SIIGO WINDOWS. Parámetros Caja Menor. Cartilla I

Transcripción

1 SIIGO WINDOWS Parámetros Caja Menor Cartilla I

2 Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Parámetros? 3. Qué son Parámetros de Caja Menor? 4. Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir en Cajas Menores? 4.1 DEFINICION DE CAJAS MENORES Qué son Cajas Menores? Cuál es la Ruta para Definir Cajas Menores? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir Cajas Menores? 4.2 DEFINICION DE COMPROBANTES Qué son Comprobantes? Cuál es la Ruta para Definir Comprobantes? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir Comprobantes Tipo X? 4.3 DEFINICION DE CONCEPTOS DE GASTO Qué son Conceptos de Gastos? Cuál es la Ruta para Definir Conceptos de Gastos? Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir Conceptos de Gasto?

3 Presentación El presente documento ofrece una guía que aclara cuales son los parámetros que se deben definir en SIIGO para poder ejecutar posteriores procesos e informes con los recibos de caja menor (Documento Tipo X).

4 PARAMETROS CAJA MENOR Qué son Parámetros? Un parámetro es una condición o un dato que se toma como necesario para analizar, ejecutar un proceso o valorar una situación. A partir de los parámetros definidos en una base de datos se realiza una estandarización de la información que se ingresa al sistema. De esta forma, es posible realizar distintos tipos de consulta y obtener resultados fiables. Qué son Parámetros de Caja Menor? Un parámetro de caja menor es un dato o agrupación de datos que son necesarios por no decir obligatorios definir en el sistema para poder realizar algunos procesos como contabilizaciones de recibos de caja menor y sus correspondientes reembolsos; al igual que la generación de informes. Cuáles son los Parámetros que se Deben Definir en Cajas Menores? Los parámetros que se deben definir en el sistema para el manejo de cajas menores son: a. Definición de Caja Menor b. Definición de Comprobantes c. Definición Conceptos de Gasto Los cuales se describen a continuación: DEFINICION DE CAJAS MENORES Qué son Cajas Menores? La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos de dinero y se asigna una persona como responsable de su manejo. Existen varios pagos pequeños que para manejarlos por bancos se hace muy complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores que no sean representativos, se pueden manejar por este fondo

5 Cuál es la Ruta para Definir Cajas Menores? La ruta para definir cajas menores es: Gestión de Tesorería Parámetros Caja Menor Definición de Caja Menor Esta opción permite crear cada una de las cajas menores que se manejan dentro de la empresa Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir Cajas Menores? Al momento de ingresar a definir cajas menores se habilita la siguiente ventana: En ella se deben diligenciar los siguientes datos: Código: Es posible crear hasta 999 cajas menores y corresponde a un numero que se asigna a la caja menor que se está creando. Descripción: Nombre que se asigna a la caja menor que se está creando.

6 Responsable: Se debe asignar el número de documento de identidad de la persona que tendrá a cargo la caja menor. Con las teclas de función F2 o F3 o con el icono se puede realizar la búsqueda del tercero Importante: Generalmente en este campo se asignan terceros que están catalogados como empleados de la empresa Valor Base: Corresponde al monto que se asignado a la caja menor. Importante: Al lado derecho del valor base el sistema en forma automática muestra la fecha de creación de la caja menor. Esta fecha corresponde a la fecha que tenga el computador Cuenta: Corresponde a la cuenta contable en la que se contabilizaran todos los movimientos de la caja menor. Centro y Subcentro de Costo: Estos campos solo se habilitaran si la cuenta contable está marcada como centro de costo solicitando el código en el cual se realizara la contabilización. Importante: Dependiendo del Tipo de SIIGO y si el centro de costo seleccionado maneje subcentro el sistema también solicitara este código Alerta La opción de alerta consiste en generar un aviso de alarma cuando este cumpla el tope definido ya sea por porcentaje o por días. Importante: Este mensaje de alerta se genera solamente al elaborar los recibos de caja menor en el módulo de Gestión de Tesorería.

7 Alerta Porcentaje: Se debe digitar el porcentaje mínimo que debe quedar en la caja menor para poder efectuar el reembolso. El programa automáticamente generará un aviso de alarma cuando se haya llegado a este porcentaje en el momento de elaborar el recibo de caja menor. Alerta Días: En esta opción se generará un aviso de alarma cuando se cumpla el número de días para efectuar el reembolso de caja menor. Esta opción únicamente aplica si se efectúan los reembolsos de caja menor por el módulo de Tesorería. Este mensaje se presenta al momento de elaborar el recibo de caja menor. Estado Caja: (Activo Inactivo) Al marcar activo indica que en esta caja se pueden registrar diferentes movimientos y transacciones, en caso contrario el sistema no permitirá realizar en ella ninguna contabilización. DEFINICION DE COMPROBANTES Qué son Comprobantes? En esta opción se definen los recibos de caja menor que se requieren en cada empresa para el manejo y administración de cada una de las cajas menores. Estos comprobantes están denominados con la letra X y solo se parametrizan y utilizan en el módulo de Gestión de Tesorería Cuál es la Ruta para Definir Comprobantes? La ruta para definir los documentos Tipo X (Recibos de caja menor) es: Gestión de Tesorería Parámetros Caja Menor Definición de Comprobantes Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir Comprobantes Tipo X? Al momento de ingresar a definir comprobantes Tipo X (Recibos de caja menor) se habilita la siguiente ventana:

8 Los parámetros que allí se deben diligenciar son: Comprobante: Se pueden definir hasta 999 recibos de caja menor, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio. Descripción: Es una abreviatura de la utilización que se le dará al documento para poder identificarlo en el momento de la captura o elaboración. Número Inicial: Corresponde al número con el cual se iniciará la contabilización del consecutivo de los comprobantes. Numeración Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco y al momento de grabar el documento solicitara el numero para guardar y contabilizar. Redondea cifras: Seleccionar la casilla si se requiere que los registros se aproximen al peso. Comprobante Gasto (L): En este campo se debe digitar el documento Tipo L (Otros) en el que se contabilizarán las causaciones de los gastos de la caja menor al ejecutar el proceso automático por el módulo de Gestión de Tesorería. Comprobante Egreso (G): En este campo se debe indicar el documento Tipo G (Comprobante de Egreso) en el que se efectuarán las contabilizaciones de los reembolsos de caja menor. Caja: Se debe digitar el número de la caja menor que será afectada con el recibo de caja menor que se está parametrizando.

9 Importante: Se recomienda por cada caja menor crear un documento Tipo X Recibo de caja Menor diferente Página Completa: Corresponde al formato en que se realizara la impresión, al seleccionar la casilla la impresión será en página completa, al no marcar la impresión será a media página. Importante: Los documentos Tipo L y G se definen previamente por el módulo de Contabilidad Parámetros - Parámetros de Documentos. Los comprobantes Tipo X se definen por el módulo de Gestión de Tesorería DEFINICIÓN DE CONCEPTOS DE GASTO Qué son Conceptos de Gastos? En esta opción se parametrizan los diferentes conceptos por los cuales la empresa puede incurrir en gastos menores, los cuales se pueden contabilizar en el sistema por medio de un recibo de caja menor. Cuál es la Ruta para Definir Conceptos de Gastos? La ruta para definir conceptos de gastos es: Gestión de Tesorería Parámetros Caja Menor Definición de Conceptos de Gasto Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir Conceptos de Gasto? Al momento de ingresar a definir los conceptos de gasto, se habilita la siguiente ventana:

10 Los parámetros que allí se deben diligenciar son: Código: El programa permite crear hasta 999 conceptos de gastos, se debe asignar un código para identificar el concepto. Descripción: Se debe asignar un nombre que permita identificar el concepto que se está parametrizando. Cuenta: Corresponde al código de la cuenta contable en la que se efectuará la contabilización de los movimientos por el concepto que se está creando. Naturaleza: Seleccionar si es débito o crédito. Estado Concepto: (Activo Inactivo) estar activo permite utilizar el concepto en la elaboración de los recibos de caja menor.