Solicitud de Requerimiento No. Fecha de Solicitud:

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1 Solicitud de Requerimiento No. Fecha de Solicitud: NOMBRE DEL IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA SOLICITANTE: SOLICITANTE: Monica Serna Vasquez OPC OFICINA DE PRENSA Y COMUNICACIONES NOMBRE DEL REQUERIMIENTO: Cambio de la Intranet de Bancoldex. TELÉFONO- EXTENSIÓN: CLASIFICACIÓN: TEMA DE LEY SI NO APLICATIVO: (SI APLICA) INTRANET OBJETIVO: Adquirir una herramienta de software para la Intranet, que permita a la Oficina de Prensa y Comunicaciones de Bancóldex la administración, actualización y publicación de información de manera ágil, eficaz y en forma dinámica. PARTICIPANTES: QUE TEMAS SE ASOCIAN O SON PRERREQUISITO O Monica Serna Vasquez INFLUYEN EN LA ELABORACIÓN DEL REQUERIMIENTO A Inés Elvira Bejarano SOLUCIONAR. Oscar Hernandez N/A JUSTIFICACIÓN DEL REQUERIMIENTO: Tener nueva tecnología y funcionalidades en la Intranet para convertirla en una nueva herramienta de trabajo; así mismo, poder realizar la publicación de información más eficaz y dinámica para los funcionarios del Banco.

2 DETALLE DEL REQUERIMIENTO 1. Funcionalidades Generales: A continuación se describen las funcionalidades generales con las que debe contar la Intranet: 1.1 Preguntas frecuentes (FAQ): Describir FAQ con sus funcionalidades y alcances. Funcionalidad que permitirá administrar las preguntas frecuentes clasificadas por categorías, deberán aparecer por orden de frecuencia. Las más consultadas en primer orden. 1.2 Buscador: Funcionalidad que permita realizar búsqueda por palabra clave de los temas publicados en el sitio Web de la intranet 1.3 Mapa del Sitio: Funcionalidad que permita realizar el diseño y la publicación del mapa del sitio. 1.4 Galería de Imágenes: Permitirá crear un banco de imágenes con el fin de mantener organizado el material gráfico del sitio. Como funcionalidades generales debe permitir insertar, cambiar y eliminar imágenes que apoyen la información publicada, debe manejar todo tipo de formatos de imagen como jpg, gif, gifs animados, swf, entre otros. Así mismo debe permitir clasificar, crear, editar y borrar las categorías para las imágenes. 1.5 Funcionalidad para la creación de encuestas o cuestionarios en la Intranet: Esta funcionalidad debe permitir la creación de preguntas con respuesta, de selección múltiple, sin tener límite en la cantidad de preguntas por encuesta. El administrador debe ser libre en el manejo de esta funcionalidad. La aplicación debe tener la opción para controlar que una persona no conteste dos veces la misma encuesta o cuestionario. Para ésta situación el administrador deberá tener la opción para que cuando esté realizando el diseño de la encuesta, escoja si esta necesita de autenticación o no. Esta autenticación se deberá realizar con usuario y contraseña o preferiblemente con autenticación de directorio activo de Windows. Las encuestas deben tener la opción de vigencia en donde el administrador escogerá la fecha inicial y final que aplicará a la encuesta. Si la encuesta no está vigente no se visualizará en la sección de encuestas de la Intranet.

3 Debe haber una sección especial en la intranet para el diligenciamiento de éstas encuestas, por parte de los usuarios. (Ejemplo: Sección de encuestas, en se podrá escoger el diligenciamiento de cualquiera de las encuestas que se encuentren vigentes). Publicación de resultados: El sistema debe contar con la opción de compilar los resultados y debe tener la opción de publicarlos gráficamente en la intranet cuando el administrador lo desee. Para ésta publicación debe existir en la Intranet una sección de publicación de resultados de las encuestas. Los resultados de las encuestas se deben visualizar en cuadros y en gráficas (Diagrama de Barras y de tortas). La tabulación de estos resultados se deben poder descargar a Excel. 1.6 Calendario de eventos: Debe tener la funcionalidad de visualización de eventos a través de un calendario, el administrador deberá registrar el título y la fecha del evento en la página principal de la Intranet, el calendario deberá mostrar los días en que hay eventos de forma diferente. Adicionalmente, debajo del calendario deberán aparecer de forma dinámica los eventos de los próximos 15 días en orden cronológico empezando con el más cercano a la fecha actual de la siguiente manera: 1.7 Publicación de álbumes de imágenes: Fecha Evento 1: Titulo Evento Fecha Evento 2: Titulo Evento Fecha Evento 3: Titulo Evento La Intranet debe contar con una sección que permita la visualización de álbumes de imágenes o fotografías (Formatos jpg, gif, tiff, bmp, png). El administrador definirá el nombre del álbum y cargará todas las imágenes asociadas a éste. Se requiere de una opción que permita escoger si el álbum está activo o no para la visualización por parte del los usuarios en la Intranet... Animación de los eventos registrados en el calendario. Cuando el usuario entre a la sección de álbumes de fotografías se deberán desplegar todos los álbumes publicados por el administrador que estén activos en una página, una vez se de clic sobre éste se deberán mostrar o desplegar las imágenes asociadas y la persona podrá adelantar o atrasar las imágenes.

4 1.8 Publicación de video y sonido (Streaming): La intranet debe contar con una sección que permita la visualización de videos y publicación de sonidos dentro del la página del sitio de la Intranet destinada para ésta funcionalidad. 1.5 Publicación de documentos: La Intranet debe contar con una sección que permita la publicación de documentos, el administrador creará el nombre del documento y cargará el documento asociado a éste nombre. Cuando el usuario ingrese a ésta sección podrá hacer clic en cualquiera de los nombres de éstos documentos y se deberá desplegar el documento asociado a éste título. Los formatos de estos documentos son de tipo Microsoft Office o PDF. 1.6 Estadísticas del sitio Debe proveer información del comportamiento de los visitantes en el sitio web por periodos de tiempo (por año, por mes, por día, por hora). Así mismo debe monitorear la navegación por artículos, documentos o páginas más visitadas. También deberá medir las visitas a través de los banners. Deberá informar tiempos de navegación y deberá permitir configurar reportes adicionales sobre el tráfico del portal. 2 Funcionalidades Especificas: Las funcionalidades específicas hacen referencia a la publicación que se desea hacer de temas particulares, para lo cual se requiere que el proponente detalle si con el sistema propuesto, lo pedido se puede hacer ó si se requieren de desarrollos particulares o definitivamente lo pedido no se puede tener. 2.1 Diseño del directorio de la organización: Funcionalidad que permita crear y administrar el directorio de la organización por áreas del Banco, la información que se debe almacenar por funcionario es la siguiente: foto, nombre completo, extensión, área, correo electrónico y cargo. Esta funcionalidad debe permitir la búsqueda de información de un funcionario por cualquiera de los datos registrados. 2.2 Desarrollos o personalización de la Intranet a la medida: El proveedor debe contar con un área de desarrollo que permita planear e implementar nuevos requerimientos a la medida con el fin de ser publicados en la Intranet.

5 2.3 Montaje de Blogs: La Intranet debe tener una sección para colocar la funcionalidad de Blog; ésta debe permitir la publicación de imágenes y agregar links en el tema del blog. Se pide tener una funcionalidad estándar del mercado. 2.4 Lectura de información vía web Actualizada (RSS): La intranet debe tener la funcionalidad para leer contenido RSS y realizar la publicación de éste en la página principal de la intranet. En la página se deben poder mostrar varios RSS según las necesidades del administrador. 2.5 Publicación de fechas de cumpleaños: La Intranet debe contar con una sección fija en la plantilla principal para publicar los funcionarios que cumplen años en el mes actual, para esto el administrador podrá hacer un cargue masivo a través de un archivo con el nombre del funcionario y la fecha de cumpleaños; también, debe tener la opción de ingresar funcionarios manualmente digitando el nombre y la fecha o actualizar un registro que ya exista. En esta sección se debe ver una imagen o animación que deberá ser cargada por el administrador (puede ser formato tipo imagen o animación en flash), ésta contendrá el mensaje de cumpleaños. El administrador deberá tener la opción de cambiar ésta imagen cada vez que lo requiera, debajo debe aparecer el nombre y la fecha de cumpleaños de la persona en orden cronológico. Ejemplo: Espacio administrable para cargar imagen o animación flash por parte del administrador.

6 2.6 Publicación de Accesos Directos: Contar con una sección que permita publicar los vínculos de otros sitios web de la organización. El administrador de contenido tendrá la posibilidad de cargar una imagen que será el logo del vinculo, configurarle la URL y digitar una descripción para ser publicada. Debe haber una sección destinada para consultar todos vínculos que ha cargado el administrador. Ejemplo: Al hacer clic en la imagen se debe direccionar a la URL configurada en el asesor de contenido. 2.7 Funcionalidad para publicación de clasificados: En la sección de clasificados es necesaria la división por los siguientes temas: vivienda, vehículo y una categoría para varios. Se debe dejar abierta la posibilidad de crear otro tema si se necesita. En la sección de varios, se deberá contar con la posibilidad para realizar una clasificación por temas más específicos. Para el ingreso de la información en los clasificados, el sistema debe pedir los siguientes datos con el fin de realizar la publicación en las sección de la Intranet destinada para éste fin: Clasificación: El administrador debe tener la posibilidad de crear diferentes secciones de clasificación, para que el usuario ubique su aviso en la sección donde la necesite. Tipo de clasificado: arriendo, venta compra permuta Título del clasificado. Información de lo que se ofrece (Texto Es un párrafo con una descripción). Datos del contacto: Nombre - obligatorio, Teléfono - obligatorio. También debe tener la posibilidad de adjuntar una o más imágenes para que sean vista cuando se entre a observar el clasificado. Fecha Vigencia: el clasificado debe tener una fecha de inicio y fecha fin; basado en estas el sistema mostrará o no el anuncio en la sección de la Intranet destinada para éste fin. Los clasificados que no estén vigentes deben habilitar una opción para que el administrador los pueda eliminar o colocar una nueva fecha de vigencia. 3 Otras Funcionalidades:

7 Si el proveedor dispone de otras funcionalidades no incluidas en los requerimientos por favor describirlas, detallando su alcance. 4 El Diseño Gráfico de la intranet debe contar mínimo con los siguientes requerimientos: Manejar mínimo dos cabezotes; los dos se deben poder administrar a través del administrador de contenido y éstos deben soportar formato Flash. Debe tener menús horizontales y verticales; en los menús verticales se deben poder crear submenús ilimitadamente, éstos se deben poder editar y eliminar a través del asesor de contenido, a libertad del administrador. Manejo de hojas de estilo para la publicación de la información. El diseño gráfico del sitio incluyendo las plantillas debe ser diseñado entre el proveedor y el Banco de acuerdo a la imagen institucional. Estas plantillas se deben poder rediseñar cuando el Banco lo requiera con el fin de realizar un cambio visual en la Intranet. Se debe explicar si se incluyen facilidades para este proceso, para que no se dependa del cambio en el código del software de la Intranet. El Banco suministrará al proveedor el árbol de navegación para el diseño del sitio. 5 Características del Administrador de Contenido: Toda la información del sitio se debe poder administrar a través del administrador de contenido. Las funcionalidades anteriormente descritas deben ser administradas por el administrador, a través del administrador de contenido. Debe manejar la creación de usuarios, perfiles y grupos; a éstos perfiles diferentes al administrador se les debe poder habilitar el montaje de información en ciertas secciones de la Intranet. Funcionalidad que permita consultar las estadísticas de ingreso para las diferentes páginas que contiene la Intranet. Este debe funcionar de forma muy intuitiva para el administrador, con el fin de que el cargue de información en la Intranet se haga de una manera muy sencilla. Las funcionalidades utilizadas para la administración de información deben manejar un estándar, por ejemplo si en varias secciones se hace uso de la carga de archivos, el funcionamiento de ésta debe ser igual en todas las secciones donde se utilice. Las funcionalidades que tenga el administrador de contenido deben estar ordenadas de forma lógica y modular con el fin de identificar rápidamente la ubicación de cada una de éstas. Se debe manejar un log en el cual se almacene fecha, usuario y la acción que realizó sobre las

8 actividades que se puedan hacer a través del administrador de contenido. 6 Modulo de Seguridad El ingreso al administrador de contenido debe realizarse preferiblemente con autenticación de directorio activo de Windows. El ingreso a la Intranet debe estar en la capacidad de restringir el ingreso a usuarios que no se encuentren autenticados en el dominio de Windows. El administrador de perfiles debe asignar permisos a los perfiles: editar, borrar y/o publicar. También debe permitir restringir permisos. Así mismo debe permitir asignar permisos a cada perfil para actualizar ciertas páginas y no otras. También debe permitir asignar uno o varios administradores. La actualización de las páginas debe ser paramétrica por perfil. En caso de que no se cuente con la posibilidad de manejar autenticación con directorio activo de Windows el módulo de seguridad debe contar con los siguientes ítems como mínimo: Políticas para la definición de la complejidad de la contraseña y longitud mínima de ésta. Política para pedir el cambio de contraseña en un tiempo que sea parametrizable. Histórico de contraseñas con el fin de que se pueda hacer una parametrización para que el usuario no digite la misma contraseña cuando haga el cambio. 7 Requerimientos no funcionales 7.1 Arquitectura de Software y Hardware: El proveedor debe especificar la arquitectura de software sobre la cual correrá la intranet: 1. Lenguaje de desarrollo del sitio. 2. Sistemas operativos compatibles para la instalación del sitio. 3. Servidor web requerido para la publicación del sitio. 4. Base de datos. 5. Requerimientos mínimos de memoria y procesamiento en el servidor web y de base de datos. 6. Requerimientos de red, velocidad de comunicación requerida para el óptimo funcionamiento del sitio. 7. Conexión a Internet requerida. 7.2 Almacenamiento:

9 Describir el espacio en promedio requerido para el almacenamiento del sitio en el servidor, tamaño que ocupa cada video cuando es publicado en la Intranet (Ejemplo: para un video de 5 minutos el tamaño de almacenamiento requerido es de XX MB), tamaño promedio que ocupan las imágenes cuando son publicadas en el sitio web. El proveedor debe optimizar el tamaño cuando los archivos son cargados al sitio con el fin de que éste ocupe el menor espacio posible en el servidor. 7.3 Garantía: Especificar cuánto tiempo tendrá de garantía el sistema una vez esté entregado y en producción. Describir detalladamente cómo será el proceso para la atención de errores que se presenten en éste período. 7.4 Mantenimiento y soporte: Describir los costos del contrato de mantenimiento una vez finalice el período de garantía; adicionalmente se debe detallar como el proveedor atenderá éste soporte con sus respectivos acuerdos de servicio y tipo de atención (telefónica, remota o en sitio) que tendrá disponible para la solución de los errores que se presenten. 7.5 Propuesta económica de costos adicionales: El proveedor deberá especificar el costo de hora para los desarrollos adicionales (Punto 2.2 o para los casos en los que el banco requiera el rediseño de alguna plantilla o de una parte específica del sitio). 7.6 Estándar en el desarrollo del sitio Web: El proveedor debe describir si está en la capacidad de realizar el desarrollo del sitio web basado en estándar XHMTL. 7.7 Hosting El proveedor deberá especificar los costos anuales de éste servicio por separado en una propuesta económica. Se deberán describir los requerimientos mínimos que el Banco deberá tener en su canal de internet para tener una comunicación rápida en la visualización de la Intranet. Describir los esquemas de seguridad, actualizaciones de seguridad, antivirus, análisis de vulnerabilidades utilizados en los servidores dedicados a prestar el servicio de Hosting, cumplimiento de los numerales 4.9 y 7 de la circular 052 de la Superintendencia Financiera de Colombia.

10 CONSIDERACIONES ADICIONALES: El sitio web debe ejecutarse correctamente en Internet Explorer 6, 7, 8 y Mozilla Fire Fox. FECHA DE EXPECTATIVA DE FINALIZACIÓN: INICIO: CIERRE:

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