Procedimiento de Control de Registros

Transcripción

1 Fecha de 1 FCE-RD-PR. Control de Registros

2 Fecha de 2 FCE-RD-PR. 1 OBJETIVO El presente procedimiento establece la forma en que se genera, modifica o cancela un registro del sistema de Gestión de la Calidad así como la forma en que se identifican, almacenan, protegen, recuperan, retienen y cómo se dispone de los registros del Sistema de Gestión de la Calidad del Fondo de Cultura Económica, de conformidad a la norma ISO 9001: ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las áreas que abarca el Sistema de Gestión de la Calidad. Así mismo, aplica a toda la actividad que genere un registro. Inicia con la solicitud de afectación de un registro, incluye la gestión de atención a la solicitud y termina con la difusión de la afectación (alta, baja o modificación de un registro). 3 POLÍTICAS 1. El (RD) del Fondo de Cultura Económica es el designado como responsable de elaborar, modificar, actualizar y vigilar la aplicación de este procedimiento, de acuerdo a lo referido en el Manual de Gestión de la Calidad. 2. El (RD) controla los registros que se utilicen en el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) por medio de la Lista Maestra de Registros, FCE-RD-LM El (RD) deberá compilar la Lista Maestra de Registros, FCE- RD-LM.03, de todos los procesos que alcance el Sistema de Gestión de la Calidad 4. Es responsabilidad de toda aquella persona que emita un registro de calidad dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, aplicar y cumplir todos los lineamientos, indicados en este procedimiento y en el Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad, FCE-RD- IT Para la elaboración o integración de registros emitidos por instancias normativas federales y que por su contenido deban integrarse al SGC se podrá omitir el uso y atención del presente procedimiento. 6. Es responsabilidad de las áreas, cuando se da de alta un nuevo registro, especificar el tiempo de retención, la disposición y el procedimiento relacionado al registro, en la Solicitud de emisión, modificación o baja de documento (), así como proporcionar su instructivo de llenado.

3 Fecha de 3 FCE-RD-PR. 7. En el caso de modificación de un registro, el solicitante deberá entregar el instructivo de llenado del registro actualizado al enlace para remitirlo al RD con la solicitud correspondiente. 8. Es responsabilidad del (RD) identificar los registros que sean generados en el Sistema de Gestión de Calidad, de acuerdo en lo especificado en el Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad. 9. Cuando una actividad genere un registro de calidad, la evidencia de la identificación debe mostrarse en los procedimientos, mediante el cuadro de control de anexos y registros usados (ver punto 7 de cada procedimiento). 10. Para generar registros es necesario observar los siguientes criterios: Los registros deben ser legibles para el área que los manejará. Los registros requisitados a mano deben ser llenados con tinta (de preferencia), para evitar su alteración posterior. Contener todos los datos señalados en el apartado 3 del Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad FCE-RD-IT.01. Cuando las características del formato no faciliten la integración del encabezado de un registro, al menos deberá contar con el código del documento y su versión. En caso de contar con registros preimpresos en un volumen considerable, podrán omitir el código y la versión hasta que estos se hayan agotado. En la medida de lo posible, un registro no debe contener campos vacíos, a éstos se les debe indicar no aplica (N.A.), para evitar que sean adulterados. 11. Es responsabilidad de las áreas archivar sus registros garantizando la fácil recuperación de los mismos. Las áreas deberán observar para almacenar sus registros, en su caso, los siguientes criterios: En orden cronológico o numérico. Utilizando carpetas identificadas con el tipo de registro que contienen o archiveros disponibles señalizados. En su caso, almacenamiento en medio electrónico con respaldo de la información y fácilmente identificables. 12. Los registros electrónicos que se generan a través del sistema SIGUE, son almacenados en un servidor y respaldados en cintas, las cuales son protegidas y resguardadas fuera de las instalaciones donde se encuentra el site, del área de tecnología. 13. La recuperación de estos registros se realiza a través de respaldos que se registran en la bitácora de respaldos que maneja la gerencia de tecnología. 14. Los registros de calidad deberán ser protegidos por el personal responsable de su resguardo utilizando para ello los bienes disponibles.

4 Fecha de 4 FCE-RD-PR. 15. Los registros del Sistema de Gestión de la Calidad, deberán retenerse durante un año, con excepción de aquellos registros que se encuentren supeditados a normatividad específica (Fiscal, administrativa, etc). 16. Una vez transcurrido el periodo de conservación o tiempo de retención de los registros, el responsable del procedimiento que lo genera gestionará lo procedente para su baja. 17. La identificación, clasificación, tiempo de conservación, protección, recuperación, disposición y control de los documentos, se sujetarán a las disposiciones que para tal efecto emita el gobierno federal. 18. La inclusión de un registro de calidad en el documento No. FCE-RD-LM.03 Lista maestra de registros de calidad internos, es evidencia suficiente de que éste ha sido revisado y aprobado por el responsable del área que lo emplea y de que el ha sido informado al respecto. 19. En los casos de documentos de trámite interno, como oficios, memorandums, o cualquier tipo de control de gestión, no será necesaria su identificación como lo refiere este procedimiento. 20. El enlace de cada área es el responsable de mantener una carpeta con las solicitudes de emisión, modificación o baja de un documento. 21. El enlace es responsable de convocar al menos con dos días de anticipación a la fecha de liberación de un registro, para que el personal involucrado tenga conocimiento de la alta, baja o cambios autorizados.

5 Fecha de 5 FCE-RD-PR. 4 DEFINICIONES En este documento se aplican las definiciones contenidas en la Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC IMNC 2005) Fundamentos y Vocabulario. Afectación de un registro: alta, baja o modificación de un registro. COMERI: Comité de Mejora Regulatoria Interna R.D.:. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Requisitos: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u obligatoria.

6 Fecha de 6 FCE-RD-PR. 5 DESARROLLO 5.1 DIAGRAMA DE FLUJO Inicio 1 Solicitar afección de un registro SO 1 Revisa que el registro haya sido requisitado debidamente y actualiza lista maestra RD 10 Recibir solicitud y convocar a reunión con involucrados EN 2 Solicitud Actualiza la intranet del FCE con el movimiento registrado RD 11 FCE-RD-LM.03 Exponer la justificación de la afección SO / EN 3 solicitud Distribuir copias en puntos de uso, obtener acuse de recibido y retirar documentos obsoletos RD 12 Analizar operacionalmente la propuesta EN / PI / RD 4 Identificar y sellar de obsoleto las versiones retiradas, para ser almacenas RD 13 Indicar el resultado del analisis sobre la solicitud RD 5 Da a conocer los cambios al personal involucrado y almacena evidencia FCE-RD-RE. RD 14 Es favorable? No Si Archivar solicitud para futuras consultas Fin EN 6 Recabar visto bueno del responsable del área EN 7 Recibir el registro sujeto a afección en su caso con el instructivo de llenado EN 8 Integra los registros a su procedimiento correspondiente y sigue del paso 9 al 15 del procedimiento de control de documentos RD 9 control de documentos FCE-LIB-PR.01 Responsable de la Actividad EN: Enlace SO: Solicitante PI: Personal Involucrado RD: 1

7 Fecha de 7 FCE-RD-PR. 5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Solicitante del cambio o afectación al registro Solicita la alta, cambio o baja de un registro en el Sistema de Gestión de la Calidad y lo presenta al enlace correspondiente de su área. La solicitud al enlace se puede hacer por cualquier vía, dejando constancia de ella. 2. Enlace Recibe la solicitud y convoca a una reunión a los involucrados con el registro y con el en donde requisitan la solicitud de emisión, modificación o baja de documento. Solicitud de emisión, modificación o baja de documento, 3. Solicitante y/o Enlace Expone la justificación de la solicitud de alta, baja o modificación del registro. Solicitud de emisión, modificación o baja de documento, 4. Enlace, personal involucrado y Analizan operacionalmente la propuesta verifican que la solicitud coadyuve a reducir costos, que presenten simplificación o eliminación de actividades, que lleve a una mejora. 5. Indica en el registro de solicitud el resultado favorable o desfavorable, con sus comentarios correspondientes. Si el resultado es favorable ir a paso 7 de lo contrario ir a paso Enlace Archiva la solicitud, para futuras consultas. Termina el procedimiento. 7. Enlace Recaba el visto bueno del responsable del área. Solicitud de emisión o modificación de documentos,

8 Fecha de 8 FCE-RD-PR. PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 8. Enlace Recibe del personal involucrado el nuevo registro con su instructivo de llenado, el registro modificado, o copia del registro a dar de baja y lo entrega junto con la solicitud correspondiente al RD. Solicitud de emisión, modificación o baja de documento, 9. Integra el/los registro/s a su procedimiento correspondiente y lleva a cabo el proceso de aprobación descrito en el procedimiento de control de documentos del paso 9 al 15 Control de Documentos FCE-LIB-PR Revisa que el registro haya sido requisitado debidamente, registra la fecha de recepción, acusa de recibido y entrega copia con acuse al enlace para ser archivado. Solicitud de emisión, modificación o baja de documento, 11. Actualiza Lista maestra de registros y la intranet del Fondo con el movimiento registrado. Lista Maestra de Registros FCE-RD-LM Distribuye en puntos de uso las copias, recaba acuses de recibo y retira documentos obsoletos. 13. Sella como documento obsoleto el original para prevenir el uso no intencionado de este, lo almacena y destruye las copias 14. Se da a conocer a las personas involucradas en el alcance del registro, al menos con dos días de anticipación a la fecha de liberación, para que tengan conocimiento de la alta, baja o cambios autorizados al registro y almacena evidencia. Recepción / conocimiento de documentos, FCE-RD-RE.

9 Fecha de 9 FCE-RD-PR. 6. REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 6.2 N. A. 6.3 N. A. 6.4 FCE-RD-IT.01 Norma ISO 9001:2008, NMX-CC-9001-IMNC-2008, COPANT/ISO 9001:2008 Norma ISO 9000:2005 (NMX-CC-9000-IMNC 2005) Fundamentos y Vocabulario Instructivo para la elaboración de los documentos de calidad 6.5 FCE-RD-LM.01 Lista maestra de documentos internos 6.6 Solicitud de emisión, modificación o baja de documentos 6.7 FCE-RD-RE. Recepción / conocimiento de documentos 6.8 FCE-LIB-PR.01 control de documentos 7. ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-RD-LM.03 Lista Maestra de Registros 8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA Original Gerencia de Tecnología V.E. Intranet (Versión electrónica-solo lectura) Gerencia de Tecnología (Departamento de Planeación y Calidad)

10 Fecha de 10 FCE-RD-PR. 9. CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN PÁGINAS AFECTADAS Todas ORIGINADOR DEL CAMBIO dirección NATURALEZA DEL CAMBIO Se precisó el tratamiento para los registros emitidos por instancias normativas de carácter federal dirección Se precisó el tratamiento de la aprobación de los registros Todas Se actualizan políticas, definiciones, actividades del presente procedimiento con base a lo establecido en los lineamientos para el proceso de calidad regulatoria en el fondo de cultura económica.

11 Anexos del control de registros ANEXO 7.1 FCE-RD-LM.03 LISTA MAESTRA DE REGISTROS

12 Anexos del control de registros

13 Anexos del control de registros Instructivo de llenado 1. TÍTULO: Lista Maestra de Registros. 2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Tener una evidencia en forma de reporte de todos los registros que existen el Sistema de Gestión de la Calidad. 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:. 4. FORMA DE LLENADO: Manual. 5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS: Id. Elemento Descripción 1. Unidad Administrativa Indicar el área a la que corresponde la lista maestra de registros 2. Código del Registro Indicar la identificación del registro. 3. Nombre del Registro Indicar el nombre del registro 4. Fecha de liberación Indicar la fecha de creación o emisión del documento 5. No. de versión Indicar el número de la última versión del registro 6. Fecha de versión Indicar la fecha de la última versión del registro 7. Tiempo de retención 8. Disposición Indicar el tiempo de resguardo del registro antes de su desecho. Forma en que el registro está disponible: medio electrónico o impreso 9. Relacionado Indicar en que procedimientos se genera y usa el registro 10. Copia 11. Puesto 12. Área Indique el numero de copia controlada de los registros colocados en los puestos de uso Indique el nombre del puesto asignado a resguardar la copia controlada de documentos Indique el área administrativa a la que pertenece la persona

14 Anexos del control de registros 13. Nombre y firma 14. Fecha 15. Fecha de actualización 16. Elaboró 17. Puesto Indique nombre completo y firma de la persona que recibe la copia controlada de documentos Indique la fecha en que firma el que recibe la copia controlada de los documentos Indique la fecha en que actualiza la lista maestra conforme a los cambios y actualizaciones que se de en los registros del SGC Indique el nombre del responsable de elaboración de la lista maestra Indique el cargo administrativo que ocupa dentro de la organización 18. Firma Firma del responsable del control de la lista maestra.