ORGANIZACION Y GESTION DE EMPRESAS. 4. GESTION Planificación, Control, Sistemas de Información. E.T.S.I. Aeronáuticos (5º Curso)

Transcripción

1 ORGANIZACION Y GESTION DE EMPRESAS 4. GESTION Planificación, Control, Sistemas de Información E.T.S.I. Aeronáuticos (5º Curso)

2 PROBLEMAS DE LA FALTA DE PLANIFICACIÓN Desbordamiento por falta de control Sensación de superación de capacidades, debilidad ante presiones externas, aparición de problemas evitables,... Afrontar frecuentemente situaciones imprevistas Se altera el funcionamiento regular, mucha atención a apagar fuegos o al corto plazo en lugar de mirar al futuro, indefinición permanente,... Falta de referencias para evaluar el desarrollo de la empresa Desconocimiento sobre si el ritmo de crecimiento es el que corresponde a sus capacidades y si los resultados son realmente buenos o malos,... Falta de criterios para decidir inversiones Se realizan por impulsos y no por estrategia, desequilibrios entre inversiones y gastos,...

3 LOS COSTES DE LA FALTA DE PLANIFICACIÓN Desperdicio de dinero Descontrol de recursos, gastos improductivos, gastos por problemas evitables, inversiones equivocadas,... Desperdicio de tiempo Alta dedicación a resolver problemas, consumo de tiempo en toma de decisiones al no tener claros los objetivos Desperdicio de oportunidades Cuando la empresa se escapa de las manos no se es dueño del futuro, desventaja ante competidores,...

4 CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN Para que pueda cumplir sus objetivos e implantarse con operatividad la Planificación debe contemplar los siguientes criterios: Sencillez Viabilidad Integración Participativo Deslizante Y complementarse con: Dirección Estratégica Proactiva

5 SISTEMA DE PLANIFICACIÓN Elementos de partida: directrices generales, análisis del entorno y diagnóstico de la empresa Componentes del plan: - Objetivos y Políticas - Plan de Acción (Actuaciones, resultados y previsión de ingresos) - Medios y Recursos (Previsión de gastos / inversiones / contratos) - Plan Económico Financiero (Balance, Cuenta PyG,Tesorería) Realimentación permanente con el control de los indicadores de cumplimiento de objetivos, del control presupuestario y del análisis de las desviaciones Papel del Controller

6 EL CONTROL: CONSIDERACIONES GENERALES Elementos: - Establecer Estándares - Medición de resultados - Corrección de las desviaciones Fases del proceso de control - Momento (Reactivo / Proactivo / Interactivo) - Periodicidad (Constante / Periódico / Ocasional) Tipología de los Sistemas de Control - Cuadro de Mando (interfaz de presentación y reporting) - Análisis comparativos entre empresas (Benchmarking)

7 MODELOS DE PLANIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS PPBS (Planning, Programing and Budgeting System) - Plan (Objetivos, Políticas y acciones) - Programa (Conjunto de acciones estructuradas) - Presupuesto (asignación de recursos a principio de año) PBC (Presupuesto de Base Cero) - Descripción de tareas autónomas (paquetes) - Valoración y priorización de los paquetes (coste / beneficio) - Asignación de recursos

8 GESTIÓN DE PROYECTOS / EMPRESAS Gestión de Proyectos Conjunto de tareas relacionadas con un fin definido Herramientas: Diagrama de Gantt / PERT - CPM Gestión de Empresas Coordinación de las funcionalidades y recursos para la optimización del resultado. Herramientas: ERP, Panel de control (Score board),mis

9 EJEMPLO DIAGRAMA DE GANTT Tendido de Líneas /01/ /05/ /08/ /12/ /04/2007 Agujereado S-1 Agujereado S-2 Posteado S-1 Posteado S-2 Tendido S-1 Tendido S-2 Fecha de comienzo Finalizada Realizada Restante Pendiente

10 EJEMPLO PERT/CPM Program Evaluation and Review Technique/Critical Path Method 0 A1(2) 2 P1(3) 5 T1(2) 11 T2(4) f(0) n f t f T Calendarios de fechas mas tempranas y mas tardías f t f T 3 3

11 HERRAMIENTA HABITUAL: MICROSOFT PROJECT

12 ERRORES TÍPICOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS Necesidades de los clientes Tecnologías equivocadas Elección colaboradores Responsabilidades del equipo Comunicación defectuosa Evaluación de riesgos Desviaciones económicas Objetivos demasiado ambiciosos Ensayos insuficientes Formación de los clientes Fallo de los proveedores No disponer de un Plan B

13 IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS Paradoja: Aunque... Casi todos los directivos están convencidos de que existe una clara relación entre información y resultados - Una gran parte confiesa que la gestión de sus procesos no tienen procedimientos automatizados de intercambio de información - Casi la mitad no tiene sistematizada la respuesta a cambios o incidencias - Y muy pocos disponen de suficiente visibilidad de los procesos en tiempo real

14 PANEL DE CONTROL / SCORE BOARD

15 ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) ERP Entiende Realmente el Problema? Es necesario cambio de mentalidad antes de acometer esta elevada inversión Sistema de gestión de dato único Módulos: Contabilidad, almacén, compras, clientes,... Hacerlo a medida con recursos propios o comprar un estándar? Los proveedores suelen posicionarse por el tamaño de empresa (grande, mediana o pequeña) a la que ofrecen el ERP (SAP, ORACLE, IBM, MICROSOFT, IFS, ABAS, )

16 Ejemplo de módulos de una aplicación ERP

17 ESQUEMA FUNCIONAL DE UN ERP Proceso Aprovisionamiento Elaboración Entrega Provedores Bienes o servicios Dinero Información Clientes Con un solo programa informático se satisfacen las necesidades de todos los los departamentos Hay una sola base de datos común y cada dato es introducido una única vez El programa relaciona la información de todas las áreas de la empresa Otros procesos complementarios al flujo de producción (gestión de clientes, calidad, innovación, etc.) también pueden estar integrados

18 USO DE LAS TIC, SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTIÓN Y COMERCIO ELECTRÓNICO EN LAS EMPRESAS 96 % Internet (Inform./Bancos/...) 60 % pag. Web 75 % Orden de Pagos 71 % LAN 20 % ERP 25 % CRM 16 % Teletrabajo 68 % Relacción. AA.PP 21 % Compras B2B 11 % Ventas B2C

19 GLOSARIO ERP Enterprise Resource Planning Diagrama de Gantt PBC Presupuesto de Base Cero Score Board Cuadro de Mando PERT Control Proactivo Benchmarking