Como incrementar su productividad con controles contínuos. Cr. Emilio Nicola, PMP

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1 Como incrementar su productividad con controles contínuos Cr. Emilio Nicola, PMP

2 Auditoría continua Auditoría está cansada de llegar y contar muertos Es tiempo de comenzar a salvarlos. Carlos Fernando Rozen, Presidente de la Asociación Argentina de Ética y Compilance

3 Como mejorar la productividad mediante el uso de controles continuos. El analista de datos llega a su puesto de trabajo en la mañana y tiene unos 10 mails con notificaciones de excepciones las cuales debe analizar. Éstas excepciones fueron enviadas por una herramienta de Software (ej. ACL) por medio de una rutina que se ejecuta a diario creada por el propio analista Se ejecutan en la noche 5 rutinas con diferentes controles para identificar fraudes, errores e ineficiencias. Éstas excepciones son enviadas además a los responsables de negocio para que tomen medidas y las documenten en el sistema. Por otro lado se llevan indicadores para medir datos de importancia para la organización mediante un cuadro de mando integral

4 Como mejorar la productividad mediante el uso de controles continuos. Y todo esto con una mínima intervención del área de sistemas Ciencia ficción o realidad?

5 Éste escenario es posible implementando el MCAA

6 ORIGEN Tendencia Altos riesgos alertas oportunas, comprobaciones más frecuentes Alto nivel de informatización detectar deficiencias de control y fraudes analizando datos Mayor número de transacciones dificultades a la hora de definir muestras Mayor complejidad en los proceso de negocio el costo de resolver problemas es mucho mayor si lo detectamos tardíamente Dependencia con la tecnología necesidad de analistas de información de independizarse cada vez más del área de TI

7 ENFOQUE TRADICIONAL Las pruebas se realizaban en forma cíclica y retrospectiva: Se asume que los controles son más efectivos luego de los resultados y recomendaciones de cada auditoría pero generalmente hay una brecha de tiempo muy extensa. ENFOQUE CONTÍNUO Los controles son mas eficientes dado que se prueban de manera continua reportando los resultados con la ocurrencia de un evento dado, no hay que esperar al año siguiente cuando se vuelva a realizar la auditoria para verificar que los procedimientos se estén aplicando. La revisión y las excepciones se hacen en el momento

8 Auditoria Continua (AC) Metodología Utilizada por los auditores Tiene la finalidad de realizar actividades relacionadas con revisiones en tiempo real Monitoreo Continuo (MC) Proceso gerencial Permite a los gerentes y supervisores cumplir sus objetivos.

9 AC y CM CA y CM se retroalimentan pero no son lo mismo. Diferencia con Monitoreo Continuo (CM) Aseguramiento continuo = CA + CM

10 Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA Características: Consta de cinco niveles Consiste en un proceso organizado Permite implantar un enfoque de Aseguramiento Continuo de forma progresiva, y simultáneamente, aumentar su complejidad y uso Incrementa la productividad de los controles Permite extender sus beneficios a toda la organización Tecnología y Data Analytics: Se trata de herramientas que permiten a la organización analizar datos y automatizar los controles

11

12 Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA

13 NIVEL 1 BÁSICO ANALISIS DE DATOS El auditor: Realiza clasificaciones de datos (sumar montos por tipos), compara totales. Identifica facturas o códigos de inventario duplicados, salto de secuencia de cheques, facturas entre otros. Utiliza el software de forma ad hoc y poco planificada. Cubre en las pruebas el 100% de la población de datos. Identifican indicadores en forma más ágil que si lo hicieran manual

14 NIVEL 1 BÁSICO ANALISIS DE DATOS BENEFICIOS Conocimiento rápido de grandes poblaciones de datos Mayor capacidad para detectar fraude, errores Incremento en la calidad y precisión de los resultados de auditoria

15 NIVEL 1 BÁSICO ANALISIS DE DATOS

16 NIVEL 1 BÁSICO ANALISIS DE DATOS

17 NIVEL 1 BÁSICO ANALISIS DE DATOS

18 Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA NIVEL 2 APLICADO El proceso de análisis de datos está integrado dentro de todo el proceso de auditoría. La planeación de auditoría y el diseño del programa de auditoría se apoya en análisis de datos. Un paso u objetivo de auditoría se alcanza con la ayuda de rutinas automáticas de análisis de datos. El auditor realiza pruebas de análisis de datos repetitivas, para soportar toda un área a ser auditada. A través del tiempo, el auditor progresivamente, adiciona más rutinas automáticas para soportar más objetivos de auditoría.

19 Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA NIVEL 2 APLICADO Beneficios Aumenta el conocimiento en las áreas Mejora la capacidad para detectar fraude, errores e ineficiencias, para ello debe ser diseñado con procedimientos automáticos repetitivos

20 Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA

21 Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA

22 Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA NIVEL 3 ADMINISTRADO Las rutinas automáticas se encuentran almacenadas y son centralizadas en un servidor. Se incrementa la eficiencia debido a que las rutinas automáticas, al ser centralizadas, se ejecutan en menos tiempo. Se reduce el riesgo de que el conocimiento que el auditor tenga sobre las rutinas se pierda si el auditor cambia de trabajo.

23 Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA

24 Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA

25 NIVEL 4 AUTOMATIZADO AUDITORÍA CONTINUA Un alto grado de automatización está presente en todo el proceso de las rutinas automáticas, desde el acceso a los datos hasta la distribución de los resultados a los auditores. Auditoria, concurrentemente, puede estar auditando cuatro o cinco áreas del negocio. Auditoría advierte fallas de control y riesgos, oportunamente y no mucho tiempo después. El alto grado de automatización de la auditoría permite a los auditores disponer de más tiempo para enfocarse en otras áreas de riesgo.

26 NIVEL 4 AUTOMATIZADO AUDITORÍA CONTINUA QUE NECESITO PARA MAXIMIZAR BENEFICIOS Procesos Cambios en los procedimientos tradicionales de auditoria Decisiones en áreas bajo auditoria continua Revisión y respuesta a los resultados y excepciones Personas Definición de Roles Gerente del programa/leader Capacitación Tecnología Software especializado en análisis electrónico de datos para auditoria Scripts y disparadores

27 NIVEL 4 AUTOMATIZADO AUDITORÍA CONTINUA

28 Auditoría continua MODELO DE CAPACIDAD ANALÍTICA DE AUDITORÍA

29 NIVEL 5 MONITORERO CONTINUO Los dueños de los procesos de negocios son informados, vía correo electrónico, de excepciones sobre fraudes y errores, tan pronto como ocurren. Auditoría Interna demuestra el valor del análisis de datos para detectar fallas de control.

30 NIVEL 5 MONITORERO CONTINUO BENEFICIOS Se desarrolla un mayor trabajo en equipo con los dueños de los procesos Permite a la organización obtener información precisa y oportuna para la toma de decisiones, actuar sobre tendencias no deseadas, convertir el monitoreo continuo en una ventaja competitiva.

31 NIVEL 5 MONITORERO CONTINUO

32 NIVEL 5 MONITORERO CONTINUO

33 NIVEL 5 MONITORERO CONTINUO

34 NIVEL 5 MONITORERO CONTINUO

35 NIVEL 5 MONITORERO CONTINUO

36 NIVEL 5 MONITORERO CONTINUO

37 PASOS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO Paso 1 Niveles 1 y 2: Validar la integridad de los datos de los procesos seleccionados. Esto es previo a iniciar la elaboración de las rutinas automáticas. Determinar las pruebas para los procesos seleccionados, la validez y su frecuencia. Elaborar las rutinas automáticas en la herramienta de software. Validar los resultados obtenidos y hacer los ajustes del caso. Incluir nuevos procesos a los originales y hacer las rutinas respectivas.

38 PASOS PARA IMPLEMENTAR EL MODELO Paso 2 Niveles 3 al 5: Adquirir la herramienta de software que permita implantar los tres niveles restantes (ej. ACL Audit Exchange). En caso de que no se tenga un servidor de datos del DAI donde se centralicen y administren las rutinas automáticas creadas previamente, adquirirlo. Capacitar al personal del DAI en el uso de la herramienta. Implantar esquemas de auditoría continua. Implantar esquemas de monitoreo continuo.

39 CONCLUSIONES El análisis electrónico de datos ofrece beneficios en la calidad, cantidad y alcance de las pruebas de auditoria. El modelo que vimos identifica los niveles necesarios para optimizar los beneficios en su acercamiento al monitoreo continuo. Cada nivel ofrece la base para moverse a la siguiente. Ahora contamos con un mapa que permite que auditoria interna evalúe y planifique su uso del análisis electrónico de datos en el camino hacia el monitoreo continuo

40 DATOS DE CONTACTO NOMB RE: WEB: TEL: PMN Consultores

41 GRACIAS POR SU TIEMPO

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