RESOLUCIÓN No. 2 9 MAYO 2013 EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO CONSIDERANDO:

Transcripción

1 4051 RESOLUCIÓN No. 2 9 MAYO 2013 EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO CONSIDERANDO: Que como resultado del estudio del informe del examen especial DR , practicado a las Cuenta Tasas y Especies Valoradas de la Jefatura Cantonal del Registro Civil de Milagro, provincia del Guayas, por el período comprendido entre el 8 de enero del 2002 y el 31 de diciembre de 2004, se predeterminó la glosa de 5 896,30 en contra del señor José Luis Valencia Escalante, jefe cantonal, por cuanto como responsable de la recepción, venta, custodia y depósito de los valores recibidos por especies valoradas y tasas, no justificó documentadamente o con los depósitos correspondientes, el destino o utilización dado a los valores recibidos por este concepto. Mediante oficio de 25 de agosto de 2005, el custodio de las especies valoradas de la Jefatura Provincial del Registro Civil del Guayas, informó que le entregaron tasas y especies valoradas por diferentes conceptos, partiendo de un saldo inicial al 8 de enero del 2002 por el valor de 1 951,50, conforme el siguiente cuadro: CANTIDAD ESPECIES VALORADAS Y TASAS VALOR UNITARIO VALOR TOTAL PARTIDAS DE NACIMIENTO , INSCRIPCIONES DE SENTENCIA MATRIMONIO EN OFICINA PARTIDAS COMPUTARIZADAS EN LINEA RESOLUCION ADMINISTRATIVA ACTA DE RECONOCIMIENTO DE 2 0,50 1 HIJOS:SOLICITUD INSCRIPCION TARDIA RAZON DE NO EXISTENCIA 127 0,50 63,50 TO TA L ,50 Además, indica que desde el 8 de enero de 2002 hasta el 31 de diciembre de 2004, se entregó a la Jefatura Cantonal de Milagro, tasas y especies valoradas por diferentes conceptos por el total de ,50, de acuerdo al siguiente resumen: TOTAL VALORES, TASAS Y ESPECIES VALORADAS ENTREGADAS , ,50 El detalle consta en el anexo 1 que se adjuntó. Adicionalmente, el señor José Luis Valencia Escalante informó que realizó devoluciones de tasas y especies valoradas al custodio de la Jefatura del Guayas, por los años 2002 y 2003, por el valor de 5 433, conforme el siguiente resumen: Dirección de Responsabilidades- Teléfono Oficina Matriz: Av. Juan Montalvo e4-37 y Av. 6 de Diciembre. Quito-Ecuador

2 ANOS VALOR TOTAL VALORES DE LAS TASAS Y ESPECIES VALORADAS DEVUELTAS El detalle de las tasas y especies valoradas constan en anexo 2 que se adjuntó. Con oficio 081-JPRCG-F de 2 de septiembre de 2005, el Jefe Financiero del Registro Civil del Guayas informó que se realizó depósitos desde el 8 de enero de 2002 hasta el 31 de diciembre de 2004, por ,20, conforme el siguiente resumen anual y cuyo detalle consta en anexo 3 adjunto: TOTAL VALORES DE LAS TASAS Y ESPECIES VALORADAS DEPOSITADOS , , , ,20 Adicionalmente, se estableció que existen especies valoradas dañadas correspondientes a la Jefatura Cantonal de Milagro, por 4 544, de acuerdo al siguiente detalle: TOTAL VALORESDE CEDULAS POR PRIMERA VEZ DAÑADAS VALORES DE CEDULAS POR RENOVACION DAÑADAS TOTAL Según datos proporcionados por el Departamento Financiero del Registro Civil del Guayas, se estableció que en la parroquia Roberto Astudillo, el saldo inicial al 8 de enero del 2002, fue de 264 ; el Jefe de la parroquia Roberto Astudillo, con oficio de 15 de agosto del 2005, manifiesta que a fin de prestar los diferentes servicios a los usuarios, recibió tasas y especies valoradas por parte del Jefe Cantonal de Milagro, por el valor de 949,50, dando como resultado un total de especies entregadas por 1 213,50, de acuerdo al detalle siguiente: Saldo inicial al 02/01/ VALOR TOTAL VALORES DE TASA Y ESPECIES ENTREGADAS , ,50 El detalle de las tasas y especies valoradas consta en anexo 4 que se adjuntó. El Departamento Financiero proporcionó un detalle en el que indica que el Jefe del Registro Civil de la Parroquia Roberto Astudillo realizó depósitos por tasas y especies valoradas al 31 de diciembre del 2004, fue por el valor de , como se detalla a continuación: TOTAL VALORES DE TASAS Y ESPECIES VALORADAS DEPOSITADAS 423,90 455,50 334, ,50 El detalle de los depósitos realizados consta en anexo 6 que se adjuntó. 2

3 Conforme consta en el acta de entrega recepción suscrita por los Jefes Cantonales de Milagro saliente y entrante, el 18 de enero de 2005, el saldo físico de las tasas y especies valoradas al 31 de diciembre de 2004, fue por el valor de , como se detalla a continuación: CABNTIDAD DE ESPECIES VALORADAS Y TASAS VALOR UNITARIO VALOR TOTAL PARTIDAS DE NACIMIENTO INTEGRAS 600 0, INSCRIPCION DE SENTENCIA MATRIMONIO EN OFICINA PARTIDAS COMPUTARIZADAS EN LINEA 230 0,20 46 PARTIDAS DE MATRIMONIO TIP ,50 198,50 PARTIDAS DE DEFUNCION TIP 171 0,50 85,50 CEDULACION POR PRIMER VEZ CEDULACION POR RENOVACION SOLICITUD DE CUALQUIER CLASE 8 0,50 4 RESOLUCION ADMINISTRATIVA INSCRIPCION TARDIA OTROS SERVICIOS RAZONES 62 0,50 31 TOTALES: , De todo lo indicado y de acuerdo con la documentación que existe en el Departamento Financiero de la Jefatura Provincial de Registro Civil del Guayas y en la Jefatura Cantonal de Milagro, por la venta de especies valoradas y tasas se estableció el siguiente movimiento contable: INGRESOS EGRESOS Saldo inicial al ,50 Especies valoradas y tasas entregadas a la Jefatura Cantonal del ,50 Registro Civil de Milagro Especies valoradas y tasas devueltas por la Jefatura Cantonal de Milagro al custodio de la Jefatura Provincial del Registro Civil del Guayas del al Especies valoradas y tasas dañadas de la Jefatura Cantonal de Milagro del al Especies valoradas y tasas entregadas al Jefe de Area de la 1 213,50 parroguia Roberto Astudillo, cantón Milagro por parte de la Jefatura cantonal de Milagro al Depósito realizado por la Jefatura cantonal de Milagro del ,20 08 al Saldo al ,30 SUMAN IGUALES: PRESENTACION DE SALDOS Saldo al 31/12/ ,30 Saldo físico al 2004/12/ Diferencia 5 896,30 SUMAN IGUALES , ,30 Por lo expuesto, el monto de las tasas y especies valoradas no justificadas es de 5 896,30, incumpliendo con lo dispuesto en los artículos 194 Depósito de Recursos Financieros de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control; 11 Aplicación del Control Interno de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, respecto al depósito íntegro e intacto de lo recaudado; y, 40 de la misma ley, Responsabilidad por Acción u Omisión, incumplimientos que ocasionaran perjuicio económico a la entidad en el valor de la glosa. 3

4 II. III. Que por este motivo, el 29 de febrero de 2008 se expidió la glosa N 2610, en contra del señor José Luis Valencia Escalante, habiéndosele notificado legalmente por la prensa, Diario El Comercio, el 21 de mayo de 2008, dándole a conocer el fundamento de la observación y concediéndole el plazo de sesenta días, de conformidad con lo previsto en el artículo 53, numeral 1, de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, a fin de que conteste y presente las pruebas de descargo pertinentes. Que dentro del plazo legal, el administrado da contestación a la glosa mediante comunicación 92710, ingresada a la Contraloría General del Estado, el 7 de agosto de 2008 a través de la cual manifiesta: Que luego de la lectura del borrador del informe, pudo darse cuenta que no constaba el análisis de la documentación de las Parroquias Chobo y Mariscal Sucre del cantón Milagro. Que en la estructura orgánica de la Institución, la Jefatura Cantonal del Registro Civil de Milagro, tiene a su cargo las parroquias de Roberto Astudillo, Chobo y Mariscal Sucre, a las que él proveía de materiales, tales como especies valoradas y tasas, por conceptos de los diferentes servicios a los Jefes de dichas oficinas. Que en los datos proporcionados por el Departamento Financiero del Registro Civil del Guayas, solo consta que la Parroquia Roberto Astudillo ha recibido material de especies valoradas y tasas, sin considerar la información de las parroquias Chobo y Mariscal, la cual fue encontrada traspapelada y consta en el anexo 1 debidamente notariado. Revisado la documentación remitida por el sujeto de responsabilidad (fojas 1 a 216), entre los que constan: reporte diarios de ingresos, comprobantes de egresos y acción de personal, etc., cabe indicar que no se procede el análisis previsto en el artículo 28 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, por cuanto los anexos de fojas 1 a 149, se encuentran notariadas y en los de fojas 150 a 209 al reverso se aprecia un sello que dice Jefatura del Registro Civil, Identificación del Guayas con una rúbrica ilegible; al respecto es importante anotar que el artículo 18, numeral 5 de la Ley Notarial, le confiere al Notario dar fé únicamente de la exactitud, conforme y corrección de lo que se ha exhibido; en consecuencia al no haber dado cumplimiento a las exigencias del artículo 27 del Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades, en concordancia con las normas respectivas a los instrumentos públicos, señalados en el artículo 169 del Código de Procedimiento Civil, ya que, para que dichos documentos constituyan prueba instrumental, deben consistir éstos en copias auténticas o copias certificadas en debida forma por la autoridad competente de la entidad donde se originaron los mismos, es decir, deben contener como requisitos esenciales nombres, apellido, cargo y firma de la autoridad que los certifica, lugar y fecha de otorgamiento y sellos que los avalen. IV. Que analizados tanto el informe de examen especial como el memorando de antecedentes, registrados en archivo con el numero , así como los argumentos y documentos, se concluye: El valor de 5 896,30, procede ser confirmado en contra del señor José Luis Valencia Escalante, jefe cantonal, por cuanto como responsable de la recepción, venta, custodia y depósito de los valores recibidos por especies valoradas y tasas, no justificó documentadamente o con los depósitos correspondientes, el destino o su utilización, inobservando los artículos 194 Depósito de Recursos Financieros de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control; 11 Aplicación del Control Interno de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, respecto al depósito íntegro e intacto de lo recaudado; 40, Responsabilidad por Acción u Omisión, y 77, letras a) y e) del mismo cuerpo legal, respecto a..las responsabilidades de las máximas autoridades, para dirigir y asegurar el 4

5 funcionamiento de un sistema de control interno de la administración financiera y dictar los correspondientes reglamentos. Por ende, el perjuicio económico causado al Estado persiste, debiendo ser resarcido de conformidad con lo dispuesto en el artículo 52, inciso segundo de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Por lo manifestado, en ejercicio de las facultades que le confiere la ley, RESULEVE I. CONFIRMAR la responsabilidad civil predeterminada mediante glosa N 2610 de 29 de febrero de 2008, por 5 896,30 en contra del señor José Luis Valencia Escalante, jefe cantonal del Registro Civil de Milagro, provincia del Guayas. II REMITIR copia certificada de la presente resolución al señor Director de Patrocinio, Recaudación y Coactivas de la Contraloría General del Estado, a fin de que disponga la emisión de un título de crédito por el valor 5 896,30, en contra del señor José Luis Valencia Escalante, cuyos intereses se calcularan desde la fecha del perjuicio económico, estos es, a partir del 31 de diciembre de 2004 (saldo físico) de acuerdo con el artículo 84, numeral 1, de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado; y su recaudación al tenor del artículo 57, numeral 1, de la Ley citada. El funcionario recaudador comunicará sobre la emisión detallada del título de crédito en referencia a la Dirección de Responsabilidades de la Contraloría General del Estado, según lo dispuesto en el párrafo cuarto de la Ley referida. Notifíquese.- Por el Contralor General del Estado A Directora de Responsabilidades 5