UNIVERSIDAD LATINOAMERICANA DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA SISTEMAS DE EXPEDIENTE DIGITAL

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1 UNIVERSIDAD LATINOAMERICANA DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA SISTEMAS DE EXPEDIENTE DIGITAL Trabajo final para optar por el grado de Licenciatura en Ingeniería Informática con Énfasis en Gestión de Recursos Tecnológicos Estudiante Jose Carlo Chaves Quirós Cédula Consejero Miguel Pérez Montero III cuatrimestre, 2007

2 ÍNDICE Resumen.. 2 I. Introducción. 3 II. Aspectos básicos 3 III. Aplicaciones. 4 IV. Integración con otros sistemas del negocio. 5 V. Sistemas AED con presencia en nuestro país. 6 VI. Tendencias recientes...10 VII. Consideraciones de hardware VIII. Conclusiones..14 IX. Referencias bibliográficas 15 1

3 Sistemas de Expediente Digital Jose Carlo Chaves Quirós 1 Resumen Los sistemas de expediente digital son sistemas de software que permiten capturar, almacenar, integrar, consultar, administrar y controlar documentos o archivos digitales de cualquier formato, organizados de distintas formas, según sea el tipo de información que se maneje. En una organización, al contar con un sistema de este tipo, para gestionar la documentación, es posible que: i) múltiples usuarios accedan en forma simultánea a la documentación deseada; ii) se provea un respaldo digital de la documentación que se preserva en forma física; iii) se permita administrar y gestionar toda la documentación que desde su origen ya es digital; y iv) la documentación va a estar resguardada en medios seguros, con redundancia y con control estricto del personal que la accede y gestiona. Palabras Clave: expediente digital, archivos digitales, administración electrónica de documentos, bitácora de operaciones, almacenamiento, integración, workflow. 1 Consultor de la firma Integracom de Centroamérica S.A. Ingeniero en Computación del ITCR, candidato a la Licenciatura en Ingeniería Informática con énfasis en Gestión de Recursos Tecnológicos de ULACIT. Correo electrónico : jchaves@integracom.com. Diciembre de

4 I. Introducción También conocidos como Sistemas de administración electrónica de documentos, Sistemas de archivo digital, Sistemas de administración de contenido digital, o Sistemas AED (Sistemas de administración electrónica de documentos), entre otros, este tipo de sistemas o aplicaciones de software han venido cobrando fuerza en Costa Rica en los últimos años; a tal punto, que existe una tendencia creciente por parte de las empresas estatales y privadas a adquirirlos. De hecho, algunas de ellas ya cuentan con alguna solución de este tipo a nivel departamental o institucional. Sin embargo, este tema todavía está en ciernes en nuestro país y el potencial del crecimiento de su uso es alto. II. Aspectos Básicos Un sistema AED es un sistema de software que permite capturar, almacenar, integrar, consultar, administrar y controlar archivos digitales de cualquier formato, organizados en archivadores, gabinetes y carpetas de distintos tipos, dependiendo la naturaleza de la información que se maneje, y que forman expedientes de cualquier tipo. Por lo común, el modo en que se estructura la información digital es similar a la forma en que se hace físicamente. En este sentido, se siguen las mismas reglas que al archivar físicamente. Una de estas consiste en que un documento, una vez archivado, no debe ser modificado ni alterado. Lo que podría eventualmente suceder es que un usuario con privilegios de administrador, o al menos documentador, pueda eliminar documentos archivados. En todo caso, siempre tiene que quedar rastro de este tipo de acciones mediante una bitácora de operaciones que sea inalterable. Tanto las empresas como las instituciones, al poseer sistemas de este tipo, pueden contar con acceso de múltiples usuarios en forma simultánea a la documentación o expedientes deseados; proveen un respaldo digital de la documentación que se preserva en forma física. De tal forma, ante una pérdida involuntaria de esta información mantenida en medios físicos (papel), es posible reproducirla sin que signifique ningún perjuicio grave a la empresa o institución. Asimismo, permiten manejar toda la documentación que desde su origen ya es digital, tal como: correos electrónicos, documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, planos digitales, etc. Uno de los mayores beneficios de estos sistemas consiste en que la documentación estará resguardada en medios seguros, por lo general en servidores y dispositivos de almacenamiento, con redundancia y con un control estricto de los usuarios que acceden la diferente información; también, con una administración de bitácoras que permiten saber con certeza las distintas operaciones efectuadas y a cuáles documentos ha estado accediendo cada uno de los usuarios autorizados en el sistema. 3

5 Sobre los beneficios de contar con un sistema AED, Hernández (octubre, 2007) indica lo siguiente: Cualquier organización sin un control real y eficiente de su información, está en clara desventaja. Tanto el papel como los archivos electrónicos deben estar siempre accesibles para su inmediata consulta, sin necesidad de perder tiempo valioso en molestas búsquedas o peor aún, la pérdida o traspapeleo de documentos. III. Aplicaciones La aplicabilidad que estos sistemas ofrecen para las empresas o instituciones se da en prácticamente todas las actividades a las que estas se dedican o desarrollan. Incluso, su utilidad se multiplica cuando se emplea Internet para publicar expedientes o documentación de carácter público o restringido, lo cual les proporciona un gran beneficio a la ciudadanía o usuarios del servicio. A continuación, se apuntan algunos usos comunes: Despachos o departamentos legales: Para gestionar expedientes de casos de litigio o notariales. Hospitales o clínicas: Para llevar control de expedientes de pacientes y asegurados, lo cual permite contar con expedientes unificados, incluso a nivel nacional. Departamentos de recursos humanos: Para administrar expedientes de funcionarios, exfuncionarios, bolsa de empleo, etc. Secretarías de juntas directivas o concejos: Para gestionar expedientes de acuerdos, así como actas de concejo o junta directiva. Proveedurías: Para llevar control de expedientes de compras o contrataciones. Departamentos financieros o tesorerías: Para administrar expedientes de trámites de pago. Departamentos de crédito y cobro: Para administrar expedientes de trámites de cuentas por cobrar y de créditos de los clientes. Empresas o departamentos de ingeniería: Para gestionar expedientes de proyectos. Estos presentan la particularidad de ser muy heterogéneos; cuentan, con imágenes escaneadas, fotografías digitales, correos electrónicos, documentos digitales varios, hojas de cálculo, planos digitales, etc. Sector Educativo: Para gestionar expedientes de admisión y registro de los estudiantes y cursos en instituciones educativas. Cada uno de los usos anteriores podría ir asociado a una integración del sistema AED con otros sistemas en las organizaciones. Este tema es tratado a continuación. 4

6 IV. Integración con otros sistemas del negocio Es posible integrar el sistema AED con los distintos sistemas informáticos del negocio. Así, por ejemplo, en una institución de carácter financiero que maneje sistemas de afiliados y créditos para sus clientes, se puede llevar a cabo la integración con ambos sistemas para que, desde estos sistemas, sólo con hacer un clic en un nuevo botón en las pantalla adecuada, se despliegue el expediente electrónico del afiliado o crédito que se esté accediendo en ese momento, para poder procesar una transacción o despejar una consulta del cliente. Otro ejemplo de integración se da con los sistemas de flujos de trabajo (workflows), los cuales sirven para automatizar procesos y por lo común van formando un expediente digital durante sus flujos de procesos. Precisamente, es en esta capa inferior donde se interfazan con sistemas AED y también con otros sistemas del negocio. En la figura 1, se muestra un ejemplo de un sistema (formulario) de registro de la Secretaría Técnica Nacional (SETENA), el cual, al registrarse el interesado, automáticamente le crea un expediente digital con sus datos y con los documentos que él mismo adjuntó en el Sistema de Expediente Digital Vision2020 Web con el que cuenta esta institución, y todo esto mediante el formulario mostrado, de manera que los funcionarios de SETENA reciben un correo automático para que revisen la información ingresada en este expediente y le den su visto bueno o pidan subsanaciones al interesado. Figura 1: Aplicación de Setena para Registro de Consultores Ambientales Físicos que se interfaza con el Sistema de Expediente Digital. 5

7 V. Sistemas AED con presencia en nuestro país En el presente, las versiones actuales de este tipo de sistemas están disponibles para ser usadas vía Web, ya sea mediante una intranet empresarial o en un ambiente de Internet con las previsiones de seguridad necesarias. Su licenciamiento normalmente está dado por sesión concurrente de acceso al sistema. A continuación, se ofrecen ejemplos de sistemas AED existentes en Costa Rica. Vision2020 Web Desarrollado en Costa Rica, con más de 10 años en el mercado, cuenta con numerosas instalaciones dentro en el país y a nivel latinoamericano. Su sitio Web es En la figura 2, puede observarse la forma jerárquica en que este sistema organiza los expedientes digitales y los consulta por medio de índices o criterios de búsqueda que son definidos para cada tipo de expediente o documentación que se administre. Figura 2 : Ejemplo de consulta de expedientes en Vision2020 Web. En la figura 3, se muestra un ejemplo de la manera en que se formula una consulta a la bitácora en Vision2020 Web, la cual se puede organizar por fechas, tipos de operaciones y usuarios involucrados. 6

8 Figura 3 : Ejemplo de consulta al subsistema de bitácora en Vision2020 Web. LaserFiche Sistema AED de origen estadounidense con distribuidores en Costa Rica. Cuenta con instalaciones a nivel mundial y está disponible en varios idiomas. Su sitio Web es En la figura 3, se observa una pantalla típica de consulta, en este ejemplo para expedientes de estudiantes. Acerca de su funcionalidad, en su sitio Web indica: Laserfiche crea soluciones de administración de documentos sencillas y elegantes que le ayudan a las organizaciones a funcionar de forma más inteligente. epower Desarrollado en Centroamérica, con más de 12 años en el mercado. Posee numerosas instalaciones a nivel regional. Su sitio Web es En la figura 4 se observa una pantalla típica de consulta, en este ejemplo, para expedientes de personal. Sobre esta solución y su funcionamiento, GSI (2004:4) indica lo siguiente : epower es un software integrado, diseñado para Internet, que permite administrar y consultar imágenes, documentos electrónicos y reportes; e integrarlos en los procesos de negocios, incluyendo aquellos del Comercio Electrónico. 7

9 Este software es la tercera generación de una solución para controlar, organizar, distribuir y almacenar electrónicamente documentos; de una forma ágil y sencilla optimizando los recursos de la organización. Con epower se puede administrar bajo un esquema integral, la información que es generada y recibida por una organización, sin importar la forma ni el medio en que fue producida. epower es una poderosa solución modular desarrollada con tecnología de 32 bits y ambiente Java, lo cual permite garantizar una portabilidad hacia cualquier ambiente operativo del servidor, sea este Windows, Unix, Linux u otros sistemas propietarios con soporte a Java. Su arquitectura y estructura de multicapas o MultiTier permite tener un módulo de consulta liviano. Figura 3 : Pantalla de consulta en Laserfiche. Existen algunos otros sistemas de este tipo que se encuentran en el mercado, aunque con menor presencia en Costa Rica, tales como: OnBase, sitio Web : y Doc-i (ver figura 5), cuyo sitio Web es : entre otros. 8

10 Figura 4 : Pantalla típica de consulta en epower. Figura 5 : Diagrama gráfico de funcionamiento del Sistema Doc-i. Fuente : sitio Web SERCOMCA 9

11 VI. Tendencias recientes Hace apenas algunos años, a inicios de la década del 2000, los proyectos de Expediente Digital consistían casi exclusivamente en digitalización de expedientes físicos (generando archivos en formatos tif o jpg), y su correspondiente indexado o archivado en sistemas AED que los administraban y organizaban. Desde hace algún tiempo, con el avance que han experimentado tanto el hardware como el software, y algunas nuevas tecnologías multimedia que han surgido o mejorado, los expedientes digitales dejaron de ser solamente papel escaneado, para pasar a ser repositorios multimedia con toda clase de archivos digitales agrupados por unidades lógicas y conceptuales. Por ejemplo, un archivo para manejar expedientes de proyectos ya ni siquiera se lleva en forma física, sino en formato digital, y sus componentes son archivos digitales de fotografías (jpg), planos (Autocad), hojas de cálculo (Excel), documentos (Word), presentaciones (Power Point), correos electrónicos (Outlook, Lotus), documentos pdf (Acrobat), videos, archivos mp3 o mp4, y otros. De esta forma, se pueden ir formando expedientes de cualquier tipo cuyos componentes son archivados y administrados en sus formatos originales, sin que pierdan ninguna de sus propiedades o características. De tal modo, se pueden llevar expedientes de recursos humanos, trámites de cuentas por pagar o cobrar, afiliados, créditos, compras, bolsa de empleo, clientes, correspondencia entrante o saliente, etc. Particularmente, uno de los asuntos vitales en este tema es el manejo y administración de los correos electrónicos, puesto que, en la actualidad, la mayoría de los asuntos de negocios, comunicados, documentos legales, para citar algunos, se hacen a través de esta herramienta indispensable de trabajo que, además, en muchos casos llevan adjuntos archivos digitales de cualquier índole. Por todo esto, resulta fundamental que los sistemas AED permitan administrar los correos electrónicos en sus formatos originales y con sus adjuntos a fin de que no pierdan su validez; más aún cuando estos correos que se archivan podrían venir firmados digitalmente con un certificado digital que avala su fuente de origen (remitente) y que pueden ser empleados como prueba en procesos legales o judiciales, por lo cual es crucial asegurar su resguardo e inalterabilidad. Otra de las tendencias actuales de los sistemas AED es que deben operar en ambientes Web, accedidos mediante navegadores Web como Internet Explorer o Firefox; de tal forma que puedan funcionar tanto en la Intranet de las empresas o instituciones, como en Internet, cuando así se requiera, tomando, eso sí, todas las medidas pertinentes de seguridad. 10

12 A continuación, se mencionan otras características o funciones puntuales, deseables en los sistemas AED. Capacidad de operar en distintos tipos de Bases de Datos, tales como Oracle, SQL Server, Sybase y otros. Manejo de distintos perfiles de seguridad a nivel de grupos de usuarios y usuarios. Almacenamiento de los objetos en volúmenes virtuales escalables, en dispositivos como arreglos de discos duros (Raid 1, Raid 5), NAS, SAN, Jukebox Ópticos, etc., y no en la Base de Datos, para que esta última no crezca en forma desproporcionada y no se presenten problemas de rendimiento de la solución. Contar con un soporte ilimitado de objetos, de manera que se puedan manejar archivos electrónicos de cualquier formato, esto es *.*. Lo anterior significa que debe soportar todos los tipos de archivos estándar en el mercado y estar abierto para incorporar nuevos tipos de archivos que se necesiten. Funcionar en ambientes Web para ser accedidos desde los distintos navegadores Web y tener la posibilidad de acceso por Intranet/Internet de toda o parte de la documentación que se desee publicar y resguardar. Contar con una bitácora donde se registren todas las operaciones que se realicen en el sistema por parte de cualquier usuario, de tal forma que esta pueda ser buscada y accedida por un administrador. Permitir el manejo sencillo y transparente para el usuario final de múltiples volúmenes de almacenamiento, para no depender de un hardware que en este sentido se agote e impida seguir creciendo en almacenamiento al sistema. En el caso de Costa Rica, ser compatible con la Ley Nº 8454 llamada Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su Reglamento. Básicamente, esto se refiere a que cuente con una administración adecuada de correos electrónicos y documentos certificados con firma digital, de modo que se asegure que su almacenamiento sea siempre en sus formatos originales, sin ser manipulados o alterados para no perder sus propiedades; y que su consulta/visualización dentro del sistema AED sea realizada en el programa que originó el archivo, por ejemplo MS Outlook, Lotus, MS Word, entre otros. El archivo o indexado de información al sistema debe poder realizarse desde distintas interfaces de ingreso. Esto significa que la información: i) pueda ser importada manualmente a conveniencia del usuario; ii) pueda ser escaneada desde el sistema, si el usuario cuenta con escáner conectado a su computador; iii) pueda ser ingresada desde programas de correo electrónico como MS Outlook con solo seleccionar los correos y enviarlos mediante un botón incluido para este fin; iv) 11

13 pueda ingresarse a través de una importación automática (conocida como scan to folder), utilizando carpetas especiales para los distintos usuarios autorizados, en el servidor de aplicación del sistema AED, de manera que, con solo que los usuarios autorizados depositen ahí los archivos de interés, puedan ser vistos en la bandeja de ingreso por los usuarios archivadores en el sistema, para ser indexados. Existen, ciertamente, otras características que se pueden enumerar e incluso cada producto particular en el mercado puede presentar sus propias variantes. En este sentido, las tendencias han ido cambiando en los últimos años y es difícil poder indicar todas las funciones posibles o deseables; sin embargo, las anteriormente indicadas proporcionan un marco de referencia para contar con una apropiada solución para este tipo de sistemas. VII. Consideraciones de hardware Es muy importante que el servidor de aplicación por utilizarse para alojar un sistema AED cuente con una suficiente cantidad de memoria; y si este mismo servidor se va a utilizar para almacenar la información (volumen de almacenamiento), entonces, también se debe dimensionar un adecuado arreglo de discos duros (Raid1 o Raid5) cuyo tamaño va a depender de la cantidad y tamaño de los archivos o imágenes que se le estarán archivando en un lapso determinado. Por ejemplo, se estima que con un arreglo de discos en Raid1 de 200 GB, se tendría suficiente espacio para almacenar tres millones de imágenes escaneadas, convertidas desde expedientes físicos cuyos tamaños típicos de documentos serían carta (8.5 x11 ) y legal (8.5 x14 ). Por lo común, los sistemas AED son independientes del hardware, incluyendo los equipos de digitalización de documentos o escáneres. Sin embargo, a la hora de implementar un proyecto de este tipo, es recomendable que involucre escaneo, poder contar con equipos que cumplan ciertas condiciones y características a fin de que este proceso de digitalización o conversión de papel a archivos digitales sea eficiente y exitoso. De lo contrario, este detalle podría malograr un proyecto de este tipo, y, peor aún, dejar la sensación en la organización de que el culpable ha sido el sistema AED, cuando en realidad las causas han sido ajenas a él. A continuación, se enumeran las características más relevantes por tomar en cuenta a la hora de adquirir equipos para digitalización de documentos físicos en la organización, asumiendo al menos un mediano volumen de procesamiento: 1. Velocidad de escaneo igual o superior a 25 ppm. 2. Poder escanear en modo dúplex (por las 2 caras). 3. Escanear a un correo electrónico (scan to ). 4. Escanear a una carpeta predefinida (scan to folderl). 12

14 5. Poseer Virtual Rescannig (VRS) para eliminar imágenes en blanco al escanear; esto se usa en el modo dúplex. 6. Poder escanear papel de tamaño carta y legal desde el alimentador (ADF). 7. Escanear papel de tamaño carta y legal desde la cama plana (flatbed). 8. Capacidad en el alimentador (ADF) de al menos 50 hojas. 9. Poseer tarjeta de red. Si se desea contar con un equipo de uso compartido para que varias personas puedan realizar digitalización en forma no dedicada, lo más recomendable es, entonces, optar por un equipo que cuente con tarjeta de red y que se ponga en un lugar de acceso compartido y no conectado a un computador en particular, sino a la red, contando con su propia dirección IP. Normalmente este tipo de hardware se refiere a equipos multifuncionales, que cuentan con escáner, fotocopiadora e impresora. Su forma de operar es utilizando escaneo a correo electrónico y escaneo a carpetas predefinidas, previa configuración y asignación de códigos para cada usuario digitalizador. Hay que tomar en cuenta que las anteriores son características deseables, y no necesariamente se necesita contar con todas a la hora de adquirir o valorar equipos como los señalados. 13

15 VIII. Conclusiones Los sistemas de AED producen un impacto inmediato muy positivo en el servicio al cliente en la organización, permitiendo despejar consultas en línea acerca de los distintos documentos o expedientes requeridos por los clientes o funcionarios internos, ya sea por vía telefónica, correo electrónico, fax, Internet o personalmente; todo desde el mismo sistema y con un tiempo de respuesta dramáticamente menor que cuando la documentación por consultar se encuentra solamente en archivos físicos, sobre los cuales se tarda mucho tiempo en acceder y en ocasiones no están disponibles fácilmente. También, permiten llevar en forma natural y ordenada expedientes digitales de documentos que desde su origen son digitales, todo de una forma segura, con bitácora de acciones efectuadas y respaldo adecuado de esta información. Por otro lado, es relevante indicar que los sistemas AED no deben estar aislados en su entorno, sino que, más bien, lo conveniente es que se integren con los demás sistemas del negocio, tales como sistemas tipo workflows que automatizan procesos, sistemas de Recursos Humanos, sistemas CRM, sistemas ERP, y cualquier otro sistema con el que pueda ser deseable llevar a cabo una integración con el sistema AED. Finalmente, es recomendable que, al gestionar un proyecto de expediente digital en la organización, se haga tomando en cuenta a las áreas de informática, archivo, e incluso legal, como soporte de las áreas involucradas a nivel de usuarios finales, con el propósito de que el nuevo sistema por implantar se acople debidamente a las distintas necesidades organizacionales y su gestión sea exitosa. 14

16 IX. Referencias bibliográficas Coopeservidores. Cartel de Licitación Privada # SGPV-0017 Implementación de proyecto de digitalización de documentos. Setiembre, Grupo de Soluciones Informáticas S.A. (GSI). Sitio Web oficial, fabricante de e-power. Recuperado el 16 de noviembre del 2007 de GSI (2003). Brochure Generalidades. Recuperado el 16 de noviembre del 2007 de Hernández, Jorge Ing. / Canessa, Atilio MSc. Entrevista. Propietarios de Three Rivers Software, fabricante de Vision2020 Web. Octubre Laserfiche. Sitio Web oficial de Laserfiche. Recuperado el 16 de noviembre del 2007 de Poder Judicial. Cartel de Contratación Directa Nº 2007CD PROV, Digitalización y automatización del proceso de gestión de correspondencia de la Escuela Judicial. Noviembre, SERCOMCA. Sitio Web oficial, distribuidor de Doc-i. Recuperado el 16 de noviembre del 2007 de Vision2020. Sitio Web oficial de Vision2020 Web. Recuperado el 10 de noviembre del 2007 de 15