República Dominicana INSTITUTO DE INNOVACIÓN EN BIOTECNOLOGÍA E INDUSTRIA (IIBI)

Transcripción

1 ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCION a) Ley de Creación El Instituto de Innovación en Biotecnología e Industria (IIBI) fue creado mediante el Decreto Núm , el 29 de abril del 2003 como Instituto Dominicano de Tecnología (INDOTEC) luego mediante el Decreto Num.58-05, del 10 de febrero del 2005 se le cambia el nombre de INDOTEC a IIBI, entidad descentralizada, con personalidad jurídica, patrimonio propio y autonomía técnica, administrativa y financiera. b) Cantidad de Empleados En la actualidad en la actualidad el IIBI posee 130 empleados. b) Categorías Nominales: Fijos: 125 Por Contrato: 5 ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS a) Dependencias Orgánicas La Oficina de Recursos Humanos del IIBI no posee jerarquía en el organigrama, ni tampoco dependencias orgánicas por lo tanto alguna de las funciones de los diferentes sub-sistemas de recursos humanos son desarrolladas en dicho departamento. b) Principales Funciones: Dirigir y supervisar todo lo relativo al Registro y Control del personal de la institución. Preparar, cuadrar y controlar la nomina de pago de los empleados de la institución. Realizar el reclutamiento del personal a nivel de entrevistas, pruebas psicométricas y técnicas. Elaborar Plan de Capacitación Interno. Coordinar las Evaluaciones de Desempeño. Elaborar procedimiento de calidad de RRHH. Elaborar descripciones de cargos. Elaborar y dar seguimiento al Reglamento Interno de Personal. c) Estructura Física

2 La Oficina de Recursos Humanos se encuentra ubicada en Santo Domingo, en la Sede Central., la oficina del Encargado o Gerente está ubicada en el primer piso. REGISTRO, CONTROL, ESTADISTICAS E INFORMACION DEL PERSONAL a) Dependencia Estas funciones las realiza el área de RRHH a través de su Encargada. b) Disposición Legal que regula el control de Asistencias, Ausencias y Tardanzas del Personal La disposición legal que regula estas funciones, entre otras disposiciones, es el Reglamento Interno de Recursos Humanos, el cual se aplica en todas las áreas de la Institución. c) Método para el Control de Asistencia y Puntualidad Actualmente, la institución posee el método de ponchar con el carnet mediante un reloj marcador. Este aparato se encuentra ubicado en el área de Recepción. Al día del Diagnóstico. Los informes sobre tardanzas y ausencias se generan computarizados mensualmente. Se entregan a los Encargados de áreas. Las ausencias y tardanzas del personal que presta servicios fuera de la institución son controladas por los respectivos superiores inmediatos y el área de RRHH mediante el formulario para salidas externas. Los niveles directivos no están sujetos al control de asistencia y puntualidad. Las acciones de personal se llevan todas las pertinentes de nombramientos, cambios de designación o status (ascensos, aumentos, traslados, etc.), vacaciones y licencias, separación del servicio, de disciplina, etc. Para eso, están diseñados los formularios Solicitud de Acción de Personal, Acción de Personal, Justificación de Tardanzas, etc. Las vacaciones se encuentran regidas por la Ley de Función Publica. El sistema utilizado para archivar los expedientes del personal es archivos verticales, ordenados cronológicamente y dentro de éstos se encuentran ordenados los expedientes por el área de la Institución a la cual pertenecen y dentro de esta por orden alfabético. El contenido de cada expediente lleva los documentos usuales (solicitud de empleo, fotografías, currículum vitae, diplomas, acciones de personal, et.), y hay alrededor de un 90% completos y actualizados.

3 S e preparan registros, informes o reportes estadísticos de las acciones y movimientos de personal mensualmente de forma computarizada, para fines de control y revisión de la Dirección Ejecutiva. Las condiciones físicas y ambientales del área son óptimas. CLASIFICACION, VALORACION Y REMUNERACION DE CARGOS Existe un Manual de Cargos Clasificados del año 2007, el cual se aplica en un 100% y es de conocimiento de los funcionarios y empleados. Para la denominación de los cargos existentes, se utiliza el análisis de las tareas del cargo. No están valorados ni existe una política salarial ni escala formal de sueldos. a) Dependencia de la Unidad de Nóminas La Encargada de RRHH elabora mensualmente la nómina de la entidad. Se realizan ajustes salariales generales y en casos específicos. Los beneficios extrasalariales consisten en pago de dietas, seguro médico y de vida, transporte, entre otros. b) Revisión de la Nómina La nómina es revisada por la Unidad de Auditoría Interna. c) Aprobación de la Nómina La Directora Ejecutiva aprueba la nómina. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN La Oficina de Recursos Humanos, mediante la Encargada de la misma, es la responsable del Reclutamiento y Selección del personal. Las vacantes se cubren generalmente por promoción, por análisis de las solicitudes de empleos, por concurso externo o por contrato. Se agotan algunos procesos técnicos en este sentido, tanto para ingresos como ascensos, como la aplicación de pruebas especificas. Se investigan las referencias de los candidatos y se realizan entrevistas a los mismos. Todo esto es tomado en consideración para las decisiones de selección. No se realizan informes de entrevistas. Existe un Registro de Elegibles actualizado, organizado por solicitudes espontáneas, el cual es actualizado sistemáticamente. La Encargada de RRHH y los Encargados de las demás áreas de la Institución realizan la inducción al nuevo empleado. En la actualidad el Manual de Inducción está contenido en el Reglamento Interno de RRHH.

4 El área de RRHH mediante su Encargada es la responsable de la aplicación de las evaluaciones del desempeño cuyos resultados se le rinden a la Dirección Ejecutiva por medio a un resumen y se depositan en los expedientes de personal. ADIESTRAMIENTO, CAPACITACION Y FORMACION DEL PERSONAL Estas funciones las realiza la Encargada de RRHH. Existe un plan anual de capacitación y se trata de cubrir a todo el personal. Estas actividades son cursos específicos, los cuales son impartidos a través de charlas, conferencias, talleres, seminarios, etc. Se llevan algunas estadísticas de los eventos y se evalúan estos y al facilitador. Los organismos de la Administración Pública con los cuales se coordinan las actividades de adiestramiento son INAP, INFOTEP, etc. Los criterios definidos para seleccionar candidatos a los cursos están basados en los resultados de las evaluaciones de desempeño y en solicitudes de capacitaciones inmediatas. Los Encargados de las respectivas áreas conjuntamente con el área de RRHH son los responsables de seleccionar el personal de su unidad que asistirá. Las actividades de capacitación se informan mediante circulares, solicitudes, etc. No se reciben oportunidades de becas al extranjero de organismos nacionales e internacionales. SEGURIDAD SOCIAL, RETIRO Y BIENESTAR a) Dependencia Estas funciones se realizan en área de RRHH. b) Plan de Seguro Médico Existe un plan de seguro médico para empleados y descendientes. También poseen seguro de vida para los empleados. c) Cantidad de Empleados en Trámite de Jubilación en Servicio y Cantidad de Empleados Inactivos Cobrando Sueldos En la Institución existe plan de retiro el cual es apoyado por Ley de Seguridad Social. No reciben ningún beneficio del Instituto de Auxilios y Viviendas. En la actualidad no existen otros programas de bienestar para los empleados pero están en proceso de implementarse.

5 LEY DE FUNCION PÚBLICA Con relación a las disposiciones relativas a la Función Publica en la institución se aplica lo concerniente a las vacaciones, prestaciones y licencias. En la actualidad la Institución se encuentra en la fase de restructuración y diseño de Manual de Organización, así como en la revisión por parte del MAP del Manual de Cargos Clasificación. CONCLUSIONES El Instituto de Innovación en Biotecnología e Industria (IIBI) posee un área de Recursos Humanos, colocada en la estructura organizativa como órgano asesor de la Dirección Ejecutiva, lo cual es técnicamente correcto y acorde con la normativa establecida por el MAP. Sin embargo, la denominación actual que posee, no permite establecer claramente la naturaleza, el nivel jerárquico y nomenclatura correcta de estas funciones. La falta de personal del área de RRHH no permite la fluidez de los procesos de trabajo de forma eficiente y eficaz ya que solo cuenta con la Encargada del área la cual tiene que desarrollar todas las funciones de la misma. Se llevan a cabo una serie de funciones de gestión de recursos humanos, pero no existen los Sub-Sistemas de Recursos Humanos formalmente. RECOMENDACIONES PROPUESTAS De acuerdo a los datos y resultados arrojados en el Diagnóstico de la Función de RRHH, se le hacen las siguientes recomendaciones: 1ro. Nivel Jerárquico y dependencia: Definir la jerarquía de la actual Oficina de Recursos Humanos conjuntamente con la asesoria del área correspondiente del Ministerio de Administración de Publica, en el mismo plano donde se encuentra ubicada en la estructura organizativa, por su naturaleza de órgano asesor y de apoyo de la Dirección Ejecutiva y del Consejo Consultivo, para servir al proceso de toma de decisiones, dependiendo directamente de las máximas autoridades del organismo. De esta forma, estaría en consonancia con las demás áreas de la Institución lo que sirve de medio para una estructura racional. De igual manera, la complejidad del área, hace necesaria una estructura que soporte las unidades de trabajo y la estructura de cargos que contienen las funciones de gestión adecuadas.

6 2do. Estructura Organizativa y de Cargos de la Unidad de Recursos Humanos: La propuesta de Estructura y Cargos del área de Recursos Humanos se hace en función de: Naturaleza de la Institución. Tamaño de la Institución: en términos de alcance de sus funciones y cantidad de Recursos Humanos que la integra, sin importar la categoría a que pertenezcan (fijos, contratados, temporeros). Grado de autonomía administrativa para el manejo de los recursos. Grado de utilización de la tecnología informática en los procesos básicos de la institución. Nivel de descentralización y/o desconcentración geográfica de las dependencias o actividades de la institución. Se recomienda que tanto para la parte de Estructura Organizativa como para la de Cargos mantengan el contacto con el Ministerio de Administración Publica para asi definir una estructura modelo, flexible y abierta a los cambios que pueden darse en el entorno interno y externo, pero que incluya los parámetros técnicos y funciones necesarias para gestionar eficientemente el elemento humano en un organismo de su naturaleza.