PROGRAMA DE DESCENTRALIZACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 PROGRAMA DE DESCENTRALIZACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA Instructivo Ejercicio 2013

2 AUTORIDADES Gobernador Daniel Scioli Directora General de Cultura y Educación Nora De Lucia Director Provincial de Consejos Escolares Aldo Roldán Director de Logística Javier Mas Director de Administración de Recursos Humanos Alberto García Director de Cooperación Escolar Alberto Díaz Directora de Políticas Alimentarias y de Apoyo a la Inclusión Escolar Julieta Csikos Grupo de Trabajo Dpto. Descentralización: Daniel Magnanego, Agustina Zoppi, Martín Falbi, Carolina Chavero, Carlos Ferguson, Rene Bouroncle, Patricia Niz, Sebastian Rodriguez Del Pino, Cecilia Nevietti

3 FORMATO Y PRESENTACION DE PLANILLAS Planilla de solicitud de Fondos Planilla de solicitud de Transporte Confección de Mapas Planilla con nómina de Alumnos Disposición de Transporte Alarmas

4 PLANILLA DE SOLICITUD DE FONDOS La misma debe enviarse a la Dirección de Logística (Dirección Provincial de Consejos Escolares) dentro de los primeros 5 días hábiles del mes siguiente al que se efectuó el gasto. Se deberán detallar los rubros correspondientes, sin incluir aquellos que son remitidos automáticamente por cuotas. Esta planilla se envía en forma mensual a dicha Dirección siempre y cuando se hayan realizado los gastos en el mes. RECORDAR que la misma se encuentra adjunta con este instructivo (Anexo N 5) y debe ser completada utilizando letra tamaño N 12, solicitamos además se informe el total general (suma de todos los Rubros) como así también el subtotal de cada rubro, pero NO el subtotal por hoja, debido a que puede causar confusión en caso de que se extravíe una de ellas.

5 PLANILLA DE SOLICITUD DE FONDOS PROGRAMA DE DESCENTRALIZACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA - EJERCICIO 2013 Planilla de Solicitud de Fondos DISTRITO: Anexo N 5 MES: RUBRO (*) CONCEPTO (**) PROVEEDOR (***) IMPORTE (En pesos) N DE REMITO N DE FACTURA Total (*) Indicar por ejemplo: Transporte, Desinfección, etc, según corresponda. (**) Indicar en que Establecimiento Educativo se realizó el servicio. (***) Indicar nombre de la empresa o razón social Tesorero Presidente

6 1 - Indicar el nombre del Consejo Escolar, no utilizar abreviaturas ni códigos. 2 - Solo debe ingresarse el mes en que se ejecutaron los gastos, NO el mes en curso. 3 - La solicitud de Fondos solo debe realizarse para los siguientes rubros: AGUA POTABLE, DESINFECCION, DESAGOTE DE POZOS, HOSPEDAJE, TRANSPORTE y ALARMAS (Importante: no modificar los nombres de los rubros antes detallados). 4 - Aquí ingrese los datos del Establecimiento Educativo donde se realizaron los servicios (para los Rubros: Agua Potable, Desinfección, Desagote de Pozos, Hospedaje y Alarmas), o que recorridos se realizaron durante el mes en el caso de Transporte Escolar. 5 - Ingresar el nombre de la empresa que prestó el servicio. 6 - El importe ejecutado en los rubros antes mencionados. 7 - En caso de no tener número de factura se deberá especificar el número de remito. 8 - Incluir el número de factura en caso de no existir número de remito. 9 - Importante: Deben constar las firmas del Presidente y Tesorero (solo como excepción la firma del Vicepresidente). La planilla debe ser enviada antes del 5 día hábil del mes posterior al que se realizó el gasto, por fax a modo de adelanto y el original por SODIC o personalmente a la Dirección de Logística. Fax (0221) Torre Gubernamental Nº 1, calle 12 esq. 51, piso 13.

7 PLANILLA DE SOLICITUD DE TRANSPORTE Esta planilla debe ser presentada durante la entrevista en la cual el Consejo Escolar Distrital solicita el Servicio de Transporte Escolar Terrestre a comienzo del Ejercicio, es necesario que la misma sea presentada con los valores en pesos que fueron establecidos para el año Si a lo largo del ejercicio surgen modificaciones deberán volver a presentar la planilla de solicitud. IMPORTANTE: no modificar el formato de la planilla antes mencionada, solo agregue los recorridos necesarios y complete los espacios correspondientes como se detalla a continuación.

8 Renglón Tipo de Vehículo Cantidad de Vehículos PLANILLA DE SOLICITUD DE TRANSPORTE PROGRAMA DE DESCENTRALIZACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA - EJERCICIO 2013 Pedido de Transporte Terrestre DISTRITO: PERIODO: Marzo - Diciembre Fecha: Anexo N 1 xx/xx/2013 Recorrido (Lugar de Origen / Escuela) Km ida y vuelta por vehículo Valor por Km Días por mes Cantidad de Alumnos Otros Esp. Costo Diario Costo Mensual Costo por 9 meses Km de Asfalto Km de Tierra - - Total Tesorero Distrital Presidente

9 1 - Indicar el nombre del Consejo Escolar, no utilizar abreviaturas ni códigos. 2 - Se debe incluir el mes de inicio y mes de cese del Servicio de Transporte. 3 - Solo utilizar numeración consecutiva, en ningún caso utilizar letras, bis u otros. 4 - Indicar solo el detalle de los recorridos, barrio, pueblo, o sector físico donde viven los Alumnos y a que Establecimiento se dirigen. NO especificar dirección numérica, nombres de calles o nombres de Alumnos (esto último se adjunta en planilla por separado). En caso que los datos superen el espacio del renglón, se solicita expandir el mismo, NO agregar otro renglón. 5 - Ingresar la cantidad de kilómetros del recorrido multiplicada por 2, ya que se considera el transporte de ida como así también la vuelta al domicilio del Alumno. 6 - Aquí completar con valores en pesos del ejercicio anterior, en caso de ser un recorrido nuevo, queda sujeto a la aprobación de la Dirección de Logística. 7 - Completar con la cantidad de días hábiles, en la práctica la Dirección de Logística considera 20 días por mes. 8 - Especificar la cantidad de Alumnos por recorrido que reciben el Servicio de Transporte Escolar, teniendo en cuenta que una de las columnas es para los alumnos con capacidades especiales (se incluyen aquellos con discapacidad motora). 9 - Indicar el tipo de vehículo de acuerdo a los siguientes items: C (Combi), R (Remisse), M (Micro), MB (Mini Bus), 4x4, K (Kangoo).

10 10 - Indicar la cantidad de vehículos necesarios para la realización de cada recorrido Surge del cálculo de la cantidad de kilómetros de cada recorrido por el costo del km en cada unos de ellos teniendo en cuenta el número de vehículos utilizados Costo diario del servicio por la cantidad de días hábiles. En el caso de escuelas con estadía semanal, se considera para el cálculo 4 días (se cuenta la ida del lunes y la vuelta del viernes) Se considera el costo mensual por 9 meses (ciclo lectivo), sin importar a que altura del año se aprobó el recorrido, a excepción de los recorridos que surgen como emergencias de distinta índole (por ejemplo, incendio, inundaciones, etc) Especificar la cantidad de kilómetros de asfalto Indicar la cantidad de kilómetros de tierra La planilla de solicitud de Transporte debe estar avalada con la firma del Presidente del Consejo Escolar, Jefatura Distrital y Tesorero (solo como excepción la firma del vicepresidente y por ausencia de la Jefatura Distrital lo hará la Jefatura Regional).

11 CONSEJOS UTILES PARA TRANSPORTE En caso de que un grupo de Alumnos sea de un mismo pueblo o localidad, es importante que se reúnan en un punto acordado para optimizar los tiempos de los recorridos. En caso de que un grupo de Alumnos tenga horarios distintos y formen parte de un mismo recorrido, hablar con directivos del Establecimiento educativo al cual pertenecen para coordinar los tiempos. Algunas soluciones posibles, utilizar el tiempo extra para hacer la tarea, manejar el tiempo del recreo, etc. Evitar el siguiente error: en muchas ocasiones se agrupan varios vehículos por escuela o por transportista y se lo incluye en la planilla de solicitud de Transporte como un solo recorrido, esto causa confusiones, lo mejor es dividirlo (siempre tomando como base que un recorrido comienza cuando sube el alumno al vehículo, llega al Establecimiento y finaliza cuando regresa a su casa). Los recorridos se deben plasmar en el mapa con datos proporcionados por directivos de la Escuela, en ningún caso por información suministrada por los transportistas.

12 COMO ASENTAR DATOS EN LOS MAPAS El mapa es la herramienta fundamental y excluyente en el rubro Transporte Escolar, ya que en el se puede visualizar en forma sencilla los recorridos. Además, se recomienda hacer dos copias del mismo, el Consejo Escolar guardará el original y las copias para anotar los recorridos, una de ellas quedará archivada en la Dirección de Logística. El mapa pueden conseguirlo en la Municipalidad de su distrito o en su defecto en la ciudad de La Plata, calle 51 N 773 e/10 y 11. En la copia se asientan los recorridos de la siguiente manera: - Punto exacto de salida (domicilio del Alumno ó punto de encuentro previamente acordado) - Punto exacto de llegada al establecimiento. Una vez obtenidos estos datos se procede a marcar el recorrido según las rutas disponibles (en caso de varios recorridos se pueden utilizar distintos trazos y colores, pero siempre deben quedar todos registrados en el mismo mapa). Ver ejemplo en la siguiente página. En caso de planta urbana con muchos recorridos (lo que hace dificultoso diagramar los recorridos), deberán traer un mapa adicional específico de planta urbana, con los recorridos asentados en el mismo.

13 Punto Acordado Establecimiento

14 NOMINA DE ALUMNOS Es la planilla que detalla los datos personales de aquellos alumnos que perciben el servicio de Transporte Escolar brindado por la Dirección General de Cultura y Educación de la Provincia de Buenos Aires. En caso de registrarse cambio alguno en la nómina de Alumnos, solicitamos enviar la planilla actualizada a la Dirección de Logística. Dicha nómina debe estar avalada por la firma del Inspector Jefe Distrital o Regional, Presidente y Tesorero del Consejo Escolar. Para la confección de la planilla se recomienda completar los datos personales de los Alumnos por recorridos (primero todos los Alumnos de un recorrido, luego los de otro recorrido, etc).

15 PLANILLA NOMINA DE ALUMNOS PROGRAMA DE DESCENTRALIZACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA - EJERCICIO 2013 Servicio de Transporte Escolar - Planilla Nomina de Alumnos DISTRITO: Apellido y Nombre DNI Edad Establecimiento Curso Renglón Tesorero Inspector Jefe Distrital Presidente

16 TRANSPORTE ESCOLAR - DISPOSICION La Disposición de Transporte Escolar es el documento en el cual se detallan las condiciones del contrato celebrado entre el Consejo Escolar Distrital y el proveedor del servicio, en el cual deben figurar el nombre de las personas o empresas que se les otorgó cada renglón de recorridos, incluyendo la fecha de inicio del contrato hasta la finalización del ciclo lectivo. Es importante que la Disposición sea confeccionada en función de la planilla de solicitud de Transporte Escolar Terrestre aprobada por la Dirección de Logística, donde se encuentren reflejados todos los recorridos de manera que permita constatar si los mismos se están realizando o no. Para la Disposición un recorrido puede encontrarse en los siguientes tres items: - Adjudicado: El recorrido se otorgó a un transportista y se está realizando. - Desierto: Ningún oferente se presentó, pero continúa la necesidad. - Anulado: El recorrido no se realiza porque ya no es necesario o se alteró su ruta esto último con previa autorización.

17 NUEVA PLANILLA PARA DISPOSICIONES (ANEXO N 6) El Anexo N 6 se usará para optimizar los tiempos de carga de datos enviados por los Consejos Escolares Distritales en el sistema informático de la Dirección de Logística. Esta planilla es básicamente igual en su formato al Anexo N 1, pero contiene información relevante de las Disposiciones de Transporte Escolar. En este sentido, se agregaron 4 columnas al final del Anexo N 6 (Disposición, Período, Proveedor, valor por Km.), que deberán ser completadas por los Consejos Escolares a tal fin. Importante: se deberá enviar copia de la Disposición de Transporte Escolar a la Dirección de Logística, además de la carga de los datos relevantes que son solicitados en el Anexo N 6.

18 Renglón Tipo de Vehículo Cantidad de Vehículos ANEXO N 6 PROGRAMA DE DESCENTRALIZACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA - EJERCICIO 2013 Pedido de Transporte Terrestre DISTRITO: PERIODO: Marzo - Diciembre Fecha: xx/xx/2013 Anexo N 6 Recorrido (Lugar de Origen / Escuela) Km ida y vuelta por vehículo Valor por Km Días por mes Cantidad de Alumnos Otros Esp. Costo Diario Costo Mensual Disposición Período Proveedor Valor por Km - - Total

19 A continuación se puede observar a modo de ejemplo, la manera en que se debe cargar la información que surge de las Disposiciones de Transporte Escolar: Disposición Período Proveedor Valor por Km 10/12-20/12 (30/4-31/5) - (1/6-31/12) Transportes Gonzalez / Zapata Remisse 0,95 58/12 (31/5-31/12) Transportes Alvarez 1,00 Como se mostró en el ejemplo anterior, varios transportistas pueden tener un mismo recorrido en períodos distintos a lo largo del ciclo lectivo (el valor del Km. debe ser el mismo, teniendo en cuenta que dicho valor debe ser menor o igual al autorizado para dicho recorrido).

20 ALARMAS A partir de la renovación de un contrato o de un contrato nuevo se deberá confeccionar su correspondiente Disposición donde conste: Empresa ganadora. Valor del precio unitario de la instalación. Valor del precio unitario del monitoreo. Período vigente de dicha contratación, indicando inicio y finalización (día/mes/año). Número y fecha de la Disposición. Nómina de establecimientos que perciben el servicio de Monitoreo, indicando la fecha de inicio del servicio. Importante: Cada Consejo Escolar deberá remitir en Anexo N 5 el valor del costo de la instalación del equipo en el mes correspondiente, como así también el valor del monitoreo a partir del alta del servicio.