Manual de Conciliaciones.

Transcripción

1 Manual de Conciliaciones. Documentación Intelisis. Derechos Reservados.

2 1 Introducción DEFINICIONES GENERALES Y APLICACIÓN CON EL ERP VERSIONES DISPONIBLES DIAGRAMA DE INTEGRACIÓN DIAGRAMA DE PROCESO 5 2 Cuentas CUENTAS DE DINERO 6 3 Funcionalidad CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA CONCILIACIÓN MANUAL 9 4 Exploradores, Reportes y Cubos EXPLORADORES REPORTES CUBOS 12 5 Errores Frecuentes ERRORES FRECUENTES 12 6 Temas Relacionados TEMA RELACIONADO 12 Manual de Conciliaciones - 2

3 1 Introducción 1.1 Definiciones generales y aplicación con el ERP Al igual que los otros módulos del ERP, el funcionamiento de este módulo depende de la definición de determinados parámetros, entre los cuales, uno fundamental es el que establece el formato de importación para cada banco. Cada institución bancaria presenta los estados de cuenta en formatos que le son propios y difieren de los formatos de otros bancos. Intelisis cuenta con software que sabe acceder a la mayoría de los formatos de los bancos y solamente hay que especificar cuál es el banco en cuestión. Así mismo, se pueden agregar elementos de control que le permitan determinar que la información a importar es la correcta (Número de Cuenta y Moneda). El módulo de CONCILIACIONES bancarias, establece un registro de partidas pendientes. Por lo que se pueden realizar las conciliaciones de cualquier mes con independencia de las conciliaciones de meses anteriores están cerradas o no. Esto favorece un control mucho más cercano al momento de las transacciones, a la vez que establece un control estable en el tiempo que previene modificaciones de registros históricos: en caso de ocurrir inmediatamente aparecerán partidas conciliatorias PENDIENTES con la fecha que corresponda. 1.2 Versiones Disponibles 4600 v3 Manual de Conciliaciones - 3

4 1.3 Diagrama de Integración Tesorería Conciliaciones Contabilidad Imagen 1.Diagrama de Integración Manual de Conciliaciones - 4

5 1.4 Diagrama de Proceso Inicio Obtener los Estados de Cuenta Bancarios 1 MÓDULO CONCILIACIONES Generar movimiento Conciliación Conciliación Atumática? SI Se importa Estado de Cuenta Bancario a Conciliaciones NO Seleccionar movimientos a Conciliar Ejecutar proceso de Conciliar 2 CONCILIACIONES CONCILIACIÓN BANCARIA Verificar que las partidas pendientes se puedan Conciliar de forma manual SI Existen partidas por conciliar? NO MÓDULO CONCILIACIONES Afectar el movimiento Conciliación Se Concilia de forma Manual? NO 1 SI Realizar Conciliación Manual 2 Fin Imagen 2. Diagrama de Proceso Conciliacion Bancaria. Manual de Conciliaciones - 5

6 2 Cuentas 2.1 Cuentas de Dinero Se requiere tener el registro de las cuentas de Dinero que se estarán utilizando en el sistema, y que estas corresponden a las cuentas bancarias con las que cuenta la empresa. Ruta Cuentas Cuentas de Dinero Cuentas de Dinero. Manual de Conciliaciones - 6

7 3 Funcionalidad 3.1 Conciliación Automática Antes de iniciar con el movimiento, el usuario deberá de contar con el archivo que emite la institución financiera (Banco), con los movimientos correspondientes del día. El movimiento se realiza como un movimiento nuevo. Ruta Financiero Conciliaciones Manual de Conciliaciones - 7

8 3.1.1 Datos Generales Movimiento: Conciliación Consecutivo: Folio del movimiento. Proyecto: N/A UEN: N/A Moneda: Lista las monedas en las que se podrá realizar el movimiento, editable de acuerdo a la configuración del usuario. Factor de Cambio: Factor del tipo de cambio correspondiente al movimiento. Fecha Emisión: Fecha en el que se crea el movimiento (fecha servidor). Del: Registra la fecha a partir de la cual se inicia la conciliación. Al: Indica la fecha hasta la cual concluye el periodo de la conciliación. Cuenta: Registra la cuenta de dinero de la cual se lleva a cabo la conciliación de movimientos. Saldo Bancario: Es el saldo inicial del Banco. Saldo Libros: Es el Saldo Final de Intelisis. Saldo Conciliado: Es el saldo de los movimientos conciliados. Observaciones: Opción para seleccionar la observación relacionada al movimiento, o bien, capturarla en este campo Detalle Fecha: Es la fecha en la cual se realizó el movimiento bancario. Concepto: Es el Concepto Bancario. Referencia: Puede ser el número de cheque o ficha de depósito. Cargo Bancario: Cargar o Debitar una cuenta es hacer una anotación en el Debe. Abono Bancario: Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el Haber. Tipo Movimiento: es el movimiento de Intelisis con el cual se concilia. Movimiento: es el ID del movimiento en Intelisis. Concepto Gasto: es el concepto del gasto si es que se realizó el movimiento tipo gasto. Obligación Fiscal: Indica el tipo de obligación fiscal (IVA, ISR) Pestañas Movimientos Banco: Pestaña en la que aparecen los movimientos importados del LayOut. Pendientes Banco: Pestaña en la que aparecen los movimientos no conciliados del Banco. Pendientes Empresa: Pestaña en la que aparecen los movimientos no conciliados de la Empresa. Una vez capturados los datos del encabezado, se selecciona de la barra de herramientas, el icono denominado importar, y se indica la ruta en donde se encuentra el layout bancario. Manual de Conciliaciones - 8

9 Una vez que se importaron los datos al movimiento conciliación, se selecciona de la barra de herramientas el icono denominado Conciliación: El sistema busca cada uno de los movimientos, es decir, cuando los movimientos de bancos (LAYOUT) sean iguales a los capturados en Intelisis, se procederá a realizar la conciliación, de lo contrario, en las columnas Tipo Movimiento y Movimientos, quedaran en Blanco. Finalmente se procede a afectar el movimiento, y este queda en estatus concluido. 3.2 Conciliación Manual Manual de Conciliaciones - 9

10 Para llevar a cabo este proceso, no es requisito el tener el LAYOUT que emite la institución Bancaria. Una vez que se capturaron los datos del encabezado, como se indicó en el punto 3.1, se procede a seleccionar de forma manual, los movimientos que serán conciliados en el sistema Intelisis, y para ello se debe de seleccionar de la barra de herramientas el botón denominado Seleccionar Movimientos. En la ventana que se abre, se tiene que indicar cada uno de los movimientos a conciliar: Posteriormente, en el movimiento se debe de seleccionar de la barra de herramientas el icono denominado Conciliar. Una vez afectado el movimiento queda en estatus Concluido. Manual de Conciliaciones - 10

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12 4 Exploradores, Reportes y Cubos 4.1 Exploradores Ninguno. 4.2 Reportes Ninguno. 4.3 Cubos Ver manual de Cubos. 5 Errores Frecuentes 5.1 Errores Frecuentes Ninguno. 6 Temas Relacionados 6.1 Tema relacionado Ninguno Manual de Conciliaciones - 12