DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA APLICACIÓN

Transcripción

1

2 DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA APLICACIÓN El sistema EXIT ERP PRO y EXIT ERP EXPRESS son las soluciones ERP que satisfacen los requerimientos de negocio de medianas y pequeñas empresas, permitiendo la optimización de sus procesos. Permitirá la integración de los procesos definidos por la empresa a través de una solución tecnológicamente robusta, moderna, flexible y escalable. La alta capacidad de adaptación y la potencia de su base de datos SQL SERVER permite que el software presente diversas soluciones a las necesidades específicas de cada Empresa, convirtiéndose en el valor más destacable de la aplicación. Multiempresa. Gestión documental. Conectividad remota. Utilización bajo Internet. Modular y evolutivo. Facilidad de uso. Alertas y alarmas. Iconografía de fácil identificación. Base de datos SQL Server y SQL Express. La última tecnología al servicio de su compañía. Visión 360º sobre datos de importancia relevante. Acceso a datos relacionados desde cada documento. Integración de forma eficiente. Sistema de Avisos por usuario y departamento. Exportación de datos a Excel y conversión a Pdf. Gestión de perfiles y permisos (quién puede acceder y hasta dónde puede utilizar) Manejo de múltiples sesiones concurrentes y múltiples delegaciones. Creación y adaptación de pantallas, informes, procesos, etc. Envío de facturación y documentación por de forma autónoma. Aplicación de limites y filtros a definir por el usuario en pantallas y listados Única base de datos para todas las aplicaciones. Información inter-relacional entre todos los departamentos de la empresa. El dato se introduce una única vez y es el mismo para todos los procesos de la empresa. TRAZABILIDAD. Concepto de seguimiento de la información desde su inicio hasta su estado final, con detalle de todo su recorrido.

3 MODULARIDAD Y DEFINICIÓN Con las colecciones EXIT ERP PRO o EXIT ERP EXPRESS podrás adaptar el software a las necesidades de tu empresa para así poder optimizar tus costes y dimensionar el tamaño de datos a los requerimientos reales. Esquema de la modularidad y aplicaciones externas que conectan directamente con la base de datos SQL SERVER o SQL EXPRESS y alta capacidad de importar datos externos de ficheros o aplicaciones.

4 MODULO DE CONTABILIDAD La aplicación Contable-Financiera de EXIT ERP, dispone de los módulos necesarios para poder satisfacer las necesidades contables y financieras que necesita la empresa. Partiendo de un asiento contable se pueden obtener: balances de seguimiento, resumen para la presentación de impresos oficiales territorio común, gestionar un control de inmovilizados, agilizando todos los procesos administrativos. Renumerador de asientos. Renumerador de Facturas. Fichas de mayor. Tratamiento de canales Actualización de acumulados de cuentas de forma automática. Contrapartida automática de facturas de clientes o proveedores. Interacción con Cartera de efectos. Distintos diseños de entradas de asientos, permitiendo su uso por usuario. Asistente para el diseño de asientos predefinidos o plantillas. Visualización simultánea de todas las líneas del asiento en la entrada. Filtro dinámico en entrada de asientos. Opción de punteo de los movimientos. Filtros en la presentación de las fichas de Mayor. Ficha de mayor consolidada. Acceso directo a cartera y facturas desde pantalla de asientos. Posibilidad de añadir nuevos informes y modificación de los existentes. Balances de comprobación, de situación, de pérdidas y ganancias, sumas y saldos. Informes de consolidación de datos. Exportación directa de listados a MS-Excel. Teclas de acceso rápido a registros del asiento. Contabilización directa, desde gestión, cartera Acumuladores y desacumuladores con uso de límites. Modelo 347 con gestión de carta automática y modelo oficial. Modelo 340, 349, 115, 180, 303, 390.

5 CARTERA DE EFECTOS PLANIFICACIÓN TESORERÍA Uno de los aspectos más importantes a gestionar dentro de la empresa es la cartera, contar con una buena previsión de cobros y pagos puedes optimizar la toma de decisiones, tan importante para una buena gestión económica en la empresa. Cartera EXIT ERP permite tener un control total sobre todo el proceso de cartera, devoluciones, pagos aplazados, división y agrupación de efectos y sobre todo controlar la trazabilidad de todos estos movimientos. Gestiona las entregas a cuenta tanto a nivel de albarán como factura. Dispone de generación de normas SEPA de pagos Bancarios y posibilidad de control a través de distintos informes. Agrupación de efectos. División de efectos. Normas SEPA. Contabilización automática. Contabilización de cobros y pagos. Conjunto de informes de control. Remesas de clientes: banco al cobro, banco al descuento. Procesos manuales de la gestión de la cartera. Emisión de talones para el pago a proveedores y clientes. Trazabilidad del efecto de la cartera. Gestión de Cobros de Talones, Pagarés, Contados, Entregas a Cuenta, etc., gestionados para la cancelación de efectos en circulación y para la creación de Ingresos Bancarios. Efectos por cliente. Información de todos los efectos relacionados con un cliente. Pendientes, Remesados, Vencidos, Impagados, Reclamados, etc. Efectos por Proveedor. Información de todos los efectos relacionados con el proveedor. Pagos pendientes, efectos vencidos pendientes de pago, etc. Todas las funcionalidades de gestión de los efectos (Remesar, Cobrar, Contabilizar, registrar Impagados, reclamados, etc.). Planificación tesorería permite conocer de forma anticipada la liquidez de la empresa a partir de los datos de la cartera de efectos, pedidos y albaranes de compra y venta.

6 INMOVILIZADO Una de las gestiones importantes de la empresa es la de realizar las amortizaciones con sus asientos, plan de amortización, etc. Inmovilizados EXIT ERP, permite tener un control y seguimiento de los elementos. Histórico de Acciones sobre el inmovilizado. Guía contable o código de definición de cuentas por elemento. Baja de inventario/venta total de un elemento pudiendo generar la amortización pendiente. Consultas del asiento contable asociado a la acción seleccionada. Propuesta de asiento donde se pueden modificar los datos del asiento. Listado de amortizaciones por grupo Grupo de informes con posibilidad de modificación y añadir nuevas al grupo. Posibilidad de modificar plan de amortización a lo largo de la vida del elemento. Posibilidad de retroceder procesos de amortización.

7 MÓDULOS DE GESTIÓN VENTAS Ventas EXIT ERP forma parte de una serie de módulos pertenecientes a la gestión que se encarga de completar el ciclo, minimizando el riesgo de errores y manteniendo en todo momento la TRAZABILIDAD de los documentos y artículos debido a los procesos automáticos entre los módulos de Ofertas Pedidos Albaranes Facturas. Gestión de Precios y condiciones Múltiples tarifas de precios. Gestión márgenes comerciales. Determinación dinámica de precios. Precios y descuentos por artículo y cliente. Descuentos por cliente, familia y subfamilia. Distintos precios según escalados cuantitativos. Precios detallados por talla o grupos de tallas y color. Precios y condiciones de oferta entre fechas, 3x2, unidades regalo. Múltiples tarifas de descuentos por familia y artículo. Procesos automáticos de generación de cambios de precios y tarifas. Gestión de Ofertas Gestión de Ofertas Pendientes. Ofertas (Presupuestos) tanto a clientes como a potenciales. Informes varios de ofertas. Control de stock. Consulta de Ofertas Pendientes. Márgenes de Beneficios. Gestor de copia de documentos. Control de riesgos. Ofertas vinculadas a partes de servicio. Informes vinculados al seguimiento de Ofertas Tratamiento de Lotes, nº serie, partidas, tallas, colores. Uds. regalo

8 Gestión de Pedidos Gestión de Pedidos Pendientes. Posibilidad de generar albarán, factura y cartera desde el pedido en un proceso. Visor e Informes de pedidos pendientes por artículo, fecha de entrega, cliente, etc. Control del riesgo. Márgenes de Beneficios. Permite servir pedidos de forma parcial, aunque también controla los pedidos que deben servirse completos. Control del stock disponible. Gestión de pendientes por cliente y forzar anulación de pedidos. Servir pedidos. Tratamiento de Lotes, nº serie, partidas, tallas, colores, uds. Regalo. Posibilita y gestiona la entrega de anticipos o importes a cuenta. Control de la Cadena de Validaciones para la aceptación de Pedidos. Diversos Informes de gestión de los estados de pedidos. Tratamiento de unidades de medida. Gestión de Albaranes Tratamiento de Lotes, nº serie, partidas, tallas, colores, uds. Regalo. Posibilidad de facturar y contabilizar desde Albarán. Control de Riesgo. Control de stock. Fase de Pago con entregas a cuenta. Procesos de generación de Expediciones (Packing list, etiquetas de envío, bultos, rutas de materiales, etc.). Informes de control, asociados a estas funcionalidades, totalmente configurables y adaptables. Informes de Albaranes pendientes de facturar. Acceso a situación de stock virtual. Acceso a datos relacionados con el albarán. Gestor de copia de documentos. Tratamiento de obras por cliente. Tratamiento de unidades de medida. Pedidos online. (Módulo de Pedidos Web B2B) Alta de pedidos desde web por cliente. Control de acceso a la web de clientes desde el ERP. Consulta de estado de pedidos. Consulta de albaranes y facturas.

9 Gestión de Facturas Proceso de facturación automático, totalmente configurable, permitiendo controlar: Facturas por albarán, por cliente, por pedido, por condiciones de pago, etc. Gestión directa a cartera. Avisos de estado a nivel de documento. Facturación directa o masiva con filtro de bloqueo. Periodicidad de facturas. Distintos formatos de impresión asignados por cliente, tipos de clientes o por usuario. Contabilización a tiempo real o diferido. Gestión de Abonos Facturación por obra cliente. Permite generar documentación relacionada con facturas rectificativas mediante un asistente, que facilita la búsqueda y asignación de información al usuario. Gestión de Comisiones - Comisionistas - Comerciales Posibilidad modificar el cálculo de comisiones para poder personalizar Proceso de liquidación de comisiones. Listados a definir por usuario, personalizados. Conjunto de listados para control de comisiones. Estadísticas y seguimiento de ventas Completas estadísticas de ventas por diferentes criterios. Múltiples informes con información cruzada de la gestión de ventas. Definición de la información y su presentación a nivel de usuario. Listados a definir por usuario, personalizados.

10 ALMACENES El área de Almacenes permite gestionar y administrar de forma flexible los almacenes de la empresa, facilitando su adaptación a cualquier variación del stock. Las valoraciones de existencias planificadas, de inventarios, de seguimiento de rotaciones de stock, ABC de consumos, se configuran bajo cualquiera de los criterios Precio Medio, FIFO o LIFO. El sistema ofrece información permanente y a tiempo real del stock de cualquier producto en cualquier almacén, tanto de unidades como de valoración. Situación de stock. Gestión y Trazabilidad. Definición de colores y/o tallas. Control del stock de cada talla y color del artículo. Gestión de nº serie sin necesidad de existir stock. Generación de inventario por distintos criterios. Bloqueo de artículos para compras y ventas. Entradas - salidas manuales y automáticas desde aplicación de movilidad. Cálculo permanente del stock real, disponible y virtual. Permite informar la referencia del artículo para cada proveedor y cada cliente. Agrupación de artículos por familias y subfamilias, secciones, marcas... Distintos tipos de unidades de medida o envasados. Movimientos de almacén, entradas, salidas, intercambios. Selección del nº de serie en las salidas de Stock o ventas comerciales. Control del stock mínimo, punto de pedido y stock máximo, con posibilidad de cálculo automático de los mismos. Entrada de inventarios físicos y generación automática de movimientos de regularización del stock. Informes unitarios y de valoración del stock, análisis de rotación de productos con indicación de baja rotación y obsoletos, ABC de consumos, de stock y de ventas, control de artículos bajo mínimo, stock negativo, Stock virtual, etc. Código de referencia interna del artículo, varios códigos alternativos adicionales, referencia para Sistemas EDI, mas partida arancelaria del mismo.

11 COMPRAS Una de las claves de una buena parte de los sectores es el aprovisionamiento, las herramientas de control permiten poder analizar la rotación, fundamental para tener el control sobre el stock. Tener una visión global de stock, pedidos pendientes de servir, pendientes de recibir, reservas, es importante para gestionar con eficacia un departamento de compras. La mayoría de las funcionalidades especificadas en el módulo de ventas en el apartado anterior, están disponibles en compras, a mayor de las funcionalidades específicas del módulo de compras. Cálculo automático de las necesidades de compra. Stock, para cubrir artículos bajo stock mínimo o punto de pedido. Pedidos de clientes, en el mismo momento de la entrada del pedido en determinados artículos. Propuesta de proveedor habitual o preferente, modificación manual del mismo así como de la cantidad a comprar. Creación automática de los pedidos a partir de las compras automáticas. Recepción del pedido con entrada al stock y generación del albarán de compra. Recepción del pedido de compra y previsión de recepción de pendientes. Registro de facturas de compra, con selección de albaranes y posibilidad de imputación manual de importes. Contabilización automática de las facturas de compra. Imputación de costes adicionales a la factura, como portes, fletes, etc., con actualización automática del precio medio del stock. Trazabilidad de productos y partidas asegurada desde la compra hasta la venta. Gestión de la cartera, efectos de compra. Tratamiento de Lotes, nº serie, partidas, tallas, colores. Recepción automática desde movilidad.

12 PARTES DE SERVICIO Y GARANTIA. Uno de los módulos más versátiles y con más potencial de EXIT ERP, es el módulo de Partes, el cual puedes adaptar a diversos sectores debido a su grado de personalización y potencial a nivel de campos y tablas de la base de datos. Partes de servicio Partes de servicio con posibilidad de imputaciones de proyectos y control de costes con sistema de facturación automático. Control del estado de cada parte para su seguimiento. Vinculación de la oferta al parte. Vinculación del parte al CRM. Control de gatos por empleado. Control de rentabilidad del parte. Imputaciones de costes por proyecto. Asignación de operario al parte. Control de líneas de garantía dentro del parte. Generación de garantías automáticas al proveedor dentro del parte. Imputaciones por operario y control de costes. Gestión de almacenes y seguimiento de las garantías. Posibilidad de creación de nuevas pantallas personalizadas. Partes de garantía Partes de garantía con gestión de envío de material a Proveedor o talleres externos. Control de material en garantía a Proveedores. Control de material en talleres externos. Control de almacén de garantías. Estatus de estado de la garantía por artículo. Informes personalizados.

13 CONTRATOS Mediante el módulo de Contratos se podrán definir procedimientos de contratación y facturación periódica de servicios, o conceptos varios. Totalmente integrado con el resto de módulos de la biblioteca de programas, complementa el circuito administrativo ligado a tareas de gestión y control de contratos de evolución periódica (altas, bajas, facturación, revisiones de precios de contratos, etc.) Contratos activos. Periodicidad de contratos (días, semanas, meses, trimestres, semestres, años, etc.). Generación automática de albaranes. Facturación de contratos con previsión de cartera. Introducción de Cláusulas para cada Contrato. Generación de documentos automática por fechas (Ofertas, Pedidos y Albaranes) Gestión del estado del Contrato (Ofertado, Activo, Rechazado, Finalizado) Control de intervenciones por contrato, con control de operarios. Actualizaciones masivas de precios, por definición de tarifa, por incremento porcentual o valor de importe fijo. Informes personalizados para cada tipo de contrato. CONTROL DE PRESENCIA Mediante el módulo de Control de presencia podemos definir los horarios y turnos de empleados por departamentos y controlar calendarios de vacaciones e incidencias. Control de horarios por departamentos Altas y bajas de empleados. Incidencias por distintos tipos de clasificación. Calendarios de vacaciones por empleado. Informes personalizados para cada tipo de contrato.

14 MOVILIDAD EXIT ERP MOBILE te permite automatizar los procesos fundamentales de la fuerza de ventas. Presta un apoyo de campo para la fuerza comercial en la gestión de sus contactos y en la planificación de tareas. Les ayuda a potenciar las actividades de relación y colaboración con sus clientes desde sus propias instalaciones y permite la integración de las transacciones comerciales de forma bidireccional. Trabaja con MS-SQL SERVER optimizado para ejecutarse sobre servidores basados en Windows Server 2003 o superior, SQL Server 2005 Estándar o superior. Proporciona un rendimiento, fiabilidad y escalabilidad excepcionales. Autoventa. Preventa. Almacén. Gestión de caja. Gestión de rutas Registro de acciones en el PDA. Inventarios totales o parciales. Movimientos de stock en almacén. Servir y recibir pedidos, ventas y compras. Control de stocks (tiempo real por GPRS). Configuración de correo electrónico. Informe de ventas, stocks, cobros, liquidaciones, dtos. pendientes, etc. Búsqueda de clientes y artículos por diversos filtros. Generación e impresión de pedidos, albaranes. listados varios. Control de documentos pendientes de pago y créditos. Tarifas ilimitadas y tarificación por línea de detalle. Envío y recepción de datos a la central por GPRS o por red local (cableada o inalámbrica). Descuentos ilimitados (por familia, cliente, artículo cliente, descuentos comerciales cliente, forma de pago cliente, etc.). Ordenación de todos los datos listados en pantalla mediante pulsación en el título de la columna. Generación e impresión en el camión, generación manual o automática. (Versión autoventa).

15 CERTIFICACIONES Mediante el módulo de Certificaciones podemos importar distintos formatos de datos (parametrizable), a nuestro módulo de Ofertas el cual puede transformarse en certificación y así poder procesarlo, el proceso se pude invertir en cualquier momento y mantener el control de la certificación y sus partidas tanto por porcentajes como por unidades, generando automáticamente la factura y todo su proceso de contabilización y su gestión de efectos. Certificación por unidades. Certificación por porcentaje. Facturación a origen o parcial. Control de certificación anterior. Exportación ficheros distintos formatos, (parametrizable). Fase de certificación en Albarán. Gestión de condiciones por Cliente y Obra. Fase de facturación. Contabilización automática. Fase de cartera de efectos.

16 PUNTO DE VENTA La gestión de Punto de Venta está totalmente integrada en el sistema pudiendo fácilmente obtener datos de manera inmediata, la solución está pensada para poder funcionar de forma autónoma o formar parte de una Central de Compras. Se puede utilizar en pantalla normal o táctil. La conexión de los periféricos es sencilla y se configuran con las herramientas y utilidades de la aplicación. Permite varias opciones de configuración para poder adaptarse a las necesidades de la empresa, y programar nuevos cálculos para así poder obtener los resultados deseados para una vez analizados poder valorar. El módulo de fidelización de clientes, que se detalla en el siguiente apartado, trabaja estrechamente con ventas y el punto de venta para proporcionar a la empresa mecanismos para estrechar la relación con sus clientes y provocar un aumento de las ventas. Sistema táctil y tradicional. Ticket regalo. Fidelización. Utilización de tarifas Tratamiento de Series. Tratamiento de Ofertas. Gestión de usuario por caja. Arqueo detallado y totalizado. Gestor de copia de documentos. Arqueo independiente por caja. Gestión de suspensión de tickets. Tasa de residuos y Ecotasa. Parametrización de nuevos cálculos. Múltiples opciones de configuración. Permite descuento por vendedor. Múltiples informes y posibilidad de generar nuevos de forma indefinida. Descuentos en cabecera y línea. Tratamiento de Lotes, nº serie, partidas, tallas, colores. Uds. Regalo. Conexión de periféricos, lector código de barras, cajón portamonedas, balanza.

17 FIDELIZACIÓN El módulo de Fidelización de clientes trabaja junto con ventas y el punto de venta para proporcionar a la empresa mecanismos para conseguir una relación estrecha y estable con el cliente, convirtiendo cada venta en el principio de la siguiente. En Exit ERP la fidelización se basa en vales y puntos VALES: Con este sistema se define un porcentaje de cada venta que se entregará al cliente en forma de vale para que pueda descontárselo de compras que realice posteriormente. Se puede definir un umbral mínimo de venta para la generación del vale, y otro para que el vale sea aceptado. PUNTOS: Los puntos son acumulados por el cliente como un porcentaje sobre cada compra realizada, definible por familias o artículos, pudiendo ser diferente según el tipo de cliente. Por ejemplo, se puede utilizar un criterio de asignación de puntos para clientes particulares y otro diferente para clientes profesionales. Al igual que con los vales, pueden definirse diferentes campañas de puntos para periodos determinados. Existen 3 modalidades para que el cliente consuma los puntos obtenidos: Descuento económico: se trata de un descuento directo en cada venta aplicando un porcentaje según los puntos disponibles, pudiendo definirse un mínimo de puntos para que se pueda aplicar. Puntos canjeables: permiten que a partir de un mínimo de puntos el cliente pueda obtener artículos concretos o de determinadas familias, haciendo uso de sus puntos. Artículo regalo: es un artículo que se entrega al cliente cuando alcanza una determinada cantidad de puntos. Eso no consume su saldo de puntos. Definición de la caducidad de los vales. Histórico de vales entregados y recibidos. Vales por familia/subfamilia/articulo y periodos especificados. Asignación de puntos por tipo de cliente, familia, subfamilia o artículo, y por periodos. Porcentaje de puntos por euro vendido. Histórico de movimientos de puntos por cliente. Descuento económico según tipo de cliente, coeficiente euros/puntos y periodos. Puntos canjeables por tipo de cliente/familia/artículo y periodo. Artículo regalo por tipo de cliente/artículo y periodo. Todas las promociones pueden definirse según caja y con un umbral mínimo.

18 PRODUCCIÓN El proceso de Producción es una de las partes importantes dentro de la competitividad y productividad empresarial, el control de costes es esencial para poder producir productos competitivos en el mercado global en el que toca competir. Con la herramienta de producción puedes controlar tus órdenes de transformación y escandallos con recursos limitados, debido a su gran capacidad de proceso y usabilidad. Puedes instalar la herramienta en empresas con baja capacidad de producción e ir creciendo a medida que la empresa lo necesita gracias a la escalabilidad del producto, hasta llegar a poder controlar un proceso de producción complejo y con recursos para altos niveles de producción. Mantenimiento de operaciones. Mantenimiento de operarios. Escandallos con varios niveles Ordenes de transformación Producción (despiece). Esquemas de escandallos. Esquemas de Ordenes de transformación. Necesidades de compra automáticas en escandallo. Necesidades de compra en líneas manuales. Generación de operaciones externas. Generación automática de ordenes de transformación. Acceso a escandallo y niveles de OT desde la orden de transformación Control de unidades teóricas y reales. Control de pedidos a proveedores vinculadas a ordenes de transformación. Control de pedidos a proveedores vinculados a operaciones externas. Simulación de costes con distintos criterios en orden de transformación. Control de operaciones y gastos varios en orden de transformación. Copia de escandallos y sustitución de componentes.

19 CRM El módulo de CRM de Exit ERP permite una gestión integral de las relaciones con los clientes, desde la preventa a la postventa, registrando toda clase de acciones realizadas. Para facilitar la realización de actuaciones comerciales, dispone de una gestión de clientes potenciales con detalladas fichas para poder almacenar toda la información que posibilite el análisis de oportunidades de venta. Incorpora también un sistema de envío de mailings por correo electrónico, manteniendo múltiples plantillas en formato HTML, con la posibilidad de personalizarlas utilizando los campos de la aplicación. A través de estos permite una amplia segmentación de los envíos. Los permisos de visualización de las acciones comerciales pueden fijarse para que un determinado usuario pueda consultar las de los demás, aunque cada usuario por defecto puede ver sólo las suyas. Además dispone de un modo calendario para obtener de un vistazo la previsión de actividades del día. Agenda de acciones. Gestión de llamadas. Control de agenda de usuraios por grupos. Mailings a potenciales y clientes. Gestión de Ofertas pedidos, Albaranes y Partes desde acciones. Imputación de gastos a acciones. Acciones cerradas, pendientes, abiertas. Asignación de acciones a otros usuarios. Acciones comerciales: planificación de llamadas y visitas a clientes potenciales. Clientes potenciales y clientes. Plantillas para mailings en HTML personalizables con los campos de la aplicación. Avisos emergentes de acciones y llamadas pendientes con alarmas.

20 NUESTROS CLIENTES Gracias a la modularidad y escalabilidad que proporciona la plataforma de nuestros ERP, nos permite adaptarnos a multitud de sectores, cubriendo así sus necesidades. Como muestra de las posibilidades de los ERP y servicios globales, adjuntamos una muestra de algunos de nuestros clientes: ALIMENTACIÓN: DISTRIBUCIÓN: FABRICACIÓN: SERVICIO TÉCNICO:

21 CONSTRUCCIÓN: INGENIERÍA: MADERAS: TRANSPORTE: