INFORMATICA (PROC-INF-04)

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1 INFORMATICA (PROC-INF-04)

2 Vigencia documento: 15/11/2012 Página 2 de 13 PROCESO DE INFORMATICA 1. Objetivo Definir los equipos de soporte, configuración de equipamiento informático y redes computacionales de la Administración Central de la Corporación Municipal de Lo Prado, con el fin de proporcionar y mantener el soporte, la configuración del equipamiento, redes computacionales y software administrativo. 2. Alcances Considera la determinación del equipo necesario hasta la solicitud de requerimiento de reparación, mantención, instalación, soporte de equipamiento computacional, redes informáticas, software informáticos y los respaldos computacionales de la Administración Central de la Corporación Municipal de lo Prado. Además, incorpora la actualización de bases de datos contra virus informático. 3. Términos y Definiciones CONCEPTO Soporte DEFINICIONES Sirve para ayudar a resolver problemas que puedan presentárseles a los usuarios, mientras hacen uso de servicios, programas o dispositivos. En las entidades municipales de la corporación municipal de lo prado. Requerimiento Necesidad o solicitud informática realizada en la administración central de la Corporación Municipal de Lo Prado, para el normal funcionamiento de esta. Reparación Corresponde a la acción correctiva dejar en uso el aparato o artefacto.

3 Vigencia documento: 15/11/2012 Página 3 de 13 Mantención Corresponde a la acción de prevenir la ocurrencia de falla de un aparato o artefacto Instalación Dícese de la acción que se realiza tanto, su reparación o uso del aparato o artefacto; como para la puesta en marcha de un aparato o artefacto. Respaldo Computacional Base de datos de antivirus Corresponde a un registro magnético periódico (semanal) que tiene información de la CMLP. Este registro es almacenado en el servidor de contabilidad y dos discos externos en poder de DAF y Encargado(a) de SGC. Es el archivo que actualiza y verifica la inexistencia de virus. 4. Funciones y Responsabilidades Responsable del Proceso: De Administración. de Administración Responsabilidad: Determina los recursos necesarios para lograr la conformidad con los requisitos del servicio; además recibe, revisa y programa la atención de los requerimientos de informática, realizados en las dependencias de la administración central de la corporación municipal Lo Prado. Encargado Unidad De Informática. Responsabilidad: Realizar la mantención, soporte y configuración de equipamiento informático, redes computacionales; así como la confirmación de la capacidad de los software informáticos para verificar la configuración y mantener su idoneidad con el uso

4 Vigencia documento: 15/11/2012 Página 4 de 13 previsto en la administración central de la Corporación Municipal de Lo Prado. Además, es responsable de programar la realización de los respaldos computacionales. 5. Diagrama de Flujo de proceso Informática

5 Vigencia documento: 15/11/2012 Página 5 de 13 Continuación:

6 Vigencia documento: 15/11/2012 Página 6 de 13

7 Vigencia documento: 15/11/2012 Página 7 de Descripción de las Actividades del proceso: Mantención de equipos informáticos. Etapa Descripción Evidencia 1 Solicitud de requerimientos: Se recibe vía correo electrónico, verbalmente, llamada telefónica u oficio, requerimientos informáticos de la administración central de la Corporación Municipal de Lo Prado. Solicitud Trabajo de 2 Tramitación del requerimiento: El jefe de administración verifica y programa atención de la solicitud. Este envía a encargado de la unidad de informática para su ejecución. 3 Recibo e Ingreso a Planilla: La persona encargada de la unidad de informática recibe la solicitud, el cual verifica si requiere de algun suministro informático para el requerimiento. Si es asi este envía correo a jefe de administración para que este de curso a la compra de estos suministros. De lo contrario la solicitud es ingresada a la planilla Excel de Registro de Demandas y programa su ejecución. Planilla Excel Registro Demandas Informática Realización de los trabajos en Terreno: Una vez atendido el requerimiento en la Administración Central de la Corporación Municipal De Lo Prado, el encargado de la unidad de informática debe llenar la orden de trabajo, indicando lo realizado para la solución de esta. Es importante que el jefe de administración y el responsable de la solicitud reciba con su firma como conforme el trabajo realizado, quedando la copia original en poder de este. Orden De Trabajo Original 5 Entrega del Documento de Conformidad: El encargado de la unidad de informática entrega la segunda copia al jefe de administración. 6 Recepción del Documento de Conformidad El encargado de la unidad de informática queda con la tercera copia de la orden de trabajo, las que se reúnen en una carpeta. Además se procede al término de ingreso en la planilla Excel y Orden Trabajo Copia Orden Trabajo De 2da de 3ra

8 Vigencia documento: 15/11/2012 Página 8 de 13 así poner fin al requerimiento. Copia Descripción de las Actividades del proceso: Respaldo de la información de los computadores y servidores de la Administración Central. Etapa Descripción Evidencia 2 Ejecución de los respaldos de computadores y servidores de la administración central de la corporación municipal de lo prado: los respaldos se realizaran automáticamente todos los días, en el servidor ubicado en la oficina de contabilidad, dichos respaldos contendrán los documentos de trabajo, correos electrónicos y bases de datos de cada uno de los usuarios de la administración central de la corporación municipal de lo prado, a la vez dicho servidor irá haciendo una copia de seguridad semanal en dos discos externos los cuales estarán en poder de DAF y Encargado del SGC. respaldo servidor. de en Discos duros externos en poder de DAF y Encargado SGC 7. Control de registros Identificación Lugar /responsables Medio de Soporte Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Retención Disposición Solicitud de Trabajo ( institucional) Of. de R.Adm/ Administración Digital Digital/ (E- institucional )respaldo RUTA XX Fecha Anual Donde se guardara después que cumpla un año (

9 Vigencia documento: 15/11/2012 Página 9 de 13 Institucional) institucional (detalle de insumos requeridos) Of. de R.Adm/ Administración Digital Digital/corre institucional respaldo semanal Digital /( institucional) encargado unidad de informatica Fecha Anual ( Institucional) Planilla Excel Registro Demandas Informática 2012 Of. de R.Adm/ Administración Digital respaldo semanalme nte (computador de de unidad de informática) \\escritorio\in formatica\20 12\registro demandas informática 2012.xls Fecha Anual (computador de de unidad Orden De Trabajo 2da Copia Of. de R.Adm/ Administración impreso respaldo semanalme nte Archivador orden trabajo de Anual Oficina del Administrativ o Orden de Trabajo 3ra Copia Of. de R.Adm/ Administración impreso Oficina del encargado unidad de informática respaldo semanalme nte Archivador orden de trabajo Fecha Número Correlativo Anual Oficina del encargado unidad de informática

10 Vigencia documento: 15/11/2012 Página 10 de 13 Respaldo Of. de R.Adm/ Administración Digital servidor y 2 discos duros externos servidor \\server08\re spaldos\unida d\usuario Fecha/ Por usuario semanal Servidor de contabilidad, disco duro externo DAF y Encargada de SGC institucional (detalle de insumos requeridos) Of. de R.Adm/ Administración Digital Digital/corre institucional respaldo semanal Digital /( institucional) encargado unidad de informática Digital /( institucional) encargado unidad de informática Anual ( Institucional) Fecha 8. Indicadores de Cumplimiento DESCRIPCIÓN Respaldos informáticos en servidor Respaldos informáticos en disco duro externo INDICADORES: FORMULA DE CALCULO N de respaldos informáticos en servidor efectuados mes/ total de unidades criticas. N de respaldos informáticos en disco duro efectuados mes / total de unidades criticas. META ÁMBITO DIMENSIÓN SEGUIMIENTO Proceso Oportunidad Mensual 100% Proceso Oportunidad Mensual 100% Mantención de soporte N de solicitudes mensuales de mantenimiento informático ejecutadas / N total de solicitudes 80% Proceso Oportunidad Mensual

11 Vigencia documento: 15/11/2012 Página 11 de 13 informático de Mantenimiento informático anual.)* Referencia 10. Anexo Anexo 1: Solicitud de Trabajo ( institucional) Anexo 2: institucional (detalle de insumos requeridos) Anexo 3: Planilla Excel Registro Demandas Informática 2012 Anexo 4: Orden De Trabajo 2da Copia Anexo 5: Orden de Trabajo 3ra Copia Anexo 6: Respaldo Anexo 7: institucional (detalle de insumos requeridos) 11. Aprobación y Control de los Cambios

12 Vigencia documento: 15/11/2012 Página 12 de 13 Fecha Modificaciones Responsable Fecha de aprobación de la modificaciones Responsable Fecha de la implementación de la modificación Responsable Responsable del proceso Secretario General Representante de la Dirección Firmas de los responsables. Versión Fecha Principales Puntos Modificados Resumen de Modificaciones Versión Inicial Estandarización Actividades de Control de Documentos y Registros. - Registro de Modificaciones Revisión y actualización completa del Procedimiento - En Actividades de Control de Documentos y Registros, se explicita en la actividad Etapa 1 como se establece la identificación de los cambios en los documentos que cambien de versión. - En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificación de los cambios en los documentos que cambian de versión. - En responsables se elimina el nombre y se deja estandarizado, en función del cargo. - Modificación del Objetivo - Modificación del alcance - Complementación de los términos y definiciones - Actualización de funciones y responsabilidades - Revisión y actualización del diagrama de flujo - Modificación de la descripción del proceso - Incorporación de registros y precisión del almacenamiento - Actualización de Indicadores del Proceso - Modificación de las referencias

13 Vigencia documento: 15/11/2012 Página 13 de 13 - Modificación de anexos. - Modificación de Formatos de registros