Modulo de adquisiciones de ALEPH.

Transcripción

1 Modulo de adquisiciones de ALEPH. 2013

2 Presupuestos Antes de comenzar a crear la captura de órdenes de compra, primero se debe crear una lista de presupuestos por la (DGCI) en el modulo de ADQ, coordinador del proceso de solicitud de compra. Después de que el presupuesto ha sido asignado los campus registran las ordenes para ligarlas a sus facturas al módulo ADQ

3 Ingresar en el módulo de adquisiciones el número de sistema a registrar contablemente y asignar un número de orden de compra por cada ítem que conforma la factura. Ejemplo: B01-Biblioteca Campus San Rafael 05 - Año Consecutivo Num. Sist B

4 En la Barra de Ordenes del módulo de adquisiciones elige No. de reg. bib. Ingresa el número de sistema donde vas a capturar la Orden de compra y le das aceptar. Se desplegara parte del registro Para comprobar que sea el registro que están buscando pueden dar un clic en Información bibliográfica y aparecerá en la pantalla de la derecha toda la información descriptiva del libro. PASO 2 Se despliega la información del registro PASO 1 Insertar número de sistema del ítem # de Registro bibliográfico y oprimir la tecla Enter

5 Otra forma de llamar al registro bibliográfico es a través del icono buscar, se ingresa el número de sistema y una vez que aparece el registro bibliográfico das un clic en el botón Adquisiciones para que te lleve a la pantalla de órdenes. PASO 3 En el icono buscar ingresas el no. de sistema y después oprimes el botón de adquisiciones

6 Una vez que te encuentras en la pantalla de lista de órdenes oprimes el botón Agregar para iniciar la creación de una nueva orden. Y seleccionas Monografía. PASO 4 Oprimir el botón Agregar PASO 5 Seleccionar la opción Monografía

7 PASO 6 Ingresar el número de orden que se asignó de acuerdo a la codificación establecida por la Coordinación de Adquisiciones de DGCI No. de Orden Se activa la parte baja de la pantalla en la que nos encontrábamos Lista de Ordenes dividida en 4 pestañas. La primera 1. Información de la Orden queda inactiva, no se registra nada. En la segunda 2. General sólo se llenan los espacios de: Número de Orden, Formato y Tipo de Material; Sub-biblioteca y Método de Adquisición. PASO 7 Seleccionar de la lista el estado que guarda la orden Estado de la orden * Nota: Siempre se debe de poner SV que corresponde a enviado al proveedor PASO 8 Seleccionar el formato impreso y el tipo de material monografía PASO 9 Seleccionar la sub-biblioteca a la que corresponde la factura y el modo de adquisición siempre va a ser compra

8 La siguiente pestaña es 3. Proveedor, aquí como su nombre lo indica se trata de seleccionar al proveedor al cual le estamos generando la orden de compra. PASO 10 Pasar a la pestaño 3 para elegir el proveedor PASO 11 Seleccionar de la lista de proveedores el que corresponda a la factura

9 4. Cantidad y precio. Información sobre la cantidad de ejemplares, los descuentos asignados y el presupuesto comprometido. Si la factura viene en dólares, cambie el tipo de moneda. PASO 12 Se ingresa la cantidad de ejemplares surtidos. Número de unidades PASO 14 Se asigna la cantidad del porcentaje de descuento que incluye la factura Porcentaje PASO 13 Se asigna el precio del costo unitario sin descuento. Precio unitario PASO 15 Selecciona el presupuesto que le corresponde a tu campus y al año de ejercicio Compromete presupuesto PASO 16 Para guardar los cambios presionar el botón Agregar

10 En la pantalla Lista de órdenes, se puede observar claramente la Orden creada. PASO 17 Verificar los datos en la pantalla Lista de órdenes Los datos se pueden modificar a excepción del número de orden de compra. Consecutivamente se tienen que ingresar todos los ítems que contenga la factura, en esta nueva versión se pueden incluir más de 200 órdenes, hay que verificar que los datos sean correctos ya que después se ingresaran las ORDENES DE COMPRA en la FACTURA.

11 Crear Factura. Para esta etapa es necesario trabajar con Barra de Facturas: donde se selecciona o ingresa el código del proveedor y el número de la factura PASO 18 Para crear facturas se utiliza la Barra de Facturas PASO 19 Se busca en el catálogo de proveedores ya sea por nombre o clave PASO 20 Se indica el número completo de la factura tal como aparece en el documento y si ya existe se busca en el índice Número de factura PASO 21 Para crear el registro de factura, presionar el botón Aceptar

12 Factura general 1.- Facturar, aquí se deben ingresar los siguientes datos: la cantidad neta, tipo de moneda (viene por default, cuando es dólares se tiene que cambiar), fecha de factura y fecha de recepción de material, etc. PASO 22 Insertar cantidad neta y total de la factura PASO 23 Verificar que viene el Tipo de Moneda que te da por default de acuerdo al proveedor, puede ser pesos mexicanos o dolares PASO 24 Capturar fecha de factura y fecha de recepción en campus Fecha de factura / Fecha de recepción Nota: Ahora se puede cambiar el no. de la factura dando un clic en Cambiar No. Factura

13 2.- Pago: Aquí se ingresan los datos de la fecha de pago, la cantidad y el estado; es importante que estos datos coincidan con la factura. PASO 25 Se repite la cantidad de la pantalla anterior Cantidad PASO 26 El estatus siempre debe indicar N (Sin aprobación) Estatus PASO 27 Para guardar los cambios presionar el botón Actualizar El estatus siempre deberá indicar la letra N Sin Aprobación para que nos permita ingresar las órdenes de compra.

14 Ya realizada la factura y después de haber guardado los cambios, das un clic en la sección de Líneas de ítem, ahí le das Agregar para incluir todas las órdenes de compra que se relacionan con esta. PASO 28 Se selecciona líneas de ítem y se presiona el botón Agregar

15 Al presionar el botón Agregar se puede ver la pantalla Número de orden en la que se debe ingresar los números de orden de compra correspondiente a esta factura. PASO 29 Asignar número de orden de compra Número de orden PASO 30 Para ver a detalle se oprime el botón Aceptar

16 Después de oprimir el botón Aceptar aparece la pantalla titulada 1. Formato de Línea de ítem. Aquí debes ingresar la cantidad neta que debe ser igual al precio con el descuento estimado. PASO 31 Se asigna la cantidad neta del ítem Cantidad neta PASO 33 Si olvidaste seleccionar el presupuesto al crear la Orden, aquí puedes elegirlo dando un clic en el botón Presupuestos Para guardar los cambios se oprime el botón Agregar PASO 32 Siempre se debe seleccionar Débito

17 En la misma pantalla se muestra un aviso de confirmación de recepción del material, se debe elegir la opción Si. PASO 34 Se debe seleccionar la opción SI para registrar la recepción SI

18 En esta pantalla se pueden verificar los datos de captura de cada una de las órdenes, ver si efectivamente la suma del total de líneas de ítems es igual al total de la factura general PASO 35 Verificar que se ha ingresado la primer orden de compra PASO 37 Hasta cubrir el total de la factura Paso 36 Consecutivamente se deberá ingresar todas las ordenes de compra

19 2. Pago Se cambia el estatus a Pagado. Esto congela la factura e impide que se le puedan modificar líneas de ítem. Además al cambiarle al estado Pagado estamos ejerciendo nuestro presupuesto y se va a ir descontando automáticamente del que se nos asignó, de esa manera podemos estar revisando constantemente en el balance del presupuesto que tanto llevamos gastado y cuanto nos sobra. PASO 38 Cambiar el estado de la factura de N Sin Aprobación a P Pagado para congelar la factura y evitar que se modifique

20 Relacionar ítems con Órdenes de Compra y Facturas Ya que se terminó el registro de las órdenes de compra y facturas, nos pasamos al modulo de catalogación en la sección de ítems. Ahí buscamos los números de sistema correspondientes a las órdenes de compra de la factura y en la pantalla inferior, pestaña 3. Información General (2) relacionamos el número de orden con cada uno de los ítems. PASO 39 Buscar el número de sistema que corresponde con las órdenes de compra de la factura que ingresamos PASO 40 Relacionamos el número de orden con cada ítem Número de orden Barra de Ejemplares

21 En esa misma pestaña 3. Información General (2), en el campo de factura damos un clic en el botón de la derecha y aparecerá desplegado el Código de Proveedor, Número de Factura y el Número de Línea damos doble clic para seleccionarlo y oprimimos el botón actualizar para guardar los cambios. PASO 41 Relacionamos el proveedor y número de factura con cada ítem Número de factura Número de orden