CETEM. Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Manual de instrucción del Centro de Aprendizaje de Informática

Transcripción

1 CETEM Centro de Tecnología Educativa en Multimedios Manual de instrucción del Centro de Aprendizaje de Informática Microsoft Outlook 200 Profa. Teresa Rivera Directora Asociada Servicios educativos en multimedios Uso Intermedio CETEM-1116 Universidad de Puerto Rico en Aguadilla

2 Objetivos: Al terminar este manual de instrucción el participante podrá: Definir que es Outlook 200 (OL) Configurar OL Iniciar OL Identificar el ambiente de OL Enviar y promover mensajes de correo electrónico Anexar documentos e imágenes a los mensajes Hacer copias ocultas de los mensajes Crear e integrar firmas a los mensajes Crear grupos de contacto e enviar mensajes a esos grupos Organizar los mensajes en carpetas Hacer búsquedas Hacer copias de resguardo Filtrar mensajes no deseados Introducción MS Outlook 200 proporciona una solución integrada para manejar y organizar mensajes de correo electrónico, programas, tareas, notas, contactos y demás información. MS Outlook 200 ofrece innovaciones que pueden ser utilizadas para administrar las comunicaciones, organizar el trabajo y trabajar mejor con otros usuarios, todo ello desde un único lugar. Página 1 de 50

3 Iniciar Microsoft Outlook 200 Pasos: Haga un clic al botón Start situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Ubique el apuntador del mouse sobre All Programs cuando aparezca el menú. Deslice el apuntador del mouse hasta Microsoft Office cuando aparezca la lista de programas que están instalados en la computadora. Haga clic en Microsoft Outlook 200 para acceder al programa Ilustración 1 Configurar Outlook 200 Para enviar y recibir mensajes de correo electrónico en Outlook 200, debe configurarse una cuenta de correo electrónico. El asistente s Accounts nos permite configurar el correo electrónico. Página 2 de 50

4 Pasos: 1 2 Haga un clic a Tools en el menú principal de Outlook 200. Ubique el apuntador del mouse sobre accounts cuando aparezca el menú. 1 2 Ilustración 2 4 Seleccione la opción de Add a new account en la ventana de s accounts. Haga un clic con el mouse en Next. Página de 50

5 4 Ilustración 5 6 Seleccione la opción de IMAP en la ventana de s accounts. Haga un clic con el mouse en Next. Página 4 de 50

6 5 6 Ilustración 4 7 Entre la información de configuración en el cuadro de diálogo Internet Setting IMAP : User Information Your name: el usuario escoje el nombre a mostrarse address: provisto por el centro de cómputos Server Information Incoming Mail server: mail.uprag.edu Outcoming mail server: mail.uprag.edu Página 5 de 50

7 Logon Information User Name: provisto por centro de cómputos Password: el usuario escoje su clave secreta 8 9 Recomendamos se desactive la opción de Remembered password. Haga un clic con el mouse en Next hasta encontrar Finish Ilustración 5 Página 6 de 50

8 Editar y enviar un mensaje nuevo de correo electrónico Pasos: 1 2 Aseguresé que se encuentra en Mail : CTRL+1 Haga un clic con el mouse en New en la barra de herramientas Ilustración 6 Escriba la dirección de correo electrónico del recipiente. Se recomienda que identifique el mensaje con un asunto (Subject). Redacte el mensaje en el panel de redacción. Haga un clic con el mouse en Send. Página 7 de 50

9 6 4 5 Ilustración 7 Página 8 de 50

10 Enviar anexos de imágenes y documentos Anexar archivos e imágenes al correo electrónico es una forma conveniente de transferir información. Para anexar documento o imágenes, se siguen los siguientes pasos: Haga un clic con el mouse sobre el icono de presilla en la barra de herramientas de la ventana del mensaje que se está editando. Navegue en la ventana de diálogo de Windows para encontrar el documento o imagen que se va a anejar en el mensaje. Haga un clic con el mouse sobre el nombre del documento o imagen. Haga un clic con el mouse de Insert Ilustración 8 Página 9 de 50

11 5 Verifique que la imagen o el documento han sido anejados exitosamente. El documento anexado debe aparecer en el campo nuevo attach.. 5 Ilustración 9 Abrir imágenes o documentos anexados Pasos: 1 Haga un clic con el mouse sobre el mensaje a abrir o la presilla que acompaña a éste. 2 Haga un clic con el mouse sobre el nombre del archivo anejado al mensaje que se observa en la vista preliminar del View Pane. Seleccione de la ventana de diálogo de Windows Opening Mail Attachment la opción Open para ver el documento o la opción Save para proceder a grabar el mismo en el destino de su preferencia. Página 10 de 50

12 1 2 Ilustración 10 Nota: Algunos usuarios inescrupulosos utilizan este medio para acceder información o enviar virus a través del correo electrónico, por tanto es conveniente tomar las siguientes precauciones: Observe el nombre de la persona que envía el mensaje. Observe la extensión del nombre del archivo para verificar que no sea de tipo ejecutable como por ejemplo;.exe,.bat,.com. Si después de esto se siente inseguro de la fuente del mensaje, entonces proceda a grabarlo en el disco duro y cotéjelo con un antivirus antes de abrirlo. Si descubre que es un mensaje malicioso ni abra ni grabe el anejo, entonces proceda a eliminar el mensaje. Página 11 de 50

13 Promover mensajes (Forward) Cuando se promueve un mensaje recibido, se queda una copia del mensaje en el Inbox o en la carpeta a donde se envió el mensaje originalmente. Entonces las iniciales FW se añaden a la línea del asunto (Subject) del mensaje, se cambia el formato del mensaje y lo promueve a la cuenta de correo electrónico especificado. El recipiente puede ver quien promueve el mensaje, además del originador del mensaje. Pasos para promover un mensaje: Seleccione el mensaje del Inbox que desea promover. Haga clic con el mouse sobre Forward en la barra de herramientas. Entre el nombre o la cuenta de correo electrónico del recipiente: To Haga clic con el mouse sobre Send Página 12 de 50

14 Ilustración 11 Hacer copias ocultas Bcc es la abreviatura de Blind carbon copy. Cuando se indica un nombre o dirección de correo electrónico de un recipiente de un mensaje en el espacio provisto identificado por las iniciales Bcc, una copia del mensaje se envía al recipiente pero el nombre o dirección de ese recipiente no es visto por los subsiguientes recipientes del mensaje. Pasos para hacer una copia oculta en un mensaje nuevo: 1 Haga clic con el mouse en New en la barra de herramientas. 1 Ilustración 12 Página 1 de 50

15 2 Si no aparece Bcc en las opciones, entonces proceda a hacer un clic con el mouse en la flecha que se encuentra a la derecha de Option button, en el menú de herramientas de la ventana del Untitled Message. Haga un clic con el mouse en Bcc. 2 Ilustración Entre el nombre o la dirección de correo electrónico del recipiente en los espacios de To, Bcc, Subject. Edite el mensaje. Haga clic con el mouse en Send una vez este de acuerdo o satisfecho con el contenido del mensaje. Página 14 de 50

16 6 4 5 Ilustración 14 Página 15 de 50

17 Filtrar mensajes no deseados Pasos para filtrar mensajes no deseados: 1 Haga clic con el mouse en Tools en el menú principal de Outlook. 2 Haga clic con el mouse en Options. 1 2 Ilustración Haga un clic con el mouse en la pestaña de la ventana de diálogo de Options. Haga un clic con el mouse en junk . Escoja el filtro de su preferencia de la lista. Página 16 de 50

18 4 5 Ilustración 16 Nota: No Automatic Filtering desactiva el filtro junk , Low filtra solamente junk e- mail clasificado como high spam confidence Level (SCL), High filtra junk clasificado como medium SCL, Safe Lists Only desactiva el filtro junk y solamente permite que los mensajes sean entregados al inbox si el originador del mensaje esta incluido en las listas de Safe Senders y Safe Recipients. Página 17 de 50

19 Hacer búsquedas Cuando se utiliza búsqueda avanzada de mensajes, puede especificar uno o varios criterios de búsqueda. Los siguientes pasos permiten hacer búsqueda avanzadas: 1 2 Haga un clic con el mouse en Find, en la barra de herramientas. Haga un clic con el mouse sobre Options en la barra de búsqueda. Haga un clic con el mouse sobre Advanced Find. 1 2 Ilustración 17 Página 18 de 50

20 Haga un clic con el mouse sobre options en la barra de búsqueda. Escribe el criterio de búsqueda (por ejemplo UPR) en la pestaña de Messages de la ventana de diálogo de Advanced Find. Haga clic con el mouse sobre Browse, para indicar la localización de la carpeta o carpetas donde se ejecutará la búsqueda. Haga una marca de cotejo sobre Personal Folders en la ventana de Select Folders. Haga un clic con el mouse en OK Ilustración 18 Página 19 de 50

21 9 10 Haga un clic con el mouse en Find Now. Haga un clic con el mouse sobre el mensaje que estaba buscando en la lista de resultado Ilustración 19 Página 20 de 50

22 Crear firma nueva para mensajes Pasos para crear firmas: 1 Haga un clic con el mouse en Tools en el menú principal. 2 Haga un clic con el mouse en Options. 1 2 Ilustración Haga un clic con el mouse en la pestaña Mail Format de la ventana de diálogo Options. Revisar que este seleccionado el formato HTML. Haga un clic con el mouse en Signatures. Haga un clic con el mouse en New localizado en la ventana de diálogo Create Signature. Página 21 de 50

23 7 8 9 Escriba el nombre de la firma nueva en el paso 1 de la ventana de diálogo Create New Signature. Cotejar que la opción Sign with a blank signature esté seleccionada en la ventana de diálogo Create New Signature. Haga un clic con el mouse en Next Ilustración 21 Página 22 de 50

24 10 11 Haga un clic con el mouse en Advanced Edit de la ventana de diálogo Edit Signature. Haga un clic con el mouse en Yes Ilustración Crear la firma en el editor de Frontpage en forma de tabla siguiendo el ejemplo siguiente. Página 2 de 50

25 12 Ilustración Revise la firma creada en el cuadro de Preview en la ventana de diálogo de Create Signature. Haga un clic con el mouse en Yes. Página 24 de 50

26 1 14 Ilustración 24 Integrar firmas en mensajes Pasos para integrar firmas en los mensajes: 1 Haga un clic con el mouse en Tools en la barra de herramientas. 2 Haga un clic con el mouse Options. Página 25 de 50

27 Ilustración Haga un clic con el mouse la pestaña de Mail Format. Revise que la cuenta de correo donde aplicará la firma es mail.uprag.edu. Seleccione la firma para los nuevos mensajes como por ejemplo UPR Aguadilla. Haga clic con el mouse en OK para aceptar la firma. Página 26 de 50

28 4 5 6 Ilustración 26 Página 27 de 50

29 Hacer carpetas (folders) nuevas Pasos para crear carpetas nuevas: 1 Seleccione dentro del listado All Mail Folders donde desea insertar la carpeta nueva. Por ejemplo, Inbox. 1 Ilustración 27 Página 28 de 50

30 2 4 Haga un clic con el mouse en File en el menú principal. Haga un clic con el mouse en New. Haga clic con el mouse en Folder o ctrl+shift+ E. 2 4 Ilustración Escriba el nombre de la carpeta nueva por ejemplo UPR Aguadilla correspondencia en la ventana de diálogo Create New Folder. Cotejar que en el espacio identificado como Folder Contains aparezca la opción Mail and Post items. Página 29 de 50

31 8 Haga clic con el mouse en OK. Automáticamente se indentará la carpeta en el Outbox de All Mail Folders. Nota: Si no hay conexión al servidor, el folder nuevo lo crea en Outbox aunque haya seleccionado otra carpeta Ilustración 29 Página 0 de 50

32 Grabar mensajes por carpetas Pasos para mover mensajes a carpetas especificas: 1 2 Haga un clic con el botón derecho del mouse apuntando al mensaje en el panel de Inbox que desea grabar en la carpera específica. Haga clic con el mouse en Move to Folder. 1 2 Ilustración 0 Página 1 de 50

33 4 Escoja la carpeta destino del listado mostrado en la ventana de Move Items. Haga clic con el mouse en OK, observe que el mensaje se marca con una línea horizontal. Nota: Los mensajes pueden ser movidos fácilmente entre carpetas, simplemente haciendo Drag and Drop desde el Inbox hasta la carpeta que desee. 4 Ilustración 1 Página 2 de 50

34 Hacer copias de resguardo Nota: Coteje donde los mensajes están siendo almacenados; servidor o la propia computadora. La carpeta de Outlook data también conocida como carpeta de Personal Folders almacena los mensajes del correo electrónico. Los archivos en la carpeta de Personal Folders son los que pueden moverse o copiarse de una computadora a otra, o simplemente mantenerlos en reguardo en un CD, Pen drive o cualquier otro medio de almacenamiento secundario. Pasos para hacer copias de resguardo: 1. Haga clic con el mouse en File en el menú principal de Outlook. 2. Haga clic con el mouse en New.. Seleccione Outlook Data File. 4. Seleccione Office Outlook Personal Folders File (.pst). Si fuera a compartir información con usuario de una versión anterior a Outlook 200 debe escoger el tipo de archivo Outlook Personal Folders File type. 5. Entre un código de seguridad si lo desea. 6. Cotejar donde estará guardando el.pst, y asegúrarse de guardar esta información, quizás copiándolo en notepad para que no se olvide. 7. Se acaba de crear un fólder de data vacío (265 KB). Colocar los mensajes de backup eso se hace marcando en la lista de Fólder list el fólder con los mensajes y dando right clic del Mouse Escoger copy y en la ventana que salía se colocaba la información en el folder nuevo creado. Luego ir a Windows pones la dirección que grabastes en notepad y buscar el nuevo fólder y lo copias al pen drive. Página de 50

35 Como lo ves en otra maquina. Open Outlook File, open, Outlook datafile, buscar en el pen drive darle OK, y aparece en el fólder list OJO ver como leo después el.pst para recuperar los mensajes de backup. Cuando lo hago que almacena???????????? 11. Página 4 de 50

36 Ilustración 22 Página 5 de 50

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39 Ilustración 2 Página 8 de 50

40 Apéndice A-1 Ambiente Microsoft Outlook 200 Este se compone de las siguientes secciones: 1 Barra de Menú Principal, 2 Barra de Herramientas, Mail, 4 Inbox, 5 View Pane y 6 Panel de Navegación Ilustración 24 1 Barra de Menú Principal Opción del menú principal GO Otra alternativa es selecionar la opción GO del menú principal donde se presenta un listado de todos los shortcuts para ejecutar las herramientas de outlook 200. Por ejemplo CTRL + 1 es para activar Mail y CTRL + 2 para el Calendar. Página 9 de 50

41 2 Barra de Herramientas Mail Favorite Folders El panel Favorite Folders provee un acceso rápido y fácil a los cartapacios ( folders ) que se usan frecuentemente. Se pueden insertar cartapacios ( folders ) a esta lista del panel All Mail Folders simplemente selecionando el cartapacio ( folder ) y ejecutando la acción del Mouse de Drag and Drop. Página 40 de 50

42 All Mail Folders El panel All Mail Folders incluye todas las carpetas de corre electrónico de todas las cuentas que se han configurado en Outlook 200. Página 41 de 50

43 4 Inbox Arrange by: Existen más de 1 categorías para sortear los correos electrónicos ; fecha, conversación, cartapacio, anexos, entre otros. Se da un clic sobre la columna de Arranged By y se seleciona el arreglo que se desea. 5 View Pane 6 Panel de Navegación Los botones grandes en el panel de navegación permiten cambiar fácilmente la herramienta activa entre Mail, Calendar, Contacts, Tasks, Notes, Folder List, Shortcuts, y Journal. No todos estos botones se demuestran. Para insertar más botones en el Página 42 de 50

44 menú se presiona Configure Button. Para activar y desactivar el panel de navegación se presiona ALT+F1. Ilustración 25 Reading Pane El panel de lectura del correo electrónico se puede redireccionar horizontalmente o verticalmente una vez haya selecionado la opción del menú principal View navegue Página 4 de 50

45 por Reading Pane y luego escoja la posición entre vertical ( right ), horizontal ( bottom ), o simplemente desactivarla con la opción OFF. Página 44 de 50

46 Activar o desactivar Word como editor Pasos para activar o desactivar Word 200 como editor de correo electrónico predeterminado para todos los mensajes nuevos. 12. Haga clic con el mouse en Tools, en el menú de herramientas principal de Microsoft Outlook. 1. Haga clic con el mouse en Options. 14. Seleccione el tag de Mail Format en la ventana de Options. 15. Active o desactive la casilla de verificación Use Microsoft Word 200 to edit messages. 16. Haga clic con el mouse en OK. Página 45 de 50

47 Ilustración 20 Escoger el lenguaje Pasos para escoger el lenguaje Español para la redacción de mensajes nuevos. 17. Haga clic con el mouse en Tools, en el menú de herramientas principal de Microsoft Outlook. 18. Haga clic con el mouse en Options. 19. Seleccione el tag de Spelling en la ventana de Options. 20. Escoja Spanish como el diccionario internacional. Página 46 de 50

48 21. Haga clic con el mouse en OK. Ilustración 21 Página 47 de 50

49 Apéndice C-1 Consejos a la hora de redactar mensajes de correo electrónico Al escribir un mensaje de correo electrónico debe preguntarse: Cuál es el motivo del mensaje? Quiénes son los destinatarios o recipientes del mensaje? El correo electrónico, si bien consigue la inmediatez de la comunicación oral, también presenta la permanencia de la comunicación por escrito. No hay que escribir nada en un mensaje que no incluiríamos en un memorándum. La facilidad de envío del correo electrónico provoca en algunos usuarios de computadoras enviar mensajes sin pararse a pensar si son importantes o no, o a quién no se deben enviar. Esto conlleva pérdida de tiempo, tanto al que envía el mensaje como al receptor del mensaje, en el caso de que el mensaje no hubiera debido enviarse en absoluto. En algunas ocasiones se redireccionan mensajes que incluyen las cuentas de correos electrónicas de la lista de distribución del originador, implicando que esas direcciones pasan a estar disponibles a usuarios o receptores de mensajes no conocidos. Por otro lado, una frase de asunto (subject) resulta importante en un correo electrónico. El título le permitirá al recipiente reconocer el tema del Página 48 de 50

50 mensaje y decidir si abre ese mensaje de inmediato o bien si abre cualquier otro de su buzón de correo. Página 49 de 50

51 Bibliografía Receiving attachments and photos: the big picture. (2007). Accedida el 1 de marzo de 2007, en &CTT=6&Origin=RP Cursos de Outlook 200. (2004). Accedida el 1 de marzo de 2007, en Introducción a Microsoft Office Outlook 200. (2007). Accedida el 1 de marzo de 2007, en Manual Curso de Outlook 200. Accedida el 1 de marzo de 2007, en Página 50 de 50