuación) Problema El usuario recibe un error de "señal no álida" cuando trataba de confirmar el registro mediante el enlace del correo electrónico de confirmación. El usuario trata de restablecer la contraseña desde la pantalla de registro, pero no recibe un correo electrónico que contenga detalles adicionales para restablecer la contraseña. Solución posible Intente copiar y pegar todo el URL del correo electrónico de confirmación en un explorador web nueo. La señal es álida durante 28 días, por lo que si el usuario no acepta la initación durante ese periodo, debe ponerse en contacto con el sericio al cliente en support@lotuslie.com. Verifique que el restablecimiento de contraseña no se encuentra en el filtro SPAM del cliente de correo electrónico. En caso de que aún no se haya entregado el correo electrónico, póngase en contacto con el sericio al cliente en support@lotuslie.com. Configuración de la cuenta de la organización Configure la configuración de seguridad para los rangos de dirección IP y contraseñas. Limite la compartición de archios y isualice un historial de archios descargados. Una sesión es álida durante un máximo de 18 horas. Después de 18 horas, los usuarios deben iniciar sesión de nueo antes de acceder a la organización. Para eitar la pérdida de datos debido a una sesión caducada, guarde su trabajo antes de ausentarse. Información acerca de los roles Conozca los roles disponibles para las cuentas de usuario. El conocimiento de los distintos roles le ayuda a seleccionar los roles correctos para sus usuarios. Un Usuario puede isualizar la página de una organización, añadir archios y acceder a la configuración personal. No podrán acceder a la configuración de la organización, modificar ninguna configuración del sistema como las opciones de seguridad, las opciones del perfil o modificar los logotipos o los temas de la organización. Un Asistente de administrador tiene permisos suficientes para restablecer las contraseñas para los usuarios con suscripciones de colaboración o correo. Asimismo, pueden oler a eniar initaciones a usuarios pendientes. Un asistente de administrador no puede suscribirse a un sericio, a no ser que se le asigne también el papel de usuario. No seleccione ambos roles, el rol de Administrador y el rol de Ayudante de administrador a un único usuario. Un Desarrollador de aplicaciones tiene el acceso necesario para integrar sus aplicaciones internas de la organización con LotusLie, pero no tiene acceso a otras áreas del administrador. No podrán acceder a la configuración de la organización, modificar ninguna configuración del sistema como las opciones de seguridad, las opciones del perfil o modificar los logotipos o los temas de la organización. Otorgue este rol a un usuario cuando desee darle acceso a Aplicaciones internas para registrar aplicaciones personalizadas mediante OAuth. Un desarrollador de aplicaciones no puede suscribirse a un sericio, a no ser que se le asigne también el papel de usuario. 16 Guía de Administración de LotusLie: LotusLie

21 Un Administrador tiene acceso para modificar toda la configuración de la organización, como la descripción y la información de contacto, la configuración del sistema como las opciones de seguridad, las reglas de compartición de archios y el tema de la organización. También pueden añadir o eliminar usuarios, gestionar roles de usuario, asignar priilegios de administrador o priilegios de asistente de administrador a otros usuarios, habilitar aplicaciones integradas para usuarios y gestionar suscripciones de sericio. Los administradores pueden restablecer las contraseñas para usuarios con suscripciones de correo, pero no para usuarios con suscripciones de colaboración. No pueden subscribirse a un sericio, a menos que se les asigne también el rol de usuario. No seleccione ambos roles, el rol de Administrador y el rol de Ayudante de administrador a un único usuario. Cómo restringir el rango de la dirección IP Para asegurarse de que los usuarios inician sesión desde una conexión de red aprobada, los administradores pueden definir un rango aprobado de direcciones IP. Acerca de esta tarea Al restringir las direcciones IP que tienen acceso a LotusLie, proporciona a su organización un niel de protección contra el robo o phishing de las credenciales de LotusLie del usuario. Si los rangos de IP se restringen en su red, un atacante necesitará autenticarse en LotusLie desde dentro de la red para acceder a cualquier credencial robada. Si su compañía utiliza los protocolos SMTP, POP o imap, no se aplicarán restricciones. Procedimiento 1. Haga clic en Administración > Gestionar organización 2. Haga clic en Seguridad. 3. Haga clic en Agregar rango en la sección Rangos de direcciones IP para especificar el inicio y el final de las direcciones IP. Deberá especificar la dirección IP en la que actualmente ha iniciado sesión. Resultados Al habilitar las restricciones de IP es posible que se bloquee el acceso del usuario móil a LotusLie. Por ejemplo, los usuarios de Blackberry deberán autenticarse a traés de Blackberry Enterprise Serer (BES) que autentica el dispositio móil y el usuario. Dado que la dirección IP del usuario autenticado es la del seridor BES, las restricciones de dirección IP pueden bloquear el acceso a LotusLie, en función del rango especificado. Utilice las herramientas VPN en el dispositio móil para dirigir el tráfico a LotusLie utilizando su red Qué hacer a continuación Puede utilizar las restricciones de dirección IP como un mecanismo de autenticación secundaria para LotusLie en combinación con la autenticación de inicio de sesión único de SAML. Cómo establecer la caducidad de la contraseña De manera predeterminada, las contraseñas no caducan. Al aplicar un periodo de caducidad de la contraseña le ayuda a asegurarse de que las contraseñas se Administración de LotusLie 17

22 modifican de manera frecuente. Los administradores pueden establecer el interalo de caducidad de la contraseña para todos los usuarios. Procedimiento 1. Haga clic en Administración > Gestionar organización 2. Haga clic en Seguridad. 3. Haga clic en Editar configuración en la sección Configuración de contraseña. Seleccione el número de días antes de que caduque la contraseña, establezca cómo se puede restablecer la contraseña y añada soporte de restablecimiento de contraseñas para los usuarios. Tareas relacionadas: Requisitos de la contraseña en la página 11 Cada usuario debe crear una contraseña al comienzo del inicio de sesión. A los nueos usuarios de LotusLie Notes o LotusLie inotes cuyas cuentas se crearan con una contraseña temporal, se les solicitará que creen una contraseña al principio de la sesión inicial. Esta contraseña debe cumplir unos requisitos específicos de longitud y caracteres. Visualización de suscripciones disponibles Los administradores pueden er cuantas suscripciones de correo y colaboración están disponibles para asignar a los usuarios. Procedimiento 1. Haga clic en Administración > Gestionar organización. 2. Haga clic en Cuentas de usuario en la sección de su organización. En esta página se muestran las suscripciones disponibles. Gestionar suscripciones Un administrador puede iniciar pruebas de suscripción gratuitas, comprar nueas suscripciones o actualizar suscripciones de prueba existentes a suscripciones completas mediante la compra de éstas. Las suscripciones de prueba puede que no estén disponibles para su organización. Acerca de esta tarea Añadir una suscripción es una buena manera de ealuar si una suscripción se adapta a sus necesidades antes de adquirirla. Puede actualizar una suscripción de prueba a una suscripción de pago sin perder datos asociados con su cuenta. Antes de que un usuario pueda acceder a una subscripción de prueba, un administrador tiene que habilitarla para el usuario, actiándola en la cuenta de usuario adecuada. Utilice la página de Suscripciones para gestionar las suscripciones de prueba y las de pago. La página de Suscripciones contiene información sobre las suscripciones de prueba existentes y las suscripciones de pago de las que es propietaria su organización. Por ejemplo, puede reisar las condiciones de uso y isualizar cuántas cuentas de usuario están todaía disponibles. Procedimiento Siga estos pasos para gestionar sus suscripciones. 1. Haga clic en Administración > Gestionar organización > Suscripciones. 2. Para isualizar detalles de suscripción, expanda la fila adecuada. Haga clic en Actualizar suscripción para pasar de una suscripción de prueba existente a una 18 Guía de Administración de LotusLie: LotusLie