EMPRESAS MUNICIPALES DE CARTAGO E.S.P INFORMES. Versión: 01 Fecha: Cod: F-GDC-GC-PD01-06 TRD 412

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1 LA OFICINA ASESORA SISTEMA INTEGRAL DE LA GESTION ADMINISTRATIVA - S.I.G.A. (DEPARTAMENTO DE CONTROL INTERNO) DE EMCARTAGO E.S.P. En cumplimiento del artículo 9 de la LEY 1474 DE 2011 PRESENTA EL INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO PERIODO: MARZO 12 de 2015 a JULIO 12 DE 2015 Fecha de presentación: 03 de Agosto de 2015 INTRODUCCIÓN. El Informe Pormenorizado del Estado de Control Interno en las Empresas Municipales de Cartago E.S.P. que se presenta a continuación, se fundamenta en la Evaluación del Avance del Sistema de Control Interno de la entidad realizado el día 24 de Junio de 2015 para lo cual se tuvieron en cuenta los siguientes aspectos y factores: El Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014 expedido por el DAFP mediante el Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014 Los Resultados del Informe Ejecutivo Anual Sistema de Control Interno, Vigencia 2014 que el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP- dio a conocer el día 08 de Abril de 2105 a través de los cuales se establece el Nivel de Madurez del Sistema de Control Interno. Los resultados son los siguientes: FACTOR PUNTAJE 2014 NIVEL ENTORNO DE CONTROL 3,06 INTERMEDIO INFORMACION Y COMUNICACION 3,89 SATISFACTORIO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 4,67 SATISFACTORIO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 5 AVANZADO SEGUIMIENTO 3,98 SATISFACTORIO INDICADOR DE MADUREZ MECI 78% SATISFACTORIO Entorno de Control (EC): Analiza los aspectos básicos que facilitan la implantación del modelo de control, como son: el compromiso de la Alta Dirección, los lineamientos éticos, las políticas para Desarrollo del Talento Humano y aquellos lineamientos básicos para el Direccionamiento Estratégico de la entidad (misión, visión y objetivos institucionales). 1

2 Información y Comunicación (IC): Analiza los aspectos requeridos para el manejo de la información tanto interna como externa, entre ellos la identificación básica de usuarios (internos y externos), fuentes de información, los mecanismos y sistemas de información que permiten su gestión. Así mismo se verifican los lineamientos relacionados con la política de transparencia y Rendición de cuentas. Direccionamiento Estratégico (DE): Analiza el modelo de operación por procesos en toda su complejidad (análisis de necesidades de usuarios, procedimientos, indicadores, acciones correctivas y preventivas), como base fundamental para el desarrollo de los planes, programas y proyectos de la entidad. Administración del Riesgo (AR): Analiza cada uno de los elementos que desarrollan y facilitan la gestión del riesgo en todos los niveles de la entidad. Seguimiento (SG): Analiza los procesos de evaluación y seguimiento implementados por la entidad. Incluye el seguimiento realizado por parte de los líderes de los procesos, la evaluación independiente realizada por parte de la Oficina de Control Interno y los procesos auditores llevados a cabo por parte de los organismos de control. Se evalúa la implementación y efectividad de los planes de mejoramiento (institucional, por procesos e individual). Indicador de Madurez MECI. El indicador de madurez MECI permite identificar el estado de desarrollo y fortalecimiento de los componentes del Modelo Estándar de Control Interno MECI, orientando a la entidad hacia aquellos aspectos que requieren mayor atención o acciones para su mejora. Para conocer el estado actual se presentan a continuación los resultados de la Auditoria al 24 de Junio de 2015 así: 1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.1 El representante de la Alta Gerencia, a la fecha no ha manifestado y tampoco ha propuesto al comité SIGEM adoptar las nuevas posturas de Misión y Visión con respecto a la posición de la empresa como Intervenida. Cabe anotar que la Oficina de Planeación se encuentra trabajando sobre el tema por iniciativa propia y por recomendación de la oficina de Control Interno, para dar respuesta a la recomendación de la Contraloría Departamental del Valle del Cauca. 1.2 Se contrató una firma, la cual realizó el ajuste y actualización del manual de funciones de acuerdo al decreto N 1785 del 18 de Septiembre de 2014 y al decreto 2484 de Diciembre de 2014, en el momento se encuentra en Subgerencia Administrativa donde está siendo revisado para entregarse a la Gerencia General para su última revisión y/o aprobación. 2

3 1.3 El comité SIGEM se encuentra activo, bajo la dirección del Representante de la Alta Gerencia, pero no se reúne con la periodicidad y continuidad que se requiere para hacer seguimiento a sus propias tareas. 1.4 La Empresa cuenta con un Programa de Bienestar Social acorde con la normatividad debidamente firmado y aprobado por el Agente Especial. 1.5 No se ha hecho la medición del Clima Laboral. A la fecha se tiene la plataforma con toda la información de la empresa, pero no se cuenta con el personal para llenar los registros y que a su vez pueda medir el clima laboral y que pueda hacerlo con la frecuencia requerida. 1.6 La Evaluación del Desempeño Laboral no se ha efectuado. Hubo un funcionario encargado de implementar el sistema de evaluación del desempeño de los funcionarios, pero renuncio a la empresa y desde entonces se quedó en proceso de desarrollo. 1.7 No se ha creado el Programa de Incentivos y por lo tanto no se le está dando cumplimiento. Existían varios, los cuales funcionaban de manera individualizada, ahora se englobaron todos para que cumplan con el objetivo de bienestar laboral empresarial siendo guiados por el Jefe de Talento Humano. 1.8 Se cuenta con dos programas de inducción (el programa de ingreso a la empresa y el programa de Inducción por departamento) 1.9 También se cuenta con el programa de re inducción, el cual se ejecuta cuando se presentan cambios a los procesos y subprocesos Se tiene programa de formación y capacitación, el cual se encuentra debidamente aprobado por el Agente Especial Las actividades del comité de coordinación de control interno son pocas, pues no cita y/o no se reúne con la frecuencia que se requiere para ejercer y delegar las actividades de competencia Los acuerdos de gestión se suscribieron con los funcionarios que según la norma lo deben hacer. 2. MODULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.1 No se tiene evidenciado ningún registro de medición de opinión con respecto a La Ciudadanía, Los Proveedores y Entes de Control. 2.2 Existen buzones de sugerencias localizados en las diferentes sedes de la empresa los cuales son asequibles tanto a la ciudadanía como a los empleados de la empresa y estos son administrados por la Oficina Asesora de Calidad pero no se cumple con el procedimiento establecido para ellos. 2.3 Las Tablas de Retención Documental se encuentran aprobadas internamente pero hace falta tramitar su aprobación en las oficinas de la Gobernación del Valle del Cauca. El funcionario responsable no ha adelantado dicho trámite esperando le hagan ajustes 3

4 que sean compatibles con el sistema ORFEO el cual posiblemente se adopte. Lo anterior pone en riesgo de sanción a la Empresa por la Procuraduría 2.4 La correspondencia interna se maneja de manera sistematizada y se tiene la cultura de consulta en el correo interno de la empresa, así como los formatos de manejo son procesados por Ventanilla Única y Salvaguardados en Control de Archivo. 2.5 Se tiene sistematizada la administración de los recursos físicos, aun cuando se ha informado en repetidas veces por semana (Semana a Semana) la ineficiencia del Software ORION para este tipo de actividad. Es muy lento para procesar la información El módulo de Activos Fijos del Software ORION no se encuentra actualizado. 2.6 El Software ORION para la administración del personal continúa presentando problemas. 2.7 El Software ORION Financieramente no es funcional debido a que no está debidamente integrado con el Software SITAC que posee la empresa. 2.8 El Software ORION proporciona controles, pero presenta deficiencias. 2.9 Los correos internos, memorandos, circulares y voz a voz son los sistemas de comunicación interna que permite el flujo de información entre los diferentes niveles y áreas Se plantea por parte de la Oficina de Prensa la creación de un formato que permita medir la eficiencia y efectividad de la comunicación interna, incluyendo política, plan y canales de comunicación En cada división y departamento, está definida la estructura orgánica y de funciones por cada uno de sus integrantes. En la página web de EMCARTAGO E.S.P. Se encuentra todo lo concerniente a peticiones, quejas y reclamos pero se encuentra poca información de la Oficina Asesora de Calidad sobre el nivel de satisfacción de los usuarios frente a la atención, trámites o servicios prestados por la entidad Bajo el Link de GOBIERNO EN LINEA, en la página web de EMCARTAGO se encuentra información financiera y contable / presupuestos, se encuentran estos desde el año 2012, 2013 y No hay reporte presupuestal del año También se encuentra en esta misma página el directorio donde se incluye el cargo, correo electrónico, teléfono y dependencia de los funcionarios. La escala salarial esta desactualizada. Con respecto a Actualizar y Verificar la declaración de bienes y rentas de los servidores públicos la empresa lo hace como es debido, pero con respecto a cargar esta información en el SIGEP (Sistema de Información de la Gestión Pública) la funcionaria respondió no tener conocimiento en cuanto a este procedimiento. Items Nos 2.14 al 2.26 de la lista de chequeo corresponden al tema GOBIERNO EN LINEA. Todo lo relacionado con este tema se viene trabajando y se presentan avances de cumplimiento significativos. 4

5 2.27 Se tienen indicadores de gestión que permiten medir la eficacia, efectividad y eficiencia de los procesos; a los cuales se hacen seguimiento. 3. ACTIVIDADES DE CONTROL a Metas, Planes, Programas y Proyectos 3.1 No se evidencian metas, planes, programas y proyectos institucionales que permitan establecer periodos de recuperación con respecto a la reversión de la toma de posesión de la empresa por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. 3.2 No se tiene diseñado un cronograma para dar cumplimiento a las metas, planes, programas y proyectos que permita la reversión de la toma de posesión de la empresa por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. 3.3 No se han definido metas que permitan salir de la intervención por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Del plan de inversión que se tiene para el año 2015, se ha ejecutado un 8.56% 3.4 La Oficina Asesora de Planeación, asumió el liderazgo para trabajar Metas, Planes, Programas y Proyectos y se están adelantando actividades para la conformación de los equipos de trabajo que permitan la reversión de la toma de posesión de la empresa por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. 3.5 No se han definido acciones de seguimiento a la planeación de las metas, planes, programas y proyectos que permitan la reversión de la toma de posesión de la empresa por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. 3.6 No se tienen indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad para evaluar el avance en la gestión de las metas, planes, programas y proyectos que permitan la reversión de la toma de posesión de la empresa por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. 3.7 Se hace seguimiento a los indicadores de gestión por parte de la Oficina Asesora de Planeación, correspondiente a las actividades rutinarias a la ejecución por Departamento para dar cumplimiento con la misión institucional. 3.8 No se tienen las metas, planes, programas y proyectos que permitan salir de la intervención de la toma de posesión de la empresa por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. 3.9 Se revisa la ejecución presupuestal de acuerdo a las actividades realizadas por la Oficina Asesora de Planeación con los informes correspondientes a las actividades rutinarias que se hacen para dar cumplimiento con la misión institucional No se revisa, ni se mantiene actualizado el cronograma de las metas, planes, programas y proyectos que permitan salir de la intervención de la toma de posesión de la empresa por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios No se alimentan, ni se analizan los indicadores que permitan salir de la intervención de la toma de posesión de la empresa por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. 5

6 4. ADMINISTRACION DE RIESGOS. Aplicación y seguimiento a los controles 4.1 Se hacen mediciones a los indicadores de gestión por parte de la Oficina Asesora de Planeación, correspondiente a las actividades rutinarias a la ejecución por Departamento para dar cumplimiento con la misión institucional. 4.2 Se hacen análisis a los indicadores de gestión por parte de la Oficina Asesora de Planeación, correspondiente a las actividades rutinarias a la ejecución por Departamento para dar cumplimiento con la misión institucional. 4.3 No se alimentan, ni se analizan los indicadores que permitan salir de la intervención de la toma de posesión de la empresa por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios 4.4 No se tiene Mapa de Riesgos de Corrupción vigente a la fecha. En la página web de la empresa no se tienen publicados los riesgos de corrupción. La empresa a la fecha no ha adoptado mediante resolución el plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano y por lo tanto no posee el mapa de riesgos de corrupción institucional debido a que la Subgerencia Financiera con sus oficinas de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto NO han diseñado a la fecha el mapa de riesgos, dejando la institución en riesgo de una sanción por parte de las entidades de vigilancia y control. 4.5 En la página web de la empresa no se tiene el plan anticorrupción de la empresa, pero si se tiene el link de atención al ciudadano. 5. SEGUIMIENTO A AUDITORÍAS INTERNAS 5.1 La oficina Asesora del Sistema Integrado de la Gestión Administrativa (Control Interno) tiene un Programa Anual de Auditorías Internas denominado PAAI aprobado por el comité SIGEN. 5.2 En el PAAI se incluyen todas las actividades que realiza la Oficina Asesora de Control Interno. 5.3 Cada vez que se lleva a cabo una auditoria, el resultado es informado oportunamente al Agente Especial (Gerencia General) 5.4 Igualmente se comunican a los líderes de cada proceso los resultados obtenidos por las auditorias. 5.5 Es intermitente el seguimiento de las Auditorías Internas de Gestión a través del comité SIGEM debido a que sus reuniones no son tan regulares y la participación no es la que se espera de este comité. 5.6 La entidad en los actuales momentos no tiene Plan de Mejoramiento Institucional. 5.7 Los planes de mejoramiento por proceso de la empresa surgen de cada una de las auditorias que se hacen los cuales se registran en una matriz para su seguimiento. 5.9 y 5.10 El plan de mejoramiento por procesos, contiene acciones que responden a las recomendaciones de la Oficina Asesora de Control Interno y 5.12 El plan de mejoramiento en la mayoría de los procesos ha sido eficaz para mantener enfocada la gestión de la entidad y las fallas que se presentan hacia un funcionamiento exitoso No se ha creado el Programa de Incentivos y por lo tanto no se le está dando cumplimiento. Existían varios, los cuales funcionaban de manera individualizada, ahora 6

7 se englobaron todos para que cumplan con el objetivo de bienestar laboral empresarial siendo guiados por el Jefe de Talento Humano La Oficina Asesora de Calidad realiza campañas de sensibilización del Sistema de Gestión de Calidad a los funcionarios de la entidad según programación previamente elaborada y a solicitud de las áreas que lo requieran y 5.16 Todos los documentos realizados por la oficina Asesora de Calidad son revisados y actualizados por el Jefe de la oficina y firmados y aprobados por el Agente Especial (Gerencia General) 5.17 Todos los departamentos tienen acceso a las versiones últimas y actualizadas de todos los procesos desarrollados por la oficina Asesora de Calidad. SUGERENCIAS Esta Oficina Asesora recomienda: 1- Asumir nuevas posturas respecto a la Misión y Visión de la empresa teniendo en cuenta que está intervenida por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios 2- Identificar, definir y socializar metas, planes, programas y proyectos institucionales que permitan establecer periodos de recuperación para la reversión de la toma de posesión de la empresa por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. 3- Diseñar un cronograma para dar cumplimiento a las metas, planes, programas y proyectos que permita la recuperación de la Empresa y la reversión de la toma de posesión por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. 4- Implementar acciones de seguimiento a la planeación de las metas, planes, programas y proyectos que permitan la reversión de la toma de posesión de la empresa por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. 5- Implementar indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad para evaluar el avance en la gestión de las metas, planes, programas y proyectos que permitan la reversión de la toma de posesión de la empresa por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. 6- Dar trámite administrativo interno para la aprobación de la actualización del manual de funciones de acuerdo al decreto N 1785 del 18 de Septiembre de 2014 y al decreto 2484 de Diciembre de Dar cumplimiento en todas sus partes al Programa de Bienestar Social e incentivos 8- Efectuar la medición del Clima Laboral. 9- Efectuar la Evaluación del Desempeño Laboral a los servidores públicos. 10- Seguimiento al programa de formación y capacitación. 11- Dar cumplimiento al procedimiento establecido para buzones de sugerencias. 12- Mejorar la imagen de la empresa con la comunidad a través del Plan de Medios. 13- Implementar un software que integre todas las actividades misionales y Administrativas de la Empresa. 14- Publicar en la página web de Emcartago: 14.1 La información Presupuestal vigencia

8 14.2 Actualizar las escalas salariales correspondientes a las categorías de todos los servidores que trabajan con la entidad A través del SECOP: los contratos firmados por Emcartago E.S.P. 15- Cargar la Declaración de Bienes y Rentas de los servidores públicos de la empresa en el SIGEP (Sistema de Información de la Gestión Pública) de conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas, diseñado por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). 16-Tramitar la aprobación de las Tablas de Retención Documental por parte de la Gobernación del Departamento del Valle del Cauca 17- Dotar el procedimiento de ventanilla única con las herramientas tecnológicas necesarias para hacer más ágiles, eficientes y fiables las actividades. 18- Actualizar el módulo de Activos Fijos. 19- Subir al portal virtual toda la información obligatoria que debe publicar la entidad según su función administrativa. 20- Identificar los Riesgos de Corrupción en las áreas de: Tesorería, Presupuesto, Contabilidad y Subgerencia Financiera. 21- Adoptar mediante resolución el Plan anticorrupción y de Atención al Ciudadano y publicarlo en la página Web de la Empresa. JAIRO GARCIA DUQUE Jefe Oficina Asesora S.I.G.A. - Control Interno 8

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