GUÍA DE USUARIO SOLICITUD APOYO ECONÓMICO RECTORÍA

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1 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: SA-P10-G01 2 Junio de 2016 CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA: XX-XXX-XXXX X XXXX de XXXX GUÍA DE USUARIO SOLICITUD APOYO ECONÓMICO RECTORÍA Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 Tenga en cuenta que para diligenciar el formulario de apoyo económico de la Rectoría, usted debe disponer de tiempo para actualizar todos los componentes del mismo. Agradecemos su dedicación en el diligenciamiento del formulario por primera vez, ya que para procesos posteriores de solicitud el trámite se simplificará y sólo se tendrán que realizar las actualizaciones de información a las que haya lugar. Adicionalmente usted debe actualizar con anterioridad su información personal a través del Sistema de Información Universitaria por medio de la ruta acostumbrada. Si tiene alguna inquietud remítase a la guía de Actualización de datos DO-P11-G07. La información debe ser correcta y completa, ya que es la base de su solicitud. Nota: Recuerde que las fechas para presentar el formulario son: TIPO DE SOLICITUD SEMESTRE PRIMER SEMESTRE SEGUNDO SEMESTRE RENOVACIÓN Antes del 30 de Octubre Antes del 30 de Abril PRIMERA VEZ Antes del 30 de Noviembre Antes del 30 de Mayo

3 La siguiente guía tiene como objetivo diligenciar el formulario de solicitud de apoyo económico de la Rectoría Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos. PASO 1 INGRESE A SAE PASO 2 ACTUALICE DATOS DEMOGRÁFICOS PASO 3 INGRESE AL FORMULARIO PASO 4 DILIGENCIE EL FORMULARIO PASO 5 ADJUNTE LOS DOCUMENTOS SOPORTE PASO 6 FINALICE LA SOLICITUD En caso que usted presente dificultades con este procedimiento o tenga dudas al respecto comuníquese con la Asistencia de la Rectoría a través del correo asistenciarectoria@javeriana.edu.co o con la Mesa de Servicios en el teléfono (1) ext. 5555, mail dti-mesaservicios@javeriana.edu.co

4 Ingrese al Sistema de Información Universitaria con su usuario y contraseña. Luego seleccione el servicio Ingreso a SAE

5 En el menú principal seleccione el módulo de Servicios Académicos

6 Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos. PASO 1 INGRESE A SAE PASO 2 ACTUALICE DATOS DEMOGRÁFICOS PASO 3 INGRESE AL FORMULARIO PASO 4 DILIGENCIE EL FORMULARIO PASO 5 ADJUNTE LOS DOCUMENTOS SOPORTE PASO 6 FINALICE LA SOLICITUD En caso que usted presente dificultades con este procedimiento o tenga dudas al respecto comuníquese con la Asistencia de la Rectoría a través del correo asistenciarectoria@javeriana.edu.co o con la Mesa de Servicios en el teléfono (1) ext. 5555, mail dti-mesaservicios@javeriana.edu.co

7 En la pestaña Información Personal, ingrese al enlace Datos Demográficos para actualizar todos los campos relacionados con sus datos personales. Nota: Si los datos ya se encuentran actualizados, puede ir al paso 3 Ingrese al formulario.

8 Oprima la pestaña datos de contacto.

9 En la sección Direcciones Actuales, seleccione el enlace Añadir Detalle Dirección.

10 Luego en la sección Historial Dirección, seleccione el botón (+) para generar un nuevo registro con la fecha actual de cambio

11 Una vez aparezca el nuevo registro, Ingrese al link Actualizar Direcciones.

12 En sección Edición Dirección, seleccione el enlace Generar Dirección.

13 Una vez se encuentre en la sección Generación de Dirección, digite de acuerdo al formato presentado (DIAN) los componentes de la nueva dirección, seleccione de la lista desplegable la nomenclatura Y diligencie los valores correspondientes a su dirección. Luego de completar la información aplique el botón Aceptar.

14 El sistema regresará a la sección Historial Dirección y mostrará el registro de la nueva dirección. Verifique que los datos estén correctos y oprima el botón Aceptar

15 Al retornar al autoservicio en la sección Aceptación de confidencialidad, el estudiante debe aceptar la información anteriormente registrada.

16 Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos. PASO 1 INGRESE A SAE PASO 2 ACTUALICE DATOS DEMOGRÁFICOS PASO 3 INGRESE AL FORMULARIO PASO 4 DILIGENCIE EL FORMULARIO PASO 5 ADJUNTE LOS DOCUMENTOS SOPORTE PASO 6 FINALICE LA SOLICITUD En caso que usted presente dificultades con este procedimiento o tenga dudas al respecto comuníquese con la Asistencia de la Rectoría a través del correo asistenciarectoria@javeriana.edu.co o con la Mesa de Servicios en el teléfono (1) ext. 5555, mail dti-mesaservicios@javeriana.edu.co

17 Una vez actualizada toda la información personal, regrese al módulo de Servicios Académicos y seleccione la opción Apoyo Económico Rectoría para ingresar al formulario.

18 Seleccione la pestaña Añadir un Valor para crear la solicitud y complete los campos de la siguiente manera: ID Set: Despliegue la lista de opciones empleando la lupa y mostrará automáticamente el cuadro Consultar ID Set, oprima la opción PUJAV Universidad Javeriana Bogotá

19 Grado Académico: Despliegue la lista de opciones y seleccione su grado académico. Programa Académico: Despliegue la lista de opciones dando click en la lupa y seleccione el programa académico al que corresponda.

20 Ciclo Lectivo: Despliegue la lista de opciones dando click en la lupa y seleccione el ciclo lectivo que corresponderá a su siguiente semestre. Tipo Solicitud: Despliegue la lista de opciones dando click en la lupa y seleccione el tipo de solicitud que va a realizar. Ejemplo: 1630; en donde 16 corresponde al año y 30 al segundo semestre del año. De igual manera para representar el periodo electivo, 10 corresponde al primer semestre, 20 al intersemestral. Una vez registrada la información solicitada seleccione la opción Añadir para crear la solicitud

21 Inmediatamente visualice el formulario, seleccione la opción Guardar para que se genere el número de su solicitud, de lo contrario su solicitud no quedará radicada en el sistema.

22 TENGA EN CUENTA Puede consultar, modificar, cambiar y/o adicionar información, a la solicitud registrada, siempre y cuando NO seleccione la opción Finalizar Solicitud al final del formulario, y se encuentre dentro de las fechas establecidas para la presentación del mismo. Cada vez que requiera consultar un registro en la página de Solicitud Apoyo económico, seleccione la pestaña Buscar un Valor, posteriormente seleccione el botón Buscar y dar clic en el ciclo que desea modificar o continuar diligenciando.

23 Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos. PASO 1 INGRESE A SAE PASO 2 ACTUALICE DATOS DEMOGRÁFICOS PASO 3 INGRESA AL FORMULARIO PASO 4 DILIGENCIE EL FORMULARIO PASO 5 ADJUNTE LOS DOCUMENTOS SOPORTE PASO 6 FINALICE LA SOLICITUD En caso que usted presente dificultades con este procedimiento o tenga dudas al respecto comuníquese con la Asistencia de la Rectoría a través del correo asistenciarectoria@javeriana.edu.co o con la Mesa de Servicios en el teléfono (1) ext. 5555, mail dti-mesaservicios@javeriana.edu.co

24 El formulario consta de nueve 9 componentes en los cuales deberá verificar la información personal consignada en cada uno de éstos y en algunos casos diligenciar los datos que se solicitan. 1. Una vez la información del componente esté totalmente verificada y diligenciada, seleccione la casilla de verificación ubicada al finalizar cada componente. 2. Al finalizar cada componente siempre seleccione Guardar, para grabar la información consignada. 1 2 Si requiere mas información sobre cada componente continúe en el Paso 4, de lo contrario remítase con el Paso 5.

25 Verifique que la información de los ítems Información Solicitud e Información Solicitante corresponde a sus datos personales. Si la información es correcta, seleccione la casilla de verificación Información Solicitante Ok y continúe con la pestaña Datos Académicos de lo contrario regrese al Pasos 2. Después de verificar la información seleccione Guardar

26 Verifique que la información académica consignada está correcta y corresponde a sus datos. En caso de transferencia de otra institución, diligencie los siguientes campos, seleccionando en el ícono lupa la institución que corresponda: En caso de haber tenido beca con otra institución, diligencie los siguientes campos: Si la información es correcta seleccione la casilla de verificación Información académica Ok y continúe con la pestaña Inf. Laboral Solicitante de lo contrario diríjase a la Dirección de la Carrera para realizar el ajuste correspondiente Después de verificar la información seleccione Guardar

27 En caso que el solicitante labore así sea de manera informal, puede incluir los registros actuales de su actividad. Es necesario diligenciar cada uno de los datos solicitados de cada empresa, emplee el botón (+) para agregar, o el botón (-) para quitar. Por último, oprima el botón Guardar. Nota: los campos que tienen (*) son obligatorios

28 El sistema presenta de forma automática la lista de los registros del núcleo familiar del estudiante que tiene a la fecha de elaboración del formulario, para que proceda a su actualización si es necesario.

29 La página presenta por cada REGISTRO la relación, para que se proceda a la actualización de datos, es necesario oprimir la opción corregir historial antes de realizar las actualizaciones correspondientes. Seguidamente, oprima la opción guardar

30 Esta actualización se puede comprobar cuando el estudiante aplique el botón de Buscar un Valor Luego de Cerrar la Pestaña Relaciones Personas, para retornar de nuevo al formulario

31 Aplicar el botón Buscar para comprobar el cambio.

32 En los casos que requiera adicionar una nueva relación para la lista del núcleo familiar del estudiante, haga clic en el botón Añadir Información Familiar.

33 El sistema presenta la página para el registro de la nueva relación del núcleo familiar del estudiante, rellenar los campos y guardar. Seleccione el tipo de relación familiar; el nombre debe ser digitado primero apellido paterno y materno precedidos por una (,) y luego los nombre completos. El campo de Doc ID - País que es el documento de identidad de la relación, es obligatorio. Por último aplicar el botón Guardar.

34 Diligencie los datos solicitados sobre el lugar de residencia de su núcleo familiar, si este vive fuera de la ciudad. Una vez digite la información, seleccione la casilla de verificación Información residencia núcleo familia Ok y continúe con la pestaña Inf. Económica Núcleo Familiar. Después de verificar la información seleccione Guardar

35 Diligencie los datos solicitados sobre los ingresos y egresos de su Núcleo Familiar. Una vez digite la información, seleccione la casilla de verificación Información económica familiar Ok y continúe con la pestaña Activos Núcleo Familiar. Después de verificar la información seleccione Guardar

36 Digite los datos solicitados, según correspondan a los activos que posee su Núcleo Familiar. Una vez diligenciada la información, seleccione la casilla de verificación Información activos familiares Ok y continúe con la pestaña Habeas Data. Después de verificar la información seleccione Guardar Después de verificar la información No olvide

37 Acepte los términos y condiciones para el tratamiento de sus datos personales y continúe el proceso en la pestaña Archivos Anexos. Después de verificar la información seleccione Guardar

38 Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos. PASO 1 INGRESE A SAE PASO 2 ACTUALICE DATOS DEMOGRÁFICOS PASO 3 INGRESE AL FORMULARIO PASO 4 DILIGENCIE EL FORMULARIO PASO 5 ADJUNTE LOS DOCUMENTOS SOPORTE PASO 6 FINALICE LA SOLICITUD En caso que usted presente dificultades con este procedimiento o tenga dudas al respecto comuníquese con la Asistencia de la Rectoría a través del correo asistenciarectoria@javeriana.edu.co o con la Mesa de Servicios en el teléfono (1) ext. 5555, mail dti-mesaservicios@javeriana.edu.co

39 Adjunte los documentos que soportan su solicitud, seleccionando el tipo de anexo que va a subir al sistema y luego a través de la opción Cargar Archivo anexe el documento. Si requiere cargar mas documentos seleccione el ícono +. Después de verificar la información seleccione Guardar Nota: Usted podrá Imprimir su solicitud las veces que considere necesarias para verificar la información consignada en el formulario.

40 Seleccione los botones ubicados debajo de cada imagen para obtener más información de cada uno de ellos. PASO 1 INGRESE A SAE PASO 2 ACTUALICE DATOS DEMOGRÁFICOS PASO 3 INGRESE AL FORMULARIO PASO 4 DILIGENCIE EL FORMULARIO PASO 5 ADJUNTE LOS DOCUMENTOS SOPORTE PASO 6 FINALICE LA SOLICITUD En caso que usted presente dificultades con este procedimiento o tenga dudas al respecto comuníquese con la Asistencia de la Rectoría a través del correo asistenciarectoria@javeriana.edu.co o con la Mesa de Servicios en el teléfono (1) ext. 5555, mail dti-mesaservicios@javeriana.edu.co

41 Después de diligenciar y verificar la información consignada en los diferentes componentes en el formulario, seleccione la opción Finalizar Solicitud. TENGA EN CUENTA QUE UNA VEZ SELECCIONADA LA OPCIÓN FINALIZAR SOLICITUD, USTED NO PODRÁ AGREGAR NI MODIFICAR NINGÚN CAMPO DENTRO DEL FORMULARIO.

42 Su solicitud ha sido formalmente presentada. A partir de este momento usted no podrá incluir modificaciones o información adicional. En caso de presentar alguna situación particular por favor dirigirse a la Asistencia de Rectoría. PASO 1 INGRESE A SAE PASO 2 ACTUALICE DATOS DEMOGRÁFICOS PASO 3 ACTUALICE LOS NUEVOS COMPONENTES PASO 4 INGRESE AL FORMULARIO PASO 5 DILIGENCIE EL FORMULARIO PASO 6 ADJUNTE LOS DOCUMENTOS SOPORTE PASO 7 FINALICE LA SOLICITUD

43 Revisado por Analista Asistencia de Rectoría Aprobado por Asesora Asistencia de Rectoría