PROCEDIMIENTO REMUNERACIONES DEL PERSONAL. PI-GA A DEFINIR 1 de 5

Transcripción

1 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 1 de 5 Procedimiento Remuneraciones del Personal Elaborado por: Jefe Departamento de Recursos Humanos Aprobado por: Gerente de Administración Fecha: Fecha: Firmas Firma 1.- Objetivo. Asegurar que las remuneraciones destinadas a cada colaborador de PAIS, correspondan a lo acordado por las partes al momento de su contratación, además que la información de haberes recepcionada, sea revisada y se evalúe de manera correcta. 2.- Aplicación. A toda la Organización. 3.- Definiciones. 3.1 Abreviaturas. GA: Gerente de Administración. : Recursos Humanos. 3.2 Términos. No aplica. 1 de 5

2 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 2 de Método o Descripción del Proceso. 4.1 Asistencia Existen dos métodos de control de asistencia hoy operando, uno referido a los registros que recopila diariamente el departamento de Control y Gestion, a través de informes diarios enviados por el personal administrativo de los distintos departamentos de la compañía y que es copiada a Recursos Humanos en forma paralela. Estos informes registran los días efectivamente trabajados por el colaborador y los permisos otorgados que signifiquen una inasistencia, sea con goce de sueldo o no. Cuando ocurre una inasistencia, además se informa a través de correo electrónico a la casilla de recursos humanos, directamente por el encargado o jefe respectivo del colaborador que incurrió en ella. Adicionalmente Recursos Humanos cuenta con un sistema de registros de huella, en sede Santiago y Talca, sumado a los distintos libros de asistencia de faenas en ejercicio, con los cuales se realiza una triangulación para certeza de la información que se comunique en caso de inasistencias de colaboradores. Finalmente, todos los registros quedan plasmados en una hoja de asistencia mensual (inasistencias, permisos u otros referidos), que utiliza el Encargado de remuneraciones en el cálculo de remuneración del mes en curso (Registro RG-AF-022). 4.2 Recepción de Informes de Haberes y Descuentos, y Documentos externos del Personal. El departamento de Control de Gestion, a través de comunicación interna, informa a vía correo electrónico los antecedentes referidos a HHEE (RG-GA-035), Bonos de Incentivo, Bonos de Permanencia y Diferencias de sueldo (RG-AG-040), montos que son incorporados en el proceso de remuneración mensual. El encargado de remuneraciones recepciona, ordena y revisa estos antecedentes, complementándolos con la información entregada por libro o enviada directamente a la casilla del departamento en cuestión, además de los recibidos por secretaria referido a documentación externa (Cambios de AFP, Isapres, licencias médicas, ausencias, permisos, etc.. En general todo lo referido a haberes autorizados por gerencia y descuentos informados, que deben ser incluidos en el cálculo de remuneración mensual, los cuales se archivan en registro (RG-GA- 021, Informe de Remuneraciones). Una vez ocurrido lo anterior, y generadas las respectivas planillas de pago en Excel, estas se cargan en sistema de trasferencias bancarias Office Banking, para hacer efectivos los pagos de remuneración a los colaboradores, previa visación de gerencias. Posteriormente se imprimen los documentos de acreditación de pagos, en dos copias, una para registro interno y otra que se entrega a tesorería, previa firma del jefe de. 2 de 5

3 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 3 de 5 Cabe mencionar que los pagos de remuneraciones se realizan según el siguiente cuadro, considerando si el día 25 o 30/31 de cada mes, sea un sábado o domingo, o un día festivo. Si el día de pago efectivo es sábado, la remuneración deberá ser cancelada el día hábil anterior a este. Si el día de pago es domingo, este se debe cancelar el día hábil siguiente. Los pagos de remuneraciones del personal a plazo fijo y obra, contratados a partir del día 01 de julio de 2017, se cancelaran el último día de cada mes, según sea este en lo dispuesto en párrafo anterior, hasta su contratación a plazo indefinido, solo así modificara su fecha de pago al día 25 de cada mes. 4.3 Transferencia de remuneración, autorización y registro de nóminas. La encargada de remuneraciones, envía a través de sistema de transferencias bancarias los montos de remuneración mensual a las distintas cuentas bancarias de los colaboradores de la compañía, que fueron informadas por ellos con antelación, luego imprime las nóminas foliadas generadas por sistema de transferencia, en dos copias y que validan el envío citado. Posteriormente y entrega una copia firmada de esta nominas por el Jefe de, al Encargado de Tesorería, quien revisa y gestiona la información, y solicita la autorización en sistema bancario de pago, a su jefatura directa y luego a Gerencia Administración y/o a Gerencia General, si así procede según el monto de remuneraciones totales. En el caso de existir pagos en efectivo, el Encargado de Remuneraciones solicita e informa a tesorería de estos, a través del envío de planilla Excel, y luego por medio de solicitud de cheques respectivos a nombre del o de los colaboradores en cuestión, tesorería recibe, visa y genera los documentos para la posterior firma de ellos de parte de gerencias y/o jefatura acreditada para ello. 5.- Responsabilidades y Obligaciones. Recursos Humanos: Estudia, analiza información y documentos referentes a la remuneración de cada miembro del personal contratado en la organización. Encargado de Remuneraciones: Organiza, distribuye y procesa a fin de obtener pago, con información relativa a las remuneraciones del personal. Encargada de Tesorería: Procesa información proveniente del departamento de recursos humanos y entrega documentos de pago a dicho Departamento. 6.- Anexos. No aplica. 7.- Registros. 3 de 5

4 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 4 de 5 Código e Identificación Ordenamiento Acceso Archivo Almacenamiento Disposición Responsable RG-GA-021 Informe de Remuneraciones Por Fecha - Servidor de Datos RG-GA-022 Libro de Asistencia Por Fecha - Servidor de Datos RG-GA-023 Colilla de Pago Por Nombre - - Asistente Oficina Jefe Departam ento Físico y/o digital, RG-GA-035 Informe de Horas y otros beneficios por Trabajador Por Listado de Nombres - Intranet o Internet mantener por un Encargado de Facturación y Cobranzas 8.- Bitácora de Actualizaciones. Número Motivo Fecha 00 Creación del documento a) Revisión general del documento. b) Se modifica pie de página del documento c) Se cambia ítem 3 Referencias decía: - PI-GE-001 Emisión, Revisión y Modificación de Documentos (Este documento fue fundido con el PI-GE-002 y ahora se llama: PI-GE-002 Generación y Control de Documentos) d) Se elimina ítem 9 Diagrama de Procesos. e) Se elimina en ítem 8 Definiciones, abreviatura ADN: Área Desarrollo de Negocios. a) Se modifica ítem 5 Método o Descripción del Proceso decía: -5.1 El encargado de Facturación y Cobranzas, proporciona mensualmente la Información que corresponde a HH, la que es incorporada en el RG-AF-035, (Informe de Horas y Otros Beneficios por Trabajador). Estos antecedentes son entregados al asistente de la Unidad, quien los recopila, ordena y posteriormente envía al JUCA y. Este procesa los datos entregados con otros antecedentes y procede a la liquidación de las remuneraciones respectivas (RG-AF-021, Informe de Remuneraciones). Luego, solicita los cheques necesarios al jefe de la Unidad de Contabilidad. b) Se modifica Ítem 8 Registros decía: -RG-AF-021, almacenamiento: Digital, -RG-AF-022, almacenamiento: Digital, -RG-AF-023, almacenamiento: Físico, -RG-DN-009, almacenamiento: Digital, de 5

5 IDENTIFICACIÓN VERSIÓN PI-GA A DEFINIR 5 de 5 03 a) Se modifica los términos Unidades y Áreas a Departamentos. b) Se realiza una revisión general del documento Método o Descripción del Proceso Se Reemplaza: Encargada de Facturación y cobranza por Encargada de control asistencia sistema HH. Asistente departamento por Encargado de Remuneraciones. Jefe departamento de contabilidad por Gerente de Finanzas 5.2 Asistencia Se reemplaza Asistente por Encargada control asistencia sistema HH. 5.3 Entrega documentos Se Reemplaza Jefe departamento de contabilidad por Encargada de Tesorería 6.- Responsabilidad y obligaciones Se Reemplaza Asistente por Encargado de Remuneraciones Jefe departamento de contabilidad por Encargada de Tesorería 05 Se realiza una revisión general del documento Revisión del Documento Revisión y actualización del formato del documento Revisión general del documento. 08 j) Se modifican cargos involucrados en el proceso. k) Se modifica ítem 4.2, e ítem de 5