SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES INSTRUCCIÓN DE TRABAJO SERVICIOS DE MENSAJERIA IT-DRM-GS-05 Versión 03

2 Derechos Reservados 2003 Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. Subdirección General de Administración Dirección de Recursos Materiales Viaducto Miguel Alemán No. 105, 2º piso Col. Escandón. México, D.F., C.P , Tel La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Subdirección General de Administración del Consejo de Promoción turística de México, S.A. de C.V., dándole el crédito correspondiente. IT-DRM-GS-05 Versión 03

3 HOJA DE AUTORIZACION Elaboró Gerardo Epsilón Mariscal Flores Subgerente de Suministros Revisó Vo.Bo. Soledad Berrío Ayala Gerente de Servicios Olga Molina Gutiérrez Directora de Recursos Materiales Aprobó Lic. Amado Treviño Abatte Subdirector General de Administración IT-DRM-GS-05 1 de 9 Versión 03

4 Revisión Página (s) Modificada (s) SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS Descripción del Cambio Fecha de Emisión IT-DRM-GS-05 2 de 9 Versión 03

5 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 5 6 Definiciones 6 7. Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades 8 8. Registros 9 9. Anexos 9 IT-DRM-GS-05 3 de 9 Versión 03

6 1. OBJETIVO Establecer las actividades y políticas para el uso y control de los Servicios de Mensajería necesarios para la operación de las diferentes áreas del Consejo de Promoción Turística de México S.A. de C.V. 2. ALCANCE El contenido de este procedimiento, aplica a todas aquellas áreas que dentro de sus funciones, requieran del servicio de mensajería, para el adecuado desempeño de sus funciones, así como, aquellas áreas que en forma directa o indirecta, tengan bajo su responsabilidad la instrumentación de los diversos procedimientos de control o que participen en estos. 3. REFERENCIAS 3.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 3.2 Contrato de prestación de servicios 4. POLITICAS El servicio requerido por las diversas áreas, deberá solicitarse mediante el Formato Múltiple de Solicitud mismo que deberá ser firmado por un servidor público de nivel mínimo de director de área. En el Formato Múltiple de Solicitud deberá indicar en forma clara y detallada el tipo de servicio que se requiere, para garantizar la entrega de los envíos a su destino en forma eficiente. Los envíos nacionales e internacionales, deberán ser entregados al coordinador de mensajería antes de las 14:30 horas, para garantizar que saldrán ese mismo día a su destino. No se realizará ningún servicio de mensajería si no entregan la solicitud de servicio (formato DRM-01) debidamente requisitado. La Dirección de Recursos Materiales, será la encargada de verificar que la selección y evaluación de los proveedores que presten sus servicios al Consejo, apliquen los siguientes criterios: SELECCIÓN: I. (Buena presentación (corbata indispensable). II. Amplio dominio de las ubicaciones en el Distrito Federal y área metropolitana. III. Disponibilidad para realizar servicios fuera del horario establecido. IV. Conducirse con respeto dentro de las instalaciones del Consejo. V. Respetar las medidas preventivas establecidas por el Consejo en materia de seguridad e higiene. VI. Entregar con oportunidad los acuses de recibo a las áreas del Consejo. IT-DRM-GS-05 4 de 9 Versión 03

7 EVALUACIÓN: I. Personal solicitado.- 1 conductor y 3 mensajeros II. Horario de 09:00 a 18:00 eventualmente el servicio se solicitará fuera del horario señalado. III. Equipo solicitado.- 2 motocicletas y 1 vehículo compacto. IV. Manifestar por escrito el compromiso de presentar los servicios con confiabilidad, confidencialidad, seguridad y oportunidad durante la vigencia del contrato. V. Los mensajeros deberán contar con licencia vigente para conducir motocicleta o vehículo. VI. El proveedor deberá cubrir las fallas de personal en un lapso no mayor a 60 minutos posteriores al reporte realizado vía telefónica. VII. Deberán cumplir con el uniforme que los identifique como prestadores del servicio de mensajería. VIII. El personal de mensajería deberá portar su gafete de identificación como prestador de servicio. 5. RESPONSABILIDADES Director de Recursos Materiales. 5.1 Aprobar esta Instrucción de Trabajo 5.2 Instruir para que el envío de paquetería y mensajería nacional, internacional y metropolitana, se apegue a lo establecido en el contrato de prestación de servicios 5.3 Firmar y validar los oficios enviados a la empresa de mensajería, mediante los cuales se realiza la reclamación o rechazo de facturas con cobros improcedentes. 5.4 Autorizar el procedimiento de adquisición de bienes o contratación de servicios requeridos por las áreas, firmando el formato de requisición enviado por estas. Gerente de Servicios. 5.5 Revisar esta Instrucción de Trabajo 5.6 Recibir solicitud de mensajería (Formato se solicitud DRM-01), revisarla y archivarla. 5.7 Recibir guía operativa de servicio de mensajería y capturarla en el sistema de cómputo para su control y seguimiento. 5.8 Dar el seguimiento de la entrega de los envíos. 5.9 Verificar y validar las facturas contra las guías operativas para el pago de servicio de mensajería Turnar al asistente administrativo la documentación para obtener validación y autorización de pago de parte de la gerencia de servicios Archivar la documentación soporte del pago realizado. IT-DRM-GS-05 5 de 9 Versión 03

8 6. DEFINICIONES 6.1 Coordinador de Mensajería.- Persona responsable de recibir, registrar, clasificar y enviar la mensajería a su destino. 6.2 Solicitud de Servicio.- Documento mediante el cual se formaliza la entrega entre la gerencia de servicios y el área solicitante el servicio de mensajería solicitado. 6.3 Guía Operativa.- Documento de embarque con número de folio, que expide la empresa de mensajería al coordinador del servicio, para comprobar el destino del envío. 6.4 Envío.- Documento o paquete que el área solicitante entrega al coordinador del servicio de mensajería, para que lo registre, clasifique y envíe al destino solicitado. 6.5 Mensajería Metropolitana.- Envíos cuyo lugar de destino se localizan en el Distrito Federal y zonas conurbanas. 6.6 Mensajería Nacional.- Envíos cuyo lugar de destino se localizan fuera del Distrito Federal y zonas conurbanas. 6.7 Mensajería Internacional.- Envíos cuyo lugar de destino se localizan fuera del territorio nacional. 6.8 GS.- Gerencia de Servicios. 6.9 CM.- Coordinador de mensajería PSM.- Proveedor del servicio de mensajería MS.- Mensajero. 7. METODO DE TRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el Servicio de mensajería. Para mayores detalles ver el punto 7.2 respectivamente, de este mismo documento. IT-DRM-GS-05 6 de 9 Versión 03

9 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO IT-DRM-GS-05 7 de 9 Versión 03

10 7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Responsable Paso Actividad Gerente de Servicios Recibe, revisa y turna Recibe formato múltiple de solicitud de servicio de mensajería por parte de las diferentes áreas del CPTM, con el documento u otro tipo de bien motivo del servicio. Documento de Trabajo Coordinador de Mensajería Revisa que el Formato Múltiple de Solicitud, este debidamente formulado y firmado para efectuar el servicio requerido y turna para su despacho al coordinador de mensajería (outsourcing). Recibe, clasifica mensajería y determina Recibe los paquetes o envíos, así como, la solicitud y los clasifica de acuerdo al destino de los mismos (metropolitana, nacional o internacional) Formato Múltiple de Solicitud DRM-01 3 Es metropolitana? 4 No: continúa con el paso 4 Sí: continúa con el paso 5 Entrega al proveedor del servicio de mensajería Coordinador de Mensajería 4.1 En caso de que el destino de los paquetes no sean dentro del área metropolitana y correspondan a servicios en el territorio nacional e internacional se elaboran las guías correspondiente y se entregan a la empresa de mensajería contratada para este tipo de servicio. 5 Asigna Mensajeros y entrega Acuse de recibo 5.1 En función de los destinos dentro del área metropolitana define ruta, así como, el mensajero y entrega los envíos al mismo para su distribución Coordinador de Mensajeros Recibe, entrega mensajería y recaba acuse de recibo y entrega Acude al destino del envío, entrega el mismo y solicita la firma en el recibo de acuse y entrega. Copia de acuse de recibo Relación de acuses de recibo Coordinador de Mensajería Recibe, registra entrega al solicitante acuses y al final del mes entrega registro Registra los acuses en el listado de acuses y entrega los mismos al personal que solicitó el servicio de mensajería Relación de acuses mensual IT-DRM-GS-05 8 de 9 Versión 03

11 Responsable Paso Actividad Subgerente de Suministros Proveedor del servicio de mensajería Coordinador de Mensajería Recibe, revisa y archiva Recibe relación de acuses, revisa y archiva en expediente Recibe mensajería y guía, acusa de recibo y entrega Recibe, revisa y acusa guía y la entrega Recibe acuse de guía registra y archiva Recibe acuse de guía, registra en control y queda en espera para conciliar contra factura y gestionar el pago correspondiente. Documento de Trabajo Relación de acuses mensual Guía Guía 8. REGISTROS No. de Control Nombre Responsable de Conservarlo Tiempo de Conservación / Disposición FO-DRM-GS-03 Formato Múltiple de Solicitud Gerente de Servicios 3 Años/Archivo muerto S/N Guías Operativas de Embarque Subgerente de Suministros 3 Años/Archivo muerto 9. ANEXOS Anexo No. Nombre No. de Control 1 Formato Múltiple de Solicitud * Guía Electrónica de Servicios Administrativos FO-DRM-GS-03 (DRM-01) * IT-DRM-GS-05 9 de 9 Versión 03