DATOS RESOLUCIÓN 4505

Transcripción

1 MANUAL DEL USUARIO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN 4505

2 2017 Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o trasmitida de ninguna forma, con ningún propósito sin la previa autorización escrita de HeOn. La información contenida en este manual está sujeta a modificaciones sin previo aviso. 2

3 ÍNDICE ÍNDICE...3 INTRODUCCIÓN... 4 Objetivo del aplicativo... 4 INGRESO AL APLICATIVO DESCRIPCIÓN GENERAL MEDIO DE

4 INTRODUCCIÓN Esta guía está diseñada para ayudarlo a conocer los pasos para la correcta utilización del Sistema HeOn, específicamente en el Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución Esta aplicativo permite el cargue y la validación de las actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral para las enfermedades de interés en salud pública de obligatorio cumplimiento, realizadas a cada usuario, suministrados por las IPS adscritas que conforman la red de prestadores de servicios de salud de las EPS Cafesalud. OBJETIVO DEL APLICATIVO El objetivo del Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505 permite el cargue y la validación de las actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la Aplicación de las Guías de Atención Integral para las enfermedades de interés en salud pública de obligatorio cumplimiento, realizadas a cada usuario, suministrados por las IPS adscritas que conforman la red de prestadores de servicios de salud de las EPS Cafesalud, Según lo establecido en la resolución 4505 del 28 de diciembre de

5 . DESCRIPCIÓN DEL APLICATIVO MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN

6 INGRESO AL APLICATIVO Para ingresar al aplicativo se requiere abrir una ventana de Internet Explorer. El cual está soportado en internet. El Internet Explorer se abre haciendo doble clic sobre el icono que se encuentra en el escritorio. Una vez se abra la ventana de Internet Explorer, ingresar al siguiente link: 6

7 Para ingresar se debe desplazar la barra espaciadora hasta la opción Portales y hacer clic sobre Prestadores. El sistema automáticamente muestra las opciones habilitada a los prestadores. Se debe desplazar la barra espaciadora hasta la descripción de Medio de transferencia de datos Res Se debe dar clic en el recuadro Medio de transferencia de datos. 7

8 El sistema automáticamente muestra la información de interés sobre el Medio de Transferencia de Datos El Usuario podrá encontrar la información correspondiente a: Resolución 4505 del 28 de diciembre de APRECIADO USUARIO: Resolución 4505 del 28 de diciembre de 2012: el Ministerio de Salud y de la Protección Social a través de la Dirección de Epidemiología y demografía actualizo los lineamientos para el diligenciamiento del anexo técnico de la resolución 4505/12 En estas actualizaciones se incluyen nuevas validaciones de estructura y contenido, además orienta sobre el uso adecuado de las opciones de respuesta para cada variable y especifica un listado de posibles inconsistencias que pueden llevar a la no validez de un registro reportado. ATENCIÓN: Apreciado usuario, por favor tenga en cuenta que hay dos diferentes maneras de cargar archivos planos en el aplicativo Medio de Transferencia, uno para afiliados a la EPS y el otro para Usuarios No Afiliados a la EPS (NV, MS y AS). Se describe a continuación la forma en que se deben nombrar estos archivos. 8

9 USUARIOS AFILIADOS A LA EPS Cada archivo plano cargado a través del aplicativo Medio de Transferencia de datos debe ser nombrado de la siguiente manera: 4505AAAAMMDDEPS003CODHABILITACION01.txt 4505: es el nombre de la resolución. AAAAMMDD: fecha del periodo a reportar. CODEPS: Cafesalud Régimen Contributivo: EPS003 CODHABILITACION: De acuerdo al establecido en el REPS 01: consecutivo de archivo, la numeración va de manera ascendente (01,02,03, etc.), solo cambia si una IPS reporta más de un archivo por periodo. USUARIOS NO AFILIADOS A LA EPS Para el caso en que se presten servicios a Nacidos Vivos, Adultos Sin Identificación y Menores Sin Identificación (No afiliados a la EPS), es necesario cargar a través del aplicativo Medio de Transferencia un archivo plano nombrado de la siguiente manera: 4505AAAAMMDDEPS003CODIGOHABILITACIONNA : es el nombre de la resolución. AAAAMMDD: fecha del periodo a reportar. CODEPS: Cafesalud Régimen Contributivo: EPS003 CODHABILITACION: De acuerdo al establecido en el REPS NA: Nombre que se le da a los archivos para identificar que son NV, AS y MS. 01: consecutivo de archivo, la numeración va de manera ascendente (01,02,03, etc.), solo cambia si una IPS reporta más de un archivo por periodo. El medio de transferencia de datos de P y P es una herramienta que la EPS ha desarrollado para facilitar a sus prestadores el reporte de las Actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral para las Enfermedades de Interés en Salud Pública, reglamentado por el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución 4505 del 28 de diciembre de

10 La información aquí incluida debe corresponder a la prestación de servicios que su IPS ha realizado a los usuarios afiliados a la EPS, en cumplimiento de las Normas Técnicas y Guías de Atención de obligatorio cumplimiento, establecidas por el Ministerio de Salud mediante Resolución 412 de 2000, las cuales deben contar con los soportes y registro correspondiente en la historia clínica. Es importante tener en cuenta las siguientes indicaciones para lograr que el reporte que usted presenta de las Actividades de Protección Específica, Detención Temprana y aplicación de Guías de Atención Integral para Enfermedades de Interés en Salud Pública por Usuario de la Resolución 4505, por parte de la IPS prestadora, cuente con lo solicitado por el Ministerio de Salud y la Protección Social. Es obligatorio para las IPS Recolectar y reportar a la EPS, el registro por persona de las actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral de las Enfermedades de Interés en Salud Pública de obligatorio cumplimiento, según anexo del Ministerio de Salud y Protección Social. El reporte debe realizarse cada mes, los primeros 20 días calendario del mes siguiente a la finalización del periodo a informar, por lo tanto, el aplicativo estará disponible para el cargue de la información hasta las 23:59 horas del día 20 de cada mes. Capacitar al personal en el registro y soporte clínico relacionado con las actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral de las Enfermedades de Interés en Salud Pública de Obligatorio Cumplimiento. Horario de disponibilidad del aplicativo MES ABRE CIERRA Febrero 1 de febrero 20 de febrero Marzo 1 de marzo 20 de marzo Abril 1 de abril 20 de abril Mayo 1 de mayo 20 de mayo 10

11 Junio 1 de junio 20 de junio Julio 1 de julio 20 de julio Agosto 1 de agosto 20 de agosto Septiembre 1 de septiembre 20 de septiembre Octubre 1 de octubre 20 de octubre Noviembre 1 de noviembre 20 de noviembre Diciembre 1 de diciembre 20 de diciembre Enero 1 de enero 20 de enero NOTA: El aplicativo estará disponible hasta las 23:59 horas del día de cierre señalado y será reactivado a las 0:00 horas del día de apertura. Acceso activo de transferencia de datos: 11

12 1. DESCRIPCIÓN GENERAL MEDIO DE TRANSFERENCIA DE DATOS RESOLUCIÓN Uso del Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505 Para ingresar al aplicativo el Usuario debe digitar el número de documento personal y la clave con la que va acceder al aplicativo y realizar clic el botón de Aceptar esta opción nos permite el ingreso a la siguiente pantalla: 12

13 El usuario podrá seleccionar una de las siguientes opciones: (Administrar Usuarios, Cambiar Clave, Cargar Archivos, Archivos Procesados). Si el Usuario realiza clic sobre la opción Administrar Usuario el aplicativo permite modificar cambiar el Usuario o modificar los datos existes de los Usuarios que acceden al aplicativo. Una vez el usuario seleccione esta opción, el sistema lo remitirá a la siguiente pantalla: 13

14 La pantalla trae información de los datos de los usuarios que se encuentran registrados: Representante Legal de la IPS (Nombres, Apellidos, teléfono, correo y estado.) Referente IPS 4505 ((Nombres, Apellidos, teléfono, correo y estado.) Referente IPS 4725 ((Nombres, Apellidos, teléfono, correo y estado.) Si el usuario desea modificar los datos del Representante Legal o Referente IPS 4505 o Referente IPS 4725, deberá realizar clic sobre la opción Modificar Usuario 14

15 Una vez el Usuario realice clic sobre la opción Modificar Usuario, el sistema lo remite a la siguiente pantalla: Para modificar los datos del Referente de la IPS, el Usuario se debe ubicarse sobre el dato que desea cambiar como se muestra en la siguiente imagen: 15

16 Una vez el Usuario realice los cambios respectivos en los datos del Referente de la IPS, deberá realizar clic sobre el botón Guardar El sistema automáticamente genera el siguiente mensaje y realizar clic sobre la opción Aceptar : 16

17 Mientras no se realice clic en el vínculo el sistema mostrara la siguiente pantalla donde el usuario está pendiente de confirmación: El sistema automáticamente enviara al correo electrónico registrado el siguiente mensaje: 17

18 El usuario debe ingresar al vínculo enviado automáticamente a la cuenta de correo registrada, lo anterior se debe realizar en un lapso no mayor a 20 minutos, transcurrido este tiempo el vínculo se inactivará haciéndose necesario volver realizar el proceso: El usuario deberá volver a ingresar al Aplicativo Medio de Trasferencia de Datos, con usuario y clave. Si el Usuario realiza clic sobre la opción Administrar Usuario el sistema le permite ver los cambios efectuados en el Referente IPS

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20 Si el Usuario realiza clic sobre la opción Cargar archivo el aplicativo permite a la IPS cargar los archivos planos dependiendo del Año, Mes y Nombre del archivo que se desea cargar, como se muestra a continuación. En datos del Prestador: 20

21 Se encuentra la información del prestador, el año y el mes del periodo que se va realizar el reporte de la Información desplegada. El botón Archivo permite examinar el equipo, para buscar el archivo que será validado. El Botón Guardar, al ejecutar el archivo recién adjuntado comenzara el proceso de validación. Solo se debe poder enviar un archivo a la vez. Luego de validado puede intentar nuevamente. Si el archivo es cargado y guardado el sistema arrojará el siguiente mensaje de información El archivo fue guardado para ser procesado, el resultado de la validación será remitido a su correo registrado. (xxxxx@xxxx correo enviado cuando se solicitó la creación del usuario) En los casos en que se vayan a cargar archivos de población con tipo de documento NV, MS y AS, es necesario adicional a escoger el año, mes y buscar el archivo plano en el equipo, dar check en el siguiente recuadro. 21

22 Si el Usuario realiza clic sobre la opción Archivos Procesados el aplicativo permite a la IPS consultar si el archivo se cargó de forma correcta OK, fue Descartado o está pendiente por procesar. 22

23 Resolución: Corresponde a la Resolución 4505 EPS: Entidad a la cual se encuentran afiliados los usuarios cargados en archivo plano. Nombre Archivo: Corresponde al nombre del archivo plano de acuerdo a lo estructurado por el Ministerio de Salud. Periodo: Corresponde al periodo reportado en el archivo plano (Año y Mes). Estado Archivo: Se indica si el archivo fue cargado exitosamente OK, Descartado o en Proceso. Cantidad Intentos: Corresponde al número de veces que se intenta cargar un archivo plano para un periodo determinado. Ver Resultado: Se puede visualizar cuando el archivo es Descartado y se presenta log de errores. En los casos en que los archivos planos son Descartados, se enviara correo electrónico con los tipos y números de errores generados en el archivo cargado por la IPS, o se podrán consultar mediante el aplicativo Medio de transferencia de datos/ Archivos Procesados/Ver resultados, donde se visualiza la siguiente pantalla: 23

24 En los casos donde se presenten errores en los archivos cargados por la IPS, es necesario que se revisen, corrijan y generen nuevamente el cargue del archivo con el mismo nombre en el aplicativo Medio de Transferencia de datos. 24