Resumen. Desarrollo.

Transcripción

1 Título: Procedimiento metodológico para determinar las necesidades de formación y desarrollo de los directivos en la Universidad de Cienfuegos. Autores: MSc Magalys Domínguez Domínguez. magalysd@ucfinfo.ucf.edu.cu MSc Raúl Alpizar Fernández. rafdez@ucfinfo.ucf.edu.cu MSc Luisa Baute Álvarez. lbaute@ucfinfo.ucf.edu.cu Resumen. La dirección universitaria requiere de directivos capaces de asegurar la viabilidad institucional, y constituye una necesidad que estos sean líderes de sus grupos, aptos para estimular, comprometer y orientar a sus colaboradores hacia el cumplimiento de la misión, mediante la operación y desarrollo de los procesos y recursos institucionales. Esto hace que los directivos de las Instituciones de Educación Superior sean un elemento clave para el funcionamiento y desarrollo institucional. El objetivo del trabajo es ofrecer un procedimiento metodológico que contribuya a que el diseño de los planes de formación y desarrollo de los directivos y sus reservas en la Universidad de Cienfuegos parta de las condiciones actuales en que se lleva a cabo la implementación de la dirección estratégica en la institución, y se oriente hacia el logro de la excelencia académica en el desempeño institucional. Desarrollo. La gestión estratégica de formación y desarrollo de los directivos de la UCF es como hemos señalado con anterioridad objeto de estudio de nuestro trabajo. Las potencialidades individuales del directivo académico no están ajenas al contexto y al ciclo de gestión que se realiza en la institución y donde ellos mismos son sujetos y objeto, es decir, protagonistas de la selección, superación, evaluación, estimulación; en fin, de todas las etapas del ciclo funcional administrativo para el aseguramiento del personal directivo requerido por la Institución. Para el análisis se consideraron las siguientes etapas: Diseño del perfil y puesto de trabajo. Formación y desarrollo. Por la importancia que tiene para el estudio que nos proponemos nos vamos a referir a la primera etapa. El estudio de esta etapa tiene como objetivo conocer si la institución cuenta con los perfiles directivos y el diseño de los puestos de trabajo, sobre la base de qué criterios se sustentan los mismos y si en éstos se refleja la filosofía institucional (misión, visión, sistema de valores y modelo administrativo). Se pudo constatar que la Universidad cuenta de forma explícita con la filosofía institucional, se declaran la misión, visión, los objetivos institucionales y direcciones estratégicas, que se perfecciona anualmente durante el proceso de desagregación de la planeación a mediano plazo en estrategias y objetivos anuales de trabajo. Mediante la revisión documental y entrevista a directivos se pudo constatar la existencia de diseños de los puestos de trabajo directivo. Estos diseños se refieren fundamentalmente a la descripción de los cargos. Atendiendo a dichas instrucciones, cada cargo debe contener los aspectos siguientes:

2 Nombre del cargo.descripción de las funciones del cargo.obligaciones y deberes.derechos y atribuciones.nombre del cargo de dirección al cual se subordina.nombre del cargo de dirección facultado para aprobar movimientos del titular del cargo.salario que le corresponde de acuerdo con lo establecido en la legislación salarial vigente.requisitos del cargo.requisitos técnico laborales complementarios aprobados para el cargo.fecha de aprobación de la descripción del cargo.aprobado por: se reflejará el nombre, cargo y la firma del jefe de la entidad. Existe en los archivos de la dirección de recursos humanos de la Universidad el diseño de algunos cargos (no de todos), ya que en los últimos 5 años han cambiado los estilos y métodos de dirección de las Instituciones Universitarias y se ha introducido la Dirección Estratégica, lo que condiciona la necesidad de perfeccionar los mismos; al enriquecerse las funciones que desempeñan los directivos y se exige hoy de ellos más creatividad en su gestión. Las deficiencias encontradas en esta etapa repercuten en la identificación de las potencialidades individuales de los directivos como necesidad impostergable del momento actual. Otra etapa que consideramos necesario analizar es la formación y superación de los directivos en función de la excelencia a que aspiran nuestras instituciones. Existe en la universidad una estrategia de superación, planes individuales de superación fundamentalmente para los directivos docentes. En el plan de superación de los cuadros y la reserva se reflejan los cinco componentes del Sistema Nacional de Superación, actividades, fecha y los participantes.entre los componentes se detalla por cada uno las actividades: Preparación profesional: Doctorados,maestrías, diplomados, postgrados, eventos, computación, publicación, auto superación, pedagogía, NTIC. Preparación Económica :curso de contabilidad, autosuperación, postgrado, conferencias, curso de economía para rector y vicerrectores. Preparación Política e Ideológica: curso 100 horas PCC, Escuela provincial PCC, diplomado en la actualización y superación integrada en las Ciencias Sociales. Preparación en Dirección: Jornada de superación para los cuadros y reserva. Trabajar en la Planeación Estratégica hasta el 2003.Rotación y sustitución.maestrías.diplomados.conferencias. Preparación en la defensa: Escuela Provincial de la defensa.entrenamientos.preparación para el día de la defensa. Se plantean los principios y conceptos generales: 1. La preparación y superación de los cuadros y sus reservas es parte integrante de la política de cuadros y constituye un medio para dotarlos de las características y el desarrollo de las habilidades necesarias para que los cuadros desarrollen con creatividad, liderazgo, capacidad de influencia política y combatividad. 2. La evaluación de la preparación y superación de los cuadros, será por su desempeño, por los resultados de la actividad que dirige, por el clima social que contribuya a crear y por el grado en que materialicen en su radio de acción las indicaciones de los niveles superiores de la organización y los objetivos estratégicos.

3 3. El jefe de cada entidad es el máximo responsable de la preparación y superación de los cuadros y la reserva y debe responder por ella como una de sus principales obligaciones en el desarrollo de la política de cuadros de la institución. 4. El principal formador y entrenador de los cuadros es el jefe de cada nivel, su acción diaria, su ejemplo, sus métodos y estilos de dirección serán la mejor escuela para sus subordinados. 5. La Autosuperación debe constituir una vía esencial para la superación de los cuadros y la reserva, debiendo estas aprovechar al máximo sus capacidades y experiencias. 6. La preparación y superación de cuadros deben funcionar como un sistema, combinando creativamente, diferentes vías, métodos y contenidos para asegurar que la misma sea continua, eficiente, general y específica, dirigida a cubrir las necesidades principales del desarrollo de la organización e individuales. 7. La preparación y superación de los cuadros y la reserva, constituye una inversión necesaria de la organización, por lo que sus gastos deben ser contemplados en los presupuestos ramales. Independientemente de todo lo explicado, se hace necesario diagnosticar el efecto de lo anterior en los directivos y los cambios que ello está provocando en la efectividad de la gestión Universitaria. A nuestro modo de ver es necesario trabajar con mayor profundidad en la personalización de la formación de los directivos para lo cual es necesario diagnosticar en este estadio de desarrollo con mayor precisión las potencialidades individuales, los intereses y motivaciones personales que combinado con las directrices del Organismo Superior y la Estrategia Corporativa permitan un perfeccionamiento sistemático y estratégico de la formación de los directivos de la Ucf, ya que hoy existe una brecha entre lo deseado y lo real que es necesario salvar con una estrategia de formación a mediano plazo perfeccionada. Para ello se hace necesario realizar un diagnóstico de la situación actual de formación y desarrollo de los directivos en la Universidad de Cienfuegos, por lo que realizamos un cuestionario, que entregamos a un universo de 40 personas, directivos de mando funcional de la Universidad de Cienfuegos. Los resultados que informamos a continuación están basados en 36 cuestionarios lo que representa el 90% del universo. Las primeras preguntas están relacionadas con la edad y el sexo y nos permite señalar que de los 36 encuestados, el 47,2% están entre 46 y 50 años, es decir 17 personas y que el 72,2% son hombres. Las preguntas 3 y 4 se refieren a los años de trabajo y de ellos en funciones de dirección y los resultados muestran que el 41,7%, 15 personas, se desempeñan como directivos entre 0 y 5 años y el 27,8% entre 6 y 10 años lo que muestra que la mayoría de nuestros directivos llevan menos de 11 años desempeñándose en estas funciones, esto se debe sobre todo a la inestabilidad en los niveles de departamento y a la apertura de nuevas facultades en el centro. De las personas encuestadas el 72% son directivos docentes y el 27,8% no docente, por lo que las respuestas mayoritariamente recogen opiniones de directivos docentes. Estas primeras preguntas nos permiten conocer las pirámides de edad, sexo y experiencia de los directivos, el resto de las preguntas se refieren a cuestiones más relacionadas con la formación y desarrollo. A la pregunta de si consideran que su superación como directivo está en función de los objetivos de la organización 28 personas responden que si, el 77,8%, es decir que hay un 5,6% que señalan que no y el 16.7% responde que no sabe. A nuestro juicio para lograr

4 cumplir los objetivos estratégicos de la UCF todos los directivos deben tener su superación encaminada a este aspecto y más aun si observamos que un 13,9% responde que su superación no es en función de los requisitos para el desempeño del puesto de trabajo que ocupa y lo que es más alarmante, un 8,3% no sabe. Este aspecto está relacionado con la situación señalada con anterioridad cuando planteamos que el diseño de puestos de trabajo de los directivos que existe en los archivos de la dirección de Recursos Humanos de la UCF está incompleto y desactualizado. Si analizamos las respuestas con respecto a la superación vista en función de sus posibilidades de desarrollo, de hacer carrera o de ocupar otros puestos, estas reflejan que el 94,4% lo ve en sus posibilidades de desarrollo, y solo un 2,8% ve posibilidades de hacer carrera y ocupar otros puestos. Si tenemos en cuenta que el 75% que considera que pueden realizar otras funciones de dirección, esto nos muestra la necesidad de elaboración de un sistema de formación y desarrollo de directivos, pues a pesar de la motivación de los mismos por ocupar otras funciones, la preparación necesaria para ello no se garantiza lo que se muestra cuando el 66,7% responde que a veces se le conceden posibilidades de superación, y el 11% declara que no se le conceden estas posibilidades. En cuanto al aprovechamiento de la superación aunque sólo el 2,8% responde que no la aprovecha, hay un alto 69,4% que plantea que a veces. A nuestro juicio estas respuestas muestran una contradicción si tenemos en consideración lo señalado con anterioridad de la existencia en la UCF de una estrategia de superación, planes individuales de superación donde se reflejan los componentes, actividades a realizar y fecha de forma detallada. Lo anterior es corroborado por el interés de nuestros directivos por recibir otros cursos además de los recibidos de computación, economía, preparación para la defensa, política e idioma, y que al proceso de elaboración de la estrategia y los planes de superación le ha faltado la necesaria participación real y efectiva de los directivos afectados. El hecho de que el 94,4% responde que en su plan de trabajo individual se incluye la superación, e incluso el 66,7% diga que la superación está en correspondencia con el puesto de trabajo y sin embargo sólo el 50% responde afirmativamente a su motivación por la superación, y además cerca del 70% no le ve provecho, corrobora la necesidad de un análisis profundo y toma de decisiones revolucionarias para transformar positivamente esta situación. En nuestro cuestionario abordamos la incidencia de la superación individual en la evaluación del desempeño, a lo que un 44,4% responde que no tiene incidencia, señalando además el 38,9% que no son utilizados los resultados de la evaluación del desempeño en la elaboración de su plan de superación. Pensamos entonces que los planes de superación no responden a las necesidades individuales de estos directivos y por supuesto esto es otro aspecto que incide negativamente en la motivación por la superación y desarrollo de los mismos. Por considerar de suma importancia para el logro de los objetivos estratégicos del centro la capacitación de las reservas preguntamos a los directivos si se ofertan en su área de acción cursos de capacitación a las reservas de directivos, el 36,1% responde si, el 16,7% que no y el 47,2% que a veces, lo que refleja que en este sentido también es necesario fortalecer la planificación elaborando un sistema de desarrollo para este grupo cuya formación se refleja en los planes individuales acorde a la actividad que realizan. Estos resultados son de gran importancia para el rediseño de planes de formación con mayor enfoque estratégico y con énfasis en las necesidades personalizadas. Características generales del procedimiento.

5 Los criterios derivados del diagnóstico realizado y los aspectos que inciden directamente en el subsistema de formación y desarrollo de directivos y reservas, nos permitieron determinar que en la UCF es necesaria una forma superior de planificación de la formación y desarrollo de los mismos donde se pongan de manifiesto no sólo los intereses de la organización sino que combinen estas de forma armónica los intereses individuales de los directivos con los colectivos, es decir un mayor nivel de personalización de los planes de superación. Proponemos un procedimiento metodológico donde se muestra una secuencia de acciones a seguir para lograr el desarrollo de los directivos de forma integrada, sistémica y con un enfoque estratégico que de respuesta a los requerimientos de la sociedad cubana contemporánea, ya que la labor de preparación y superación asegurará un proceso sistemático y continuo de formación y desarrollo de los cuadros y su reserva a todos los niveles La aplicación de este procedimiento requiere la puesta en práctica coordinada de un conjunto de operaciones que es necesario adaptar al contexto específico de cada área constituyendo un marco de referencia que permita asegurarse que se han tenido en cuenta los requisitos previos para poner en práctica el plan de superación de directivos y reserva. La primera acción que consideramos necesario tener en cuenta está relacionada con el diseño de puestos que va a desempeñar el directivo. Los diseños de puestos deben estar actualizados reflejando los requisitos para ocupar el cargo, las funciones, deberes y derechos del directivo de acuerdo a la legislación vigente. El diagnóstico realizado en la Universidad de Cienfuegos nos permitió conocer que los diseños de puestos de directivos que existen en los archivos del departamento de Recursos Humanos del centro no están actualizados y por tanto no se adaptan a los cambios ocurridos en el entorno, ni a las nuevas formas de dirección estratégica que han caracterizado en los últimos años a la institución. Por lo antes señalado elaboramos los diseños de cargo de decanos y jefes de departamento docente que constituyen el 46 % de los directivos del centro. Fueron seleccionados estos dos cargos por la incidencia que tienen en el éxito de la excelencia Universitaria ya que ellos tributan a la realización de la razón de ser del centro de manera muy decisiva. La elaboración y perfeccionamiento de los diseños de puesto es una actividad que dirige el departamento de Recursos Humanos en coordinación con áreas especializadas de la organización como puede ser el departamento de Ingeniería Industrial y teniendo en cuenta el criterio de directivos y trabajadores que garantice el enriquecimiento sistemático de los mismos Estos diseños fueron consultados con expertos cuyos criterios fueron de gran utilidad. Esta primera acción del procedimiento contiene los requisitos para desempeñar cargos de dirección acorde a la resolución 70 del 2000 del Ministerio de Educación Superior, a partir de los cuales consideramos tres grupos: 1. Directivos que reúnen los requisitos. 2. Directivos nombrados por excepción. 3. Reservas. La determinación de estos grupos constituye la segunda acción del procedimiento y permite diferenciar cómo debe diseñarse el plan de superación a partir de las características de cada grupo. Esta actividad la asesora el Departamento de Recursos Humanos que garantiza se cumpla lo establecido en las Regulaciones vigentes al respecto y es responsabilidad del jefe máximo de la institución.

6 Los directivos que reúnen los requisitos centran su formación fundamentalmente en la actualización y complementación de conocimientos que les permita elevar la calidad del trabajo, mantener los requisitos del cargo y obtener resultados satisfactorios en los procesos de ratificación de la categoría docente. Los directivos nombrados por excepción se acogerán en primer lugar a un plan de acciones para adquirir los requisitos del cargo que les faltan, en el caso de la UCF son la categoría docente y categoría científica por lo que se priorizará la formación técnico profesional a través de planes de doctorados fundamentalmente. Las reservas se acogen por su parte a un plan de formación en la actividad en que se desempeñan y a un plan de desarrollo como directivos que incluye la rotación por el cargo y otros elementos que garanticen que en cualquier momento puedan desempeñar el cargo del cual es reserva, es de vital importancia garantizar la integralidad de la formación de los mismos. La formación de esos directivos y sus reservas debe lograr tanto en el pensamiento como en la acción que prevalezca el saber afrontar los cambios del entorno permanentemente, o sea que el enfoque estratégico esté presente. Para llevar a cabo la identificación de las necesidades de superación es preciso tener en cuenta un grupo de elementos dentro de los cuales se destacan a nuestro juicio: La evaluación del desempeño, es decir el cumplimiento de las obligaciones en el cargo y su evaluación y tomar en consideración las sugerencias de evaluaciones anteriores para la elaboración del plan de superación. La integración dentro del plan de los componentes de la formación de directivos orientados en la Estrategia Nacional de Preparación y Superación de los Cuadros del Estado y del Gobierno y sus Reservas teniendo en cuenta además las características del puesto y los intereses individuales y de la organización. Los objetivos de la organización. La superación de los directivos debe estar en función del cumplimiento de los objetivos de la organización. La motivación de los directivos por superarse en aquellos aspectos que consideren necesarios para el desempeño efectivo de su cargo. La motivación puede conocerse mediante encuestas, entrevistas u otras técnicas. Las necesidades de superación son detectadas por el jefe a cada nivel apoyándose en el órgano asesor de Recursos Humanos Una vez determinadas las necesidades de superación es posible elaborar el plan de superación de los directivos y su reserva, el cual al ser ejecutado se controla y evalúa por el jefe de la entidad u otros cuadros intermedios en los que el mismo delegue dicha actividad. Independientemente de la importancia de la potencialidad de los directivos para su selección como conjunto de conocimientos, habilidades, capacidades y actitudes que lo sitúan en posibilidad de realizar determinado desempeño en su condición de directivo, en nuestro trabajo partimos de que esta selección se ha realizado teniendo en cuente las potencialidades de los directivos de la Universidad de Cienfuegos por lo que no nos detendremos en el análisis de este aspecto. Sí consideramos que debe ser objeto de análisis en investigaciones posteriores. Las estrategias que se trazan determinarán la adopción de cursos o líneas de acción, donde éstas toman forma individual, adaptándose a la situación concreta de cada individuo.

7 El definir cada uno de estos aspectos correctamente le proporcionará a la organización todo un flujo informativo al que se añadirán los elementos componentes del diagnóstico de necesidades. Los planes de superación. Una vez determinado el procedimiento a seguir para elaborar los planes de superación de los cuadros y reservas nos dirigimos a una facultad donde propusimos a la dirección aplicar el procedimiento y proponer los planes de superación de los directivos de la misma con el objetivo de validar la propuesta y realizar los ajustes necesarios que garanticen su implementación de forma más efectiva. En la facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad de Cienfuegos tenemos cinco cuadros de dirección con sus respectivos sustitutos y reservas.de ellos cuatro directivos reúnen los requisitos para desempeñar el puesto y uno no los reúne. La evaluación del desempeño de los directivos de la facultad refleja las necesidades de formación y desarrollo de los mismos. Están elaborados y convenidos los planes de superación donde se reflejan los cinco componentes. Lo objetivos estratégicos de la facultad reflejan a través de las direcciones estratégicas las acciones para lograr la visión prevista. El objetivo Gestión de Recursos Humanos señala: consolidar el Sistema de Gestión de Recursos Humanos con el logro de los objetivos planteados que permita que los mismos sean idóneos, competitivos, motivados y comprometidos que conlleven al fortalecimiento de la organización. Perfeccionar la formación y desarrollo de los trabajadores, así como la estrategia de superación de los cuadros que propicie el incremento del desempeño del colectivo para alcanzar la visión prevista. Realizamos una entrevista con el objetivo de conocer el nivel de satisfacción con la superación planificada y las motivaciones individuales en cuanto a formación. Entrevista:( Cuáles son sus intereses (aspiraciones) de formación? Coincide lo planificado actualmente con sus intereses?si no coincide, a qué se debe. Qué superación considera necesaria para desarrollar con éxito el cargo y funciones que realiza? Realizamos la entrevista a tres jefes de departamento, el jefe del grupo de gerencia organizacional y la Decana de la facultad. La misma nos permitió conocer que en general lo planificado está en función de los objetivos de la organización y que las inquietudes se relacionan fundamentalmente con la forma en que se planifican las acciones proponiendo una diversificación, o sea, que no se limite a cursos o conferencias, diplomados y maestrías y se sugiere la utilización de listas de discusión, intercambio de publicaciones y otras formas relacionadas con el propio desarrollo alcanzado por el centro. Los intereses o aspiraciones de formación están relacionados con dos de los componentes fundamentalmente, la preparación económica y la preparación en dirección, como formas para garantizar la toma de decisiones cotidianas del centro en función de las Estrategias. Preparación económica: Economía Cubana y del territorio.economía del área empresarial.sistemas de calidad. Preparación en Dirección: Métodos y estilos de dirección,acreditación.gestión de Recursos Humanos.Dirección de procesos de enseñanza.conducción de trabajo en equipos.dirección de trabajo científico investigativo.

8 Una vez conocidas las motivaciones de estos directivos de la facultad y teniendo en cuenta la planificación e integración de los cinco componentes de superación, los objetivos de la organización, y la evaluación del desempeño de estos directivos se pueden elaborar los planes de superación con un mayor nivel de individualización en correspondencia con las características y necesidades de cada uno, garantizando que las estrategias por componentes se realicen a través de formas más diversificadas que complementen la formación según necesidades individuales ya que hasta el momento la formación se estaba garantizando fundamentalmente a través de Postgrados muy homogéneos en los que participaban cuadros con diferentes niveles de formación. CONCLUSIONES Lo prioritario de la gestión de Recursos Humanos en la estrategia del centro de Educación Superior se debe a la necesidad de alcanzar el desempeño académico de excelencia, lograr el éxito en la competencia en medio de un entorno agresivo. Las particularidades del Sistema de Gestión de Recursos Humanos en los Centros de Educación Superior lo diferencia del que rige en instituciones empresariales, y ello hace necesario un análisis de las condiciones concretas del centro para formular un conjunto de principios, procedimiento que garanticen el éxito de dicho Sistema. La planeación, evaluación del desempeño, preparación de los Directivos, su Formación y Desarrollo, como subsistemas de la Gestión de Recursos Humanos en la Universidad de Cienfuegos, constituyen elementos fundamentales que adecuadamente interrelacionados e integrados al resto de los subsistemas, permiten direccionar la gestión estratégica de la Institución Universitaria hacia el cumplimiento de la Misión y el alcance de la Visión. Las exigencias que tiene ante sí la Universidad en el presente y hacia el futuro demanda que sus directivos en los diversos niveles sean y se desempeñen como líderes reales, capaces de motivar a los colaboradores por su previsión para definir estrategias correctas, desarrollar a sus colaboradores, identificar las necesidades de quienes le rodean y del entorno, medir y evaluar el desempeño planteando retos atractivos que aseguren el desarrollo. La formación y desarrollo de los directivos como líderes es condición indispensable para el claustro que necesitan las universidades de hoy. Por ello, el perfeccionamiento de la gestión de Recursos Humanos hace imprescindible la implantación de modelos de gestión estratégica de Recursos Humanos, donde los procesos de formación y desarrollo de los directivos líderes permitan marcar un estado diferenciado del potencial humano del que se dispone, cuyo nivel esté acorde con las exigencias del futuro. Los planes de superación de los directivos y reservas se deben elaborar teniendo en cuenta los diseños de puesto, los requisitos para desempeñar cargos de dirección, los objetivos de la organización, la integración de los componentes de formación de directivos orientados en la Estrategia Nacional de Preparación y Superación de los Cuadros del Estado y del Gobierno y sus Reservas, la evaluación del desempeño y la motivación de los líderes, para que los mismos garanticen una combinación más efectiva de los intereses Institucionales con los individuales en función de la excelencia Universitaria. El procedimiento metodológico propuesto está encaminado a lograr la formación y desarrollo de los directivos en su condición de líderes en la Universidad de Cienfuegos, de forma integrada, sistémica y con un enfoque estratégico que de respuesta a los requerimientos de la sociedad cubana contemporánea en su avance hacia el futuro.

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10 PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO PARA EL DISEÑO E PLANES DE SUPERACIÓN DE DIRECTIVOS DISEÑO DE CARGOS Directivos que reúnen los requisitos Evaluación del desempeño Requisitos para desempeñar cargos de dirección Directivos nombrados por excepción Reservas Categoría Docente Plan de formación para alcanzar los requisitos Categoría Científica Plan de formación en la actividad que desempeña. Plan de desarrollo como Directivo. Componentes de la formación de directivos Objetivos de la organización Motivación de los directivos Identificación de las necesidades de superación Elaboración del plan estratégico de desarrollo Ejecutar Control Evaluación