REGIONAL MEETING ON INFORMATION MANAGEMENT AND ELECTRONIC CITES PERMITTING. Brasilia, 26 to 28th of October, Meeting Report

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1 REGIONAL MEETING ON INFORMATION MANAGEMENT AND ELECTRONIC CITES PERMITTING Brasilia, 26 to 28th of October, 2011 Meeting Report 1. In Brasilia, between the 26th and the 28th of October, representatives of Brazil, Bolivia, Colombia, Ecuador, Peru, Suriname and Venezuela attended the Regional Meeting of Information Management and CITES E-Permit Emission. The list of meeting participants is at Annex This event was convened by the SP/ACTO given the interest expressed by member countries in capacity-building to advance the topic of E-Licensing under the Amazonian Strategic Cooperation Agenda on its axis of Conservation, Protection and Sustainable Use of Renewable Natural Resources. 3. The purpose of the meeting was to provide a workspace for the member countries of ACTO, with the goal of developing a regional strategy for implementation of an emission for E-Licensing CITES system. The meeting followed the schedule presented in Annex The event was opened by Minister Paulino Franco Carvalho Neto, Head of Environment for the Ministry of Foreign Affairs (MFA), Mr. Curt Trennepohl, President of the Brazilian Institute of Environment and Renewable Resources - IBAMA; Mr. Marcos Silva, Coordinator of the team of Knowledge Management and Information Services of the CITES Secretariat and Mr. Antonio Matamoros, Coordinator of Environment - PS/ ACTO. The event was chaired by Mr. Carlos Cardoso Rozindo Fabiano, General Coordinator of Authorization for Use of Flora and Forest - IBAMA. 5. The Minister Paulino Franco de Carvalho Neto, on behalf of Brazil gave a welcome to all delegations. He highlighted the work IBAMA is developing with CITES and noted the importance of ACTO as reference for knowledge exchange among Member Countries. He expressed the joint work being done with DEMA in the implementation of these activities. He mentioned that Brazil has an advance system for electronic permitting, offering the option of this system being an opportunity for experience exchange in the region. Finally he wished success in the results of the event. 6. Representing IBAMA, its President Mr. Curt Trennehpohl explained how this institution is strengthening the actions related to the implementation of the CITES Convention in Brazil, through the work done by the team of the organization. He expressed that this meeting is very important to make progress in the learning and experience exchange in the amazon region. He thanked the support given by ACTO, 1

2 not only for this event but for other action being developed. As well he thanked the joint work between the CITES Secretariat and IBAMA in sharing the experience with other countries of the Amazon Region for capacity building and improving the sustainable management of biodiversity. 7. Mr. Marcos Silva, Coordinator of the team of Knowledge Management and Information Services of the CITES Secretariat mentioned the interest expressed by the ACTO Member Countries on electronic permitting and its implementation as a working tool. This type of initiatives guarantees that CITES species trade promote conservation and sustainable use, reducing illegal trade. The CITES Secretariat can support the work in ACTO region through the identification of opportunities for cooperation between Member Countries and technology transfer, especially South South. 8. The Environment Coordinator of the PS/ACTO, Mr. Antonio Matamoros, highlighted the importance of the meeting noting that the implementation of the Amazonian Strategic Cooperation Agenda was a milestone in the regional meeting on Biodiversity held in Quito in July 2011, preceded by the regional meeting of CITES held in Bogota. This meeting reaffirmed the priority of the Member Countries of ACTO to strengthen a process of capacity building in implementing electronic permitting. He referred to the mandate of the Countries in Quito to advance in the implementation of electronic permitting. He thanked the participation of delegates from member countries, the Government of Brazil, IBAMA, the CITES Secretariat and the Amazon Regional Program. Presentation of Member Countries 9. Representatives from Brazil, Colombia, Ecuador, Peru, Suriname and Venezuela made presentations on the status of progress of the process of issuing CITES E- Permits and the function of single operation centers in each country. The presentations are gathered in Annex 3. Thematic Conference Presentations 10. The thematic presentations were made by Mr. Marcos Silva of the Secretariat of CITES about E-Permits and the bilateral E-Permit experience using electronic means between the UK and Switzerland, Mr. Michael Dill, Consultant GEFEG on the state of development of electronic licenses in countries ACTO and the role of international organizations (OMA, UN / CEFACT) and its relevance to CITES; Mrs. Fatima Vanegas Central American Commission for Environment and Development which presented the results of the regional workshop for Central America and Dominican Republic fostering respect for the capabilities of new information technologies and electronic licenses in Central America, and Mr. Ackbar UNEP - WCMC who presented the project EPIX. The presentations are gathered in Annex It was discussed the financial and cooperation strategy, and thanked especially the contribution of the Brazilian Agency of ABC Cooperation for the promoting of the South-South Cooperation (bilateral, triangular and regional) in the context of the Amazonian Strategic Cooperation Agenda as well as the participation of other financial institutions and cooperation agencies that are contributing significantly to the development of this initiative(bid, GIZ, KfW, among others) 2

3 Conclusions and Recommendations 12. The delegates recognized ACTO as a regional instance to coordinate the activities and recommendations expressed in the present meeting. 13. The delegates from the countries recognized the importance to promote the regional cooperation in the implement of new systems of e-permit emission to guarantee the conservation, the sustainable use, and legal trade kind in the CITES framework. 14. Recognize the importance of cooperation between the customs and CITES authorities of the ACTO member countries and the Global Organization of Customs so that the process of CITES E-Permitting is totally electronic. 15. The representatives of the member countries thank the Global Customs Organization for its effort to translate the document in Spanish A Survey of dematerialization on supporting documents to facilitate the implementation of the regional project. 16. It was also recognized the importance of South cooperation and progress of the region in the use of the new technologies to e-permit emission, and the participation of international institutions was also appreciated, highlighting the need to link to the customs authorities and ministries of foreign trade in this area 17. The CITES permit system in Brazil was made available to member countries with open source code so that other countries can use the system adapted to its national realities, in the sense of promoting the systemic integration of CITES systems between ACTO countries. 18. Delegates of Member Countries encharge SP/ACTO with the implementation of the technical recommendations of the present meeting contained in Annex 5. And encharge as well, PS/ ACTO to make the necessary management for external funding for the implementation of the recommendations obtained as result of the meeting and content in Annex Delegates of Member Countries encharge PS/ACTO to present the results of this meeting to the Extraordinary Meeting of the Amazon Cooperation Council, as well as prepare a resolution project to be considered at the Foreign Ministers meeting, which will be held on November 21st, and 22nd, 2011, in Manaus, Brazil. 20. Finally, the present Delegations appreciated the Government of the Federative Republic of Brazil, the PS/ACTO and the Amazonia Regional Program, for all the attention received during the Regional workshop. Brasilia, October 28th, Annex 1. PARTICIPANT S LIST Annex 2. AGENDA 3

4 Annex 3. PRESENTATIONS FROM THE MEMBER COUNTRIES Annex 4. THEMATIC PRESENTATIONS Annex 5. TECHNICAL RECOMMENDATIONS FROM THE WORK 4

5 REUNIÓN REGIONAL DE MANEJO DE INFORMACIÓN Y EMISIÓN DE PERMISOS ELECTRÓNICOS CITES Brasilia, 26 a 28 de octubre de 2011 AGENDA PRELIMINAR (AJUSTADA) PRIMER DÍA 08h00-09h00 09h00-09h20 09h20-09h40 09h40 10h00 10h00 11h00 11h00-11h15 11h15 12h00 Miércoles, 26 de octubre Registro de Participantes Apertura de la reunión SP/OTCA Gobierno de Brasil Secretaria CITES Objetivos de la reunión y Antecedentes proceso E Permit Agenda OTCA Secretaria Permanente OTCA Presentación de los participantes. a). Introducción al tema de la emisión electrónica de permisos y certificados CITES - Decisiones, colaboradores, grupo de trabajo, beneficios etc. b). Importancia del Sistema de Emisión de Permisos Electrónicos. c). El juego de instrumentos para la concesión electrónica de permisos CITES. Sr. Marcos Silva. Secretaria CITES Receso Estado de avance Permisos Electrónicos en los países de la OTCA Consultores externos GEFEG Se presentará el análisis de los cuestionarios enviados a los Países Miembros de la OTCA. Se propondrán recomendaciones y los pasos siguientes (procesos) para avanzar en el tema de E-Permit y disminuir las asimetrías en la región, identificando los países participantes en cada proceso. 12h:00-13h00 Presentaciones de Países Miembros A partir de las presentaciones de los países (Bolivia, Colombia, Guyana, Perú, Suriname, Venezuela) y del consultor, los países tendrán la oportunidad de discutir las oportunidades, retos y necesidades para la implementación del Sistema de Emisión de Permisos Electrónicos. 1

6 13h00 14h30 Almuerzo 14h30-15h00 15h00-15h40 Perspectivas para el avance de una propuesta regional - retroalimentación Consultores externos GEFEG Proceso regional E- Permit: Fomento de Capacidades sobre Nuevas Tecnologías de Información y Permisos Electrónicos en Centroamérica - Oportunidades para colaboración. Comisión Centroamericana de Ambiente y Desarrollo La CCAD presentará los resultados del Taller Regional para Centroamérica y República Dominicana sobre Fomento de Capacidades sobre Nuevas Tecnologías de Información y Permisos Electrónicos en Centroamérica realizado en Managua, Nicaragua del 27 al 29 de Junio del 2011, identificando posibles áreas de colaboración técnica. 15h40-16h00 Experiencia bilateral E- Permit: Intercambio de permisos CITES usando medios electrónicos entre Reino Unido y Suiza. Presidente del Grupo de Trabajo de E Permit Presentación de la experiencia bilateral mostrando lecciones aprendidas en la implementación de ese proyecto de colaboración bilateral. 16h00 16h30 El papel de las organizaciones Internacionales a) Recomendaciones OMA e importancia para la CITES b) Recomendaciones UN/CEFACT e importancia para la CITES Consultores externos GEFEG Se discutirá el rol de las organizaciones internacionales y la necesidad de los sistemas nacionales de permisos electrónicos para avanzar en los estándares, protocolos y formatos acordados internacionalmente para el intercambio de información. Se introduce la idea de la Ventanilla Única para documentación electrónica relacionada con comercio. 16h30-16h45 16h45 17h30 Receso Electronic Permit Information exchange - EPIX PNUMA - WCMC Esta presentación se enfocara en EPIX, proyecto que desarrolla un mecanismo para facilitar la expedición, el intercambio y la verificación de la información de los permisos CITES entre las Autoridades nacionales. EPIX permitirá la participación de los países para manejar información de los permisos electrónicos a través de un portal seguro. 17h30 18h Debate y conclusiones del día Se facilitan insumos a los consultores GEFEG para la propuesta de trabajo 2

7 SEGUNDO DÍA 9h00-10h00 Jueves, 27 de octubre Procesos nacionales: Ventanilla Única de Exportaciones: Experiencia de funcionamiento en Ecuador. Ecuador está trabajando con el Gobierno de Korea en la implementación de una Ventanilla Única parta la documentación de comercio electrónico. Se presentará el proceso y lecciones aprendidas. 10h00-13h00 11h00-11h15 Procesos nacionales: Sistema de Emisión de Permisos Electrónicos de Brasil. a) Requisitos técnicos para implementación de SISCITES b) Mejorías técnicas necesarias para mejorar desempeño del sistema SISCITES Receso Sistema de Emisión de Permisos Eletrónicos de Brasil (cont.). c) Pasos para compartir el sistema Brasil presentará el sistema de concesión electrónica de permisos CITES y discutirá su adaptabilidad a otros países de la región. Esta discusión se presentará en el contexto de la cooperación Sur Sur y transferencia de tecnología. 13h00 14h30 14h30-16h30 Almuerzo Estrategia de Financiamiento. Sr. Juan Carlos Vasquez. Secretaria CITES Se discutirán eventuales estrategias y oportunidades de financiamiento para el desarrollo y mantenimiento de un proceso regional de E Permit. Se identificarán posibles mecanismos y donantes. 16h30-16h45 16h45 17h45 17h45 18h00 TERCER DÍA 9h00 10h00 Receso Grupos de discusión 1. Sistema armonizado de emisión electrónica de permisos para países miembros de la OTCA. Metodología a ser propuesta por la Secretaria CITES Cierre del dia Viernes, 28 de octubre Grupos de discusión 2. Estratégia de financiamiento Metodología a ser propuesta por la Secretaria CITES 10h00 12h00 Conclusiones y Recomendaciones de los grupos de trabajo 3

8 12h00 14h00 14h00 17h00 Almuerzo CONCLUSIÓN DE LA REUNIÓN Revisión de las conclusiones de la reunión y elaboración del documento final SP/OTCA Clausura del evento MATERIAL DE REVISIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS PAÍSES MIEMBROS A fin de que los participantes estén previamente informados de la temática, se recomienda consultar la website de la CITES en relación con E-permitting en el siguiente link: Finalmente, se solicita a los Delegados de los Países Miembros preparar una presentación de máximo 20 minutos con relación al funcionamiento del mecanismo o procedimiento de emisión de permisos CITES que tienen en el país. Así mismo incluir en la presentación el procedimiento de Ventanilla Única (si cuentan con una) y la articulación de ésta con el mecanismo o procedimiento de emisión de permisos CITES, a fin de complementar las informaciones que ya fueran suministradas a la secretaria CITES en el cuestionario correspondiente. 4

9 REGIONAL MEETING ON INFORMATION MANAGEMENT AND ELECTRONIC CITES PERMITTING Brasilia, October 26th to 28th, 2011 ANNEX 5. TECHNICAL RECOMMENDATIONS OF THE WORKING GROUPS. INTRODUCTION In the context of the Amazonian Strategic Cooperation Agenda approved by the X Meeting of Ministers of ACTO, with emphasis on the topic Conservation, protection and sustainable use of natural resources subtopic management, monitoring and control of wild flora and fauna species endangered by trade, ACTO Member Countries, with the collaboration of the CITES Secretariat, request support for the elaboration and implementation of a regional project for electronic CITES permitting, taking into account the following considerations: WORKING GROUP 1 ON ELECTRONIC PERMITTING A. GENERAL a. Include tariffs related with CITES electronic permitting from application to issuance of the certificate. b. Using relevant international standards and CITES tools to operationalize the implementation of the project. c. Take into account each country s regulation governing the issuance of electronic documents (digital signature) d. To promote or manage the implementation of digital signatures in the CITES E-Permit. e. To implement secure communication channels for the transmission of electronic documents f. Review cases of systems that allow the CITES electronic permitting offline. g. Countries that have made progress in developing a system for electronic issuance of licenses could consider in giving support to initiatives for technology transfer to other Member Countries. h. Consider the implementation of an interface for data exchange between countries that have advances in the development of a system for issuing electronic permits CITES. i. Promote interconnectivity between CITES offices in the region j. Customs and trade entities should get involved in the development of the system of CITES Electronic permitting, harmonizing it with the existing Single Window, as appropriate. k. Explore possibilities for interaction between CCAD and other regional organizations to evaluate hemispheric cooperation. l. Evaluate the feasibility of using the methodology used by Brazil for the implementation of its system. If the analysis is positive, it is suggested that Brazil could facilitate technology transfer and give training to other Member Countries in the implementation of the CITES electronic permitting. B. SPECIFIC RECOMMENDATIONS FOR EACH GROUP ACCORDING TO NEEDS IN THE COUNTRIES FIRST GROUP: Countries that are planning implementation of a CITES electronic permitting system: Venezuela, Surinam, Bolivia, Guyana (to be consulted previously).

10 1. Generation of a process map of the activities that support the sustainable management of CITES species by identifying the actors involved in the issuance of permits. 2. Diagnosis of existing technology platforms relevant to a project to issue electronic CITES permits. 3. Consider existing national databases and data held by the CITES Secretariat to allow feeding the system to be implemented SECOND GROUP: Countries that are developing a CITES electronic permitting system and/or a Single Window: Brazil, Colombia, Peru, Ecuador. 1. Countries that have systems related with CITES electronic permitting should verify if their systems are harmonized and interconnected to a Single Window. 2. Countries should strengthen the possibility of regional cooperation the maximum possible. 3. The development of a CITES electronic permitting system should be harmonized with other permits such as phytosanitary and/or animal health. 4. To examine the possibility of undertaking immediately a register of electronic permits in the CITES data base in order to offer the Member Countries a reliable tool to generate information in real time to decision taking. 5. Identify the platforms in which the Single Windows of the Member Countries work in order to evaluate the possibility of integration. Team Members Fernando García Perú President Marcos Regis da Silva (CITES Secretariat) Claudia Mello - Brasil Andries Algera Brasil Vanda Carvalho Brasil Henrique Anatole Brasil Raven Kartoikromo Surinam Solymar González Venezuela Maris López Venezuela Tania Cepeda Ecuador (Vicepresident) Jorge Ortega Ecuador Rodolfo Carrión Perú Paula Rojas Colombia Danitza Mariaca - Bolivia International Organizations Ackbar Joolia (PNUMA-WCMC) Consultants GEFEG Sue Probert Michael Dill WORKING GROUP 2 FINANCIAL MECHANISM RECOMMENDATIONS 1. The participating countries identified the need for support from the ACTO and the CITES Secretariat in seeking financial resources for the implementation of systems for electronic issuance of permits, based on international standards that can be integrated into a harmonized regional program (Toolkit and WCO)

11 2. The participating countries identified the need for exchange of experiences in development and implementation of Single Window for foreign trade; for this, the region has its own knowledge from countries that operate this concept. 3. The participating countries identified the need to update the classification of tariff codes in relation to wildlife, products and sub-products, due to the current general categorization. A working group should be organized with experts, involving customs in the region. 4. Amazonian countries with financial and technical support of the CITES Secretariat and ACTO have identified the need to automate the issuance of CITES permits in stages, according to the requirements of each country. In a first step, Venezuela, Bolivia and Suriname requested financial and technical support through a project, to carry out a needs assessment and design and implement a system, building on the experiences of the region (consult with Guyana to meet its interest). In a second stage, Colombia, Ecuador and Peru requested financial and technical support to harmonize national systems for the implementation of systems for electronic issuance of permits, based on international standards that can be integrated in a regional program. 5. Each country must advance in local efforts for the harmonization of activities for the electronic issuance of permits, with relevant stakeholders, such as customs and managers of single foreign trade. It is proposed to do workshops in which the above mentioned actors participation is ensured. 6. For harmonization in electronic permit issuance, it is recommended the transfer of technologies and experiences that include internships, visits, bilateral training and advances in the development of tools in order to know the logic operation. Team Members: Paula Andrea Rojas (Colombia) - President Miguel Arguello (Ecuador) - Vicepresident Guillermo Ramos (Peru) Danitza Mariaca (Bolivia) Carlos David Rivera (Venezuela) Juan Carlos Vasquez (SECRETARIA CITES) Fatima Vanegas (CCAD Nicaragua) Gangapersad Sewdin (Suriname) Tiago Martins (Brasil) Carlos Fabiano Cardoso (Brasil)

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