El valor de negocio de las soluciones de gestión de sistemas distribuidos BMC

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1 El valor de negocio de las soluciones de gestión de sistemas distribuidos BMC Vínculos relacionados: Vea un análisis en su escritorio Conozca Business Value for BMC Distributed Solutions White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions CIOview Corp. 30 Nagog Park, Acton MA, USA Página 1

2 Índice Resumen ejecutivo...3 Mayores costos de la informática distribuida...3 Situaciones para crear modelos de negocio de gestión de sistemas...3 Metodología...3 Ejemplos de costos de explotación (TCO)...4 Sección 1: El verdadero costo de la informática distribuida...6 Introducción...6 Patrones de compra de TI...6 Aumento del la variedad y cantidad de componentes...6 Conflicto inevitable entre la distribución y la economía de escala...6 Costos ocultos...7 Discontinuidad...7 Círculo vicioso...7 Sección 2: Demostración del valor de la gestión de sistemas...9 Introducción...9 La inversión en software de gestión de sistemas por primera vez (Greenfield)...9 Justificación de una inversión existente...9 Una actualización...10 Ampliación de una inversión existente...10 La migración desde un producto competitivo...10 Metodología de retorno de la inversión...11 Sección 3: Justificación del software de gestión de sistemas mediante ejemplos...13 Introducción...13 Ejemplos de costos de explotación (TCO) Implementación de BMC Software en un entorno Greenfield...14 Actualización y ampliación...15 La ampliación de BMC Software...16 Más allá del White Paper...18 Sección 4: Consideraciones generales...20 Introducción...20 Metodología sólida...20 Análisis What-if...21 Tiempo de inactividad no previsto...21 Modelo de negocio: consideraciones finales...22 Acerca de CIOview...24 Qué hacer a partir de ahora...24 White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 2

3 Resumen ejecutivo El costo de la informática distribuida de muchas empresas suele ser del 25 al 50% más elevado de lo necesario. La implantación de la gestión de sistemas BMC Software puede sin duda reducir los costos en la gran mayoría de los casos. Como consecuencia, este White Paper se centra en: 1. La identficación y análisis de los factores que suelen incrementar los costos de la informática distribuida 2. Examinar las situaciones de gestión de sistemas más comunes a partir de las cuales la mayoría de los profesionales de TI elaborarían un modelo de negocio ( business case ) 3. Suministrar tres ejemplos diferenciados del impacto económico de BMC Software y los ahorros posibles Mayores costos de la informática distribuida CIOview ha descubierto que los altos niveles de gasto de la informática distribuida están provocados por uno o más de los siguientes factores: Gastos en TI provocados por los costos de adquisición Necesidad de gestionar mayor variedad y cantidad de componentes Conflicto inevitable entre la necesidad de distribuir la información y el esfuerzo para lograr economías de escala y menor costo Costos ocultos Estructuras de costo discontinuas Círculo vicioso La identificación de esos elementos que estén presentes en la organización es un paso clave para comprender los posibles ahorros que aportaría BMC Software. Situaciones para crear modelos de negocio de gestión de sistemas La mayoría de los profesionales de la gestión de sistemas se enfrentan a uno o más de los siguientes retos económicos en algún punto de sus carreras en la TI, al justificar: 1. La inversión en software de gestión de sistemas por primera vez 2. Una inversión existente en software de gestión de sistemas 3. Una actualización 4. Una ampliación de la inversión en software de gestión de sistemas 5. La migración desde un producto competitivo En realidad, la mayoría de los profesionales de TI preferirían no tener que realizar este tipo de tarea. Sin embargo, con los presupuestos para TI en el punto de mira, ya no es cuestión de preferencias. Este informe técnico ofrece un método sólido y veloz para realizar los distintos tipos de análisis. Metodología CIOview Corp., empresa fundada en 1997, ha dedicado casi diez años a trabajar con los principales proveedores de tecnología y usuarios finales para crear un marco de trabajo que conecte las decisiones de implantación de tecnología con los resultados económicos. CIOview combina su marco de análisis del modelo de negocio con profundas investigaciones del cliente y todos los datos de precio relacionados con el software y la asistencia de BMC. Como White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 3

4 consecuencia, al utilizar el software de CIOview simplemente se indica el pais donde uno se encuentra, el número y tipo de servidores gestionados y sus volúmenes de trabajo respectivos, la dotación de personal actual, el ritmo de crecimiento de servidores previsto, los usuarios y el disco. Como resultado, el software Business Analyzer de CIOview determinará de inmediato la posibilidad de: Las ventajas de la inversión actual en software de BMC Los costos y beneficios de ampliar la inversión en software de gestión de sistemas y bases de datos Los costos y beneficios de migrar desde BMC PATROL a BMC Performance Manager Los costos y beneficios de migrar desde el software de gestión existente a BMC Performance Manager Los ejemplos de clientes que se indican en este informe técnico se han generado utilizando Business Value Analyzer for BMC Distributed Solutions de CIOview. Por lo tanto, este informe ofrece un nivel de transparencia único, ya que ofrece acceso a los archivos electrónicos de proyecto de cada ejemplo tratado. Ejemplos de costos de explotación (TCO) CIOview presenta tres ejemplos detallados de costos y beneficios de BMC Software y los beneficios económicos que pueden obtenerse. En especial, el White Paper ilustra el impacto de BMC Software en: Una empresa relativamente pequeña que invierte en BMC Software por primera vez Una empresa de tamaño medio que ha decidido utilizar BMC Software para gestionar mayormente la parte de base de datos de su entorno distribuido Una empresa de tamaño medio que decide ampliar su inversión en BMC Software más allá de la parte de base de datos de su entorno TI para abarcar 100 servidores Linux adicionales En la Tabla 1.1 siguiente se muestran los costos y beneficios en un plazo de tres años por cada servidor gestionado en cada situación. En el informe se explora cada situación y se detallan las conclusiones que implican los resultados siguientes. Tabla 1.1: Costos y beneficios por servidor gestionado con BMC Software en un periodo de tres años Situación Greenfield Actualización y ampliación de software nuevo Actualización y ampliación a nuevos servidores Costo de 3 años por servidor Beneficio de 3 años por servidor Valor actual neto (VAN) de 3 años por servidor Retorno de la inversión en 3 años $ $ $ $ $ $ $ $ $ % 165% 105% White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 4

5 Al final. Las implicaciones económicas de la informática distribuida son enormes para muchas organizaciones de TI y el problema no hará más que agravarse a medida que sigue llegando al mercado una sucesión de componentes nuevos e innovadores. Por lo tanto, sólo hay tres situaciones posibles en las que desembocará la mayoría de los administradores de TI que intenten gestionar los costos de la informática distribuida, que son: 1. El aspecto económico de su situación continuará en una espiral de descontrol hasta que el gasto de capital se cierre en modo de crisis. 2. La alta dirección seguirá solicitando informes sobre costos y rendimiento del sistema, la cual no es fácil de obtener, y se consumirán demasiados recursos de TI simplemente en la tarea de localizar componentes, ofreciendo a la vez unos recursos para el servicio de asistencia claramente insuficientes. 3. Los responsables de TI contarán con un método estándar para analizar el costo de su entorno distribuido y, como consecuencia, demostrar con facilidad los beneficios de BMC Software. Obviamente, la última situación es la mejor en la que uno se puede encontrar. En este White Paper se explica cómo implementar con éxito la opción 3, así como los riesgos que implica dicho enfoque. White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 5

6 Sección 1: El verdadero costo de la informática distribuida Es bien sabido que dispositivos de cálculo como el ábaco se inventaron hace miles de años. Lo que no es tan sabido es que el Antiguo Testamento registra la primera vez que se utilizó un protocolo de computación común. Esto sucedió, por supuesto, cuando Moisés detuvo el proceso de los egipcios con un control-mar..." Tom Galloway, autor Introducción El costo total de explotación (TCO) de la parte distribuida de un presupuesto de TI puede ser alarmante. CIOview ha descubierto que las causas más habituales del gasto elevado en la informática distribuida son: Compras de TI impulsadas por los costos de adquisición Aumento del la variedad y cantidad de componentes distribuidos que deben gestionarse Conflicto inevitable entre la necesidad de distribuir la información y el esfuerzo para lograr economías de escala y menor costo Costos ocultos Estructuras de costo discontinuas Círculo vicioso Patrones de compra de TI La preparación del presupuesto de capital para la compra de tecnología informática tiende a centrarse en el costo de adquisición de hardware y software. Sí sólo se resalta el bajo costo de capital de un servidor distribuido se facilita la aprobación del presupuesto. Como consecuencia, los gastos corrientes, como la asistencia y el mantenimiento, el precio del espacio utilizado o las necesidades de energía no se suelen factorizar en los presupuestos futuros. Ni siquiera se suelen presupuestar los recursos de personal necesarios para administrar y dar soporte a la compra original. Sin embargo, dichas necesidades de recursos pueden añadir del 100% al 500% al presupuesto general al cabo de un periodo de varios años. Aumento del la variedad y cantidad de componentes La dificultad principal al gestionar componentes compartidos es que, por definición, se distribuyen a través de toda la empresa. De hecho, CIOview ha trabajado con empresas que, tras reconfigurar su oficina, encontraron servidores en armarios de mantenimiento e incluso detrás de paredes de ladrillo. Por muy cómica que pueda resultar esa situación, que se pierda un servidor, el control físico y lógico de numerosos componentes representa una carga para muchas organizaciones de TI que sencillamente carecen de personal o herramientas adecuados para esa tarea. A medida que aumenta la diversidad y la cantidad de componentes, también lo hacen los servicios que estos requieren en cuanto a reconfiguración física y mantenimiento de sistemas operativos. Cada elemento nuevo, como un clúster Blackberry o Linux, no sólo viene con sus propios gastos de soporte e integración, sino también con la necesidad de desarrollar programas de capacitación, instaurar métodos, etc., personalizados para el nuevo sistema operativo. Conflicto inevitable entre la distribución y la economía de escala En este momento existe una paridad de precio aproximada entre un acceso a base de datos, 10 bytes de tráfico de red, instrucciones, 10 bytes de espacio de almacenamiento en disco y un megabyte de ancho de banda en disco. Esto ha llevado a importantes expertos del sector, como Jim Gray, especialista en informática distribuida de Microsoft, a sugerir que se debe situar White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 6

7 la informática lo más próxima a los datos que sea posible para evitar el costoso tráfico de red. Sin embargo, lo que este estupendo análisis de Microsoft no tiene en cuenta es el costo de sustentar y administrar sistemas distribuidos. A fin de cuentas, los grupos de negocio son los que crean valor a partir de la información procesada, y el departamento de TI tendrá que responder a sus llamadas telefónicas aterrorizadas si el sistema deja de funcionar. Lamentablemente, la economía relativamente lineal de la informática distribuida que sugiere Microsoft implicaría un incremento del personal de TI o una reducción del servicio. En lugar de divagar con comparaciones ficticias y buenas intenciones, en las decisiones que se toman entre la informática distribuida y la centralizada se deben tener en cuenta todos los elementos del costo total de explotación. Costos ocultos Al utilizar menos controles de costo centrales, el presupuesto descentralizado permite una toma de decisiones más veloz. Sin embargo, no se debe confundir la rapidez con la eficacia. Al descentralizar una estructura de presupuesto, el seguimiento de los costos se hace más difícil. Algunos costos se incluyen directamente en el presupuesto en tanto que otros caen en apartados como instalaciones o supervisión que carecen de punto de control central. Muchos críticos argumentan que, como consecuencia, un proceso de presupuesto descentralizado no ofrece un concepto definitivo de responsabilidad. Al margen de los problemas contables, existen costos adicionales que rara vez se registran, como cuando algunos empleados consumen tiempo de los usuarios especializados porque no han recibido formación adecuada. Incluso el costo de tiempo de inactividad del sistema podría ser engañoso, ya que es posible que las aplicaciones sigan funcionando, pero que al ver que los tiempos de respuesta no son adecuados, los empleados decidan llevar a cabo otras tareas. Discontinuidad Un análisis precipitado de la informática distribuida puede inducir a muchos a creer que los costos son lineales: si uno tiene 10 servidores y añade otro, los costos aumentan el 10%. Sin embargo, un análisis más detallado revela que la informática distribuida es discontinua. La discontinuidad es un problema sobre el que tal vez se ha trabajado demasiado en las matemáticas de bachillerato, cuando f(x) = (x + 1)/(x -2) era el ejemplo para no quedarse dormido. A pesar de la familiaridad superficial de la mayoría de la gente con este concepto matemático básico, desata un serie de consecuencias muy importantes cuando se aplica a la informática distribuida. En cualquier momento en que se utilice una función discontinua se puede experimentar un aumento o un descenso muy acusado de los gastos. Si añadir un undécimo servidor obliga a adquirir equipos de red o almacenamiento más costosos, los gastos pueden aumentar un 50%. Obviamente, el ejemplo extremista es el del servidor Intel de ocho millones de dólares cuando la compra del siguiente servidor obliga a una nueva ubicación de datos. Es de esperar que ustedes no sufran esa experiencia, pero es importante reconocer que la estructura de costos de la informática distribuida es muy distinta de la de un gran sistema central o mainframe, y esa noción de discontinuidad es un aspecto crucial que hay que tener en cuenta cuando se quiere mantener los costos bajo control. Círculo vicioso Alguien podría afirmar que el aspecto más frustrante de administrar los costos de la informática distribuida es la necesidad de gastar dinero en establecer los controles antes de que se puedan ver las ventajas económicas que aportan. Esta situación se convierte en un círculo vicioso, ya que la dirección de la empresa sólo invertirá dinero en controles si puede ver un claro beneficio económico. Normalmente, la reacción de los distribuidores ha sido ofrecer White Papers o casos prácticos, pero estos tienen un efecto limitado ya que no hay dos empresas que utilicen White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 7

8 exactamente el mismo entorno informático distribuido. Naturalmente, se pueden contratar los servicios de un asesor que cree el modelo de los beneficios posibles, pero es una solución que se vuelve rápidamente muy costosa. Al final. Con tantos factores fundamentales económicos, humanos y técnicos que apuntan a costos superiores para la informática distribuida, tiene que existir algún método para identificar los costos reales y los factores que los impulsan. Para muchas compañías la válvula de seguridad definitiva es la gestión de sistemas. Al contar con un buen software de gestión de sistemas se dispone de seguimiento y de la capacidad para ver con mayor claridad los vínculos económicos entre dichos elementos, como la falta de capacitación y de productividad, las necesidades del servicio de asistencia, el tiempo de inactividad no previsto y sus costos económicos, etc. Un buen análisis de la gestión de sistemas proporciona los informes económicos que suelen necesitar en la TI para obtener los fondos necesarios para administrar un entorno distribuido óptimo. Sin ellos el costo de explotación de la informática distribuida puede descontrolarse y, al final, el único remedio que queda es el corte del gasto de capital. Sin embargo, esto sencillamente desplaza los costos a otros aspectos del negocio que no aparecen en los presupuestos, como la productividad de los empleados. El software de gestión de sistemas en la informática distribuida puede parecer un caso típico de círculo vicioso. Es imprescindible contar con un software de gestión de sistemas para saber con qué componentes se cuenta y cuánto tiempo se pierde en inactividad no prevista, falta de recursos del servicio de asistencia, etc. Al mismo tiempo, antes de instalarlo o de actualizarlo, hay que disponer de software de gestión de sistemas para obtener la información necesaria para justificarlo!! White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 8

9 Sección 2: Demostración del valor de la gestión de sistemas La mayor certeza que se puede tener respecto al entorno del mañana es que, probablemente, en gran parte será igual al de hoy. Kevin Kelly, redactor fundador de Wired Magazine Introducción La mayoría de los profesionales de la gestión de sistemas se enfrentan a uno o más de los siguientes retos económicos en algún punto de sus carreras en la TI: 1. Justificar la compra de software de gestión de sistemas por primera vez 2. Demostrar el valor de una inversión existente en software de gestión de sistemas 3. Plantear la actualización de un software de gestión de sistemas 4. Ampliar una inversión en software de gestión de sistemas 5. Explicar las razones para migrar a un producto competitivo En realidad, la mayoría de los profesionales de TI preferirían no tener que realizar este tipo de tarea. Sin embargo, con los presupuestos para TI en el punto de mira, ya no es cuestión de preferencias. Este informe técnico presenta un método sólido y veloz para realizar los distintos tipos de análisis. La inversión en software de gestión de sistemas por primera vez (Greenfield) En este caso, es muy posible que el entorno distribuido se encuentre gestionado sólo por utilidades nativas suministradas con el sistema operativo, la base de datos, el software intermediario (middleware) y las aplicaciones. Para poder implementar una solución de gestión BMC deberá, como es obvio, invertir en licencias de software adicionales. Sin embargo, el rendimiento, la gestión y, en especial, las mejoras en la recuperación valdrán mucho más que los gastos en software BMC. Justificación de una inversión existente Cuando los gastos imprevistos impactan en los presupuestos, no es raro que la dirección de la empresa pulse el botón del pánico para cerrar todos o casi todos los gastos de capital. Naturalmente, en la mayoría de los casos no es una decisión prudente. Sin una inversión en software de gestión de sistemas, costos como los del servicio de asistencia crecen de inmediato, al igual que los gastos relacionados con las interrupciones del servicio y los rodeos creativos que utilizan los usuarios para obtener la ayuda que necesitan. Sin embargo, con los presupuestos en rojo, no es ninguna sorpresa que el departamento financiero no detecte los matices de producto existentes entre el verdadero software de gestión de sistemas y las utilidades gratuitas suministradas por los proveedores del sistema operativo, el sistema RDBMS o el software intermediario. El personal de TI o de finanzas que se encuentra en dichas circunstancias debe fijarse en los beneficios actuales de su software BMC e incluir también en el análisis el costo de: El cambio del entorno La pérdida total o parcial de capacidad de la solución BMC White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 9

10 Una actualización En el caso de una actualización, el cliente deberá adoptar BMC Performance Manager y migrar la solución BMC PATROL existente desde un sistema basado en agentes a una infraestructura sin agentes. Con esto se obtienen mejoras de productividad inmediatas y también se puede ampliar la solución para abarcar otros sectores del entorno de sistemas distribuidos. Por ejemplo, se podría estar utilizando BMC PATROL para gestionar una parte de bases de datos y querer ver las ventajas posibles de gestionar el resto mediante monitorización sin agente. La mayoría de las empresas en esta situación verían que la adopción de BMC Performance Manager es relativamente fácil, puesto que su personal ya estará familiarizado con las soluciones BMC. Lo más probable es que los únicos factores de costo sean los servicios de migración y las licencias. Normalmente será posible aprovechar las inversiones existentes en software relacionado con los sistemas y en formación del personal, a la vez que se consiguen ventajas sustanciales en rendimiento, disponibilidad y/o productividad en las secciones del entorno distribuido actualmente sin gestionar. Ampliación de una inversión existente La ampliación de la solución de gestión BMC existente para abarcar otras partes del entorno de sistemas distribuidos puede parecer una decisión empresarial intuitiva. Sin embargo, muchas empresas se ven enfrentadas a buen número de iniciativas de TI que compiten por el mismo presupuesto. Por lo tanto, puede ser conveniente empezar por utilizar BMC Software para las bases de datos y ampliar después su uso al software intermediario y por último a la capa de aplicaciones. La ampliación de la inversión existente utilizando un sistema de bloques es útil para las empresas que entienden el valor del software de gestión de sistemas pero deben conformarse con un entorno de gasto en TI muy restrictivo. La ampliación de una inversión existente es relativamente fácil, ya que el personal de TI suele estar familiarizado con BMC Software y es posible que las licencias representen el único costo. Como consecuencia, al aprovechar el entorno existente se obtienen grandes ventajas en rendimiento, disponibilidad y/o productividad en las secciones sin gestionar del entorno distribuido. La migración desde un producto competitivo La migración desde un producto competitivo puede llegar a ser el análisis más difícil de presentar, ya que suele requerir que la dirección de la empresa acepte que originalmente tomó una decisión errada o, sencillamente, no la mejor. Lo que debe hacer la dirección es reconocer que los entornos informáticos distribuidos evoluciona de manera constante y que lo que era adecuado para la gestión de los sistemas en el pasado tal vez ya carecerá del mismo sentido económico ahora o en el futuro. Como se ha afirmado antes en este White Paper, un error fundamental respecto a la informática distribuida es creer que, de algún modo, tiene la curva de costo constante de un mainframe y que, por lo tanto, la gestión de los sistemas es previsible. En realidad, la naturaleza discontinua de la informática distribuida y el aumento de la variedad de los componentes que hay que gestionar requieren un proceso de revisión más activo. Teniendo en cuenta la variedad de análisis que se pueden realizar, naturalmente el interrogante es qué metodología debería utilizarse para el proceso de revisión. Una metodología mal definida puede consumir una cantidad enorme de tiempo y esfuerzo a la hora de justificar una inversión en software de gestión de sistemas. Con excesiva frecuencia la TI recopila un gran cantidad de datos sobre costos, pero después carece de un marco para organizarlos o conducir a la alta dirección a través del proceso de decisión. Por el contrario, una metodología bien definida ayudará a desplazar el proceso de decisiones hacia las ventajas que puede aportar el software de gestión de sistemas, y no hacia los costos. White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 10

11 Metodología de retorno de la inversión No existe una metodología que sea adecuada para todos los procesos de presupuesto. Algunas organizaciones asignan menos valor al ahorro proveniente de la productividad del usuario final. Otras descartan el costo de adquirir nuevo hardware y prefieren aprovechar la infraestructura existente. Sin embargo, una metodología bien definida debe incluir: Alcance del proyecto: Cuántos sistemas se gestionarán? Cuánto personal de TI participará? Habrá un impacto en los servicios de asistencia y los sistemas de generación de informes? Un alcance adecuado define los límites de todo el proyecto y la información necesaria para el modelo de negocio. Aplicaciones de negocio: Cuáles son las aplicaciones de negocio que se gestionarán? Cuál es el costo del tiempo de inactividad de dichas aplicaciones? Si se trazan los vínculos entre las unidades de negocio y el software de gestión de los sistemas se podrán calcular los beneficios económicos que ofrece dicho software. Servidores distribuidos: Cuántos servidores están relacionados con cada aplicación de negocio? Cuál es el software de base de datos y aplicaciones instalado en cada servidor? Cuánto personal de TI gestiona la infraestructura? La creación de un inventario de los sistemas distribuidos reducirá el tiempo necesario para generar un plan de implementación. Software de gestión de sistemas actual y propuesto: En este informe técnico se demuestra que la justificación económica del software de gestión de sistemas puede ser muy distinta, dependiendo del software actualmente instalado. Beneficios económicos: Una metodología de beneficios bien definida determinará los ahorros provenientes de la productividad, las operaciones y el tiempo de inactividad, y desglosará los beneficios en un nivel de A x B. Costo inicial y gastos corrientes: Además del costo del software, qué tipo de gastos en hardware, servicios y formación son necesarios? A nadie le gusta hablar de gastos, pero si se identifican los factores de costo esenciales se puede suavizar el proceso de toma de decisiones. Retorno de la inversión (ROI, Return Over Investment): Además de un simple ROI, cuál es la magnitud de los beneficios económicos y cuáles los supuestos más importantes que afectan al ROI? Las mejores metodologías ofrecen una manera sencilla de cambiar los supuestos y ver el impacto directo en el ROI y en el periodo de recuperación del capital. Como se indica en la Tabla 2.1, se puede emplear la misma tecnología para calcular rápidamente los costos y beneficios económicos del software de gestión de sistemas en entornos de cliente muy diferenciados. White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 11

12 Tabla 2.1: Costos y beneficios por servidor gestionado con BMC Software en un periodo de tres años Situación Greenfield Actualización y ampliación de software nuevo Actualización y ampliación a nuevos servidores Costo de 3 años por servidor Beneficio de 3 años por servidor Valor actual neto (VAN) de 3 años por servidor Retorno de la inversión en 3 años Al final. $ $ $ $ $ $ $ $ $ % 165% 105% Con independencia del modelo de negocio que se necesite, la primera recomendación de CIOview es adoptar una actitud proactiva en lugar de llevar a cabo la tarea por la vía de apremio. No se debe intentar realizar esta labor contra reloj, ya que las calamidades más habituales se producen cuando se hacen estos análisis de forma precipitada. Para tomar una decisión que va a afectar a los sistemas distribuidos en los próximos 2, 3, 4 o 5 años, lo mejor es tomarse el tiempo que sea necesario y examinar los resultados con detenimiento. Por último, hay que tener en cuenta que cualquier análisis económico será tan bueno como los supuestos que se utilicen. No existe una respuesta precisa para la 4ª o 5ª posición decimal. Más bien, es esencial documentar la magnitud económica del asunto, la factores más importantes que entran en juego, lo que determina los distintos componentes de costo y cómo esos elementos de costo varían al alterarse los supuestos. White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 12

13 Sección 3: Justificación del software de gestión de sistemas mediante ejemplos Un sistema distribuido es aquel en el que el fallo de un ordenador que ni siquiera sabías que existía puede inutilizar tu propio ordenador Leslie Lamport, Microsoft Research Introducción La aplicación de un enfoque ROI para la inversión en software de gestión de sistemas tiene la ventaja de crear un marco de trabajo económico estándar que funciona bien con las operaciones de la informática distribuida en general. Esto es especialmente importante porque la TI centralizada tiende a centrarse en los costos de implementación de una nueva aplicación en el sentido de: Rendimiento Funcionalidad Capacidad En contraste, los costos de implementación de una aplicación distribuida pierden relevancia al compararlos con los costos posteriores a la implementación, como: Facilidad de uso Asistencia Disponibilidad Seguridad Sin duda, la disponibilidad es tan importante para la TI centralizada como para la distribuida, pero la definición y el impacto económico difieren mucho. En el primer caso, el impacto económico deriva de la pérdida de transacciones en caso de fallo del sistema, pero en el segundo incluso un tiempo de respuesta insuficiente puede llevar al usuario a abandonar el uso del sistema. La falta de asistencia no sólo influye en la productividad del usuario; también afecta a la del compañero de trabajo al que solicitará ayuda. Para compensar esto, en muchos entornos de sistemas distribuidos se sobreconfiguran los servidores para prevenir cualquier interrupción del sistema y, como consecuencia, se incrementan los costos generales de capital y de gestión. Con el uso de ROI esos costos de disponibilidad y gestión se recogen en el mismo marco de gastos en hardware y costos de software, garantizando así que se pueda disponer de una imagen concreta de los costos y beneficios totales. El reconocimiento de las inevitables diferencias entre un entorno informático centralizado y uno distribuido, así como la comprensión de los factores que determinan el costo total de explotación (TCO) de la informática distribuida, son pasos clave para la mejora potencial de la estructura de costos. Sin embargo, para el criterio definitivo se deben exponer varios ejemplos de casos en los que los costos pueden recibir un impacto positivo y explicar las razones. Ejemplos de costos de explotación (TCO)... En el resto de este White Paper se ofrecen tres ejemplos detallados del impacto económico de BMC Software. Las situaciones se crearon utilizando Business Value for BMC Distributed Solutions de CIOview. Para acceder a cualquiera de los ejemplos basta con pulsar en el White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 13

14 hipervínculo que aparece al final de esta sección; se podrá obtener una versión de evaluación del software y ver los supuestos con mayor detalle. Implementación de BMC Software en un entorno Greenfield CIOview descubrió que incluso en entornos de TI bastante pequeños se puede implementar BMC Software y obtener un atractivo retorno económico. En nuestro primer ejemplo, CIOview parte del supuesto de una compañía con 500 empleados que, típicamente, querría gestionar: Una única aplicación de planificación de recursos (ERP) y una aplicación crucial para la empresa 25 servidores Microsoft Windows 2003 De hecho, la aplicación ERP incluye dos servidores de base de datos, siete servidores de aplicaciones ERP, un servidor para WMQ y uno para WAS. Al mismo tiempo se supone que la aplicación crucial para la empresa tiene un servidor de aplicación integrado, dos armarios WMQ, dos servidores dedicados para WAS y ocho armarios más para funciones de aplicaciones personalizadas, además de control de calidad, copia de seguridad, comprobación y capacitación. El modelo de dotación de personal de CIOview recomienda la necesidad de contar con 2,5 FTE (equivalente a puesto de trabajo a tiempo completo) para gestionar la primera aplicación y 1 FTE para la segunda. En este caso, la implementación de BMC Software tiene un efecto económico muy llamativo. Los costos relacionados con este ejemplo concreto se indican en la Tabla 3.1 y la proyección de los beneficios a tres años se muestra en la Tabla 3.2. Tabla 3.1: Ejemplo de BMC Software y una PYME Categorías de costo Costo total Software $ Servidores $ Red $0 Personal permanente $0 Capacitación $2.205 Asistencia y mantenimiento $ Servicios $4.932 Costos totales $ Tabla 3.2: Ejemplo de los beneficios de BMC Software para una PYME Categorías de beneficio Beneficios totales en 3 años Ahorros en productividad de TI en gestión de infraestructuras $ Ahorros en productividad de TI en gestión de base de datos $ Evitación de costos $ Ahorros en tiempo de inactividad $ Beneficios totales $ White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 14

15 Con un horizonte económico de 3 años, las implicaciones de utilizar BMC software en una implementación Greenfield representarían: ROI de 119% IRR de 78% NPV de $ Y un periodo de recuperación de capital de 1,02 años. Está claro que incluso una empresa de dimensiones modestas puede beneficiarse en gran medida con el empleo del software de gestión de sistemas de BMC. Sin embargo, se mantendría el mismo atractivo económico si BMC Performance Manager se amplía a otros aspectos, como la supervisión de rendimiento y la gestión de informes? Más aún, los beneficios económicos se incrementaría en un entorno más grande? Actualización y ampliación Así como a las TI les suele preocupar su ampliación, la gente de los departamentos financieros teme que lo que pueda haber funcionado bien en una pequeña instalación agote su presupuesto al crecer los recursos que se sitúan bajo su control. En nuestro segundo ejemplo, CIOview utiliza la siguiente hipótesis: Una implementación para usuarios 100 servidores que ejecutan Windows y UNIX Cuatro aplicaciones distintas, dos de las cuales tienen servidores de base de datos y aplicación. Esto se traduce en 14 servidores de base de datos, 24 servidores de aplicaciones integradas, 1 servidor WMQ, 6 servidores WAS y 55 servidores de otras aplicaciones, además de máquinas para control de calidad, copia de seguridad y recuperación, capacitación, etc. Del modelo de CIOview se deduce que dicho entorno contendría unos 23 TB de datos y requeriría un personal de TI de 21 FTE para la gestión. La mayor parte del esfuerzo de TI se centra en la gestión de base de datos. En este tipo de situación, con una gran parte de los recursos de TI dedicados a las aplicaciones de base de datos, la inclinación natural es centrar la atención y el software de gestión de sistemas en asegurar que dichas aplicaciones ofrezcan un alto nivel de desempeño y disponibilidad. Por otra parte, las funciones como el correo electrónico y la administración de documentos se ven más bien como actividades que no precisan el mismo tipo de enfoque riguroso de la gestión de sistemas. Sin embargo, en las Tablas 3 y 4 queda de manifiesto que BMC Performance Manager ofrece un excelente retorno de la inversión cuando los sistemas gestionados se amplían de los servidores de base de datos a un entorno de diversas aplicaciones. En la Tabla 3.3 se detallan los costos asociados con la actualización de BMC PATROL a BMC Performance Manager for Databases y la adición de BMC Performance Manager for Applications y BMC Performance Manager for Servers. La Tabla 3.4 documenta los beneficios en un plazo de tres años. White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 15

16 Tabla 3.3: Ejemplo de BMC Software y un entorno de tamaño medio Categorías de costo Costo total Software $ Servidores $ Red $0 Personal permanente $0 Capacitación $1.103 Asistencia y mantenimiento $ Servicios $ Costos totales $ Tabla 3.4: Ejemplo de los beneficios de BMC Software para un entorno de tamaño medio Categorías de beneficio Beneficios totales en 3 años Ahorros en productividad de TI en gestión de infraestructuras $ Ahorros en productividad de TI en gestión de base de datos $ Evitación de costos $ Ahorros en tiempo de inactividad $ Beneficios totales $ Para elaborar este ejemplo CIOview adoptó un enfoque conservador y adquirió nuevos servidores de supervisión, portal e informes como parte de la ampliación de BMC PATROL a BMC Performance Manager. Incluso con la decisión de aumentar los gastos, los beneficios económicos de BMC Software siguen siendo los siguientes: ROI en 3 años del 165% IRR de 133% NPV de $ Y un periodo de recuperación de capital de 0,67 años. En los ejemplos anteriores queda claro que BMC Performance Manager ofrece mejoras de productividad y reducción de costos operativos cuando se utiliza para gestionar la estructura tradicional de la informática distribuida: bases de datos, aplicaciones ERP/CRM, correo electrónico y administración de documentos. Sin embargo, cuál sería el resultado si, como parte de la actualización, BMC Performance Manager abarcara 100 servidores Linux más? La ampliación de BMC Software Cuando se amplía el software BMC para gestionar otros aspectos de un entorno distribuido, se pueden esperar economías de escala en cuanto a costos de capacitación y de productividad en TI. Sin embargo, los productos de gestión de sistemas como BMC PATROL requieren agentes de software instalados en cada servidor gestionado, y esto suele ser una caja de Pandora de problemas organizativos, políticos y administrativos. Incluso si se cuenta con un modelo de negocio documentado, la aprobación de ese tipo de inversión de capital puede resultar difícil. La buena noticia es que BMC Performance Manager es capaz de administrar cientos y hasta miles de servidores con gestión sin agentes; esa tecnología permite a la TI añadir a su sistema BMC servidores que eran antes intocables. Si se tiene en cuenta nuestro último ejemplo de la White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 16

17 actualización desde BMC PATROL, qué sucedería si ponemos 100 servidores adicionales bajo el control de BMC Performance Manager utilizando tecnología sin agentes? Se partiría del ejemplo anterior con 100 servidores, añadiendo otros 100 servidores Linux distribuidos de la manera siguiente: 10 servidores de base de datos DB2 1 servidor WMQ 10 servidores WAS 79 servidores más de aplicaciones, control de calidad, comprobación, copia de seguridad y recuperación Los modelos de dotación de personal de TI de CIOview indican que esos 100 servidores Linux adicionales requerirían 7,4 FTE para la gestión de sistemas antes de su inclusión en BMC Performance Manager. En la Tabla 3.5 se muestra el costo de actualización desde BMC PATROL y la ampliación de BMC Performance Manager para incluir 100 servidores adicionales. La Tabla 3.6 muestra la proyección de los beneficios en un plazo de tres años. Tabla 3.5: Ejemplo de los costos de BMC al ampliar Performance Manager de 100 a 200 servidores Categorías de costo Costo total Software $ Servidores $ Red $0 Personal permanente $0 Capacitación $8.269 Asistencia y mantenimiento $ Servicios $ Costos totales $ Tabla 3.6: Ejemplo de los beneficios de BMC al ampliar Performance Manager de 100 a 200 servidores Categorías de beneficio Beneficios totales Ahorros en productividad de TI en gestión de infraestructuras $ Ahorros en productividad de TI en gestión de base de datos $ Evitación de costos $ Ahorros en tiempo de inactividad $ Beneficios totales $ En este caso, los costos de licencia y soporte de software se doblan a causa de las licencias de BMC Performance Manager adquiridas para 100 nuevos servidores, más el costo de soporte y mantenimiento de software para la totalidad de 200 servidores, entre nuevos y existentes. Los beneficios correspondientes aumentan en 2 millones de dólares a lo largo de los tres años, con un resultado de: White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 17

18 ROI de 105% IRR de 80% NPV de $ Y un periodo de recuperación de capital de 1,01 años. Sin duda, la inversión de capital adicional puede llamar la atención durante el proceso de elaboración de presupuesto para TI, pero como demuestra el ejemplo anterior, en este caso queda un amplio margen para una mayor inversión en software BMC. Más allá del White Paper No hay dos organizaciones que sean iguales y, por lo tanto, este White Paper sólo puede suministrar ejemplos de los beneficios empresariales que aporta BMC Performance Manager. Sin embargo, es importante recordar que los tres ejemplos se realizaron con los mismos supuestos de: Tasas fiscales Costo de capital Método de amortización Plazo de amortización Costos de personal de TI Tasas de beneficios laborales Relaciones de personal entre TI y servidores Relaciones de personal de servidor por volumen de trabajo Necesidades de almacenamiento Costo de almacenamiento Costo de servidores Costo de BMC Software, etc. Si desea ver todos los supuestos relacionados con los ejemplos de este White Paper, para acceder a ellos puede descargar la aplicación de escritorio de CIOview y pulsar aquí (http://www.cioview.com/whitepapers/abstract_tbvobmcdsms.html). Al final... Si bien los ejemplos son muy distintos, se ha procurado al máximo mantener tantas variables fijas como fuera posible. Esto se consiguió porque los tres ejemplos se crearon utilizando Business Value for BMC Distributed Systems de CIOview, una herramienta de software que permite a los profesionales de la gestión de sistemas crear modelos de negocio para: 1. Justificar la compra de software de gestión de sistemas por primera vez 2. Demostrar el valor de una inversión existente en software de gestión de sistemas 3. Plantear la actualización de un software de gestión de sistemas 4. Ampliar una inversión en software de gestión de sistemas 5. Explicar las razones para migrar a un producto competitivo El software de CIOview ofrece una solución predeterminada para cada situación y a continuación depura los valores predeterminados utilizando la información suministrada por el profesional de TI. Después de definir el entorno de sistemas distribuidos existente, uno puede especificar los productos de gestión de sistemas existentes que están instalados y los productos BMC que se desea utilizar. En ese punto, el software de CIOview ofrece una estimación de costos y beneficios a dos, tres, cuatro o cinco años que puede ajustarse en función de las prioridades y normas de la organización en cuanto a tiempo de inactividad, productividad, inversión de capital, White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 18

19 etc. Una vez finalizado el análisis del ROI, al pulsar un botón se genera un modelo de negocio documentado y completo. White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 19

20 Sección 4: Consideraciones generales Introducción Este White Paper ha identificado cuatro situaciones en las que la implementación de BMC Software puede reducir el costo de la gestión de sistemas distribuidos, es decir, en un entorno de gestión de sistemas que utilice: 1. Sólo software de utilidades nativas 2. BMC PATROL 3. BMC Performance Manager para algunas tareas como la gestión de base de datos y utilidades nativas para otras, como la gestión de aplicaciones o del sistema operativo 4. Productos de software adquiridos a proveedores distintos de BMC Además de dichas situaciones existe, por supuesto, el caso de la organización que ya utilice BMC Performance Manager. Con independencia de la situación en que uno se encuentre, las normas del modelo de negocio han cambiado. Ya no se utiliza la hoja de cálculo de 12 líneas y la lista de precios de adquisición. Actualmente, un modelo de negocio debe contener: Una metodología sólida que asocie los beneficios a características o funciones de un producto específico Una avanzada capacidad de estudio de casos hipotéticos what-if, para que los cambios de supuestos se puedan introducir con facilidad y los resultados se propaguen de manera visible a todo el modelo de negocio Un avanzado modelo de tiempo de inactividad imprevisto que permita a las unidades de negocio seleccionar entre varias metodologías distintas, dependiendo de su particular visión del negocio Business Value Analyzer for BMC Distributed Solutions de CIOview ofrece todo esto y mucho más. En menos de 30 minutos se puede crear una primera estimación de los costos y beneficios económicos y generar a continuación un amplio informe empresarial o compartir el trabajo propio con otras personas. Obtenga Business Value Analyzer en (http://www.cioview.com/whitepapers/abstract_tbvobmcdsms.html). Metodología sólida La dirección ejecutiva desea contar con una sólida metodología de modelo de negocio por varias razones muy importantes, entre ellas la de garantizar que la misma metodología pueda ampliarse a un gran número de decisiones de gasto de capital. Las decisiones de la dirección son más rápidas y sencillas cuando el conjunto de datos se presenta con un formato estándar. Además, una metodología sólida vincula los beneficios con un producto o función de producto determinados. La vinculación de los beneficios con el producto ofrece la ventaja de que: Se garantiza la inversión adecuada en productos que proporcionan un beneficio constatable Se obtiene un mapa de cuáles son los sistemas distribuidos que consumen la mayoría de los recursos Se identifican oportunidades latentes de ampliar la solución de gestión de sistemas White Paper de CIOview: The Business Value of BMC Distributed Systems Management Solutions Página 20

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