Descripción del cargo

Transcripción

1 INVITACIÓN A PARTICIPAR EN PROCESO DE SELECCIÓN Proceso: Profesional Fecha de cierre de inscripción: 18 de septiembre 2017 Con sus conocimientos, experiencias, capacidades y actitudes, cada colaborador de EEGSA asume los retos de la organización y es el mejor testimonio de la dinámica de la empresa. Conscientes de la importancia que el talento humano tiene para la organización, se diseñan y realizan los procesos de selección, mediante los cuales se busca atender necesidades específicas de las dependencias y brindar una oportunidad para el crecimiento humano y organizacional, en un contexto de transparencia. Le recomendamos leer detenidamente esta invitación, en caso de estar interesado y cumplir con los requisitos que aquí se especifican, vaya a nuestro website y visite la sección Trabaja con nosotros, allí encontrará la Hoja de inscripción que deberá llenar por completo y enviarla al correo electrónico talentos@eegsa.net. Descripción del cargo Cargo: Dependencia: Tipo de vinculación: Salario: Beneficios: Profesional Departamento de Servicios Administrativos Término indefinido Q. 8, , de bonificación Beneficios adicionales a los de Ley según filial Número de plazas: (1) Horario y jornada: 7:40 a 16:00 horas de lunes a viernes Unidad de Selección y Evaluación 1

2 Requisitos del cargo Nivel académico: Graduado en Ingeniería Industrial y Administración de Empresas. Características indispensables en las certificaciones No se requiere adjuntar certificados educativos. Estas certificaciones serán solicitadas a los candidatos que pasan a la fase de Valoración, sólo en ese momento, deberán presentarse las certificaciones con las características que en esta invitación se describen. Las personas vinculadas a EEGSA también deberán presentar estos documentos, cuando corresponda. Conocimientos complementarios: Indispensable: Experiencia en diseño e implementación de procesos técnicos y administrativos, en empresas industriales Experiencia en gestión documental e implementación de Sistemas de Gestión de Calidad a través de las normas ISO Conocimiento de embalaje y archivo de documentos Administración, rediseño y evaluación de procesos Normas ISO y Sistemas de Gestión de Calidad Evaluación y administración de proyectos Conocimiento y manejo de Office Deseable: Conocimiento en procesos de digitalización de documentos. Implementación y administración de plataformas informáticas, para acceder a recursos documentales en forma digital Conocimiento y manejo de SAP Sistema de Gestión Documental Sistemas para digitalización de documentos Unidad de Selección y Evaluación 2

3 Competencias: Trabajo en equipo Orientación al servicio Orientación al logro Disposición al cambio Comunicación efectiva Características indispensables en las certificaciones de conocimientos complementarios No se requiere adjuntar certificaciones de los conocimientos complementarios. En caso de requerirse, serán solicitados a los candidatos que pasen a la fase de Valoración, sólo en ese momento, deberán presentarse las certificaciones con las características que en esta invitación se describen. Los conocimientos complementarios no excluyen a una persona de participar en un proceso de selección, sin embargo, podrán ser valorados durante cualquier etapa de dicho proceso. Experiencia laboral: Experiencia indispensable de (3) tres años en diseño e implementación de procesos técnicos y administrativos, en empresas industriales (procesos, gestión documental y Normas ISO). Características indispensables en las certificaciones Las certificaciones laborales serán solicitadas a los candidatos que pasan a la fase de Valoración, sólo en ese momento, deberán presentarse las certificaciones cumpliendo con los siguientes criterios: Certificación laboral con firma y sello de la empresa, copia. En las certificaciones laborales deberán mencionarse: la fecha en que inició y en que finalizó cada uno de los cargos desempeñados. Las copias presentadas no serán devueltas. Los colaboradores de EEGSA que estén vinculados actualmente o que hayan estado vinculado tiempo atrás, deberán describir en la inscripción, las funciones realizadas en cada cargo. Unidad de Selección y Evaluación 3

4 Lugar en el que desempeñará las labores 6ta. Ave zona 1 Edificio Administrativo Observaciones generales del cargo Descripción Nivel académico: Graduado en Ingeniería Industrial y Administración de Empresas. Experiencia laboral: Experiencia indispensable de (3) tres años en diseño e implementación de procesos técnicos y administrativos, en empresas industriales (procesos, gestión documental y Normas ISO). Indispensable: Experiencia en diseño e implementación de procesos técnicos y administrativos, en empresas industriales Experiencia en gestión documental e implementación de Sistemas de Gestión de Calidad a través de las normas ISO Conocimiento de embalaje y archivo de documentos Administración, rediseño y evaluación de procesos Normas ISO y Sistemas de Gestión de Calidad Evaluación y administración de proyectos Conocimiento y manejo de Office Deseable: Conocimiento en procesos de digitalización de documentos. Implementación y administración de plataformas informáticas, para acceder a recursos documentales en forma digital Conocimiento y manejo de SAP Sistema de Gestión Documental Sistemas para digitalización de documentos Unidad de Selección y Evaluación 4

5 Competencias: Trabajo en equipo Orientación al servicio Orientación al logro Disposición al cambio Comunicación efectiva Funciones FUNCION PRINCIPAL DE PUESTO: Administrar la documentación física que se genera en las distintas sedes de EEGSA, así como clasificarla y almacenarla adecuadamente en sus respectivos lugares. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL PUESTO: a. Diarias Administrar la documentación a través de mecanismos que garanticen el manejo expedito y controlado de la correspondencia tanto su entrada como su salida, para mantener actualizado el archivo. Asegurar la conservación de los documentos a través de la organización e integración sistemática de las fuentes de información documentaria para su control, consulta y seguimiento de los documentos de trámite hasta su integración final al archivo. Elaborar registro de almacenamiento de Información en medio electrónico. Atender y resolver problemas que se presenten en el archivo. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral establecidos por EEGSA. Realizar inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes inactivos y documentos que han caducado. Participar en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos. Supervisar el Sistema de Gestión Documental, para la Corporación EEGSA y sus filiales. Unidad de Selección y Evaluación 5

6 b. Semanal Dirigir una organización del archivo que permita conservar permanentemente localizables los documentos gestionados, a través del orden lógico de los antecedentes para garantizar su fácil localización y consulta. c. Quincenal Revisar y descartar material de archivo obsoleto. d. Mensual Elaborar un reporte mensual para llevar un control de toda la documentación recibida y prestada. Realizar los instrumentales a fin de regular las actividades administrativas y técnicas del archivo. Elaboración de informes de avances sobre los proyectos realizados por el Archivo General. e. Eventual Coordinar con las distintas áreas el descarte de material almacenado, según listados generados. Elaborar informe del control de préstamo y devolución del material de archivo. Llevar el control de préstamo y devolución de material del archivo. Coordinar el retiro de material descartado para reciclar en conjunto con la Unidad de Planificación. Atender requerimientos del Jefe inmediato. Anular boletas de préstamos de material del archivo. Coordinar la reposición de una suscripción cuando no se recibe. Condiciones adicionales La certificación del requisito educativo y de experiencia sólo será solicitado a los candidatos que pasan a la fase de Valoración y deberán ser presentados con las características descritas en esta invitación. Si al revisar esta documentación no se encuentra estricta relación con la información aportada en la Inscripción, el candidato no podrá continuar el proceso. Unidad de Selección y Evaluación 6

7 Para el aporte de estos documentos, el candidato dispondrá de máximo tres (3) días hábiles a partir de la publicación de resultados, en la que se informa quienes son los candidatos que pasan a la fase de valoración. Si las certificaciones no son aportadas en este plazo, el candidato no podrá continuar el proceso. Los documentos recibidos serán validados con las diferentes instituciones y empresas certificadoras. Es indispensable que estos tengas los criterios solicitados. Con la aceptación de los Términos y Condiciones de Inscripción se autoriza ampliamente a los funcionarios de la Unidad de Selección, para que indaguen sobre los antecedentes, de igual forma para verificar toda la información contenida en la Inscripción. El incumplimiento de uno de los requisitos exigidos, de nivel académico, experiencia u otros requisitos da lugar a la exclusión del proceso. Cualquier omisión o falta de precisión en la información consignada en la Inscripción, se considera causa suficiente para no ser admitido dentro del proceso. Una persona sólo puede inscribirse en un proceso de selección a la vez. No es posible la inscripción simultánea a un segundo proceso de selección, sólo es posible inscribirse en un nuevo proceso después de haber sido rechazado formalmente (a través de publicación de resultados en página web) en cualquiera de las etapas o al renunciar al proceso a través de un correo a: talentos@eegsa.net y colocando en asunto el nombre renuncia a proceso (colocar nombre del proceso al cual estaba participando). Un proceso de selección puede ser cancelado en cualquier etapa. Los funcionarios de EEGSA sólo pueden participar en un proceso de selección pasado un (1) año de estar ocupando el cargo actual. Cuando se requiere preseleccionar, se hará por prueba de conocimientos o por prueba psicotécnica. La prueba de conocimientos se diseña con base en los conocimientos complementarios y en las funciones del cargo. Instrucciones generales Si tiene alguna solicitud relacionada con los resultados de reclutamiento o preselección, debe presentarla de manera individual, durante los tres (3) días posteriores a la publicación, escribiendo al correo electrónico talentos@eegsa.net. Unidad de Selección y Evaluación 7

8 El profesional responsable del proceso responderá ala solicitud en un plazo máximo de 15 días hábiles. El asunto del mensaje debe corresponder al nombre del proceso. En el contenido del mensaje relacione: Nombres y apellidos completos Número de cédula o DPI Teléfonos La persona seleccionada deberá presentar al momento de la vinculación, los siguientes documentos: 1 fotografía tamaño cédula Original de antecedentes penales Original de antecedentes policiacos Curriculum vitae 2 copias de DPI Copia de NIT Copia de carnet de IGSS Copia de carnet de IRTRA Copia de boleto de ornato Copia de cuenta monetaria de Banco Industrial Copia de recibo de luz Copia de certificado de estudios Copia de (3) cartas de referencial personales Copia de cartas de referencias laborales (donde ha trabajado) Hoja de inscripción impresa y firmada Unidad de Selección y Evaluación 8

9 Fases del proceso de selección El desarrollo del proceso de selección se rige por los lineamientos del Proceso de Selección aprobado por la Gerencia de Gestión Humana y Organizacional. El proceso de selección tiene dos grandes fases: Pre valoración y Valoración. Pre valoración Esta fase incluye las siguientes actividades: publicación de invitación, recepción de solicitudes de inscripción, publicación de resultados admitidos y no admitidos en el proceso, preselección si es necesaria y publicación de resultados de preselección. Valoración Esta fase inicia con la acreditación de los requisitos solicitados para el proceso, a través de la presentación de los certificados con las características especificadas en esta invitación, y la posterior revisión de los mismos por parte de la Unidad de Selección de Talentos. En esta fase se evalúan las competencias de los candidatos que aprobaron la pre valoración, y se identifica la persona que tiene el mayor ajuste al perfil definido para el cargo. Unidad de Selección y Evaluación 9