MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 1. MISION DEL FONDO NACIONAL DE RECURSOS La Misión de la Institución ha sido definida de la siguiente manera: "otorgar financiamiento a prestaciones médicas altamente especializadas de demostrada efectividad permitiendo que las mismas estén disponibles para toda la población y asegurar que dichos procedimientos se realicen con el máximo de calidad y eficiencia conforme a los avances científico-técnicos." El marco legal específico para el cumplimiento de su Misión es la Ley de 24 de diciembre de 1993 y normas legales y reglamentarias complementarias, con el carácter de persona pública no estatal. Para desarrollar sus actividades y cumplir con sus finalidades cuenta con la siguiente organización. 2. ORGANIGRAMA Ver documento anexo 3. COMISIÓN HONORARIA ADMINISTRADORA Es el órgano superior de la Institución. Art. 4º, Ley "Esta Comisión estará integrada por: A) Tres representantes del Ministerio de Salud Pública, uno de los cuales será el Ministro de Salud Pública o quien lo represente B) El Ministerio de Economía y Finanzas o quien lo represente C) Tres representantes de Instituciones de Asistencia Médica Colectiva o Asociaciones de Segundo Grado integradas por las mismas D) Un representante de los Institutos de Medicina Altamente Especializada E) Un representante del Banco de Previsión Social Supervisa a: - Dirección General - Asesoría Letrada Página 1 de 17

2 Comisiones Asesoras: - Comisión Técnica Asesora - Comisión Técnico-Médica a) establecer los planes, las políticas, estrategias y objetivos de la Institución y supervisar su ejecución b) fijar monto y forma de actualización de los aportes al FNR c) determinar las afecciones y técnicas que estarán cubiertas por el FNR, con el asesoramiento de la Comisión Técnica Asesora, cuando corresponda, y establecer los criterios generales respecto de las prestaciones con cargo al FNR d) autorizar los gastos necesarios o determinar las autoridades que los pueden aprobar e) convenir la atención de pacientes en medios sanitarios del exterior f) promover acuerdos de integración y complementación regionales g) disponer de recursos para el perfeccionamiento de técnicos h) resolver las prestaciones a brindarse en caso de intervenciones en el extranjero i) elevar al Poder Ejecutivo el balance anual y la rendición de cuentas de cada ejercicio j) evaluar la calidad de las acciones de atención medica de los IMAE k) resolver los recursos de reposición que se le presenten l) autorizar y, en su caso, suspender o retirar la cobertura financiera del FNR a IMAE m) fijar los indicadores de gestión para el sistema de acreditación permanente de IMAE n) formular los reglamentos del FNR o) organizar el funcionamiento de la Institución p) contratar el personal Página 2 de 17

3 q) adoptar todas las medidas necesarias para la administración de la Institución y de los fondos asignados a la misma. 4. Presidencia de la Comisión Honoraria Administradora Le compete la representación de la Institución y la supervisión general del funcionamiento del FNR. a) representar a la Institución b) presidir y dirigir las Sesiones de la Comisión Honoraria Administradora c) adoptar, en caso de urgencia, las medidas que sean imprescindibles, dando cuenta en la primera sesión de la Comisión Honoraria Administradora y estándose a lo que ésta resuelve d) integra la Mesa Ejecutiva. e) realizar toda otra función que se le asigne 5. Mesa Ejecutiva Se integra con el Presidente de la CHA, los integrantes de la misma que quieran estar presentes y el Director General Le compete : a) Sesionar con antelación a cada sesión ordinaria de la CHA con el objeto de analizar, definir y documentar el temario a ser tratado por aquella. b) Tomar resoluciones en casos de urgencia y ponerlas a conocimiento y aprobación de la CHA en la siguiente sesión. c) Planificar las actividades de la Institución y someterlas a consideración de la CHA. d) Realizar toda otra tarea que se le asigne por parte de la CHA. e) Convocar a los funcionarios cuya colaboración sea necesaria. 6. Comisión Técnica Asesora Página 3 de 17

4 Le compete el asesoramiento técnico médico, no vinculante, al Ministerio de Salud Pública y a la Comisión Honoraria Administradora, en materia de nuevas técnicas a cargo del FNR y evaluación de la atención médica de los IMAE. Se integra con un representante del Ministerio de Salud Pública, uno de la Facultad de Medicina y uno a propuesta del cuerpo médico nacional. a) asesoramiento sobre introducción y desarrollo de nuevas técnicas y tecnologías de alto costo y complejidad a cargo del FNR b) evaluación de la calidad de las acciones de atención médica que se realicen en los IMAE c) asesoramiento en los demás aspectos técnico-asistenciales de su incumbencia. 7. Comisiones Técnico Médicas Les compete expedirse, dentro del ámbito de su especialidad, sobre la justificación técnica de peticiones de intervenciones médicas en el extranjero, de acuerdo con el listado de patologías cubiertas en el exterior del país que haya aprobado la CHA. Se integra con un delegado de los IMAE, uno de la Facultad de Medicina y uno del Ministerio de Salud Pública y la designa en para cada especialidad la Comisión Honoraria Administradora. a) evaluar la justificación técnico-médica de las intervenciones a realizarse en el exterior b) elaborar informes técnicos fundados de cada solicitud presentada a la misma 8. Asesoría Letrada Le compete el asesoramiento jurídico a la Comisión Honoraria Administradora, a la Dirección General y, en general, a todas las Unidades y Comisiones del FNR. Depende de: Comisión Honoraria Administradora Supervisa a: el personal al que se destine para colaborar con la misma. Página 4 de 17

5 a) Evacuar las consultas jurídicas que le formule la Comisión Honoraria Administradora b) Intervenir en los trámites judiciales o extrajudiciales c) asesorar en materia jurídica a la Comisión Honoraria Administradora, a la Dirección General y demás Unidades y Comisiones del FNR d) Colaborar en la redacción de las resoluciones de la Comisión Honoraria Administradora. f) Colaborar en la redacción de los anteproyectos de leyes, decretos y demás normas de alcance general que impulse la Comisión Honoraria Administradora relativos al Fondo Nacional de Recursos. g) Participar en las investigaciones administrativas en las que sea asignado h) Participar en la tramitación de recursos de reposición planteados contra resoluciones de la Comisión Honoraria Administradora y en las acciones de nulidad que se entablen como consecuencia de los mismos. i) representar a la Institución en todos aquellos trámites que les sean encomendados. j) realizar toda otra tarea afín con el perfil del cargo 9. Dirección General Le compete la gestión de la Institución, de acuerdo con las políticas y objetivos establecidos por la Comisión Honoraria Administradora. Depende de: Comisión Honoraria Administradora Supervisa a: Dirección de Servicios Técnico Médicos Dirección de los Servicios Administrativos Área de información y Relaciones Públicas. Asesores y Adscriptos a) planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar la gestión administrativa y de servicios del FNR de acuerdo con los planes, las políticas, estrategias, objetivos y directivas impartidas por la Comisión Honoraria Administradora Página 5 de 17

6 b) asesorar a la Comisión Honoraria Administradora en la formulación de planes, políticas, estrategias y objetivos para la Institución y en la evaluación de su cumplimiento c) dirigir y supervisar las Direcciones y Unidades y aprobar sus procedimientos de trabajo d) coordinar las actividades internas así como las relacionadas con otras instituciones públicas y privadas vinculadas con el FNR. e) conducir, coordinar y desarrollar el equipo ejecutivo, evaluando su gestión en forma individual o grupal f) establecer los indicadores adecuados de forma de proporcionar información correcta y actualizada de la actuación de la Institución a sus autoridades g) controlar que las actividades del FNR se cumplan de acuerdo con los planes y lineamientos determinados h) asesorar e informar a la Comisión Honoraria Administradora, rendirle cuentas y efectuar sugerencias i) supervisar al personal del FNR j) realizar toda otra función relacionada que se le asigne 10. Asesores Dependen : Dirección General Les compete: Brindar su asesoramiento en la forma y condiciones en que le sea requerido por la Dirección General 11. Adscriptos a la Dirección General Dependen de: Dirección General Les compete: Efectuar las tareas de colaboración con la Dirección General que la misma le encomiende realizar 12. Unidad de Comunicación y Relaciones Públicas Depende de: Dirección General Le compete: Llevar adelante las tareas de comunicación institucional externa e interna y de relaciones públicas que le sean encomendadas por la CHA, la Mesa Ejecutiva o la Dirección General Página 6 de 17

7 13. Dirección Técnico Médica Depende de: Dirección General Le compete: La planificación, programación, supervisión y evaluación de las actividades médicas del FNR en base a las directivas impartidas por la Comisión Administradora y la Dirección General. Supervisa a: las Unidades de Servicios Médicos, Registros Médicos, Servicio Social y Secretaría Médica. a) desarrollar planes operativos, organizar, coordinar, dirigir y controlar la gestión de los actos médicos de FNR b) Supervisar el proceso de autorización de actos médicos que se reciban y el control médico de la autorización de pagos. c) autorizar las solicitudes de actos médicos de coordinación y urgentes. d) desarrollar el seguimiento de los actos médicos e) efectuar los estudios técnicos que se requieran f) inspeccionar y controlar la actividad de los IMAE, en los aspectos concernientes a la gestión del FNR. g) supervisar la actividad de los equipos y profesionales contratados para actuar en sus áreas de responsabilidad h) asegurar el suministro de los insumos aportados por el FNR para los actos médicos financiados por el F.N.R.. a través de los trámites de compra, incluyendo las negociaciones con los proveedores i) planificar y mantener los programas especiales que le sean encomendados j) asegurar el suministro de medicamentos a pacientes en los casos que corresponda. k) proponer los diseños de información requerida para el cumplimiento de sus funciones y evaluar periódicamente los resultados obtenidos l) confeccionar los informes periódicos que se establezcan y los extraordinarios que se soliciten m) administrar los recursos humanos y materiales asignados Página 7 de 17

8 n) realizar toda otra función relacionada que se le asigne en el FNR 14. Unidad de Servicios Médicos Le compete la gestión de autorizaciones médicas que realiza el FNR Depende de: Dirección de los Servicios Técnico Médicos. Supervisa a: las áreas de autorizaciones, evaluación y seguimiento de actos médicos, de análisis y actualización de la normativa y a las áreas de costos y acreditaciones de IMAE en el área técnico médica a) analizar las solicitudes de cobertura financiera para actos médicos, velando por el cumplimiento de las normativas oportunamente aprobadas, emitiendo su opinión en cada caso b) controlar la documentación médica respaldante de las facturas de los I.M.A.E., estableciendo en cada caso la pertinencia o no de los pagos solicitados c) visitar las instalaciones de los I.M.A.E. en todas las ocasiones en las que sea necesario, solicitando toda la documentación que se estime pertinente d) solicitar a las instituciones de asistencia médica públicas y privadas, información ampliatoria respecto a los actos que se solicitan. e) realizar actividades de seguimiento y evaluación de resultados de los actos médicos. f) colaborar y asesorar a la Dirección Técnico Médica en el proceso de compra de suministros necesarios para los actos médicos g) Colaborar en la elaboración de las Normas de Acreeditación, Valorización y Protocolos. h) realizar toda otra función relacionada que se les asigne en el FNR 15. Unidad de Registros Médicos Le compete la gestión de la información de pacientes y actos médicos y la del archivo de historias clínicas correspondiente Depende de: Dirección de Servicios Técnico Médico Página 8 de 17

9 a) generar y mantener el registro de pacientes b) generar y mantener el registro de actos médicos, incluyendo todas las etapas de cada trámite c) controlar la consistencia y calidad de la información ingresada d) generar, mantener y custodiar el archivo de historias clínicas e) emitir informes mensuales con los indicadores estadísticos que se establezcan f) mantener y controlar el registro de los pacientes en diálisis crónica. g) reunir la información periódica de IMAE de diálisis referente a indicadores de calidad y emitir los informes que se soliciten h) coordinar con el Registro Nacional de Diálisis las actividades comunes. i) participar en el diseño y ejecución de los programas de seguimiento de resultados j) generar información estadística y emitir informes periódicos de actividad k) realizar toda otra función relacionada que se le asigne en el FNR. 16. Unidad de Servicio Social Le compete la atención de aspectos sociales de los pacientes del FNR y las actividades relacionadas Depende de: Dirección de Servicios Médicos a) mantener actualizada la información de plazas en todos los centros de diálisis b) recibir de instituciones y/o pacientes las solicitudes de ingresos, bajas y cambios de centro c) recabar información de los centros de diálisis frente a los planteos presentados por los pacientes, manteniendo informada a la Dirección Técnico-Médica Página 9 de 17

10 d) informar sobre la situación de los pacientes en diálisis y pacientes de policlínica que solicitan colaboración en el pago del traslado e) recibir las solicitudes de insumos médicos remitidas mensualmente por los centros de diálisis, coordinando con el sector médico del FNR para su revisión y elevación a la Dirección Técnico-Médica f) informar sobre la situación socioeconómica de pacientes para los cuales se solicita cobertura de actos en el exterior g) realizar las coordinaciones interinstitucionales necesarias para asegurar las condiciones de vida de los pacientes trasplantados a su regreso del exterior h) contactar telefónicamente en forma diaria a todos los pacientes que van a ser visitados en domicilio por los equipos de interconsulta médica, anunciando la visita y coordinando horarios i) realizar el seguimiento de los pacientes con transplante hepático j) participar en el equipo multidisciplinario de evaluación de resultados de actos médicos k) realizar toda otra función relacionada que se le asigne en el FNR 17. Unidad Administrativa Médica Le compete la atención administrativa de los actos médicos solicitados al FNR y las actividades conexas a ella. Depende de: Dirección de Servicios Técnico Médicos. a) Recibir los trámites de solicitud de actos médicos y controlar la documentación. b) Atender a pacientes y familiares que formulan consultas en forma telefónica o personal c) Recibir las solicitudes de actos médicos a ser cubiertos en el exterior. d) Convocar y asistir a las comisiones Técnico Médicas y coordinar con Servicio Social y Administración todos los trámites necesarios, incluyendo traslados de pacientes y trámites de migración cuando es necesario. Página 10 de 17

11 e) Preparar la documentación y enviarla diariamente a los equipos de interconsulta. f) Organizar y asistir a los Ateneos Médicos que se dispongan, llevando la lista de casos analizados, la documentación correspondiente y tomando nota para el acta correspondiente. g) Coordinar la realización de ecografías de control previas y posteriores a los tratamientos. h) Emitir y distribuir las autorizaciones de actos médicos. i) Coordinar y enviar los medicamentos a pacientes transplantados del interior. j) Confeccionar los pedidos de vacunas anti-hepatitis para todos los centros de diálisis. k) Confeccionar las pastillas de pasajes para pacientes del interior que deben dializarse.- l) Realizar toda otra función relacionada que se le asigne en el FNR 18. Dirección de Servicios Administrativos Depende de: Dirección General Le compete : La planificación, programación, supervisión y evaluación de las actividades administrativas del FNR en base a las directivas impartidas por la Comisión Honoraria Administradora y la Dirección General. Supervisa a Unidad de Informática, Unidad Financiero Contable y Unidad de Administración, Secretarias y Servicios. 19. Unidad de Informática Le compete la gestión, mantenimiento y supervisión de los sistemas de Información y comunicaciones de la Institución y las tecnologías asociadas Depende de: Dirección de Servicios Administrativos. Supervisa a: áreas de infraestructura, mantenimiento, desarrollo, base de datos y atención al usuario Página 11 de 17

12 a) planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las funciones asignadas a las unidades jerárquicamente subordinadas y la realización eficiente y oportuna de las actividades programadas b) diseñar políticas en sistemas de información y telecomunicaciones coherentes con los objetivos estratégicos y operativos de la organización c) mantener actualizadas las tecnologías de información necesarias, d) efectuar y controlar los nuevos desarrollos y el mantenimiento de los sistemas actuales e) efectuar y controlar la administración de la configuración del software de base, aplicativos particulares y software de oficina f) proporcionar soporte a los usuarios internos y externos g) mantener y actualizar el plan de contingencia informático y operativo del Fondo Nacional de Recursos h) actuar como contraparte técnica responsable en la relación con los proveedores de Tecnologías de la Información y telecomunicaciones i) asesorar a la Comisión Honoraria Administradora y a la Dirección General en temas de su especialidad j) promover la aplicación de metodologías y procedimientos adecuados k) definir los procedimientos inherentes a su área, supervisar y controlar la ejecución de los mismos y la documentación que los describe l) realizar toda otra función relacionada que se le asigne en el FNR 20. Unidad Financiero Contable Le compete la administración financiera y contabilidad del FNR, así como la fiscalización de los ingresos del Fondo Nacional de Recursos y el control de la información, excepto la de naturaleza médica, que debe presentar cada una de las IAMC o IMAE vinculados con el mismo. Depende de: Dirección de Servicios Administrativos Supervisa a: áreas Contabilidad y Presupuesto, Tesorería, Control de Actos Médicos y Control de Aportes 21. Contabilidad y presupuesto Página 12 de 17

13 Depende de: Unidad Financiero Contable a) Confeccionar el balance y el presupuesto anual para su aprobación por la Dirección Financiera. a) Supervisar y controlar la exposición y registración de la información contable. b) Confeccionar informes mensuales sobre la evolución de los resultados así como cualquier otro informe solicitado en relación con las tareas a su cargo. c) Controlar declaraciones juradas de pacientes a ser intervenidos en el exterior y determinar la estructura de financiación y co-pago correspondiente de acuerdo a los procedimientos establecidos por la Comisión Honoraria Administradora. d) Liquidar y supervisar sueldos, aportes al BPS de los RRHH del FNR e) Definición, en conjunto con la Dirección del Servicio de los procedimientos que mejor atiendan la eficiencia operativa de la unidad a través de un Manual de Procedimientos. f) Realizar un Plan de Control del cumplimiento de políticas y procedimientos previamente definidos por la unidad, efectivizando y supervisando la pruebas de cumplimiento necesarias. g) Realizar todas la tareas afines que le sean encomendadas en el FNR 22. Tesorería Le compete: la custodia y la administración operativa de los valores del FNR de acuerdo con los lineamientos de la Dirección del Area. Depende de: Unidad Financiero Contable a) Custodiar los valores financieros de la organización así como su correcta disposición y cobro. b) Administrar los fondos fijos de acuerdo a los procedimientos vigentes c) Custodiar la documentación pre-impresa del FNR en relación al manejo financiero: cheques, vales, comprobantes comerciales y asimilables. d) Hacer un seguimiento de las cuentas a cobrar en beneficio de la institución y de los convenios de pagos con las instituciones a la vez que realizar todas las gestiones necesarias para su cobro e) Realizar los preventivos de caja mensuales Página 13 de 17

14 f) Colaborar en las tareas de Contabilidad, Presupuesto y Control interno que le sean asignadas. g) Proponer los diseños de información requerida para el cumplimiento de sus funciones y evaluar los resultados obtenidos. h) Confeccionar los informes periódicos que se establezcan y los extraordinarios que se soliciten. i) Administrar los recursos humanos y materiales asignados. j) Realizar toda otra función relacionada que se le asigne en el FNR. 23. Control de Actos Médicos Le compete: el primer nivel de supervisión sobre las realizaciones de actos médicos y tratamientos de seguimiento, su valorización y la liquidación primaria de los mismos a favor de entidades relacionadas. Depende de: Unidad Financiero Contable. a) Administración de entidades involucradas en la valorización de los actos médicos: vigencia, valor de financiación, documentación de autorización de dispositivos. b) Control formal de lo actuado por el cuerpo médico sobre la autorización de dispositivos y actos médicos en base a la vista de la historia clínica del paciente. c) Coordinación de lo actuado por lo distintos centros de generación de gastos del FNR en todo lo que sea atinente a financiación de actos o tratamientos médicos: expedición de medicamentos, programas de seguimiento y otros. d) Conformación del legajo de repetición de gastos contra otros organismos como ser MEF, FFAA y otros. e) Administración y seguimiento de los reclamos de proveedores. f) Mantenimiento de una base de datos acerca de las decisiones relevantes de la CHA y otras de otros organismos en cuanto a su relevancia en la valorización o autorización de actos y dispositivos financiables. g) Coordinación y seguimiento de tareas comunes con otras áreas del FNR (por ejemplo: Registro Médico y Dirección Técnico Médica.- Página 14 de 17

15 h) Proponer los diseños de información requerida para el cumplimiento de sus funciones y evaluar periódicamente los resultados obtenidos. i) Confeccionar los informes periódicos que se establezcan y los extraordinarios que se soliciten. j) Administrar los recursos humanos y materiales asignados. k) Realizar toda otra función relacionada que se le asigne en el FNR 24. Control de Aportes Le compete: la fiscalización de los ingresos del FNR y el control de la información. Depende de : Unidad Financiera Contable a) desarrollar planes operativos, organizar, coordinar y controlar la fiscalización de los ingresos del FNR y la información a presentar por la IAMC. b) fiscalizar las instituciones aportantes del FNR y la versión de sus aportes o cuotas de convenios en tiempo y forma. c) evaluar los riesgos inherentes y el ámbito de control interno de las instituciones e informar a la Dirección Financiera y la Dirección General de los posible riesgos que involucren al FNR en formar directa o indirecta. d)proponer los diseños de información requerida para el cumplimiento de sus funciones y evaluar periódicamente los resultados obtenidos. e) Confeccionar los informes periódicos que se establezcan y los extraordinarios que se soliciten. f) Administrar los recursos humanos y materiales asignados g)realizar toda otra función relacionada que se le asigne en el FNR. 25. Unidad de Administración, Secretarías y Servicios Auxiliares Le compete: Las funciones de compras, administración del personal y todo lo concerniente con el local 26. Compras Página 15 de 17

16 Depende de: Unidad de Administración, Secretaría y Servicios Auxiliares. Le compete: Realizar todas las actividades tendientes a la administración de las compras del organismo. Esto incluye: a) Hacer cumplir los procedimientos y política de compras establecidas por las autoridades del FNR. b) La administración formal de todo el proceso de decisión de compra de acuerdo a los procedimientos establecidos a la vez que custodiar la documentación relativa a las distintas instancias de relevancia inherente a cada una de las adquisiciones. c) Emitir y/o aprobar todas las órdenes de compra según los procedimientos al respecto y custodiar su efectivo cumplimiento por parte de los proveedores. d) Administrar los niveles de stock de acuerdo a las políticas de existencias y aprovisionamiento del FNR. e) Administrar las comunicaciones y relaciones con los proveedores a la vez que promover la concurrencia de los mismos en forma abierta y general a todos los procesos de adquisición del organismo. f) Citar y llevar las actas de las comisiones de compras que sean necesarias de acuerdos procedimientos establecidos, a la vez que asistir a la misma en todo lo relacionado con la información logística y de costos de los productos y servicios de interés para el FNR. g) Obtener información e informar en forma regular acerca de los costos de adquisición del FNR sobre la base de una comparación con información local e internacional en todos los casos que sea aplicable. h) Administrar las relaciones con proveedores de servicios tanto en las compras locales como en las adquisiciones que el FNR realice en el exterior. Sean éstas realizadas en forma directa y por sí, como en aquellas operaciones establecidas a través de operadores logísticos a estos efectos de acuerdo a las potestades legales correspondientes i) Mantener información de las compras y proveedores del FNR j) Hacerse cargo de las compras menores k) Realizar toda función relacionada que se le asigne en el FNR 27. Secretaría, Telefonista y Servicios Página 16 de 17

17 Depende de: Unidad Administración, Secretaría y Servicios. Le compete: a)controlar la efectiva materialización de las actividades específicas del personal asignado al cumplimiento de las tareas de secretaria, telefonista y servicios. b) Toda otra tarea afín que le sea encomendada. 28. Personal Depende de: Unidad Administración, Secretaría y Servicios Le compete: a) Llevar los legajos personales de los funcionarios actualizados y de acuerdo a los soportes técnicos que se le indiquen. b) Efectuar el registro de asistencias, licencias y demás datos presenciales de los funcionarios. c) Materializar los procedimientos necesarios en casos protocolares rutinarios (como por ejemplo: nacimientos, fallecimientos, etc. de personas vinculadas al FNR) d) Realizar toda otra tarea afín que le sea encomendada. Página 17 de 17