INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN COMERCIAL LECCIONES DE OFIMÁTICA BÁSICA: GUIA BÁSICA DE MS - POWER POINT

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1 INFORMÁTICA APLICADA A LA GESTIÓN COMERCIAL LECCIONES DE OFIMÁTICA BÁSICA: GUIA BÁSICA DE MS - POWER POINT QUÉ ES POWER POINT Power Point es uno de los programas más habituales utilizados para realizar presentaciones. Aunque Power Point permite incluir un buen número de formatos en las presentaciones, debe entenderse que no es un programa de diseño gráfico. PASOS PARA LA CREACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN Paso 1: Pensar los contenidos. Una presentación está constituida por una sucesión de imágenes y textos combinados que el programa denomina diapositivas. Evidentemente una presentación de Power Point sólo puede crearse si, ante todo, se tienen determinados los contenidos que contendrá cada diapositiva. Paso 2: Crear las dispositivas. Una vez que se ha decidido el contenido de cada diapositiva debe elaborarse cada una de ellas. Si el contenido de la diapositiva es un texto, un rótulo de Word Art un organigrama o un gráfico éste puede crearse y modificarse directamente en Power Point; si por el contrario el objeto exige la intervención de un programa externo, como una fotografía procesada de Corel Photo Paint, una imagen con formato de video (AVI, MPEG, Q- Time...) una secuencia MIDI o archivo de sonido... se deberá disponer del programa externo para la creación de este objeto para después insertarlo en la diapositiva correspondiente. Paso 3: Animar cada diapositiva. Una vez diseñados los objetos que forman cada diapositiva, es posible que se desee una apariencia dinámica en la presentación de cada una de ellas. Esto exigirá determinar el orden en que cada elemento debe aparecer en cada diapositiva y elegir los efectos especiales que controlarán la combinación de unos y otros. Paso 4: Ordenar las diapositivas y animar la presentación. Una vez diseñada y animada cada diapositiva, podrán ordenarse según la secuencia predeterminada que se desee y, finalmente, incluir algunos efectos de animación en el modo en que unas y otras se suceden. ALGUNOS PROCEDIMEINTOS Y TRUCOS ÚTILES PARA LA CREACIÓN DE DISPOSITIVAS 1.- Iniciar las presentaciones Para iniciar la creación de una presentación puede elegirse alguno de los diseños predeterminados por Power Point. Entre las galerías disponibles, Power Point ofrece galerías de formato o diseño (Diseño de Presentaciones), galerías de Formato + Contenido (Presentaciones) y galerias de elementos de páginas WEB (Páginas WEB). El uso de un ejemplo de galería consigue controlar que el aspecto de las diapositivas en cuanto a los formatos básicos se homogéneo y por el otro, ayuda a definir los contenidos de determinadas presentaciones estándar. La presentación se abrirá, como siempre con el comando, Archivo Nuevo.

2 Galerías del Power Point para nuevas presentaciones Aunque los elementos pueden disponerse de forma personal en cada una de las diapositivas, suele ser útil partir de uno de los diseños predefinidos por el Power Point (Estilos de Patrón) para afrontar la creación de cada diapositiva. Para ello, cada nueva dispositiva debe ser insertada utilizando el comando Insertar Nueva Diapositiva (Crtl+I) del menú principal. Esto no es irrelevante para el control de la presentación ya que algunos elementos, como los títulos, se controlan mejor si son definidos como tales. Estilos de patrón de diapositiva 2.- Insertar objetos que componen las diapositivas Indudablemente, el objeto más común a utilizar será el texto. Para insertar un texto debe seleccionarse la opción Insertar Cuadro de Texto. Las acciones para incluir y dar

3 formato a textos, son similares a los de cualquier otro programa para el control de cuadros de texto. Otros objetos muy habituales aparecen también como opciones claramente diferenciadas del resto de objetos: este el caso de los gráficos, para el que Power Point dispone de un módulo de diseño y control exclusivo muy similar al disponible en MS Excel. Por lo que se refiere a imágenes y formatos de vídeo y sonido, el Power Point dispone de algunas galerías pero puede insertarse cualquier archivo creado previamente. Gran parte de los objetos más útiles a incluir se encuentran accesibles en el menú Insertar Objeto. Este menú permite observar una de las reglas más básicas para incorporar contenidos en una diapositiva: todos aquellos elementos que vayan a crearse externamente pero para los que se utilice un programa de MS Office o Windows deben insertarse desde el propio Power Point como OBJETOS de estos programas y NUNCA copiarse y pegarse desde estos programas como imágenes. Menú para insertar objetos específicos Si estamos en el caso anterior, los objetos a insertar pueden crearse directamente en el momento en el que se está diseñando la diapositiva o leerse de un archivo guardado si se han creado con anterioridad. Cuando se opte por incluir un archivo ya creado se dispone de la opción de vincular el contenido de ese archivo con la presentación de modo que cualquier cambio en el original se vea reflejado en la presentación. En cualquier caso, los objetos insertados, pueden aparecer desplegados en las diapositivas o figurar, si se prefiere, como iconos en las mismas. 3.- Algunas cuestiones básicas de formato A mi parecer el consejo más útil es el siguiente: no debe iniciarse el formato de las diapositivas hasta no tener perfectamente decidido el contenido de cada una de ellas. Esto evitará tener que trastocar infinitas veces cuestiones puntuales de formato, como las combinaciones de colores o los tamaños de los distintos elementos del texto.

4 El formato global de cada diapositiva puede controlarse con el menú contextual del ratón pulsado sobre un área neutral de la diapositiva. Con este menú puede alterarse el estilo de patrón (opción Diseño de la diapositiva), la combinación de colores, el fondo, o el patrón de diseño general (opción Aplicar Diseño). Menú de formato general Un consejo: la opción Insertar - Duplicar Diapositiva es muy útil cuando se ha completado el diseño de una diapositiva (colores, tamaños y disposición de los distintos objetos) y se desea dar el mismo aspecto al resto de la presentación. 4.- Distintos modos para visualizar las presentaciones creadas El Power Point ofrece distintas formas de ver las diapositivas creadas y la presentación total, todas ellas accesibles desde el menú de iconos de la parte inferior izquierda: Diapositiva Esquema Clasificador Notas Presentación La vista diapositiva es la utilizada por defecto para el diseño de cada una de ellas La vista esquema permite observar el índice de diapositivas de la presentación activa, jerarquizarlas por niveles, alterar su orden y crear una diapositiva resumen con este esquema para la presentación. El Clasificador permite ordenar la presentación de las diapositivas, con la ventaja de que puede observarse en miniatura el contenido en todas ellas simultáneamente. La Página de Notas permite al orador escribir las notas del discurso que acompañará cada diapositiva en la presentación. Las diapositivas pueden imprimirse con estas notas que no se verán en el modo de presentación e, incluso, la presentación puede desarrollarse en dos pantallas permitiendo al orador observar sus notas al tiempo que el público sólo observa el contenido de la diapositiva. El Modo Presentación permite observar las diapositivas en el estado en que se mostrarán en pantalla. CÓMO ANIMAR LOS ELEMENTOS DE LAS DIAPOSITIVAS

5 El Power Point ofrece algunos recursos para animar los distintos contenidos que configuran una diapositiva. Animar la diapositiva consiste básicamente en elegir el orden y el modo en que cada elemento o parte del mismo entrará en pantalla (movimiento y sonido). Para ello podemos optar por Utilizar algunos formatos de animación básica se encuentran ya diseñados y accesibles en el menú Presentación - Preestablecer Animación. Estas animaciones prediseñadas se aplican a cada elemento individualmente o para a un conjunto de los mismo una vez seleccionados. Personalizar la animación de cada diapositiva, para lo cual debe ejecutarse el menú Presentación Personalizar Animación. Este segundo caso permite: - controlar más detalladamente el modo en que cada elemento aparecerá y desaparecerá - especificar que marcará la entrada de cada elemento (si cada elemento aparecerá automáticamente o tras un clic de ratón) - especificar el orden en el que cada uno lo hace, - para determinados elementos, como textos y gráficos controlar cómo aparecerán cada una de sus partes Personalización de la animación CÓMO CONFIGURAR LA PRESENTACIÓN DEL CONJUNTO DE DIAPOSITIVAS Una vez configurado el modo en que cada elemento de la diapositiva aparecerá en pantalla, debe configurarse la forma en que unas diapositivas se sucederán a otras, es decir, debe configurarse la presentación. Para ello, el Power Point ofrece una serie de herramientas para definir procedimientos útiles: 1.- Transición de las diapositivas. Cada diapositiva sucederá a la anterior de un modo específico seleccionado en el menú Presentación Transición de la diapositiva. En este menú

6 debe especificarse, no sólo el modo de transición, sino la forma (automática o manual) que se utilizará para convocar a cada diapositiva y el sonido que acompañará a cada una de ellas. 2.- Ensayar Intervalos de presentación. Esta herramienta permite medir los tiempos de exposición para cada diapositiva y para el total de la presentación. Esta medición, puede además guardarse para controlar el modo en que las diapositivas se sucederán las unas a las otras en la exposición global. Reloj de ensayo de tiempos 3.- Grabar narración. La sucesión de diapositivas puede acompañarse de un discurso pregrabado en formato de audio. 4.- Presentación en dos pantallas. Esta modalidad es, como ya se adelantó más arriba, útil para aquellos casos en los que el orador desea ver un contenido en la pantalla personal (por ejemplo, notas u otros programas abiertos) diferente del que observa el auditorio. 5.- Configurar otros aspectos de la presentación. Mediante el menú Presentación Configurar Presentación el Power Point permite controlar aspectos importantes de la presentación como, por ejemplo, el uso o no de la animación, el intervalo de diapositivas a mostrar, el uso o no de la narración, el uso o no de los intervalos de tiempo pregrabados,... etc CÓMO GUARDAR LA PRESENTACIÓN Aparte de los procedimientos lógicos de guardado, el Power Point ofrece una característica muy interesante: las Presentaciones Portátiles. Las presentaciones portátiles

7 permiten empaquetar la presentación entera de diapositivas, incluyendo los archivos vinculados, para transportarla y utilizarla en otro equipo. El paquete guardará además incrustadas las fuentes True Type utilizadas de modo que la presentación de textos aparezca exactamente como se diseñó. Por último, la presentación portátil puede ser almacenada junto al Power Point Viewer para aquellos casos en los que el equipo de destino no disponga del programa Power Point o se dude sobre la versión disponible. Un asistente nos guiará en el archivo como Presetación Portátil.