Calendario de Google: programación, invitaciones, archivos adjuntos e impresión

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1 Calendario de Google: programación, invitaciones, archivos adjuntos e impresión Su vista de calendario Acceda a Calendario de Google. Verá la vista semanal de su calendario. Aquí le mostramos un ejemplo: Para cambiar la vista del calendario, haga clic en las pestañas en la esquina superior derecha de la vista. 1

2 Programar una reunión Puede programar una reunión haciendo clic en el botón Crear o en cualquier lado del calendario. 1. Abra Calendario de Google. 2. Use una de las siguientes opciones: Opción 1: en la esquina superior izquierda del calendario, haga clic en Crear para abrir la página de detalles del evento. Opción 2: haga clic en un punto del calendario para crear un evento de 1 hora. Haga clic y arrastre para crear un evento de más de 1 hora. Luego escriba el título del evento y el cuadro. Aquí le mostramos un ejemplo: 2

3 Haga clic en Crear evento para publicar inmediatamente el evento o en Editar evento para agregar más detalles al evento. 3. Ingrese los detalles, como la recurrencia, los invitados, una agenda y un recordatorio. 4. Haga clic en Guardar. Editar los detalles del evento más adelante Si ya programó y publicó una reunión, puede editar los detalles haciendo clic en el título de la reunión en su calendario. Nota: Una vez que termine de ingresar los detalles de la reunión, haga clic en Guardar en la parte superior de la página de detalles del evento. Invitar a otras personas 1. Vaya a la página de detalles del evento de la reunión. 2. En la sección Agregar: Invitados a la derecha de la página, ingrese las primeras letras del nombre de un invitado para buscar la dirección en el directorio de la empresa. 3

4 3. Seleccione el invitado para agregarlo a la lista de Invitados. 4. Continúe agregando direcciones de correo electrónico de invitados una por una. Importante: Si el administrador de Google Apps de su empresa configuró Grupos de Google (listas de correo) para su dominio, puede agregar la dirección de un grupo a la lista de invitados. O puede crear su propio grupo de contactos en sus contactos personales y agregarlo a la lista de invitados. Si copia y pega una lista de invitados de otra fuente (por ejemplo, un documento), asegúrese de separar cada dirección con una coma (no puede separarlos con punto y coma). 5. Opcionalmente, seleccione opciones en la sección Los invitados pueden para permitir o evitar que los invitados cambien los detalles del evento, inviten a más personas al evento o vean quiénes son los demás invitados. 6. Si lo desea, complete el resto de los campos de la página. 4

5 7. Haga clic en Guardar. Calendario de Google le pregunta si quiere enviar invitaciones a los invitados. Los invitados pueden responder a la invitación a la reunión y dejar comentarios. Si quiere verificar la disponibilidad de los invitados, use la pestaña Ver disponibilidad. Podrá ver si el horario propuesto para el evento (en el cuadro azul) es adecuado para los invitados. Si es necesario, use las opciones de fecha y hora en la parte superior de la pestaña para cambiar el horario de la reunión. O simplemente arrastre el cuadro azul a un horario disponible para todos los invitados. 5

6 Reservar una sala u otro recurso para una reunión 1. Vaya a la página de detalles del evento de la reunión. 2. En la sección Agregar: haga clic en Salas, etc. 3. Use una de las siguientes opciones: Opción 1: empiece a escribir una parte del nombre de la sala u otro recurso. Aparecerá una lista de recursos que coincidan con lo que escriba. Por ejemplo, en la siguiente captura de pantalla, cuando empieza a escribir ca, aparecen dos salas: Acadia y Bryce Canyon. Opción 2: examine la lista para encontrar la sala o el recurso que necesita reservar. 4. Verifique si el recurso está disponible durante el horario de la reunión. - Disponible - No disponible 5. Para reservar un recurso disponible, haga clic en Agregar (a la izquierda del nombre del recurso). Si no hay recursos disponibles, intente cambiar el horario o el día del evento. Para encontrar fácilmente un horario conveniente para todos los invitados y recursos, haga clic en la pestaña Ver disponibilidad. 6. Después de ingresar todos los detalles del evento, recuerde hacer clic en el botón Guardar. 6

7 Establecer un recordatorio para su reunión 1. Abra la reunión. 2. En Recordatorios, elija el tipo de recordatorio que quiera (mensaje de correo electrónico o ventana emergente) y cuándo desea recibirlo. 3. Para agregar más recordatorios, haga clic en Agregar un recordatorio. 4. Recuerde hacer clic en el botón Guardar. Establecer una reunión recurrente 1. Vaya a la página de detalles del evento. 2. Marque la casilla a la izquierda de Repetir. 3. En la ventana emergente Repetir, seleccione una opción del menú desplegable Se repite. 7

8 4. Según la selección en el menú desplegable Se repite, defina cada cuánto tiempo se repetirá la reunión; especifique las fechas de inicio y finalización (si corresponde). 5. Termine de crear la reunión como lo hace generalmente. Imprimir un calendario 1. Asegúrese de que solo los calendarios que quiere imprimir estén resaltados en su lista en Mis calendarios. Si no, simplemente haga clic en los calendarios para seleccionarlos o anular la selección. 2. En la parte superior de la vista del calendario, seleccione el período de tiempo que quiere imprimir; por ejemplo, seleccione Día o Semana. 3. Haga clic en Más y luego seleccione Imprimir en el menú desplegable. En la ventana Vista previa de la impresión del calendario, puede elegir el tamaño de fuente, la orientación de la página y otras opciones. 4. Seleccione las opciones que desee y haga clic en Imprimir. 8

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