UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA Vicerrectoría de Planificación Centro de Planificación y Programación Institucional

Transcripción

1 UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA Vicerrectoría de Planificación Centro de Planificación y Programación Institucional INFORME DE LABORES ANUAL DEL PROGRAMA DE VALORACIÓN DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y DEL RIESGO INSTITUCIONAL (PROVAGARI) DE LA UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA ENERO, 2015

2 INFORME DE LABORES ANUAL INFORMACIÓN GENERAL Dependencia: PROVAGARI Responsable: Mag. Carlos Mauricio Montoya Rodríguez Período de gestión: Año Objetivo general de la dependencia: Facilitar la instauración de un sistema de control interno y de valoración del riesgo en las dependencias de la UNED, que apoye la toma de decisiones y fortalezca su gestión para cumplir los objetivos en forma eficiente y eficaz, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico. INTRODUCCIÓN DEL INFORME Con el fin de cumplir con lo establecido por el Consejo Universitario, en el acuerdo tomado en sesión No , Art. III, inciso 8, se presenta el informe de labores del Programa de Valoración de la Gestión Administrativa y del Riesgo Institucional (PROVAGARI). El PROVAGARI durante el año 2014 se ajustó a lo programado en el Plan Operativo Anual 2014, con el fin de lograr cumplir con todas sus metas planteadas al inicio del año. En este informe, se trata de recopilar los principales logros alcanzados durante el año que recién terminó. I. INFORME ANUAL DE LABORES a. Logros concretos alcanzados durante el año. Índice de Gestión Institucional (IGI): A principio de año y con la colaboración de la Vicerrectoría de Planificación se completó el cuestionario del IGI solicitado por la Contraloría General de la República y 2

3 se envió la respuesta oportunamente a dicho ente fiscalizador. Posteriormente se elaboró un informe sobre los resultados obtenidos el cual se presentó al Consejo de Rectoría mediante el oficio PROVAGARI del 03 de marzo de 2014.,, Este informe incluyó un plan de mejora que define las acciones pendientes, con el fin de mejorar el índice en el periodo siguiente. Modelo de Madurez: a principio del año se elaboró el informe de la aplicación del modelo de madurez (herramienta de diagnóstico planteada por la Contraloría General de la República) con la información recopilada en los cursos de control interno del Este documento se entregó a la rectoría con el oficio CICI del 31 de enero. En el mes de Junio se aplicó el modelo de madurez a todos los coordinadores, jefes, Directores y Vicerrectores y con la información recopilada se elaboró el Informe de la aplicación del modelo de madurez a miembros de la comunidad universitaria en el año 2014, el cual se entregó al señor rector mediante el oficio CICI del 03 de noviembre del Valoración de la Gestión Administrativa: en el primer semestre se realizó la valoración de los Centros Universitarios, se entregó el informe al Rector en el oficio CICI del 28 de agosto de En el segundo semestre del año se realizó la valoración de la Editorial (EUNED), se hizo entrega del informe al Rector en el oficio CICI del 01 de diciembre de Valoración del Riesgo: se realizó la valoración de la Dirección Financiera y de Centros Universitarios. El informe de la Oficina de Control de Presupuesto se presentó al Rector en el oficio CICI del 03 de diciembre de 2014 y en el oficio CICI del mismo día, se presentó el informe de la Dirección de Centros y Dirección Financiera (Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería). Cabe señalar que el informe de riesgos de la Oficina de Control de Presupuesto se presenta por aparte debido a que se trabajó con la metodología aprobada por el Consejo de Rectoría en el año Para las Dirección de Centros y Financiera, se trabajó con la nueva metodología que fue planteada, actualizada y posteriormente aprobada por el Consejo de Rectoría en este año

4 Curso de Introducción al Control Interno: El curso se ofreció en tres ofertas (febrero, abril y Octubre), donde participaron un total de 158 funcionarios; 1. En Febrero se abrió un grupo con un total de 31 personas. 2. En Abril se abrieron tres grupos con un total de 56 personas. 3. En Octubre se abrieron cuatro grupos con un total de 71 personas. Taller y Charlas de Sensibilización Antes de realizar las Valoraciones de la Gestión Administrativa en la Dirección de Centros y en la Editorial, se realizó una charla de sensibilización sobre control interno a todo el personal que participó en las valoraciones. En el primer semestre se trabajó en cinco talleres con toda la Dirección Financiera para aplicar la Valoración del Riesgo, al inicio de dichos talleres se realizó una charla de sensibilización en el tema. De igual forma antes de iniciar los talleres de valoración del riesgo en toda la Dirección de Centros se realizó una charla de sensibilización, en estos espacios participaron funcionarios de los 33 centros universitarios visitados y el personal que labora directamente en la Dirección. Seguimiento: el seguimiento a la ejecución del plan de acción del Índice de Gestión Institucional del año 2014 se realizó por medio de los oficios: 1. PROVAGARI Oficina de Presupuesto 2. PROVAGARI OFIDIVE 3. PROVAGARI Oficina de Recursos Humanos 4. PROVAGARI Oficina Jurídica 5. PROVAGARI Dirección Financiera 6. PROVAGARI CPPI 7. PROVAGARI Oficina de Contabilidad 8. PROVAGARI Vicerrectoría Ejecutiva 9. PROVAGARI CIEI 10. PROVAGARI Oficina de Contratación 11. PROVAGARI Oficina de Registro 12. PROVAGARI Gobierno Digital 13. PROVAGARI DTIC 14. PROVAGARI Dirección de Centros Universitarios 15. PROVAGARI DAES 16. PROVAGARI COA 4

5 17. PROVAGARI Auditoría 18. PROVAGARI Rectoría 19. PROVAGARI Oficina de Control de Presupuesto Producto se las respuestas obtenidas se realizó un informe del avance en el índice de gestión institucional, el cual se entregó al rector con el oficio PROVAGARI del 5 de diciembre de El seguimiento a la ejecución de los planes de mejora producto de las autoevaluaciones de control interno realizadas en los años 2012 y 2013 (Almacén General, la Oficina de Distribución y Ventas, la Oficina de Tesorería, la Oficina de Mercadeo y Comunicación, la Dirección de Tecnología y Comunicaciones y la Dirección de Asuntos Estudiantiles) se realizó por medio de los oficios PROVAGARI al PROVAGARI Producto de lo solicitado en los oficios anteriores se remitió al señor rector el Informe de Seguimiento a la ejecución de los Planes de Mejora mediante el oficio PROVAGARI del 11 de diciembre de Con el fin de conocer el avance en el plan de mejora producto de la aplicación del modelo de madurez 2012 se elaboró y remitió a la Rectoría, el informe de seguimiento del Plan de Mejora del Modelo de Madurez (diagnóstico 2013), mediante el oficio PROVAGARI Plan estratégico del programa: Con la asesoría del CPPI se trabajó en el planteamiento del plan estratégico para los próximos 5 años, este plan se encuentra en el proceso de aprobación. Página WEB: En el mes de diciembre de 2014, se actualizó la página WEB del programa. Comisión de Rectoría para el seguimiento de las Recomendaciones de la Auditoría: Se participó en la comisión creada por el Consejo de Rectoría a partir del mes de abril del