Manual de Usuario. SMS Inteligente

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1 Manual de Usuario SMS Inteligente

2 Contenido 1.Introducción Características y requerimientos del equipo de cómputo Requerimientos previos Cómo utilizar el portal...4 Ingreso al Portal:...4 Olvido de clave:... 5 Cambio de clave:...5 Desbloquear usuario:...6 El sistema te dará la bienvenida Envíos...8 Envío Rápido:...8 Envío Masivo:...10 Plantillas: Contactos...20 Grupos:...20 Contactos: Reportes...24 Hoy:...25 Historial: Salir...26

3 1. Introducción Bienvenido a SMS Inteligente TigoUne un portal especializado en el envío masivo de mensajes de texto. A través del sitio tigosms.co podrá realizar el envío de mensajes de texto de una manera sencilla y rápida, desde un envío mínimo a 1 contacto hasta un envío masivo de mensajes sin límite de contactos. Esta herramienta le garantiza que sus clientes recibirán exactamente la información que desea transmitir a través de plantillas creadas por usted, las cuales podrá utilizar las veces que desee. Además, podrá crear múltiples grupos de contactos y de esta forma realizar un envío más ágil y eficaz. 2. Características y requerimientos del equipo de cómputo Para utilizar SMS Inteligente TigoUne sólo es necesario contar con acceso a internet y tener instalado algún explorador. Para Internet Explorer se recomienda utilizar versiones iguales o superiores a 8, y para Firefox a partir de la versión 3. Para optimizar el rendimiento se recomienda que no se realicen envíos masivos de más de 300 mil contactos. Por ejemplo, si debe hacer un envío de una misma plantilla a contactos, entonces debe realizar envíos por grupos de hasta completar los Esto garantizará un óptimo rendimiento. 3. Requerimientos previos Para poder ingresar al portal debe contar con un nombre de usuario y una contraseña, datos que son entregados al adquirir el producto SMS Inteligente Tigo.

4 4. Cómo utilizar el portal Para comenzar a utilizar tigosms.co siga los siguientes pasos: A través de un correo electrónico recibirá un enlace que le permitirá asignar la clave del usuario con el cual podrá ingresar al sitio. Siga las instrucciones del correo. Ingrese la clave como lo indica el sistema. El sistema le indicará si fue exitosa la asignación de clave. Ingreso al Portal: Ingrese a su explorador y digite tigosms.co En la primera pantalla encontrará el formulario de registro, ventana en la cual podrá ingresar al portal digitando el usuario y clave previamente configurados. Presione el botón Ingresar.

5 Olvido de clave: Si olvidó su clave presione Olvidaste tu clave?, en la nueva pantalla ingrese su nombre de usuario y presione el botón Enviar. El sistema enviará nuevamente un enlace a su correo para que genere una nueva clave. Ingrese al portal con el usuario y la nueva clave. Cambio de clave: Si desea cambiar su clave seleccione Quieres cambiar tu clave?, en la nueva pantalla ingrese usuario, la clave actual e ingrese la nueva clave, luego guarde los cambios presionando el botón Enviar.

6 Desbloquear usuario: En caso que haya olvidado la clave y realice el intento de ingreso a la herramienta en más de 3 oportunidades, el sistema bloqueará su usuario. Para desbloquear su usuario realice los siguientes pasos: El sistema Le enviará una notificación de bloqueo al correo que este asociado el usuario. Dé clic sobre el enlace que está dentro del correo. El enlace lo dirigirá a la siguiente ventana, ingrese la nueva clave y confírmela. Haga clic en el botón Enviar.

7 El sistema te dará la bienvenida Al ingresar estará ubicado(a) en la página de Envío Rápido. Encontrará un menú en la parte superior con las siguientes opciones: Envíos: Envío rápido, Envío masivo y Plantillas: Contactos: Contactos y Grupos:

8 Reportes: El sistema le mostrará su nombre de usuario, la cantidad de mensajes cargados a su cuenta y cuántos tienes disponibles. 5. Envíos Envío Rápido: Esta opción permite enviar un mensaje a 1 o varios destinatarios (números celulares). La interfaz es la siguiente:

9 En el campo Destinatarios ingrese los números celulares separados por coma (,) o punto y coma (;). La cantidad mínima de números es 1 y el máximo es ilimitado; sin embargo, si el número de contactos es grande se recomienda realizar un Envío masivo. En el campo Mensaje digite el contenido de su mensaje. Recuerde que un mensaje son 160 caracteres, si excede el límite de caracteres estará enviando dos (2) o más mensajes. Debajo de la caja de mensaje se muestran la cantidad de caracteres y la cantidad de mensajes a medida que escribe el contenido. Para finalizar presione el botón Enviar. Aparecerá una ventana mostrando el resumen del envío: La opción Operadores/Códigos indica la información sobre los operadores y los códigos cortos por los cuales se hará el envío del mensaje.

10 Si está de acuerdo con la información presione el botón Enviar, si desea realizar algún cambio presione el botón Atrás. Al terminar de enviar el mensaje, el sistema le dará la opción de guardar los números celulares ingresados como destinatarios. Aparecerá una ventana emergente con los números celulares y frente a estos los campos para adicionar nombre y apellido. Una vez diligenciados los campos, presione el botón Agregar Contactos, estos datos serán guardados en el sistema.

11 Envío Masivo: El envío masivo de mensajes permite enviar un mensaje a muchos destinatarios. Estos destinatarios pueden estar previamente agregados en su cuenta como contactos o como un grupo; sin embargo, también puede crear una nueva lista de contactos a los cuales desee enviar un mensaje. La interfaz es la siguiente:

12 Envío masivo por archivo: Paso 1 - Selección de archivos: Haga clic sobre Envío por archivo. Para realizar la carga de una lista de contactos el sistema le dará 3 opciones (formato Excel 07-10, Excel 97-03, CSV o TXT) que las encontrará dando clic en el ícono. Haga clic sobre alguno de estos formatos. El sistema le pedirá descargar el formato en su equipo.

13 Realice el cargue de contactos de acuerdo al formato descargado. Siempre la primera columna debe llevar los números de celular. Ejemplo formato Excel: Guarde el nuevo archivo y presione el botón Cargar archivo nuevo, seleccione el archivo modificado y dé clic en el botón Abrir, de esta forma el archivo será cargado en el sistema. Una vez cargado el archivo se activa la opción Guardar archivo como grupo, que, como su nombre lo indica, permite crear un grupo que contenga los contactos del archivo dentro del sistema. Sólo se debe activar el checkbox para que inmediatamente aparezcan las opciones de Nombre del Grupo y la selección de la Columna con el nombre de contacto, la cual muestra las diferentes columnas del archivo cargado.

14 *Para archivos tipo txt es posible seleccionar el tipo de divisor entre las opciones (coma (,) punto y coma (;), pipe ( ), espacio o tabulador). Presione el botón Siguiente. Paso 2 Información del envío: El sistema le permite programar la hora y día en el que desea enviar su mensaje. Este está programado para realizar el envío inmediatamente, pero si desea cambiar la fecha de envío dé clic sobre Fecha y hora de envío y seleccione la fecha deseada.

15 Después de seleccionar la fecha de envío, seleccione, si así lo desea, la plantilla a utilizar. De clic sobre el botón Aplicar para que la plantilla quede definida como el mensaje a enviar. Al cargar el archivo, automáticamente se activa la casilla Etiquetas. El orden y el nombre de las etiquetas dependerán de las columnas creadas en el archivo cargado. Puede seleccionar cualquiera de ellas.

16 Si no deseas utilizar ninguna plantilla, por favor digite el contenido de su mensaje en la caja de texto Mensaje. En el campo Referencia (campo alfanumérico) digite un identificador propio para cada envío. En los reportes de cada envío este identificador va a estar asociado al ID que genera el sistema automáticamente. Presione el botón Siguiente. Paso 3 Resumen del envío: El sistema le mostrará un resumen del envío a realizar. Si está de acuerdo con la información presione el botón Enviar, si desea realizar algún cambio presione el botón Volver.

17 Al dar clic en el botón Enviar el sistema le indicará el estado de su envío y podrá dirigirse a Reportes o a Nuevo envío. Envío Masivo por grupo: Paso 1 Selección de contactos y/o grupos: Haga clic sobre Envío por grupo, de esta manera podrá enviar el mensaje a diferentes grupos y/o contactos seleccionando los nombres respectivos. Una vez seleccionados todos los grupos y/o contactos presione el botón Siguiente.

18 Los pasos 2 y 3 funcionan exactamente igual que en Envío por archivo, la única diferencia es que aquí solo tiens disponible la selección de etiquetas Móvil y Nombre, las cuales podrá incluir en el cuerpo del mensaje. Plantillas: Una plantilla es un mensaje de texto que se puede guardar en el sistema, tiene un formato predeterminado y puede ser utilizada cada vez que se requiera. Esta plantilla puede utilizarse exactamente como está guardada o puede editarse parcialmente en el momento del envío del mensaje. Los nombres y textos de las plantillas pueden editarse en cualquier momento.

19 La forma de realizar una plantilla es la siguiente: 1. Seleccione la opción Plantillas, del menú principal. 2. El sistema le mostrará una tabla con las plantillas que ya existen y en la parte superior estará la opción Crear plantilla nueva. 2. Seleccione la opción Crear plantilla nueva. Ingrese el nombre de la nueva plantilla, luego en la caja de texto Contenido de plantilla ingrese el mensaje, y dé clic en Crear.

20 El sistema le mostrará una ventana emergente informando de la creación de la plantilla la cual queda automáticamente disponible para realizar cualquier tipo de envío. Si desea editar una plantilla ya existente, simplemente dé clic sobre el ícono o sobre el nombre respectivo y se abrirá la ventana con la información guardada, modifíquela y guárdela.

21 Si desea eliminar una plantilla, active el checkbox correspondiente y luego seleccione la opción Eliminar. El sistema le informará si está seguro de ejecutar la acción. 6. Contactos Grupos: En la pantalla de grupos encontrará cómo crear, editar o eliminar grupos, además de visualizar el número de contactos asociados a un grupo. El sistema le mostrará además una tabla con los grupos que ya existen y en la parte superior encontrará las opciones Crear grupo y Búsqueda de contactos.

22 Para crear un grupo nuevo, seleccione la opción Crear Grupo. Ingrese el Nombre y de clic en el botón Crear. Para editar un Grupo dé clic en el ícono o sobre el nombre respectivo y se abrirá la ventana con la información guardada, modifíquela y guárdela.

23 Si desea eliminar un grupo, active el checkbox correspondiente y luego seleccione la opción Eliminar. El sistema le preguntará si está seguro de ejecutar la acción. Contactos: En la pantalla de contactos encontrará cómo crear, editar o eliminar contactos, además podrá agregar un contacto a grupo(s). El sistema le mostrará además una tabla con los contactos que ya existen y en la parte superior encontrará las opciones Crear contacto, Carga masiva y Búsqueda de contactos. Crear contacto: Para crear un contacto nuevo, seleccione la opción Crear Contacto. Ingrese nombre, apellido, teléfono celular y correo electrónico (opcional). Si desea, también puede asociar el contacto a un grupo existente.

24 Carga Masiva: El sistema también le permitirá la creación de usuarios masivamente, siguiendo los siguientes pasos: Dé clic sobre el botón Carga masiva:

25 Visualizará el siguiente formulario: 1. Seleccione el formato para realizar la carga de contactos. Cada una de las opciones es un enlace de descarga de un archivo ejemplo. Descárguelo y guárdelo en su equipo. 2. Alimente el archivo con los contactos que desea incluir. Una vez terminado esto, guarde el archivo localmente. 3. Si lo desea, puede agregar los contactos a un grupo específico. 4. Suba el archivo creado. El sistema mostrará en una tabla los contactos cargados en el archivo. Si debe realizar alguna modificación, edite el archivo y súbalo nuevamente. 5. El sistema le mostrará un aviso confirmando que sus contactos fueron cargados exitosamente. Para editar un Contacto dé clic en el ícono o sobre el nombre respectivo y se abrirá la ventana con la información guardada. Modifíquela y guárdela.

26 Si deseas eliminar un contacto, active el checkbox correspondiente y luego seleccione la opción Eliminar. El sistema le preguntará si está seguro de ejecutar la acción. 7. Reportes A través de esta opción podrá consultar el historial de mensajes enviados a través del portal. La interfaz es la siguiente:

27 Aquí encontrará varios tipos de reportes: Hoy, Historial, Personalizado y Mensajes recibidos. Las opciones Personalizado y Mensajes recibidos son funcionalidades que se habilitan dependiendo el tipo de usuario. Hoy: Si selecciona la opción Hoy, podrásconsultar el reporte de envíos realizados de la fecha en curso únicamente, por lo tanto, los filtros Fecha inicial y Fecha final estarán preestablecidos por el sistema. Si desea especificar la búsqueda utilice los filtros Grupo y/o Estado (No procesado, en proceso y procesado).

28 Si desea guardar la información de los resultados, utilice la opción Exportar que aparece en la parte superior de la tabla. La información se guardará en un archivo tipo Excel. Historial: Si selecciona la opción Historial, podrá consultar el reporte de envíos realizados en un período de tiempo determinado. En los filtros de búsqueda podrá seleccionar la fecha inicial, la fecha final, el grupo, el estado de los envíos y especificar la búsqueda por número de teléfono celular y usuario. Además, tendrá la opción de definir qué campos deseas visualizar en la tabla de resultados del reporte activando los checkbox de los campos respectivos. Si no selecciona ningún campo, por defecto el sistema mostrará los siguientes campos: Id Envío, Usuario, Fecha y hora, Estado y Total de mensajes. Si desea guardar la información de los resultados, utilice la opción Exportar que aparece en la parte superior de la tabla. La información se guardará en un archivo tipo Excel.

29 8. Salir Una vez haya finalizado las actividades dentro del portal, por seguridad de su usuario y sus mensajes, seleccione el ícono de salir ubicado en el menú superior:

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