MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 1

2 INDICE DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 5 1. Aspectos Generales del Manual Objetivos Distribución del Manual Puesta en Vigencia Edición, Publicación y Actualización 8 2. Organización Estructura Orgánica 2.2 Organigrama General 2.3 Organigrama de la Subsecretaría Administrativa 2.4 Organigrama de la Subsecretaría de Educación Superior 2.5 Organigrama de la Subsecretaría de Ciencia y Tecnología Página 3. Funciones de las Unidades Orgánicas Unidades Consultivas y Asesoras 11 - Departamento de Relaciones Públicas y Protocolo 12 - Departamento Jurídico 14 - Departamento de Gestión de la Calidad 17 - Dirección de Relaciones Interinstitucionales e Internacionales 19 - Oficina Sectorial de Programación 23 Departamento de Formulación y Ejecución Presupuestaria 25 Departamento de Estadísticas 27 Departamento de Desarrollo Organizacional 29 Departamento de Investigación y Estudios Técnicos 31 Centro de Documentación 33 2

3 Página - Dirección de Recursos Humanos 35 Departamento de Registro y Control de Personal 38 Departamento de Capacitación y Desarrollo 40 Departamento de Reclutamiento, Selección y Evaluación de Personal 42 Departamento de Relaciones Laborales Unidades Auxiliares o de Apoyo 46 - Dirección del Sistema Nacional de Información 47 Departamento de Informática 49 División de Publicaciones 51 - Dirección Financiera 53 Departamento de Ejecución Presupuestaria 55 Departamento de Tesorería 57 Departamento de Contabilidad 59 - Dirección Administrativa 61 Departamento de Compras 64 Departamento de Servicios Generales Unidades Operativas o Sustantivas 68 - Oficina de Coordinación Regional 69 - Dirección de Orientación y Asuntos Estudiantiles 71 Departamento de Becas y Crédito Internacional 74 Departamento de Becas y Crédito Nacional 76 Departamento de Orientación y Prueba Diagnostica 78 - Dirección de Currículo y Evaluación 80 Departamento Técnico Superior 86 Departamento de Grado 88 Departamento de Post Grado 90 Departamento de Evaluación de Educación Superior 92 - Dirección de Control Académico 94 Departamento de Instituciones Clausuradas 97 3

4 Página Departamento de Auditoria al Registro Académico 99 Departamento de Documentos Académicos 101 División de Atención al Usuario 103 División de Legalización Dirección de Vinculación y Transferencia Tecnológica 107 Departamento de Transferencia Tecnológica 110 Departamento de Vinculación Tecnológica Dirección de Fomento de la Ciencia, Tecnología e Innovación 114 Departamento de Socialización de la Ciencia y Tecnología 117 Departamento de Innovación y Competitividad Empresarial 119 Departamento de Evaluación y Desarrollo de Centros de Investigación 121 División de Fondos Concursables 123 División de Evaluación y Acreditación de Centros de Investigación 125 4

5 INTRODUCCION El de la Secretaría de Estado de Educación Superior Ciencia y Tecnología, constituye la fuente oficial de consulta sobre la organización y el funcionamiento de la institución. Contiene el detalle sobre su estructura, autoridades, relaciones jerárquicas y de coordinación, composición de cargos por unidades y la descripción de funciones. La descripción de funciones por cada área de actividad permite tener una visión de conjunto del quehacer de la institución, además de constituir una guía para la realización del trabajo, y permite la delimitación de las responsabilidades y competencias. El es un documento que, en la medida en que los funcionarios y empleados de la Secretaría de Estado de Educación Superior Ciencia y Tecnología se identifique con él, se convertirá en un verdadero instrumento de gerencia y en un aliado permanente para facilitar el cumplimiento de la misión y objetivos de la institución. La dinámica organizacional hace que los manuales de Organización y Funciones se desactualicen frecuentemente; en tal sentido, es conveniente que, en este caso, la Oficina Sectorial de Programación y la Dirección de Recursos Humanos velen por la oportuna introducción de los cambios que genera dicha dinámica. 5

6 2. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL 6

7 1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL 1.1 OBJETIVOS a) Dotar a la institución de una estructura de organización basada en los principios de administración moderna que facilite la planificación, dirección y control de las operaciones. b) Presentar una visión de la estructura organizativa de la institución, mostrando sus principales funciones, sus niveles jerárquicos, la clase de unidades que la conforman. c) Facilitar la coordinación entre las diferentes unidades y delimitar claramente las actividades correspondientes de cada una de ellas. d) Coadyuvar a la capacitación del personal y especialmente, del personal de nuevo ingreso, al facilitarle una visión global de toda la institución, y al mostrarle la relación entre funciones de su unidad y las demás relacionadas con ella. 1.2 DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL Recibirán una copia del Manual completo: - El Secretario de Estado de Educación Superior Ciencia y Tecnología - El Subsecretario Administrativo - El Subsecretario de Educación Superior - El Subsecretario de Ciencia y Tecnología - El Director de la Oficina Sectorial de Programación - El Director de Recursos Humanos Los demás Directores y Encargados solamente recibirán la parte del Manual correpondiente a las unidades bajo su responsabilidad. 7

8 1.3 PUESTA EN VIGENCIA El Manual deberá ser puesto en vigencia mediante una carta de presentación firmada por el Secretario de Estado, donde se responsabilice al personal por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el mismo, luego de aprobada la nueva estructura. 1.4 EDICIÓN, PUBLICACIÓN, Y ACTUALIZACIÓN El debe ser revisado periódicamente cada vez que ocurra un cambio en la organización, para que refleje la realidad existente dentro de la misma. El Secretario de Estado delegará en la Dirección de Recursos Humanos la distribución, edición y actualizaciones del Manual. Las propuestas de cambios deberán ser sometidas formalmente y por escrito, a través de la Dirección de Recursos Humanos y de la Oficina Sectorial de Programación. Las propuestas de modificaciones a la estructura orgánica deberán ser sometidas a la consideración de la Oficina Nacional de Administración y Personal. El, al igual que la Estructura Orgánica, sólo deberá ser modificado mediante Orden Departamental del Secretario de Estado de Educación Superior Ciencia y Tecnología. Deberá realizarse una revisión de la estructura organizativa por lo menos una vez al año, como medio de adecuarla a la dinámica de crecimiento de la institución. 8

9 2. ORGANIZACION 9

10 3. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS 10

11 3.1. UNIDADES ASESORAS CONSULTIVAS 11

12 DEPARTAMENTO DE RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: Asesora. B) ESTRUCTURA ORGANICA: El personal que la integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Del Secretario de Estado b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría. D) OBJETIVO GENERAL: Coordinar y supervisar las labores protocolares a ejecutarse en los actos, eventos y actividades de la institución. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Asesorar al Secretario de Estado y todas las dependencias de la Secretaría en los asuntos concernientes a comunicación, relaciones públicas, prensa y publicidad; - Velar porque el trabajo de la, sea conocido y valorado por la comunidad nacional, y el mantenimiento y proyección de la buena imagen de la institución; - Coordinar la realización de sondeos de opinión sobre los aspectos relevantes de la educación superior, la ciencia y la tecnología; producir, en forma permanente, materiales de información y de opinión sobre la educación superior, la ciencia y la tecnología; - Seleccionar y difundir internamente material informativo publicado a través de los medios de información colectiva que sirva a los fines de la institución; 12

13 - Organizar y convocar conferencias de prensa a los representantes de los medios de comunicación social cuando las autoridades lo requieran; - Colaborar con las dependencias de la en la difusión de publicaciones y programas de educación superior, la ciencia y la tecnología, así como en los eventos nacionales e internacionales de los cuales sea coparticipe la institución; - Efectuar análisis de contenido de mensajes y comentarios emitidos por la prensa escrita, radio, televisión y otros medios acerca de la educación superior, la ciencia y la tecnología; - Asistir al Secretario de Estado en asuntos protocolares en los actos y actividades en que éste participe; - Planificar y ejecutar campañas de difusión nacionales y regionales sobre programas prioritarios; - Coordinar y organizar programas protocolares a ejecutar en los eventos y actividades en que participen funcionarios y autoridades de la ; F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado del Departamento - Coordinador de Protocolo - Periodista - Auxiliar de Relaciones Públicas - Auxiliar de Protocolo - Secretaria - Fotógrafo 13

14 DEPARTAMENTO JURÍDICO A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: Asesora. B) ESTRUCTURA ORGANICA: Personal que lo integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Del Secretario de Estado b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Asesorar al Secretario de Estado y demás funcionarios en asuntos jurídicos; así como coordinar y supervisar que todos los documentos oficiales que emita la institución cumplan con las disposiciones legales y normativas vigentes. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Asesorar al Secretario de Estado y a las demás autoridades de la en los asuntos jurídicos de sus respectivas competencias; - Velar porque toda la documentación oficial que emita la Secretaría de Estado cumpla con las disposiciones legales y normativas vigentes; - Supervisar la correcta aplicación de las leyes, decretos, reglamentos y demás documentos que conforman el marco jurídico de la ; - Formular las propuestas de anteproyectos de leyes, decretos, reglamentos, resoluciones, convenios, ordenanzas y órdenes departamentales para reformar o actualizar el marco normativo de la ; - Informar al Secretario de Estado sobre las actividades realizadas por la Oficina, relacionados con la marcha y desarrollo institucional de la 14

15 y sobre el avance de los procesos jurídicos que se estuvieren ventilando y de las resoluciones que se dicten; - Elaborar un registro e índices de leyes, decretos, reglamentos, ordenanzas, resoluciones y órdenes departamentales relacionados con el Sistema Nacional de Educación Superior, Ciencia y Tecnología; - Patrocinar la defensa de la institución en los casos de reclamaciones y litigios que puedan afectar los intereses de la ; - Promover y efectuar las gestiones pertinentes al trámite legal, judicial y extrajudicial que le competen a la institución y mantener informado al Secretario de Estado; - Evaluar, desde la perspectiva jurídica, la documentación oficial, los contratos, acuerdos y demás documentos legales, a efectos de emitir opiniones en los casos en que le sean requeridos; - Organizar y mantener actualizada la base legal sobre la gestión administrativa de la institución; - Elaborar instrumentos de consultas a la Procuraduría y a la Contraloría General de la República sobre la aplicación de las disposiciones legales en las áreas especializadas de la ; - Intervenir en los procesos de los concursos o licitaciones, transferencias y obligaciones con otras instituciones; - Intervenir en los procesos de disolución o cierre definitivo de las instituciones del sistema de educación superior, ciencia y tecnología para asegurar el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes; - Velar por el desarrollo de una gestión legal y jurídica congruente y armónica de la instancia nacional y regional; 15

16 - Organizar y mantener actualizado un registro del estatus legal de las instituciones, corporaciones, asociaciones y sociedades relacionadas con el Sistema de Educación Superior, Ciencia y Tecnología. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Consultor Jurídico - Abogado - Secretaria 16

17 DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: Asesora. B) ESTRUCTURA ORGANICA: El personal que la integra. C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Del Secretario de Estado b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría. D) OBJETIVO GENERAL: Fomentar la calidad de la educación superior y actividades de ciencia y tecnología, mediante la creación de un sistema de aseguramiento de la calidad, proponiendo el desarrollo y fortalecimiento de las instituciones de educación superior, ciencia y tecnología. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Promover la elaboración del sistema de indicadores de calidad para gestionar entre los centros e instituciones la calidad de la ciencia y la tecnología; - Coordinar la formulación, elaboración y seguimiento del plan de calidad y desarrollo de la Secretaría; - Participar en la definición de políticas y procedimientos para la desconcentración de procesos y servicios que lleve a cabo la Secretaría de Estado; - Proponer sistemas de seguridad que garanticen la integridad y confidencialidad de las políticas institucionales en materia de calidad; 17

18 - Realizar las evaluaciones periódicas a los procesos internos y desconcentrados en la institución, como medio para garantizar y asegurar la calidad de los procesos y servicios; - Analizar las auditorias que generen los departamentos para garantizar y certificar la calidad de los procesos que realiza la Secretaria o bien, recomendar las acciones correctivas pertinentes; - Elaborar reglamentos y establecer estándares y métodos de evaluación de la calidad a los procesos y servicios que ofrece la Secretaría; - Dar seguimiento a los criterios de medición que se establezcan en las etapas de un proceso como medio de asegurar la calidad del mismo, sean éstos centralizados o desconcentrados en la Secretaría; - Desarrollar y mantener un sistema efectivo de comunicación con las instituciones de educación superior, que permita obtener retroalimentación sobre la calidad de servicio que ofrecen, así como información sobre sus necesidades y expectativas que deben ser consideradas para mejorar el servicio que brindan a los usuarios; - Promover y mantener una política de mejoramiento continuo de los procesos en educación superior, ciencia y tecnología a través de la evaluación permanente; - Coordinar las acciones de control y aseguramiento de la calidad en los proyectos de ciencia y tecnología y la participación de los centros de investigación en tareas de normalización nacional e internacional; - Asesorar al Secretario de Estado y demás autoridades de la Secretaria en asuntos relacionados a su competencia. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado - Analista de Gestión de Calidad - Secretaria 18

19 DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES E INTERNACIONALES A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: Asesora. B) ESTRUCTURA ORGANICA: El Personal que la integra. C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Del Secretario de Estado. b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría. D) OBJETIVO GENERAL: Fomentar y promover la participación de la institución y el país ante organismos nacionales e internacionales en materia de educación superior, la ciencia y la tecnología; Velando por el cumplimiento de los convenios internacionales firmados por el país, ante estas entidades, así como la gestión y obtención de recursos financieros para diferentes áreas, provenientes de la cooperación internacional. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Asesorar al Secretario de Estado y a las demás autoridades de la en los asuntos relacionados a su competencia; - Coordinar con las áreas de la, el flujo de las informaciones orientadas hacia los organismos internacionales y las instituciones que integran el sistema de educación superior, ciencia y tecnología; - Coordinar y promover la presencia y participación del país en los organismos internacionales, en el ámbito de la educación superior, ciencia y tecnología, a fin de lograr su integración en los programas de financiamiento; 19

20 - Velar por el cumplimiento de los convenios internacionales firmados por el país en esta materia y representar al Secretario de Estado cuando éste se lo encomiende; - Promover y facilitar la implementación de acuerdos de cooperación nacional e internacional y lograr una adecuada participación del país en la comunidad académica y científica mundial; - Velar por la correcta aplicación e implementación de los programas y proyectos que ejecuta y/o auspicia la con fondos de organismos nacionales e internacionales; - Supervisar el cumplimiento de los convenios internacionales firmados por el país y la marcha de la participación de la República Dominicana en tratados y acuerdos internacionales que involucren al sector de educación superior, ciencia y tecnología; - Preparar los documentos e informes relacionados con la marcha y avances de los programas y proyectos que ejecuta y/o auspicia la con apoyo financiero de instituciones nacionales e internacionales; - Elaborar los documentos e informes requeridos por los organismos internacionales, ante la participación del país en eventos organizados por ellos; - Velar porque se ejecuten los estados y análisis financieros periódicos de los programas y proyectos bajo su dependencia así como los acuerdos, tratados y convenios internacionales vigentes; - Coordinar la ejecución de programas de asistencia técnica y la preparación de proyectos a ser presentados a organismos nacionales e internacionales para su estudio y opinión, las reuniones de evaluación y seguimiento a la ejecución de los programas y proyectos debidamente aprobados; - Evaluar los programas, proyectos y convenios presentados por las instituciones y dependencias de la que optan por financiamiento vía la y emitir opiniones en los casos que le sean requeridas; 20

21 - Evaluar la documentación presentada por las entidades ejecutoras de los programas y proyectos que ejecuta y/o auspicia la con apoyo financiero de instituciones nacionales e internacionales; - Promover el intercambio de conocimientos entre científicos, académicos, innovadores, profesores, investigadores y estudiantes; - Propiciar la realización de eventos en el país, y la participación de especialistas dominicanos en encuentros y visitas internacionales, que contribuyan al desarrollo de la educación superior, ciencia, tecnología e innovación; - Preparar informes relativos a los progresos y resultados de los programas y proyectos que ejecuta y/o coauspicia la con apoyo financiero de instituciones nacionales e internacionales; - Dar a conocer las oportunidades que se ofrecen al país en materia de cooperación e intercambio internacional referida al ámbito de la Educación Superior, la Ciencia y la Tecnología. - Registrar los programas y proyectos que ejecuta y/o auspicia la con apoyo financiero de instituciones nacionales e internacionales, convenios y otros beneficios que se ofrezcan para la República Dominicana; - Garantizar que todos los intereses del sistema de educación superior, ciencia y tecnología se recojan en los convenios gubernamentales y ministeriales y que los convenios bilaterales se ajusten a las normas de los convenios gubernamentales y ministeriales; - Propiciar la colaboración entre las empresas, las instituciones del sistema de educación superior dominicano y las universidades extranjeras; - Promover el financiamiento de los organismos internacionales, los gobiernos y las ONGS a los proyectos de investigación, desarrollo de postgrado, la información científico técnica de las universidades e institutos de educación superior y de las otras instituciones del sistema; 21

22 - Coordinar con la Secretaría de Estado de Relaciones Exteriores, con las embajadas en nuestro país y en el extranjero, las actividades internacionales relacionadas con la educación superior, ciencia y tecnología; - Intervenir en la celebración de convenios bilaterales con estados extranjeros referidos a las competencias de la jurisdicción, en el registro de los que se encuentran en vigor y los programas emergentes de su aplicación y en gestión de las comisiones mixtas de aplicación de esos convenios; - Atender los temas de educación superior, ciencia, tecnología e innovación en el proceso de incorporación del país en los esquemas de integración regional mantenerlo en buen nivel las relaciones con los organismos de cooperación técnica y de apoyo al desarrollo; - Establecer un plan que ayude a las universidades y demás instituciones de educación superior, ciencia y tecnología a potenciar sus relaciones internacionales; F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Director - Secretaria Ejecutiva - Coordinador de Cooperación Internacional - Coordinador de Cumbres y Tratados - Secretaria 22

23 OFICINA SECTORIAL DE PROGRAMACIÓN A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: Asesora B) ESTRUCTURA ORGANICA: Departamentos de Formulación y Evaluación Presupuestaria, Estadísticas, Desarrollo Organizacional, Investigación y Estudios Técnicos, Centro de Documentación C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Del Secretario de Estado b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Planificar, coordinar y supervisar la elaboración del plan estratégico de la Secretaría y asesorar a los funcionarios en la programación y desarrollo integral de la educación superior, ciencia y tecnología. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Asesorar al nivel ejecutivo para una efectiva toma de decisiones en la planificación y programación integral de la educación superior, la ciencia y la tecnología; - Diseñar y proyectar propuestas de políticas educativas, científicas y tecnológicas de corto, mediano y largo plazo en función de los problemas prioritarios y de acuerdo con las políticas y directrices del Consejo Nacional de Educación Superior, Ciencia y Tecnología y el Secretario de Estado y el - Formular conjuntamente con todas las oficinas de la, el Plan Estratégico y el Plan Anual de la Secretaría, así como las estrategias de seguimiento y monitoreo a tales instrumentos; 23

24 - Formular, en coordinación con las Subsecretarías, el anteproyecto de ingresos y egresos de cada año como expresión financiera de los planes y proyectos de desarrollo nacional y regional, de acuerdo con las normas y procedimientos dictados por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRES) y evaluar sus resultados; - Coordinar y establecer óptimos canales de comunicación que permitan el flujo de las informaciones a través de todos los niveles de la institución en el proceso de elaboración y formulación de los programas y proyectos institucionales; - Velar por la compatibilidad entre el proyecto de presupuesto y los planes de desarrollo de la Secretaría y efectuar evaluaciones periódicas en el proceso de ejecución de los programas y proyectos formulados; - Estudiar e implementar medidas de modernización administrativas en la organización, sistemas y procedimientos de trabajo de la institución, en coordinación con la Oficina Nacional de Administración y Personal (ONAP); - Determinar y establecer de acuerdo con las normas de la Oficina Nacional de Administración y Personal (ONAP) y el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP), la política de administración de los recursos humanos y de adiestramiento de personal de la Secretaría. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado - Secretaria - Analista de Proyectos 24

25 DEPARTAMENTO DE FORMULACIÓN Y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: Con el personal que la integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Oficina Sectorial de Programación b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de formulación y evaluación del presupuesto de la institución. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Revisar y velar por el cumplimiento de las disposiciones y reglamentaciones relacionadas con el presupuesto de la Secretaría. - Suministrar y obtener informaciones de la Oficina Nacional de Presupuesto, sobre el presupuesto de la institución. - Coordinar y preparar el presupuesto de ingresos y egresos de la institución. - Elaborar y controlar el programa para la ejecución de los desembolsos de las partidas rutinarias del presupuesto de la institución. - Autorizar la ejecución de desembolsos aprobados por el superior inmediato o autoridad competente. - Recomendar transferencias de fondos entre los diversos capítulos del presupuesto. 25

26 - Realizar los ajustes necesarios al presupuesto de acuerdo a las variaciones que pudieran haberse producido. - Preparar los informes financieros relativos al presupuesto a solicitud del superior inmediato, de la Oficina Nacional de Presupuestos u otros organismos competentes. - Coordinar con la Oficina Nacional de Presupuesto y la Contraloría General de la República, todo lo relativo a la evaluación, formulación y elaboración del presupuesto de la institución. - Presentar informe de las labores realizadas. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado del Departamento - Secretaria - Analista de Presupuesto 26

27 DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICAS A) NATURALEZA DEL TRABAJO: De Apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: El personal que lo integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Oficina Sectorial de Programación b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Dirigir, coordinar y supervisar la recolección, análisis e interpretación de datos estadísticos que contribuyan a la toma de decisiones y desarrollo de las actividades de la Secretaría, así como la elaboración del boletín estadístico de la institución. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Diseñar e implementar los instrumentos y procesos que permita la recolección, análisis y procesamiento de datos estadísticos que faciliten la toma de decisiones y el desarrollo de las actividades de la entidad. - Asesorar a las diferentes áreas en el registro, procesamiento e interpretación de datos estadísticos que se generen en sus respectivas unidades. - Estudiar y analizar los datos estadísticos recibidos y preparar cuadros, gráficos y diagramas como soporte a los informes de la entidad. - Velar por que se mantenga actualizado el sistema de estadísticas establecido en la Secretaria y sus dependencias. - Supervisar la recolección, análisis y proyección de las informaciones estadísticas concernientes a las actividades de la entidad. 27

28 - Realizar estudios y análisis estadísticos específicos sobre diversas actividades que se ejecutan en la institución que contribuyan con el desarrollo de programas y proyectos propios de la Secretaría. - Presentar informes de las actividades realizadas. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado de Departamento - Estadístico - Secretaria 28

29 DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De Apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: El personal que lo integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Oficina Sectorial de Programación b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Dirigir, coordinar y supervisar el desarrollo, evaluación e implantación de los estudios de la estructura orgánica, procedimientos y sistemas requeridos en la institución. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Coordinar y supervisar el levantamiento de información en los diferentes departamentos y unidades de la entidad para su posterior análisis y recomendaciones. - Estudiar los procedimientos y las estructuras organizativas existente, detectar fallas y recomendar las correcciones de lugar que contribuyan a ser mas eficiente los servicios que se ofrecen. - Mantener actualizados los organigramas estructurales, funcionales, flujogramas de procesos, distribución de trabajo, entre otros en coordinación con la ONAP. - Elaborar nuevos sistemas y procedimientos a ejecutar en la áreas y/o proyectos en las que se involucra la Secretaria, en coordinación con la ONAP. - Participar en la actualización del manual de cargos clasificados de la Secretaria conjuntamente con la Dirección de Recursos Humanos. 29

30 F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado de Departamento - Analista de Organización y Métodos - Secretaria 30

31 DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS TÉCNICOS A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De Apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: El personal que lo integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Oficina Sectorial de Programación b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Dirigir, coordinar y supervisar el desarrollo y ejecución de programas de investigación y estudio de situaciones y casos afines a la institución. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Participar en la elaboración y ejecución de las políticas y plan estratégico de la institución. - Analizar y aprobar los perfiles para realizar proyectos de investigación relacionados con la institución, acogiéndose a la base legal de esta Secretaría de Estado. - Diseñar los instrumentos para el desarrollo y ejecución de programas de investigación en aspectos relacionados con la educación superior, ciencia y tecnología. - Realizar estudios que contribuyan a identificar el nivel situacional en que se desarrolla la educación superior, la ciencia y la tecnología. - Elaborar y sugerir normas y políticas que contribuyan a desarrollar procesos de investigación partiendo de los niveles básicos de educación y la transferencia del conocimiento y la tecnología. 31

32 - Preparar y ejecutar programas de capacitación que contribuyan a desarrollar la cultura de la investigación y estudios dentro de la institución. - Presentar informes de las evaluaciones y funciones realizadas. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado del Departamento - Analista de Proyectos - Secretaria 32

33 CENTRO DE DOCUMENTACIÓN A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De Apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: El personal que lo integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Oficina Sectorial de Programación b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de recepción, registro y catalogación de materiales bibliográficos y de control de utilización de los mismos, por parte de los usuarios de la institución. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Recibir y registrar todo el material bibliográfico de interés para la entidad. - Clasificar y catalogar libros, folletos, periódicos y otros documentos. - Controlar y dirigir el canje de las publicaciones de la entidad con otras instituciones nacionales e internacionales. - Llevar registro y control de la recepción, préstamo y devolución de materiales bibliográficos. - Elaborar programas de intercambio de libros y publicaciones diversas con otros países. - Mantener fichero bibliográfico actualizado según sistema establecido. 33

34 - Solicitar la adquisición de obras y material bibliográfico que sirvan de apoyo a los diferentes proyectos de investigación de la institución. - Velar por la conservación del material bibliográfico. - Atender y orientar al usuario del Centro. - Elaborar boletines informativos de obras en existencia. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado del Centro - Auxiliar de Documentación - Secretaria 34

35 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: Asesora B) ESTRUCTURA ORGANICA: Departamentos de Registro y Control; e información, Reclutamiento Selección y Evaluación; Capacitación y Desarrollo y Relaciones Laborales. C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Del Secretario de Estado b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Planificar, dirigir, coordinar y supervisar la ejecución y desarrollo de los programas de administración de personal en la Secretaria, según lo establecido en la Ley Núm de Servicio Civil y Carrera Administrativa. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Dirigir y coordinar los programas de administración de personal de la institución, según lo establecido en la Ley Núm de Servicio Civil y Carrera Administrativa; - Programar, supervisar y coordinar los subsistemas de clasificación y valoración de puestos, sueldos e incentivos, reclutamiento, selección e inducción de personal, evaluación del desempeño, adiestramiento y desarrollo y otros referentes a la administración de personal público; - Cumplir las normas y políticas destinadas al mejoramiento y desarrollo de los elementos y subsistemas de administración de personal de la ; 35

36 - Asesorar al Secretario de Estado y demás autoridades en asuntos de administración de personal; - Planificar las necesidades del personal a corto, mediano y largo plazo para la institución; - Velar por la implantación, desarrollo y actualización de la base de datos del personal, a fin de mantener un sistema de información ágil y oportuno que sirva de apoyo a la toma de decisiones y aplicación de programas que emanen de la Oficina Nacional de Administración y Personal (ONAP); - Coordinar y desarrollar conjuntamente con la Oficina Nacional de Administración y Personal (ONAP), la implantación y desarrollo del régimen de Carrera Administrativa en la ; - Reclutar y seleccionar el personal idóneo para cada uno de los puestos de la Secretaria, ejecutando concursos públicos, según normas y procedimientos establecidos; - Desarrollar programas de compensación y beneficio que permitan estimular al personal para que mantenga la eficiencia en el ejercicio de sus deberes; - Velar por el adiestramiento y capacitación del personal, coordinando actividades de educación y desarrollo con las instituciones destinadas a esos fines; - Desarrollar programas de evaluación del desempeño para medir el desarrollo y contribución de los empleados al logro de los objetivos institucionales; - Velar por la prevención, atención y solución de conflictos labores, a fin de contribuir al bienestar emocional y la productividad del empleado; - Realizar y canalizar los trámites necesarios para el proceso de pensiones y jubilaciones del personal de la institución 36

37 F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Director - Secretaria 37

38 DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: El personal que la integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: De la Dirección de Recursos Humanos. b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Procurar una correcta ejecución de las acciones de personal, y el mantenimiento actualizado de las constancias de esos actos, para facilitar la toma de decisiones necesarias que resulten en consecuencia. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Llevar registro de entrada y salida del personal, registrando los permisos concedidos para ausentarse en horas de trabajo y preparando reporte de asistencia y puntualidad diaria de los empleados. - Asesorar a los supervisores en la aplicación del reglamento disciplinario y las sanciones establecidas. - Mantener actualizado el historial y expediente del personal de la institución. - Tramitar y registrar las acciones de personal, tales como: licencias médicas, por estudios u otro, vacaciones, nombramientos, jubilaciones y cancelaciones. - Expedir certificaciones sobre los datos incluidos en los registros y expedientes del personal. 38

39 - Llevar control de la preparación y entrega de los carnet de identidad de los empleados de la institución. - Coordinar la elaboración del programa anual de vacaciones y controlar su ejecución, de acuerdo a la Ley 14-91, de Servicio Civil y Carrera Administrativa. - Velar porque se cumplan con las normas y reglas disciplinarias establecidas. - Coordinar y supervisar la elaboración de la nómina de pago de la institución. - Velar por que las acciones y movimientos de personal sean registrados debidamente en el proceso de registro de la nómina de pago. - Velar porque el proceso de trámite de aprobación de la nómina de pago se realice en las fechas y períodos correspondientes. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado del Departamento - Auxiliar de Personal - Auxiliar de Nómina - Analista de Recursos Humanos 39

40 DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: El personal que lo integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: De la Dirección de Recursos Humanos b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Coordinar y ejecutar las actividades de capacitación y adiestramiento del personal de la institución, de acuerdo a las necesidades detectadas, así como promover acciones tendentes a lograr el desarrollo, el reforzamiento cultural y el crecimiento personal de los mismos. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Realizar estudios de detección de necesidades de formación y capacitación entre los departamento de la institución. - Preparar, organizar y administrar planes de estudios y programas de capacitación y adiestramiento dirigidos a los empleados de la Secretaría. - Coordinar y organizar seminarios, conferencias, talleres y otros eventos de capacitación que contribuyan con el desarrollo institucional de la Secretaría, en coordinación con el Instituto Nacional de Administración Pública. - Asesorar a los supervisores sobre la aplicación de los programas de adiestramiento. - Registrar los cursos y eventos de capacitación y adiestramiento ofrecidos al personal, supervisar su ejecución y la aplicación de los sistemas de evaluación de los participantes y profesores, bajo las orientaciones del INAP. 40

41 - Supervisar la preparación, impresión y distribución del material de apoyo requeridos para la realización de cursos, talleres y otros. - Organizar y coordinar las labores de apertura, desarrollo y clausura de cursos y eventos. - Presentar informes de las evaluaciones y actividades realizadas. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado de Departamento - Analista de Adiestramiento - Secretaria 41

42 DEPARTAMENTO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PERSONAL A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: El personal que lo integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: De la Dirección de Recursos Humanos b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Coordinar y ejecutar las actividades de reclutamiento y selección de personal para ocupar cargos vacantes a través de concursos de oposición, y la organización y ejecución de las evaluaciones del desempeño de los empleados de la institución. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Organizar, informar y supervisar los concursos de oposición para ocupar cargos vacantes, conjuntamente con la Oficina Nacional de Administración y Personal (ONAP) - Mantener actualizado los registros de elegibles para el personal del Servicio Civil y Carrera Administrativa y/o especial de la institución - Coordinar, y ejecutar con la ONAP las normas y procedimientos a seguir con los cargos de Carrera Administrativa. - Administrar, corregir e interpretar las pruebas psicométricas a los participantes en concurso de oposición. - Coordinar y convocar con los supervisores y su superior inmediato las labores de entrevistas de selección del candidatos del concurso de oposición. 42

43 - Coordinar, organizar y ejecutar con la ONAP las actividades de evaluación del desempeño de los empleados de la Secretaría. - Preparar y organizar las charlas de orientación e instrumentos a ser utilizados durante el proceso de evaluación del desempeño. - Revisar y actualizar los procesos, formularios e instructivos a ser utilizados en el departamento, según la Ley Núm , de Servicio Civil y Carrera Administrativa. - Velar porque se ofrezca la inducción adecuada al personal de nuevo ingreso. - Elaborar los cuadros de resultados que sirvan de base para la promoción de los servidores meritorios, de acuerdo a las necesidades de la institución y de la Carrera Administrativa. - Llevar control de las acciones que se produzcan como resultado de las evaluaciones, tales como: ascenso, aumento de sueldo. traslado, incentivos adicionales y otros. - Presentar informes de las evaluaciones y actividades realizadas. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado de Departamento - Secretaria - Analista de Personal 43

44 DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: Con el personal que la integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: De la Dirección de Personal b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Velar por la efectiva aplicación de las disposiciones laborales que establece la Ley Núm , de Servicio Civil y Carrera Administrativa, en cuanto al régimen ético disciplinario sobre la base de los derechos y deberes adquiridos, velando por el mantenimiento constante de las relaciones labores entre la institución y sus empleados E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulan las relaciones labores en la institución, relativos al régimen ético disciplinario, derechos y deberes adquiridos por los empleados. - Velar por que se apliquen adecuados procedimientos de selección, estabilidad, retención, capacitación y promoción de los empleados. - Promover eventos de integración del personal, propiciando un ambiente de moralidad administrativa y colaboración interpersonal en la institución. - Atender los casos o conflictos laborales que se presente en la institución y asesorar a los ejecutivos y empleados sobre las acciones a realizarse en busca de la solución de los mismos. 44

45 - Preparar las normas y políticas relacionadas con los servicios sociales que se ofrecen a los empleados, tomando en consideración lo que establece la Ley Núm , de Servicio Civil y Carrera Administrativa. - Participar y coordinar eventos de promoción y capacitación sobre aspectos laborales y de bienestar social de la institución. - Velar por el cumplimiento de las prerrogativas otorgadas por la Ley Núm , de Servicio Civil y Carrera Administrativa a los funcionarios y empleados amparados en el régimen de carrera - Presentar informes de las actividades realizadas. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado del Departamento - Secretaria - Analista de Personal 45

46 3.2. UNIDADES AUXILIARES O DE APOYO 46

47 DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De Apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: Departamento de Informática y la División de Publicaciones C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Del Secretario de Estado b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la institución. D) OBJETIVO GENERAL: Obtener, difundir y promover entre las instituciones que integran el sistema, las informaciones y eventos relativos a la educación superior, la ciencia y la tecnología, a fin de contribuir con el desarrollo de los programas de investigación y estudios que se ejecutan en el país. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Recabar, procesar y divulgar informaciones en materia de educación superior, ciencia y tecnología; con el propósito de orientar a la sociedad e instituciones que integran el Sistema. - Difundir informaciones que sirvan como insumos para el diseño de políticas, planes, programas y proyectos de investigación y evaluación en educación superior, ciencia y tecnología; - Difundir los resultados de las evaluaciones quinquenales realizadas a las instituciones de educación superior, así como los programas y/o proyectos de desarrollo de las mismas; 47

48 - Difundir y promover los resultados de estudios y evaluaciones realizados con el propósito de otorgar la acreditación correspondiente a las entidades relacionadas con la ciencia y la tecnología en el país, así como los programas producidos por las agencias acreditadoras; - Coordinar con la Oficina Sectorial de Programación la actualización de los datos consolidados estadísticos periódicos de la Secretaría para su difusión entre las entidades que integran el Sistema. - Coordinar el intercambio de las informaciones del Sistema Nacional hacia la UNESCO y otros organismos internacionales con las que la Secretaría de Estado mantiene acuerdos y convenios; - Difundir los resultados obtenidos en el diagnóstico realizado entre las instituciones que integran el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología; - Apoyar el fomento de la investigación y el desarrollo de la ciencia, la tecnología y la innovación mediante la divulgación de informaciones relevantes que faciliten la toma de decisiones; - Coordinar con las instituciones de educación superior, ciencia y tecnología el flujo de las informaciones y documentos necesarios para mantener actualizado el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior, Ciencia y Tecnología; - Generar programas, dar soporte técnico y asesoría, instalar redes y bases de datos para facilitar el funcionamiento y uso de la tecnología de la información en la Secretaría y en el resto del Sistema de Educación Superior, Ciencia y Tecnología; F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Director - Secretaria 48

49 DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: El personal que la integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Dirección del Sistema Nacional de Información. b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Coordinar, controlar y supervisar las actividades de informática, para el suministro de informaciones oportunas y soporte de los planes y programas que desarrolla la institución. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Coordinar y dirigir las actividades relativas a la implantación de nuevas tecnologías, con el fin de agilizar los procesos operacionales de la institución. - Estudiar, evaluar y proponer políticas y normas para el procesamiento de datos de la institución y dependencias. - Realizar investigaciones para detectar necesidades de automatización y diseño de nuevas aplicaciones. - Implantar y supervisar políticas, normas y procedimientos en materia de operación, programación y análisis de sistemas informáticos - Disponer y mantener Bancos de Datos que garanticen la seguridad de la información. - Asesorar en el área de su especialidad a los funcionarios y empleados que así lo requieran. 49

50 - Llevar control de los trabajos procesados y de las solicitudes de los usuarios para la solución de problemas y mejoras de los sistemas. - Velar por el mantenimiento adecuado de los equipos y programas del área. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado del Departamento - Programador - Técnico en Soporte a Usuario - Diseñador Página Web - Técnico en Soporte Informático 50

51 DIVISIÓN DE PUBLICACIONES A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De Apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: El personal que la integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Dirección del Sistema Nacional de Información b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Dirigir, coordinar y supervisar las actividades relativas a la publicación de libros, artículos, folletos y otros documentos de la institución. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Coordinar y supervisar todas las actividades relativas a publicaciones de libros, folletos, artículos y otros documentos con el objetivo de promover y difundir los aspectos fundamentales, de las actividades desarrolladas por la entidad. - Coordinar el trámite necesario para solicitar la colaboración de organismos internacionales, en la publicación de diferentes documentos. - Coordinar y preparar el material didáctico a ser publicado, de acuerdo a los lineamientos trazados por las autoridades correspondientes. - Suministrar el material publicado a las instituciones que lo soliciten. - Elaborar el presupuesto y la memoria anual del área. 51

52 F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Encargado de la División - Diagramador - Secretaria 52

53 DIRECCIÓN FINANCIERA A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: Los Departamentos de Contabilidad, de Tesorería, y de Ejecución Presupuestaria. C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: De la Subsecretaria Administrativa b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Programar, administrar y supervisar el uso y distribución de los recursos financieros asignados a la Secretaria de Estado, velando por su eficiente registro y trámite presupuestario según establecen las normas trazadas para los organismos estatales. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Programar y administrar el uso de los recursos económicos asignados a la Secretaría de Estado y de los generados por ésta; - Supervisar la correcta ejecución de los procedimientos administrativos, contables, de flujo de caja, de tesorería, de adquisiciones, garantizando una operación efectiva y oportuna con un eficiente control interno. - Mantener los datos financieros actualizados e informar permanentemente al Subsecretario Administrativo de la situación presupuestaria y financiera de la Secretaría y preparar el balance anual; - Formular las políticas financieras y contables, así como las normas y procedimientos útiles para el buen funcionamiento del área; 53

54 - Preparar las estrategias, normas y procedimientos para administrar los fondos asignados a la Secretaría de Estado en función de los objetivos y políticas que se hayan establecido, - Coordinar con los organismos correspondientes la ejecución presupuestaria anual de la Secretaría de Estado; - Evaluar el cumplimiento de los gastos establecidos en el presupuesto y llevar un control presupuestario de cada una de las unidades operativas a que se refieren los ítem programados; - Informar al Subsecretario Administrativo y a todas las dependencias de la Secretaría de Estado en relación con el uso de los fondos asignados, manteniendo datos confiables y actualizados de los mismos; - Asesorar a cada una de las dependencias de la Secretaría y de las instituciones vinculadas con respecto a la forma de rendir informes financieros y sobre los procedimientos operativos que se definen en las normativas vigentes; - Certificar y registrar los gastos que se realicen de acuerdo a las partidas presupuestarias manteniendo los asentamientos contables actualizados; - Realizar todas las tareas afines y complementarias en el campo de su responsabilidad que le sean encomendadas por el Subsecretario Administrativo. F) ESTRUCTURA DE CARGOS: - Director Financiero - Secretaria Ejecutiva 54

55 DEPARTAMENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA A) NATURALEZA DE LA UNIDAD: De Apoyo B) ESTRUCTURA ORGANICA: El personal que lo integra C) RELACIONES: a. DE DEPENDENCIA: Dirección Financiera b. DE COORDINACIÓN: Con todas las dependencias de la Secretaría D) OBJETIVO GENERAL: Dirigir, coordinar y supervisar la programación, control y tramite de asignación de fondos y de estados de la ejecución presupuestaria de la institución. E) FUNCIONES PRINCIPALES: - Elaborar y controlar la programación de gastos mensuales de la entidad. - Analizar, aprobar y tramitar las asignaciones de fondos del presupuesto de la entidad. - Suministrar y obtener informaciones de la Oficina Nacional de Presupuesto, sobre el presupuesto de la institución. - Elaborar y controlar el programa para la ejecución de los desembolsos de las partidas rutinarias del presupuesto de la institución. - Autorizar la ejecución de desembolsos aprobados por el superior inmediato o autoridad competente. - Coordinar y realizar los ajustes necesarios al presupuesto de acuerdo a las variaciones que pudieran haberse producido. - Preparar y mantener actualizados los registros presupuestarios de ingresos y gastos. 55