PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO

Transcripción

1 Revisó: Director de Certificación y Gestión Aprobó: Rector Página 1 de 7 Fecha de aprobación: Septiembre 30 de 2008 Resolución No OBJETIVO ALCANCE Establecer la secuencia de actividades necesarias para la consulta de documentos del Archivo Central e Histórico de la Universidad. Aplica para el archivo de todos los documentos que sean tramitados por las UAA de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo Histórico: Es aquel que se transfiere desde el Archivo Central los documentos de conservación permanente

2 Página 2 de 7 DEFINICIONES Ciclo vital de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la Oficina (Archivo de gestión) y su conservación temporal (Archivo central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo histórico). Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. DCGD: Dirección de Certificación y Gestión. Formato Único de Inventario : Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases. Formato Relación Consulta de Documentos: Instrumento que especifica los archivos a consultas por las UAA en el Archivo Central e Histórico de la Universidad. Consulta: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene. La consulta garantiza el derecho que tienen los usuarios (ciudadanos, Unidades Académico Administrativas, entes de control, etc.) de acceder a la información que se encuentra en los documentos de archivo y también de obtener copias, si son necesarias. CONSIDERACIONES Los documentos resguardados en la Dirección de Certificación y Gestión no están en condiciones de prestamos, solo se podrán consultar y en caso requerido fotocopiar por las UAA que requieran el servicio. La consulta será realizada por un funcionario adscrito a la UAA productora de los documentos. La documentación del Archivo Central e Histórico puede ser requerida por las Unidades Académicas y Administrativas y por cualquier persona interna o externa a la Universidad Industrial de Santander. El acceso a la documentación es libre salvo cuando normativamente esté reservada o clasificada e incluida en el respectivo Índice de Información Clasificada y Reserva.

3 Página 3 de 7 CONSIDERACIONES Toda consulta debe ser registrada por el funcionario encargado del Archivo Central e Histórico. La consulta de la documentación del Archivo Central e Histórico se realiza en los espacios adecuados para ella; no está permitido el ingreso a los depósitos de archivo. La consulta se atenderá en los horarios laborales establecidos en la UIS. Se podrá restringir o suspender el servicio de consulta en el caso de actividad de fumigación o cese laboral autorizado. La posibilidad reprográfica depende del estado de conservación de los documentos. Los costos de reprografía de documentos será fijada mediante Resolución rectoral. No se permite modificar, dañar o mutilar los documentos de consulta del Archivo Central e Histórico. El funcionario encargado del Archivo Central e Histórico garantizará la seguridad de la información y para ello estará obligado a impedir la salida de los documentos de la Institución y a revisar los documentos prestados, una vez los entregue el usuario. La salida de los documentos de archivo solo será aceptada para atender a su restauración o para participar de una exposición cuyo guion haya sido aceptado por la Dirección de Certificación y Gestión. No se autoriza el ingreso al Archivo de mecanismos de copia tales como celulares, cámaras fotográficas, USB, scanner, tablet, discos externos, celulares, etc. La USB solo se autoriza para registrar las imágenes solicitadas al funcionario del archivo. No se permite al usuario hacer reprografía de los documentos del Archivo Central e Histórico. El usuario debe cuidar los documentos que son patrimonio de la UIS y de toda la comunidad y hacer un uso correcto de los bienes muebles o inmuebles de la dependencia.

4 Página 4 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1.Requiere consulta de los documentos del Archivo Central 1. Requiere consultar los documentos del Archivo Central Académica y/o Administrativa (UAA), Entidad o Persona particular El documento es requerido por entidades o personas externas a la Universidad? No Los documentos del Archivo Central pueden ser requeridos por UAA, Entidades y personas particulares externas a la Universidad Sí 2.Realiza solicitud escrita a la UAA productora de los documentos 2. Realiza solicitud escrita a la UAA productora de los documentos. Entidad o Persona particular 3. Consulta copia del formato Único de Inventario FGD Consulta la copia del Formato Único de Inventario FGD.15, devuelta por la DCGC, en donde constan todos los elementos de información para facilitar la recuperación de los documentos. Unidad Académica y/ o Administrativa (UAA) Formato Único de Inventario FGD Informa del requerimiento de los documentos a la DCGD 4. Informa del requerimiento de consulta y/o retiro de material a la Dirección de Certificación y Gestión diligenciando el formato FGD.39 llevándolo a la Dirección de Certificación con copia la Unidad. Unidad Académica y/ o Administrativa (UAA) Formato Relación de Consulta de Documentos FGD.39 1

5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 5. Verifica tipo de almacenamiento y ubicación del documento 5. Consulta el Formato Único de Inventario FGD.15 para verificar forma de almacenamiento y ubicación de los documentos solicitados por la UAA. Las posibles formas de almacenamiento son microfilmación y conservación total. y Gestión Formato Único de Inventario FGD.15 No El documento solicitado está microfilmado? Sí 6. Determina el Número del Rollo a consultar 6. Realiza la consulta En el listado De los documentos Microfilmados Y determina el número del rollo a inspeccionar. Jefe UAA 7. Consulta el documento A Pág.6 7. Consulta el documento en el respectivo rollo por medio del lector de microfilm y de ser necesario se dará una copia del documento al encargado de la UAA. y Gestión Encargado UAA FIN 2

6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 8. Realiza búsqueda del documento en el Archivo Central 8. Realiza búsqueda del documento en el Archivo Central de la Universidad. y Gestión 9. Realiza la consulta y/o fotocopia del documento 9. Realiza la consulta y/o fotocopia del documento dentro de las instalaciones del Archivo Central. En cuyo caso la Unidad deberá aportar el papel para la copias. En ningún caso, el documento se retirará de esta oficina. Unidad Academica y Administrativa (UAA) 10. Devuelve el documento a su ubicación original 10. Devuelve el(los) documento(s) a la ubicación original dentro del Archivo Central. y Gestión A 11. Diligencia el formato FGD Diligencia el formato de Informe de Visita / Asesoría de Archivo FGD.14 donde se especifica la fecha de la consulta, identificación completa del expediente, número total del folios, nombre y cargo de las persona que realiza la consulta. y Gestión Formato Informe de Visita-Asesoría de Archivo FGD.14 FIN

7 Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Septiembre 30 de 1 Creación del Documento Mayo 07 de 2013 Mayo 26 de 2016 Modificación punto 6. página 5. Cambio de posición de la pregunta de la página 6. Y cambio de Posición de los puntos 13 y 14. Modificación del cargo de a Auxiliar de Archivo y Gestión Eliminación actividades 12 en adelante, debido al no préstamo de documentos. Cambio en el nombre del documento.