PROCESO DE CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE CAFETERÍA

Transcripción

1 INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL Responsable de Elaboración Responsable de Revisión Responsable de Aprobación Nombre LUÍS CASTEDO CEPEDA ROBERTO GONZÁLEZ HERRANZ SARA GÓMEZ MARTÍN Puesto ADJUNTO DE CALIDAD SUBDIRECTOR DE ASUNTOS ECONÓMICOS, SERVICIOS INFORMÁTICOS Y CALIDAD DIRECTOR Firma

2 1. OBJETO. El objeto de este Procedimiento es describir el proceso de contratación de entidad privada para el servicio de Cafetería/Comedor en la Escuela de Ingeniería Técnica Industrial (UPM). 2. ALCANCE Comisión de Extensión Universitaria (formada por el Director, Subdirector encargado de Extensión Universitaria, Subdirector de Asuntos Económicos, Servicios Informáticos y Calidad, Subdirector de Ordenación Académica, PDI, PAS y Alumnos del Centro), Rectorado UPM, Empresas privadas. 3. PROPIETARIO Subdirección de Asuntos Económicos, Servicios Informáticos y Calidad. 4. ENTRADAS Necesidad de contratación del servicio de Cafetería/Comedor. 5. SALIDAS Pliego de condiciones generales (administrativo UPM). Pliego de condiciones generales (técnico) Escuela. Ofertas de las empresas. Informe sobre las ofertas de SS. de cafetería de las empresas. Propuesta de adjudicación. Contrato de concesión. Servicio de Cafetería/Comedor contratado. 6. CLIENTE Centro, PDI, PAS, alumnos y público en general. - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 2 DE 7

3 7. PROVEEDOR Empresas privadas. 8. INICIO Necesidad de servicio de Cafetería/Comedor. 9. FIN Servicio de cafetería. 10. ETAPAS DEL PROCESO Ante la necesidad de un Servicio de Cafetería/Comedor se abre un procedimiento de negociado con un Pliego de Condiciones particulares (EUITI) y generales (UPM) (ver Anexos I y II) Se invita a ofertar como mínimo a tres empresas. Debe quedar constancia escrita de dichas invitaciones. A las empresas invitadas se les pide: Lista de precios de los artículos que va a vender y del menú. Cualificación técnica de la empresa. Cualificación de su personal. Número de personas que destinará para desarrollar el trabajo. Solvencia económica. Canon mensual de arrendamiento-base de partida Recibidas las ofertas se reúne la Comisión de Extensión Universitaria, las evalúa y eleva un informe al Director del Centro del Centro con una propuesta El Director decide según la propuesta y las ofertas y envía toda la documentación junto con su propuesta al Rectorado de la UPM. - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 3 DE 7

4 La adjudicación es a una empresa privada en virtud de un servicio, es decir, no existe en su personal ningún empleado del Personal de Administración y Servicios (PAS) de la UPM El Rectorado de la UPM recibe la propuesta y prepara el contrato para que se firme por el Gerente de la UPM y el arrendador. La concesión administrativa es por un año prorrogable a otro año más Una vez adjudicada, se planifica un seguimiento del funcionamiento mediante una evaluación interna que consiste en visitas periódicas a las instalaciones, la atención de las reclamaciones y en caso de existencia de problemas, la actuación de la Comisión de Extensión Universitaria para su solución. En el Pliego de Condiciones quedan detalladas las consecuencias de actuaciones inadecuadas que conllevan a subsanar el problema en un plazo de adecuado hasta la rescisión del contrato por la Dirección del Centro a propuesta de la Comisión. 11. FLUJOGRAMA - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 4 DE 7

5 SERVICIO DE CAFETERÍA Gerencia Director de la Escuela Comisión Extensión Universitaria Gestión Económica Centro Empresas Documentos (salida) Renovación contratación de Servicio de Cafetería Redacta documentación Pliego de condiciones generales (administrativo UPM) Invitación a empresas para ofertar Realizan y presentan sus ofertas Pliego de condiciones generales (técnico) Escuela Evalúa las ofertas y le envía informe al Director de la Escuela Ofertas de las empresas Recibe propuesta y prepara contrato Decide la adjudicación y envía su propuesta junto con la documentación al Gerente Informe sobre las ofertas de SS. De cafetería de las empresas Propuesta de adjudicación Firma del contrato Firma del contrato Seguimiento del funcionamiento de la cafetería Contrato de concesión - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 5 DE 7

6 12. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Pliego Administrativo general. Pliego Técnico particular. Lista de precios. 13. EVIDENCIAS O REGISTROS Ofertas de las Empresas Informe Propuesta de Adjudicación Contrato de Arrendamiento 14. INDICADORES No procede. 15. REVISIÓN PROCEDIMIENTO La revisión del presente procedimiento se realizará según lo previsto en el Procedimiento de Revisión y Actualización del Sistema Documental (PR-SO-6-001). La necesidad de revisar este Procedimiento puede surgir además, como consecuencia de modificaciones producidas en el proceso, identificadas a raíz del desarrollo de una Autoevaluación (PR-ES ), Auditoría Interna (PR-ES ) o del propio funcionamiento del proceso. 16. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Pliego de Condiciones: documento contractual donde se establecen las condiciones o cláusulas que se aceptan en un contrato de obras o servicios o una concesión administrativa. En un Pliego de Condiciones se indica cómo y con qué hay que hacer realidad los proyectos de obras y servicios que se contratan. En el Pliego que se concuerda y firma, contiene las relaciones que existirán y que tienen que cumplirse, entre el propietario y el ejecutor de cualquier proyecto, servicio o concesión administrativa. - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 6 DE 7

7 Este documento debe contener toda la información necesaria para que el proyecto llegue a buen fin de acuerdo, indica las condiciones generales del trabajo, la descripción y características de los materiales a utilizar, los planos constructivos, y la localización de la obra o servicio. También señala los derechos, obligaciones y responsabilidades de las partes que lo suscriben. Señala así mismo como se desarrollará el trabajo y como se resolverán los conflictos que puedan surgir. 17. ANEXOS. No procede. - SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD PÁGINA 7 DE 7