2. DEFINICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

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1 2. DEFINICIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG Para poder entender cuál es el propósito del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG, lo primero que debemos tener claro son los conceptos de SISTEMA, GESTIÓN y SISTEMA DE GESTIÓN; para lo cual se han tomado como referentes, las definiciones que nos da la Guía de Armonización del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP 1000:2004, expedida por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., así: SISTEMA: Interrelación mutua que se establece entre los elementos que componen un todo y que conducen al logro de objetivos. y, GESTIÓN: Conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos con el fin de dirigir las organizaciones. Si integramos estos dos conceptos, podemos precisar que: SISTEMA DE GESTIÓN: Conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas, permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operación de las entidades públicas. Así las cosas, podemos definir tres (3) aspectos básicos, QUÉ ES, QUÉ HACE Y PARA QUE SIRVE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG en las Entidades del Distrito Capital, así: QUÉ ES EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG? Tal como lo define la Guía Nacional para la Simplificación, el Mejoramiento y la Racionalización de Procesos, Procedimientos y Trámites, expedida por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.: Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros). A esta definición podríamos adicionarle transversalmente las Políticas de Racionalización, Simplificación, Estandarización y Automatización de Trámites; las cuales llevan inmersa la Estrategia de Gobierno en Línea, y además sumarle el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano.

2 Para mayor comprensión, se ilustra en la Gráfica No. 7. Integración de los Sistemas, que forman parte del Sistema Integrado de Gestión Pública, así: SIG SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Política Antitrámites y Estrategia de Gobierno en Línea Programa Nacional de Servicio al Ciudadano SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Gestión y Control SISTEMA DE CONTROL INTERNO Gráfica No. 7. Integración de los Sistemas QUE HACE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG? El Sistema Integrado de Gestión - SIG, como su nombre lo indica integra de manera armónica y complementaria el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005, la Norma Técnica de Calidad - NTCGP 1000:2009 y el Plan de Desarrollo Administrativo - PDA, conforme a los lineamientos establecidos en la Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993 y su Decreto Reglamentario 1599 del 20 de Mayo de 2005; en la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003 y su Decreto Reglamentario 4485 del 18 de Noviembre de 2009; y, en la Ley 489 del 29 de Diciembre de 1998 y su Decreto Reglamentario 3622 del 10 de Octubre de 2005, respectivamente. Adicionalmente, y de manera transversal integra los lineamientos de la Ley 962 del 8 de Julio de 2005 y su Decreto Reglamentario 1151 del 14 de Abril de 2008, y los lineamientos del Decreto Reglamentario 2623 del 13 de Julio de Para mayor comprensión se ilustra en la Gráfica No. 8. Integración de las Normas, que forman parte del Sistema Integrado de Gestión Pública, así:

3 SIG Ley 489 de 1998 (D de 2005) Ley 962 de 2005 (D de 2005 y D 1151 de 2008) D de 2009 Ley 872 de 2003 (D de 2009) Gestión y Control Ley 87 de 1993 (D de 2005) Gráfica No. 8. Integración de las Normas PARA QUE SIRVE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG? El Sistema Integrado de Gestión - SIG sirve para lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas, usuarios, comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio, dado que las tres (3) normas que lo integran (MECI 1000:2005, NTCGP 1000:2009 y SISTEDA 2005) tienen elementos comunes (compatibles) que al ser ejecutados de manera organizada y coordinada con procesos de mejoramiento continuo, ayudan no solo a alcanzar los objetivos específicos de cada Sistema, sino a cumplir la obligación legal de su implementación. Para mayor claridad, a continuación se ilustra el presente concepto en la Gráfica No. 9. Propósito del Sistema Integrado de Gestión Pública, así:

4 SIG REQUERIMIENTOS FUNCIÓN ADMINISTRATIVA POLÍTICAS MISIÓN VISIÓN SATISFACCIÓN USUARIO MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2009 SISTEDA 2005 USUARIO PLANES Políticas, Objetivos, Estrategias, Metas, Normas, Procesos, Actividades, Procedimientos, Tareas, Controles, Indicadores, Sistemas de Información, Comunicación y Planes de Mejoramiento PERSONAS Gráfica No. 9. Propósito del SIGESPU 3. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG El Sistema Integrado de Gestión - SIG, tendrá las siguientes características: Integralidad: Las acciones en pro del mejoramiento institucional son integrales, por lo tanto atienden todas las dimensiones definidas en las normas que regulan los sistemas antes citados. Compatibilidad: Condición bajo la cual el cumplimiento de los requisitos de un Sistema de Gestión de la Calidad permiten la implementación, sin conflictos, de otro sistema de gestión o de control, es decir es posible implementarlos de manera integrada. Complementariedad: Debe existir complementariedad en todas las acciones de mejoramiento institucional. Transversalidad: Una acción de mejoramiento institucional se puede desarrollar transversalmente en dos o más elementos de los sistemas que integran el SIG. Representatividad: Para efecto de las auditorías internas o externas, cada una de las acciones de desarrollo del SIG, representan el desarrollo de los sistemas que lo conforman, bajo los principios de la eficiencia y la economía. 4. INSTANCIAS DE DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG El Sistema Integrado de Gestión - SIG, tendrá las siguientes Instancias de desarrollo e implementación:

5 Dirección y Orientación: La dirección y orientación del SIG, será responsabilidad del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno - CCSCI. Ejecución: Corresponde a los Jefes de las Dependencias, hacer efectiva la ejecución de las políticas definidas por la instancia de dirección y orientación. Operación: Será responsabilidad de los Grupos de Mejoramiento de Procesos, implementar las acciones que desarrolla el SIG. Apropiación: Corresponde a cada uno de los funcionarios de la Administración del Distrito Capital apropiar las acciones que desarrolla el SIG. Evaluación: Corresponde a la Oficina de Control Interno, realizar la evaluación al avance y desarrollo en la implementación del SIG. 5. ARTICULACIÓN CON EL PROCESO ADMINISTRATIVO Para entender cuál es el alcance del Sistema Integrado de Gestión - SIG en las Entidades Distritales, es fundamental conocer que es el PROCESO ADMINISTRATIVO, ya que el SIG lo impacta en todos sus elementos, para lo cual nos debemos hacer la siguiente pregunta: QUÉ ES EL PROCESO ADMINISTRATIVO? Es la secuencia lógica de actividades que adelanta la Entidad Pública del Distrito Capital en relación con los siguientes elementos: Dirección, Planeación, Organización, Ejecución y Evaluación (Seguimiento y Control), tal como se muestra en la Gráfica No. 10. Elementos del Proceso Administrativo, a continuación:

6 1. DIRECCIÓN 2. PLANEACIÓN DEFINE LAS POLITICAS, OBJETIVOS Y METAS INSTITUCIONALES 5. EVALUACIÓN (Seguimiento y Control) VERIFICA Y REALIZA EL SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN ARTICULA Y ORIENTA LAS ACCIONES PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES 4. EJECUCIÓN DESARROLLA LAS ACTIVIDADES DETERMINADAS EN EL PROCESO DE PLANEACION 3. ORGANIZACIÓN DISTRIBUYE LAS FUNCIONES Y COMPETENCIAS CON MIRAS AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES Gráfica No. 10. Elementos del Proceso Administrativo En relación con el Proceso Administrativo, el artículo 10 del Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999, incluye las siguientes definiciones de dichos elementos: Artículo 11. Dirección: El Nivel Directivo define las políticas, objetivos y metas corporativas a alcanzar durante los periodos constitucionales y legales correspondientes, como marco de referencia para la definición de los planes indicativos y de acción. Es importante destacar que todo el nivel directivo debe ejercer liderazgo permanente para asegurar la implementación del SIG, a través de la motivación, la comunicación y la supervisión. Artículo 12º. Planeación: La planeación concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas. La definición de la misión y la visión institucional con base en el objetivo constitucional y legal para la cual fue creada la Entidad Pública del Distrito Capital, son el punto de partida del elemento planeación. Todo el SIG fue diseñado en forma coherente con tales propósitos. Los directivos de primer nivel deben ejercer liderazgo para definir adecuadamente y en forma oportuna los planes y programas de la Entidad Pública Distrital. Artículo 13. Organización: Función básica de la gestión gerencial, que consiste en realizar la división y distribución de funciones y competencias asignadas, con miras a lograr los fines y objetivos institucionales y del Estado. En forma coherente con lo establecido en el elemento planeación, se debe definir el modelo de operación por procesos (mapa estratégico de procesos o

7 cadena de valor) y la estructura funcional a partir de los procesos más adecuados para lograr los objetivos propuestos. Artículo 14. Ejecución: Implica el desarrollo de las actividades de la organización, determinadas en el proceso de planeación, que contribuyen al logro de los objetivos corporativos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de procesos, procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación, información y seguimiento. Uno de los aspectos de mayor importancia para lograr los objetivos y metas institucionales es el liderazgo necesario para velar porque todo aquello que se planeó se haga en la forma prevista. Artículo 15. Evaluación: Este componente es el complemento fundamental de la planeación, consistente en la verificación y seguimiento a la gestión dándole dinamismo al proceso planificador y facilitando la retroalimentación de las actividades, la toma de decisiones y la reorientación de las acciones para garantizar el logro de los resultados previstos. El elemento evaluación comprende un conjunto de mecanismos de seguimiento y control que al operar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del SIG en la Entidad Pública del Distrito Capital; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Corporación. El ejercicio del SIG, por lo tanto, no es un evento aislado, es más bien una serie de acciones que ocurren de manera permanente a través del funcionamiento y operación de cada Entidad del Distrito Capital, debiendo reconocerse como un componente integral de cada dependencia o parte inherente a la estructura administrativa y operacional existente. Conforme a lo anterior, podríamos concluir que los elementos del PROCESO ADMINISTRATIVO, forman parte del CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), de la siguiente manera: Los elementos DIRECCIÓN, PLANEACIÓN y ORGANIZACIÓN, forman parte del PLANEAR; El elemento EJECUCIÓN, forma parte del HACER; El elemento EVALUACIÓN, forma parte del VERIFICAR; y, Como consecuencia de su aplicación se genera el ACTUAR. Pero: QUÉ ES EL CICLO BÁSICO DE LA GESTIÓN? Teniendo claridad cuál es la relación del SIG con el PROCESO ADMINISTRATIVO, es necesario identificar que el SIG parte de una estrategia gerencial conocida como el CICLO PHVA, CICLO DEL MEJORAMIENTO

8 CONTINUO O DEMING, el cual corresponde a las iníciales de cuatro (4) actividades que deben ser desarrolladas de manera secuencial, que como ya mencionamos son PLANEAR, HACER, VERIFICAR y ACTUAR. Para mejor claridad conceptual del PHVA es importante definirlo tal como lo establece la Guía de Armonización del MECI 1000:2005 con la NTCGP 1000:2009 expedida por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., así: Planear: Lo primero que se debe establecer es el camino, es decir, la definición de las políticas y el establecimiento de un plan de acción. Hacer: Estos lineamientos deben llevarse a la práctica. Verificar: Una vez puesto en marcha lo planeado, se debe evaluar y monitorear el grado de cumplimiento de los planes establecidos. Actuar: De acuerdo a los resultados obtenidos, debe implementar acciones correctivas o de mejoramiento. Así las cosas, es importante precisar que el SIG comparte la adopción de un enfoque basado en procesos, con base en el Ciclo PHVA, el cual consiste en identificar y gestionar de manera eficaz numerosas actividades relacionadas entre sí, la manera como se relacionan sinérgicamente los elementos de cada Sistema para el logro de los objetivos, lo cual se puede visualizar en la Gráfica No. 11. Ciclo PHVA, Ciclo del Mejoramiento Continuo o Deming, a continuación: El Ciclo PHVA Política de Calidad Programas + Recursos Objetivos de Calidad Inicio del ciclo P LANIFICAR ACTUAR Estandarización Acciones Preventivas Acciones Correctivas Bases de datos Implementación + seguimiento HACER VERIFICAR Mediciones - Satisfacción del Cliente - Productos - Procesos - Auditorías internas Gráfica No. 11. Ciclo PHVA, Ciclo del Mejoramiento Continuo o Deming

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