Reunión Colegios SIGA Oct-2013

Transcripción

1 Reunión Colegios SIGA Oct-2013

2 ÍNDICE Índice 2 16: Recepción Bienvenida 16: Primer Bloque Informativo 16: Bloque Demostrativo-Práctico (I) 18: Pausa Café 18: Bloque Demostrativo-Práctico (II) 19: Segundo Bloque Informativo 19:30 Cuestiones y cierre de la reunión

3 SITUACIÓN ACTUAL SISTEMA SIGA Nuevo Modelo SIGA (carta enviada) 3 Eliminación de Incidencias. Plan de Choque (Jun-2013). Cierre correctivo acumulado de años anteriores. Impacto. Bajada de cuota de mantenimiento (2% por año de antigüedad: 0 a 8%) Un 5% de media. Aplicada de forma creciente en función de la antigüedad de uso de SIGA. Efectiva a partir del 1 de junio de Optimización del Soporte Técnico Limitación del tiempo de soporte incluido. Tareas que el Colegio puede hacer por sí mismo. Herramientas de acceso a la información para los Colegios Business Intelligence (herramienta avanzada de consultas e informes). Wiki (herramienta colaborativa de consulta online). Formación a Colegios Presencial. Talleres y reuniones prácticas. On-line.

4 ÍNDICE Índice 4 16: Recepción Bienvenida :30 Primer Bloque Informativo Apertura Reunión. Situación Actual del Sistema SIGA 16: Bloque Demostrativo-Práctico (I) 18: Pausa Café 18: Bloque Demostrativo-Práctico (II) 19: Segundo Bloque Informativo 19:30 Cuestiones y cierre de la reunión

5 APERTURA REUNIÓN Calendario de Reuniones de Tecnología Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Pleno Permanente Comisión de Estructuras P P P P P te te te te E E E E Generales Tecnología Reuniones SIGA Tp Sp Tg Sg Comité Expertos Estrategia IT (1 al año) (X) X (X) X S? Formación a Decanos

6 SIGA ES LA HERRAMIENTA DE GESTIÓN MÁS UTILIZADA POR LOS COLEGIOS DE ABOGADOS SITUACIÓN ACTUAL SISTEMA SIGA Extensión. Abr-2013 ICAs: P. Completo: 43 Sin turno: 1 6 SOMOS 62 En implantación: 2 Sólo Censo: 11 CGAE y 4 Consejos Autonómicos

7 SIGA ES LA HERRAMIENTA DE GESTIÓN MÁS UTILIZADA 2 Colegios implantados (Ávila, Estella) POR LOS 3 COLEGIOS nuevos Colegios DE en implantación (León, ABOGADOS Palencia y Tenerife) 1 Colegio menos en censo (Huelva) SITUACIÓN ACTUAL SISTEMA SIGA Extensión. Oct-2013 ICAs: 7 SOMOS 61 P. Completo: 45 En implantación: 3 Sólo Censo: 8 CGAE y 4 Consejos Autonómicos

8 SITUACIÓN ACTUAL SISTEMA SIGA Mantenimiento Correctivo y Evolutivo 8 Correctivo. Incidencias. Cuando el programa funcional mal. Da error. No hace lo que está diseñado que haga. No funciona (se cae, tarda demasiado, ). Evolutivo. El resto. Cuando queremos que el programa haga algo que ahora no hace o que haga algo que ya hace de una forma distinta. Si cambia la normativa, o cambian las necesidades entonces Es Evolutivo! Corrección Inmediata Nueva herramienta de gestión de incidencias y peticiones (proyecto ISO20000) Priorización (Versiones) Correctivo al día (2 incidencias pendientes a día de hoy) 212 incidencias resueltas desde ene-2013 (además del plan de choque). Mejoras estructurales juloct Impacto: nuevas incidencias. Más de 855 peticiones recibidas desde ene peticiones ejecutadas desde ene Legal (IBAN, ). Conectividad con las CCAA, M. Justicia, etc. Subida documentos asociados al expediente (previsto 30 oct).

9 SITUACIÓN ACTUAL SISTEMA SIGA 9 Podemos ser más eficientes?

10 Generales I.2. SITUACIÓN ACTUAL SISTEMA SIGA RECORDATORIO. Medidas de Eficiencia Herramienta Business Intelligence (para generar informes). Herramienta Wiki (para compartir información). Corrección de todas las incidencias pendientes antiguas. Mantener el correctivo a raya. Priorización y gestión del evolutivo. Optimización líneas de comunicación. Ajustes costes implantaciones. Consejo cubre costes asociados a Colegios solo censo y consejos autonómicos. Fomento entrada nuevos Colegios. Específicas ICAs Homogeneizar los procesos de los ICAs (sistemas de gestión del turno ). Definir un interlocutor en el Colegio. 10 Ayudar a priorizar. Distinguir correctivo de evolutivo. Recibir formación adicional. Compartir conocimiento entre Colegios. Gestionar adecuadamente las fases del proyecto (para no repetir etapas). Fomentar un uso racional del Soporte. Optimización del Soporte Limitación de soporte. Balanceo de soporte por Colegios. Herramientas adicionales de soporte. Manuales, guías, talleres, FAQs.

11 ÍNDICE Índice 11 16: Recepción Bienvenida :30 Primer Bloque Informativo 16: Bloque Demostrativo-Práctico (I) Facturación. Casos prácticos (ciclo de vida de una factura, abonos, gestión de diversas cuentas bancarias, ) Turno de Oficio. Casos prácticos (bajas temporales, circulares, apertura de la justificación a los colegiados, ) 18: Pausa Café 18: Bloque Demostrativo-Práctico (II) 19: Segundo Bloque Informativo 19:30 Cuestiones y cierre de la reunión

12 ÍNDICE Índice 12 16: Recepción Bienvenida :30 Primer Bloque Informativo 16: Bloque Demostrativo-Práctico (I) Facturación. Casos prácticos (ciclo de vida de una factura, abonos, gestión de diversas cuentas bancarias, ) Turno de Oficio. Casos prácticos (bajas temporales, circulares, apertura de la justificación a los colegiados, ) 18: Pausa Café 18: Bloque Demostrativo-Práctico (II) 19: Segundo Bloque Informativo 19:30 Cuestiones y cierre de la reunión

13 ÍNDICE Índice 13 16: Recepción Bienvenida :30 Primer Bloque Informativo 16: Bloque Demostrativo-Práctico (I) 18: Pausa Café 18: Bloque Demostrativo-Práctico (II) 19: Segundo Bloque Informativo 19:30 Cuestiones y cierre de la reunión

14 ÍNDICE Índice 14 16: Recepción Bienvenida :30 Primer Bloque Informativo 16: Bloque Demostrativo-Práctico (I) 18: Pausa Café 18: Bloque Demostrativo-Práctico (II) Business Intelligence. Casos prácticos (Uso del sistema, acceso a los datos del Censo, creación de informes a medida, ) 19: Segundo Bloque Informativo 19:30 Cuestiones y cierre de la reunión

15 ÍNDICE Índice 15 16: Recepción Bienvenida :30 Primer Bloque Informativo 16: Bloque Demostrativo-Práctico (I) 18: Pausa Café 18: Bloque Demostrativo-Práctico (II) 19: Segundo Bloque Informativo Wiki. Consulta de información y participación de los Colegios. Uso de los datos CV de la ficha colegial para el registro de Mediadores. Comunicación con Juzgados Aplicación CAJG 19:30 Cuestiones y cierre de la reunión

16 INTRODUCCIÓN 16 ÍNDICE Introducción Creación Acta Asignación del EJG Tratamiento del EJG Confección del Acta Comunicación Resolución Gráfico Procedimiento En esta presentación se muestra el procedimiento a seguir para la gestión del Expediente de Justicia Gratuita (EJG) por parte de la Comisión de Asistencia Jurídica Gratuita. Se detallan los roles y tareas (acciones) que se han de realizar durante el proceso hasta llegar a la comunicación de la resolución de los EJG. A continuación se detallan las principales ventajas de esta solución: Integración de la aplicación CAJG con aplicativo de Gestión Colegial (SIGA), obteniendo como beneficios, entre otros, gran ahorro de tiempo y recursos, al reutilizar todos los datos registrados previamente por el Colegio, reducción en tiempos de resolución de los Expedientes, agilización en las comunicaciones. Reducción de costes (Papel, correos postales, ). Flexibilidad y seguridad de acceso a la información, al miembro de la CAJG se le facilita el acceso a distancia (utilización de Certificado digital y lector de tarjetas criptográficas).

17 Creación del Acta 17 ÍNDICE Introducción Creación Acta Asignación del EJG Tratamiento del EJG Dar de alta próxima Reunión de la CAJG. Sin indicar fecha de Resolución. Informar de la fecha prevista de Reunión, los datos de duración de la reunión, Presidente, Secretario y miembros, se pueden cumplimentar con posterioridad. Confección del Acta Comunicación Resolución Gráfico Procedimiento

18 ÍNDICE Aplicación Gestión CAJG Introducción 2. Creación Acta 3. Asignación del EJG 4. Tratamiento del EJG 5. Confección del Acta de Reunión 6. Comunicación Resoluciones 7. Gráfico de Procedimiento

19 INTRODUCCIÓN 19 ÍNDICE Introducción Creación Acta Asignación del EJG Tratamiento del EJG Confección del Acta Comunicación Resolución Gráfico Procedimiento En esta presentación se muestra el procedimiento a seguir para la gestión del Expediente de Justicia Gratuita (EJG) por parte de la Comisión de Asistencia Jurídica Gratuita. Se detallan los roles y tareas (acciones) que se han de realizar durante el proceso hasta llegar a la comunicación de la resolución de los EJG. A continuación se detallan las principales ventajas de esta solución: Integración de la aplicación CAJG con aplicativo de Gestión Colegial (SIGA), obteniendo como beneficios, entre otros, gran ahorro de tiempo y recursos, al reutilizar todos los datos registrados previamente por el Colegio, reducción en tiempos de resolución de los Expedientes, agilización en las comunicaciones. Reducción de costes (Papel, correos postales, ). Flexibilidad y seguridad de acceso a la información, al miembro de la CAJG se le facilita el acceso a distancia (utilización de Certificado digital y lector de tarjetas criptográficas).

20 Creación del Acta 20 ÍNDICE Introducción Creación Acta Asignación del EJG Tratamiento del EJG Dar de alta próxima Reunión de la CAJG. Sin indicar fecha de Resolución. Informar de la fecha prevista de Reunión, los datos de duración de la reunión, Presidente, Secretario y miembros, se pueden cumplimentar con posterioridad. Confección del Acta Comunicación Resolución Gráfico Procedimiento

21 Asignación de EJG al Acta 21 ÍNDICE Introducción Creación Acta Asignación del EJG Tratamiento del EJG Asociar al Acta los EJG que serán tratados en dicha reunión. Editar el EJG para asignar ponente, se recomienda el uso de la numeración única, pero opcionalmente existe la posibilidad de indicar el Año/Número de la CAJG y Origen. Confección del Acta Comunicación Resolución Gráfico Procedimiento

22 Asignación de EJG al Acta 22 ÍNDICE Introducción Creación Acta Posibilidad de Selección en Bloque de un EJG para indicar Acta y Ponente. Asignación del EJG Tratamiento del EJG Confección del Acta Comunicación Resolución Gráfico Procedimiento

23 Tratamiento del EJG 23 ÍNDICE Introducción Creación Acta Asignación del EJG Tratamiento del EJG Confección del Acta Comunicación Resolución Cada ponente localiza los EJG que tiene asignados para informar de la resolución provisional. Filtro por Estado EJG, Ponente y Acta. Acceso a la información del Expediente: Información económica del solicitante, Informe de calificación del Colegio (dictamen) Cumplimentar Resolución del Expediente y fundamento Jurídico en la Pestaña Resolución Gráfico Procedimiento

24 Confección del Acta 24 ÍNDICE Introducción Creación Acta Asignación del EJG Tratamiento del EJG Confección del Acta Seleccionar el Acta que se desea confeccionar y editarla. Primero, añadir a Expedientes retirados los EJG Pendientes CAJG y Devueltos al colegio, si hubiera. Posteriormente indicar la Fecha de Resolución. Finalmente, el Acta se puede imprimir pulsando sobre el botón. Comunicación Resolución Gráfico Procedimiento

25 Comunicación de la Resolución 25 ÍNDICE Introducción Creación Acta Asignación del EJG Posible seleccionar múltiples EJG para generar las cartas de comunicación en bloque a todos sus destinatarios. Seleccionar los EJG con una resolución y de una determinada Acta. Tratamiento del EJG Confección del Acta Comunicación Resolución Gráfico Procedimiento

26 Gráfico del Procedimiento 26 ÍNDICE Introducción Creación Acta Asignación del EJG EJG Enviado por el ICA, Estado Remitido Comisión Acta: Crear Sin Fecha Resolución Tratamiento del EJG Confección del Acta Comunicación Resolución Gráfico del Procedimiento Administrativo Crear Acta con Fecha y hora de la reunión EJG: Nueva Documentación o Informar el Acta y Ponente Solicitar documentación: Estado Manual Solicitada Documentación Informar Acta, Numero EJG y Ponente en el EJG : Estado automático: Remitida Apertura a CAJG-Reparto Ponente Ponente EJG: Informar Resolución y Fundamento Informar Resolución y Fundamento: Estado EJG Remitida Apertura a CAJG-Reparto Ponente Acta: Informar Fecha de Resolución Administrativo Registrar en el Acta EJG Devuelto al colegio o Pendiente CAJG: Estado EJG Devuelto Colegio o Remitido Comisión Informar Fecha Resolución en el Acta: Estado automático EJG Resuelto comisión FIN: EJG Tratado