Departamento de Recursos Humanos Oficina Internacional del Trabajo

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1 Departamento de Recursos Humanos Oficina Internacional del Trabajo OFICINA DE PAISES DE LA OIT PARA MEXICO Y CUBA AVISO DE PUESTO VACANTE Se organiza una convocatoria para la presentación de candidaturas internas y externas a fin de cubrir la vacante siguiente: Nº de concurso: 026/2016 Grado: NOA Título: Oficial Nacional de Administración, Finanzas y Recursos Humanos Lugar de destino: México City, México Período: 1 año (renovable) Fecha de clausura: 21 de agosto 2016 Con arreglo a lo dispuesto en el Anexo I del Estatuto del Personal de la OIT, todos los concursos estarán abiertos a los candidatos internos (funcionarios titulares y con contratos de duración determinada que hayan completado su período de prueba a la fecha de clausura de esta convocatoria). Los funcionarios que presten servicio en proyectos de cooperación técnica, excepto aquellos que estén destacados en otro empleo en la Oficina, así como los funcionarios nombrados de conformidad con el Reglamento aplicable a las condiciones de empleo de los funcionarios con contrato de corta duración, no tendrán derecho a participar como candidatos internos; pero podrán presentarse como candidatos externos. INTRODUCCION La Oficina de Países de la OIT para México y Cuba tiene entre sus principales funciones: Promover la ratificación y dar seguimiento a la aplicación de las Normas Internacionales del Trabajo (Convenios y Recomendaciones); Brindar orientación y asistencia técnica a sus mandantes (gobiernos, organizaciones de empleadores, organizaciones de trabajadores) en México y Cuba, para la instrumentación de las Normas Internacionales del Trabajo en la práctica y el desarrollo de programas de cooperación que conduzcan a su cumplimiento; en este caso, en materia de empleo y productividad laboral. Para ello, la Oficina colabora también con otras agencias del Sistema de las Naciones Unidas, el poder legislativo y judicial, organismos descentralizados, gobiernos locales, organizaciones de la sociedad civil, instituciones académicas, fundaciones y los medios de comunicación; Con base en la generación de conocimiento especializado y la recopilación de las mejores prácticas internacionales, generar propuestas de cooperación y movilizar los recursos correspondientes. DESCRIPCIÓN DE TAREAS Bajo la supervisión directa del Director de la oficina, y en coordinación con la unidad de Administración (incluyendo Tecnologías de la Información (TI)), y Finanzas y la unidad de Recursos Humanos de la Oficina Regional, el oficial nacional de Administración, Finanzas y Recursos Humanos llevará a cabo funciones para controlar y asegurar que el manejo de los recursos de la OIT se efectúe correcta y ordenadamente de acuerdo con los reglamentos de la Organización. El/la titular debe organizar administrativamente el funcionamiento de la oficina y la gestión de los recursos humanos, conforme a los objetivos de la Oficina y al Estatuto de Personal. 1

2 FUNCIONES ESPECÍFICAS ADMINISTRACION: 1. Gestionar y controlar la Administración general de la Oficina, asegurando un lugar confortable y seguro que cuente con un mantenimiento preventivo y correctivo adecuado para el edificio y su equipamiento. 2. Gestionar y controlar el abastecimiento, mantenimiento y seguridad de mobiliario, equipos, vehículos y materiales que requiere la oficina y los proyectos de los que se ocupa. Mantener actualizado el inventario correspondiente y atender todas las solicitudes de información requeridas por la Oficina Regional o la sede de la OIT. 3. Negociar contratos con las mejores condiciones para la oficina para los servicios que se requieren, como alquiler, seguros, seguridad, limpieza, internet, electricidad, telefonía, banco, agencia de viajes, mantenimiento de equipos, resguardo de información, entre otros. Mantener contactos con bancos locales, compañías de seguros, agencias gubernamentales, otras agencias de las Naciones Unidas, etc., para la provisión de bienes y servicios. 4. Llevar a cabo licitaciones, comparación de precios y emisión de órdenes de compras y contratos, siguiendo los lineamientos de la OIT para compras de bienes y servicios. 5. Gestionar el despacho/recepción aduanero de bienes de la OIT y efectos personales de funcionarios internacionales, el procesamiento de formularios de inmigración, solicitud de franquicias y otras formalidades, y negociar con los organismos externos correspondientes, según convenga. 6. Coordinar con la sede las mudanzas internacionales de los funcionarios, así como la emisión de documentación requerida. 7. Supervisar la recepción de la correspondencia y su adecuado registro. Así mismo, garantizar el adecuado despacho de la correspondencia y el mantenimiento adecuado del archivo general de la oficina. Gestionar el uso y mantenimiento de todos los historiales de la oficina. 8. Actuar como punto focal de seguridad a cargo de aplicar las políticas indicadas por los documentos mandatorios que señalan los mínimos estándares de seguridad para la Oficina y para la residencia de funcionarios internacionales. Ser responsable de la seguridad e integridad de los datos informáticos de la oficina y representar a la OIT en las reuniones convocadas por la Oficina de Seguridad de las Naciones Unidas, atendiendo al cumplimiento de los MOSS y MORSS. 9. Representar a las OIT en reuniones inter-agenciales del sistema de las Naciones Unidas y en los grupos de trabajo sobre Servicios Comunes. 10. Encargarse de mantener actualizado el Plan de Continuidad de Negocios (BCP) para la Oficina. 11. Supervisar el adecuado uso del vehículo oficial, el mantenimiento y su correspondiente reporte de uso. 12. Garantizar el apoyo logístico necesario para seminarios, talleres, sesiones formativas y reuniones en coordinación con el área de Programación. 13. Controlar el uso y actualización de los sistemas y servicios de comunicación de la Oficina, e introducir procedimientos o prácticas de oficina nuevos y/o mejores. 14. Responsabilizarse de misiones de otras oficinas o lugares de proyecto con el fin de proporcionar información y resolver problemas de carácter financiero, administrativo o de personal. 2

3 15. Supervisar la elaboración de la página Web de la OIT/México y sus posteriores actualizaciones, acorde a los lineamientos establecidos para tales propósitos por la OIT. 16. Supervisar el trabajo realizado por el personal de apoyo administrativo. FINANZAS 1. Elaborar previsiones de gastos, propuestas y cálculos presupuestarios para todas las fuentes de fondos. Recopilar y presentar información estadística, Tener al día historiales financieros para todas las fuentes de fondos, Controlar las operaciones de las cuentas en dólares estadounidenses y en moneda local, y asegurarse de que el balance de los depósitos sea adecuado. Custodiar los historiales contables para las cuentas de anticipos de la oficina. 2. Mantener contacto por todos los medios de comunicación disponibles con la sede, la Oficina Regional y otras oficinas y organismos externos sobre asuntos financieros, administrativos y de personal incluida la preparación de correspondencia para firma del Director. 3. Revisar y consolidar las previsiones de gastos semestrales basadas en las asignaciones aprobadas para todas las fuentes de fondos (Forecast), así como proponer las modificaciones necesarias en las asignaciones presupuestarias. 4. Coordinar todas las transacciones financieras, controlar los gastos y asegurarse de que se realizan todos los pagos que requieren interpretación y aplicación de las normativas y procedimientos administrativos y financieros de la OIT. Actuar como testigo en los desembolsos de fondos. 5. Proporcionar orientación e información al personal sobre reglas, normativas y procedimientos relacionados con las condiciones de servicio y otros asuntos administrativos. 6. Proporcionar asesoría y ayuda al personal a la hora de elaborar presupuestos de proyectos, revisiones documentales de proyectos y presupuestos para otras actividades. Proporcionar ayuda y orientación en la gestión de proyectos en lo referente al control de los fondos de dichos proyectos, así como en la actualización de los controles internos de los proyectos. 7. Revisar la preparación de las nóminas del personal de la oficina y de proyectos. Asegurar los pagos correspondientes al personal y los pagos de bienes y servicios contratados localmente, asegurando que se llevan a cabo de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos. 8. Coordinar la implementación del nuevo sistema informático IRIS (basado en el software de ORACLE ERP). 9. Realizar planes y preparativos de viajes, así como calcular y liquidar los gastos de viaje del personal de la oficina u otro personal, según corresponda. TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION (TI) En coordinación con la unidad de Sistemas de la Oficina Regional: 1. Participar activamente en el proceso de selección del proveedor de servicios de TI en la oficina de la OIT para México y Cuba y supervisar las actividades de la empresa seleccionada, coordinando los servicios prestados para asegurar, en colaboración con la Oficina Regional, el correcto funcionamiento de la red informática, así como un apoyo técnico de calidad por parte de la empresa contratada. 2. Coordinar con la empresa de servicios la limpieza regular de los sistemas de archivos (eliminación de archivos personales y duplicados). 3

4 3. Revisar de forma continua el consumo de Internet en la oficina y tomar medidas oportunas causadas por el uso inadecuado. 4. Asegurar el uso adecuado del sistema de gestión de tickets para registrar y escalar los problemas a la Oficina Regional y/o a INFOTEC en la sede. 5. Controlar las actividades de la red para solucionar problemas recurrentes, asegurando el correcto uso de las PCs y del licenciamiento. 6. Mantenerse actualizado en cuanto al área de TI, así como a las normas y procedimientos relevantes dentro de la Organización. 7. Coordinar el llamado regular a concurso para proveedores de servicios de Internet para la oficina, así como proporcionar asistencia técnica para la redacción y actualización de los términos de referencia y la evaluación de las ofertas. Ayudar a la unidad responsable en la Oficina Regional en la identificación de los presupuestos de la región. RECURSOS HUMANOS 1. Actuar como responsable de personal nacional de la oficina en la gestión de todas las operaciones de personal descentralizadas. En coordinación con la Oficina Regional, determinar la elegibilidad de los beneficios y prestaciones del personal, aplicar principios de clasificación de puestos vacantes y liderar los procesos de selección de personal y posterior contratación con base en las recomendaciones y aprobaciones requeridas. Orientar e informar a los miembros del personal sobre beneficios, normas, reglamentos y procedimientos relativos a las condiciones de servicio y empleo. 2. Participar en la prospección de personal local. Preparar términos de referencia y avisos de puestos vacantes en coordinación con la Oficina Regional. Desarrollar la estrategia de difusión de puestos vacantes para Servicios Generales y Cooperación Técnica. Coordinar las actividades del Comité Local de Selección de Personal y establecer los procedimientos de selección de conformidad con el Procedimiento para Selección de Personal Local. Coordinar todas las fases del proceso de selección. 3. Orientar y participar en la formación de personal en los procedimientos y en la administración de recursos humanos. Organizar y llevar a cabo la inducción de los funcionarios y expertos en lo que se refiere a asuntos de personal. 4. Preparar, procesar y controlar a través del sistema integrado de recursos humanos, todas las acciones relacionadas con el reclutamiento y terminación de contratos del personal local de la OIT, así como extensiones, promociones, nuevas escalas salariales, etc., siguiendo las instrucciones y las pautas establecidas en coordinación con la Oficina Regional y la sede de la OIT. Participar en representación de la Oficina en reuniones inter-agenciales entre organismos de las Naciones Unidas, incluyendo el Comité Local de Salarios. 5. Crear y mantener bases de datos para la administración de recursos humanos. 6. Controlar todas las operaciones de recursos humanos relacionadas con diversas acciones de acuerdo con las instrucciones, directrices, las normas y las políticas de la OIT (contratación, extensión, promoción, terminación de contratos, beneficios, etc.). 7. Controlar el uso y el mantenimiento de los archivos de recursos humanos de la oficina e contribuir a la mejora en los procedimientos y prácticas de la oficina. Mantener debidamente ordenados y actualizados los P. Files del personal de la Oficina. 8. Coordinar el registro de vacaciones, ausencias médicas, horarios de trabajo del personal de la OIT. Coordinar, gestionar y dar seguimiento a los exámenes médicos del personal de la Oficina. 4

5 9. Apoyar y orientar al personal internacional en cuestiones relacionadas con la instalación, apertura de cuentas bancarias, repatriación, gestiones ante la Secretaría de Relaciones Exteriores, subsidios de educación, etc. 10. Administrar todas las acciones relacionadas con los viajes estatutarios del personal y de otros miembros administrados por la oficina de acuerdo con las políticas, reglas e instrucciones de la OIT. 11. Coordinar conjuntamente con la Dirección de la Oficina la estrategia de capacitación para el personal local, facilitando la distribución equitativa de los recursos asignados para tales efectos. Mantener actualizados los reportes de gastos sobre este rubro, así como los informes de seguimiento. 12. Coordinar con la Dirección el cumplimiento del proceso de evaluación del desempeño de todo el personal de la Oficina, siguiendo los lineamientos de la sede y en coordinación con la Oficina Regional. 13. Participar en la búsqueda de solución de problemas, y conflictos eventuales relacionados con el personal y la administración de una manera equitativa y respetuosa. 14. Supervisar el trabajo del personal de apoyo. 15. Desempeñar otras funciones que puedan ser asignadas por el/la supervisor/a. REQUISITOS Formación Título universitario de primer grado en gestión de recursos humanos, administración de empresas, desarrollo organizacional, derecho, ciencias sociales o en un campo relacionado. Se considerará una ventaja una especialización formal en áreas relacionadas con el puesto. Experiencia Al menos uno o dos años de experiencia profesional probada en Administración, Finanzas y Gestión de Personal. Será valorada la experiencia en preparación y monitoreo de presupuestos, así como en la realización de cálculos financieros. Igualmente se valorará la experiencia en negociación con grupos de interés. Se considerará una ventaja la experiencia implementando o trabajando en un entorno utilizando sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) como, por ejemplo, Oracle o SAP. Se considerará una ventaja adicional la experiencia en la gestión de proyectos y en el uso de herramientas de tecnología Microsoft tales como Outlook y Shared point. Se considerará una ventaja la experiencia profesional en alguna de las organizaciones del Sistema de Naciones Unidas. Idiomas Perfecto dominio del español y buen conocimiento de inglés. Conocimientos de otros idiomas de trabajo en la OIT se considerará como una ventaja. Competencias Habilidad para interpretar información administrativa, identificar y analizar problemas, y para entender los diferentes componentes y su interrelación. Buenas dotes de redacción. Habilidad para comunicarse con eficacia oralmente y por escrito. Habilidad para explicar información. Habilidad para el uso de programas informáticos. Habilidad para tratar temas confidenciales y delicados. Capacidad de organización. Habilidad para trabajar por propia iniciativa y como miembro de un equipo. Habilidad para tratar con tacto y diplomacia. Debe de demostrar que posee una buena conducta ética y mostrar honestidad e integridad. Habilidad para supervisar personal. Habilidad de negociación con clientes, proveedores y otros grupos de interés. Las personas interesadas en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, sirven de base para evaluar el desempeño de quienes tengan 5

6 contratos de un año o más de duración: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Asume la responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración. CANDIDATURAS Sólo se considerarán las hojas de vida que cumplan con los requisitos descritos en este anuncio, enviadas junto con una carta de presentación (de una página de longitud como máximo), haciendo referencia al número de concurso 026/2016(MEX) Oficial de Administración, Finanzas y RRHH, hasta el domingo 21 de agosto de 2016 únicamente a la cuenta de correo lim_resourcing@ilo.org Sólo los candidatos preseleccionados serán contactados para participar en la ronda de entrevistas y prueba técnica que proceda. No se aceptarán candidaturas recibidas después de la fecha de clausura y solamente serán consideradas las solicitudes presentadas a través de correo electrónico. Este anuncio está dirigido al público local (nacional o con nacionalidad mexicana o residencia permanente en el lugar de destino). La persona que gane el concurso deberá sustentar su CV, mediante la presentación de documentos que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa. Se solicitará referencias laborales a sus supervisores anteriores. De conformidad con el Estatuto del Personal de la OIT la persona seleccionada estará en periodo de prueba durante los dos primeros años del período de este contrato y por la tanto, trabajará en estrecha colaboración y bajo el monitoreo directo de las unidades responsables en la Oficina Regional. Se espera que la persona seleccionada asuma progresivamente mayor responsabilidad e independencia en el desempeño satisfactorio de sus funciones. 6