GOBIERNO MUNICIPAL DEL CANTON QUINSALOMA. Ordenanza de Administración del Fondo de Caja Chica y de Fondo a Rendir Cuentas. EXPOSICION DE MOTIVOS

Transcripción

1 GOBIERNO MUNICIPAL DEL CANTON QUINSALOMA Ordenanza de Administración del Fondo de Caja Chica y de Fondo a Rendir Cuentas. EXPOSICION DE MOTIVOS Existen gastos que deben ser realizados de manera urgente para no detener ni obstaculizar la oportunidad de los resultados de la administración municipal por falta de los bienes o servicios que son requeridos de manera urgente, para lo cual es necesario la utilización de efectivo, por cuanto la demora en la tramitación ordinaria de adquisición del bien o pago del servicio, afectaría la eficiencia de la gestión. Ventajosamente, Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, las normas técnicas de control interno y más disposiciones que regulan la administración financiera de las instituciones públicas, determinan la necesidad de establecer reglamentaciones que optimicen el uso y manejo de los recursos públicos en forma ágil y oportuna, disponiendo de los valores en efectivo en la cantidad y en el momento para satisfacer las necesidades de menor cuantía conforme la demanda y exigencias de una buena y eficiente administración pública municipal, reglamentando su uso de conformidad con las leyes vigentes de tal manera que permitan ejercer un adecuado control de usos de tales recursos en efectivo. Con este propósito El Concejo expide la siguiente ordenanza: El CONCEJO DEL GOBIERNO MUNICIPAL DEL CANTON QUINSALOMA. Considerando: Que, la Constitución Política en el artículo 240 concede facultades legislativas a los concejos municipales en el ámbito de sus competencias y jurisdicciones territoriales, facultándoles según el Art. 264 a expedir ordenanzas cantonales; Que, el literal a) del Art. 57 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización COOTAD, faculta a los gobiernos autónomos descentralizados municipales el ejercicio de la facultad normativa mediante la expedición de ordenanzas cantonales, acuerdos y resoluciones; y, 1

2 Que, el Art. 201 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, faculta a las entidades del sector Público, establecer fondos fijos de Caja Chica, en dinero efectivo, para satisfacer egresos de menor cuantía y que tengan el carácter de urgente, para satisfacerlos con la debida oportunidad. En uso de las facultades concedidas en el artículo 264, inciso final de la Constitución y en el artículo 57 del COOTAD EXPIDE: LA ORDENANZA QUE REGLAMENTA LA ADMINISTRACION, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA DEL GOBIERNO MUNICIPAL DE QUINSALOMA CAPITULO I DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Art. 1.- Caja chica.- Es la cantidad de dinero en efectivo destinada a realizar gastos menores por razones de agilidad y oportunidad de la disposición de los bienes. Este fondo fijo de caja chica se lo determina en cumplimiento del artículo 201 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. Art. 2.- Constitución del fondo fijo de caja chica.- El valor asignado para este fondo se lo establece en la suma de USD $ 800,00 (OCHOCIENTOS DOLARES), para la Administración General y de USD $ (500,00 (QUINIENTOS DOLARES) para la Dirección de Obras Públicas. Art. 3.- Finalidad.- La existencia de este fondo, tiene como finalidad habilitar el pago en efectivo de los bienes y servicios que tengan un valor pequeño y cuya disponibilidad sea urgente, con el fin de agilitar el trámite de adquisición y pagos. Art. 4.- Administrador.- La Secretaria General del Gobierno Municipal del Cantón Quinsaloma, administrará el fondo fijo de caja chica destinado a la Administración General, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes y de acuerdo con las normas técnicas de control interno dictadas por la Contraloría General del Estado. El fondo fijo de caja chica de la Dirección de Obras Públicas estará a cargo de la Asistente Administrativa de esa dependencia, quien administrará el fondo bajo las mismas normas técnicas y disposiciones legales que existan al respecto. Las autorizaciones para el compromiso de los gastos serán concedidas por la Secretaría General, responsable del manejo de dicho fondo; las autorizaciones de gastos para el fondo fijo de caja chica de la Dirección de Obras Públicas, las impartirá el Director de Obras Públicas. 2

3 CAPITULO II DE LA UTILIZACION DE LOS FONDOS Art. 5.- El fondo fijo de caja chica, de la Secretaría General podrá ser utilizado para atender pagos aplicados a los costos de los siguientes bienes y servicios, tales como: - Fletes emergentes cuyo monto de gasto no supere el señalado en el Art. 7 de la presente ordenanza. - Correos. - Gastos judiciales. - Copias de documentos requeridos por la entidad. - Suministros y materiales en pequeñas cantidades. - Costo de instalaciones pequeñas de los servicios de telefonía, electricidad, plomería, albañilería y otros semejantes. - Gastos menores por servicios de alimentación durante sesiones que se prolonguen fuera del horario normal del Municipio. Refrigerios, cafés y aguas. Art. 6.- El fondo fijo de caja chica, de la Dirección de Obras Públicas podrá ser utilizado para atender pagos aplicados a los costos de los siguientes bienes y servicios, tales como: - Adquisición de combustibles, lubricantes, líquidos de frenos, grasas y semejantes para emergencias de los vehículos, maquinarias y equipos municipales. - Adquisición oportuna y urgente de piezas, partes, insumos, llantas y repuestos de vehículos, equipos y maquinarias. - Pago de fletes calificados de urgentes. - Adquisición de materiales para croquis y planos. Art. 7.- Valor máximo.- El valor máximo permitido que se puede pagar con los fondos de caja chica, es de $ 50,00 USD., en cada oportunidad, siempre y cuando sea imperioso y prioritario el gasto. En el fondo fijo de caja chica de la Dirección de Obras Públicas será máximo de hasta $ 100,00 USD para gastos de piezas, partes, insumos, arreglo de llantas y repuestos. Art. 8.- Utilización de los recursos.- En ningún caso los recursos de los fondos fijos de caja chica podrán ser utilizados para abrir cuentas corrientes o de ahorro, para anticipos o préstamos, cambios de cheques personales o institucionales, ni de cualquier otra índole. No se utilizarán para pago de servicios personales viáticos y subsistencias y gastos que no tienen el carácter de previsibles o urgentes. Art. 9.- Vale de Caja Chica.- Todo pago realizado con el fondo fijo de caja chica, debe tener el respaldo del respectivo VALE DE CAJA CHICA, en el mismo que debe 3

4 constar básicamente: El funcionario que ordena el desembolso, la unidad a la que corresponde, el valor en números y en letras, el concepto, la fecha y las firmas de responsabilidad del funcionario que autoriza el gasto y del respectivo responsable (custodio) del fondo fijo de caja chica. Para la legalización del fondo se incluirán facturas, notas de venta y otros comprobantes de pago de los gastos realizados en la adquisición de bienes y servicios autorizados en la presente ordenanza para cada uno de los administradores de los fondos fijos de caja chica. Los gastos efectuados con estos fondos deberán contar y resumirse en el formulario VALE DE CAJA CHICA, al que deberá adjuntarse las facturas, recibos y comprobantes de pago que respalden el egreso del fondo respectivo. Estos documentos anexos deberán contener los requisitos establecidos en el reglamento de comprobantes de venta y retención y los que establezcan las leyes vigentes conexas. CAPITULO III DE LA REPOSICION DE LOS FONDOS Art Reposición de fondos.- Una vez que los fondos de caja chica hayan sido utilizados en un 60%, el administrador respectivo, en su calidad de custodio responsable del manejo, presentará los comprobantes de los gastos en un formulario que contenga el resumen de los mismos al Director Financiero, quien luego del análisis dispondrá se reponga el fondo mediante transferencia a la cuenta bancaria del administrador en la que recibe sus remuneraciones. La trasferencia será a nombre del custodio y por el valor de los comprobantes presentados para reposición, en forma inmediata. El trámite de reposición se efectuará máximo dentro de las cuarenta y ocho horas posteriores a la presentación de los documentos con los cuales se justifiquen los gastos realizados. Para la reposición del fondo, se utilizará el formulario RESUMEN DE CAJA CHICA O REPORTE, que debe contener las siguientes columnas: Ítem o número de vale de caja, fecha, concepto y valor, en la que deberán firmar los funcionarios responsables de la administración, manejo y desembolso del fondo fijo de caja chica. Art Arqueos.- El Director Financiero del Gobierno Municipal de Quinsaloma, tiene la responsabilidad de efectuar un control permanente y adecuado del buen uso de los fondos, para lo cual realizará arqueos periódicos y supervisará el uso de los mismos, dejando constancia en actas de las novedades que hubiere encontrado. Art Facturas y recibos.- Las facturas o recibos de pago serán extendidas por el beneficiario del pago, en sus propios formularios o liquidación de compra. En todo caso, dichas facturas o recibos se agregarán a los comprobantes de egresos correspondientes, que tendrán numeración corrida de conformidad con lo que se 4

5 establece en la ley, en los reglamentos de facturación vigente y en las normas técnicas de control interno. Art Autorización de pago.- La reposición con cargo a los fondos de caja chica serán autorizados por los custodios. Art Prohibición.- Es estrictamente prohibida la utilización de los fondos de caja chica en gastos que no consten expresamente autorizados en la presente ordenanza. CAPITULO IV DE LAS SANCIONES Art Sanción.- Si las novedades producidas y observadas por el Director Financiero luego de haber cumplido con lo dispuesto en el Art. 11 de esta Ordenanza, ameritan sanción, solicitará al Alcalde su imposición. Art Responsabilidad.- Los Custodios de los fondos de caja Chica, que hubieran incurrido en la prohibición prevista en el Art. 14, de ésta ordenanza, o cuando utilizare gastos indebidos o presentare comprobantes falsos, será responsable personal y pecuniariamente, por el monto total del gasto y de los perjuicios que causare al Gobierno Municipal del Cantón Quinsaloma. Art Sin perjuicio de las sanciones antes señaladas que puedan serle impuestas a los custodios, estos además serán responsables y sujetos al trámite administrativo, civil o penal a que hubiere lugar, de ser el caso. DISPOSICIONES GENERALES Primera.- De la Caución del Custodio.- El custodio o responsable del manejo del fondo fijo de caja chica, deberá rendir caución de conformidad a lo dispuesto en el Reglamento para Registro y Control de Cauciones. Segunda.- Derogatoria.- En cumplimiento a lo prescrito en el Art. 39 del Código Civil, derogase en forma expresa la Ordenanza aprobada el 30 de julio del 2008, así como las demás normas internas, disposiciones o resoluciones legales que se opongan a la presente ordenanza. DISPOSICIONES TRANSITORIAS Primera.- Vigencia.- La presente ordenanza entrará en vigencia a partir de su aprobación y sanción del señor Alcalde, sin perjuicio de su publicación en la Gaceta Municipal. Dado y firmada en la sala de sesiones del Concejo Municipal de Quinsaloma, a los dieciocho días del mes de febrero del año dos mil once. 5

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